整理术 08　
充实参考资料，随时实现工作效率最大化

SugarSync的文件夹同步功能实在非常强大，让我们可以轻松管理多台电脑的共享数据。企划书之类需要经常更新的文件肯定要用它来管理，而需要经常查看的“参考资料”（Reference File）一类文件也可以用SugarSync的同步文件夹进行管理。

这里说的参考资料包括使用频繁的信息、图片资料、企划书模板等。

比如，公司的商品数据、市场数据、公司简介文件、公司标志、Word或PowerPoint模板等都可以归类为参考资料。如果我们对这类文件进行统一归类管理，需要时能立刻读取参考，工作起来就能事半功倍。

公司标志、图像资料可以按项目分类整理，以后需要时就可以准确而快速地提取了。

除此之外，当上司或客户要求你马上做出企划书时，立刻从参考资料中找出企划书模板，填入调查到的信息，就能很快完成工作。这是参考过去经验完成工作的一个好例子，参考资料从这个意义上说也是工作智慧与经验的结晶。

虽然有些跑题，但如果你去商学院学习商业知识，你就会发现这类参考资料特别多。有加入了战略性框架的PowerPoint，还有设定了资金计算公式的Excel表。学校就是参考资料的宝库。通过看书或去商学院学习，我们可以获取各种各样方便实用的参考资料。有了这些资料，就能大大缩短工作时间。

但环顾四周，我们发现仍然有许多人不会利用过去的“财富”。很多人不会用过去的文件制作参考资料，更不会经常利用它们来提高工作效率，实在是莫大的浪费。更何况现在我们有了SugarSync这种同步文件夹，将参考资料整理汇总，设定为多台电脑共享，就可以随时随地实现最高效的办公了。

参考资料是前人智慧与经验的结晶，整理参考资料其实就是盘点前人的智慧与经验。盘点后我们能发现不足之处，也能通过文件夹清楚地看到“需要补充经营战略的参考资料”或“希望增加市场营销的参考资料”的需求，这些资料会为你的职业计划提供帮助。因此，参考资料是可随身携带的技能，对职业生涯的设计而言也是不可或缺的人力财富。

我的文件夹中保存着下列文件。

① 研讨会、演讲会资料

这个文件夹里是研讨会和演讲会的资料。为了让听众们不打瞌睡，我在发言时总会穿插一些体验型研习会（workshop）的内容。发言后我会将发言时用到的所有体验型研习会的话题整理到这个文件夹中，这样即使我被要求立刻做演讲，也能手到擒来，应付自如。

随着新项目的增多，参考资料也不断增加。例如在做艺人印象调查时，收到的印象调查表、统计表，以及调查结果报告。这个文件就不再是单个的资料，而是非常宝贵的经验结晶了，可以活用在许多其他领域。

② 市场营销、经营企划资料

这里不仅有4P、3C这类基本框架，还有企划书的开篇资料等，各种方便实用的资料都汇集于此。此外还有我自己制作的资料和扫描的一些杂志插图。

③ 公司标志、产品照片、个人简介

这里保管了制作企划书需要的资料。更新数据时，如果注意对参考资料进行同步管理，就可以避免不能及时更新的后顾之忧了。由于杂志采访等以作者身份进行的活动日益增多，我将自己的最新个人简介和照片都放在这里管理。

④ 安装文件

这里放的是安装电脑系统时使用的文件，包括ID、密码，以及基本应用程序的安装文件。只要有了这些文件，无论哪台电脑都能按照个人喜好进行设定。