第三节 订单洽谈

订单洽谈是对订单中涉及的有关价格、数量、质量、交货期、结算方式、运输方式、交货地点等条款进行协商并达成一致的磋商过程。

一、订单接洽流程

1.提供与接收资料

接洽订单前，首先需向客户提供最新流行的设计图样，或接受客户的设计图样与样板，然后根据客户的要求制作实物样板并提供给客户确认，展示本企业的生产状况和服装整体效果等。

2.业务理单

签订合同前，在接到客户的订单意向或转来的款式资料以后，将订单整理成贸易交易资料的理单，具体工作包括。

（1）订单翻译：尽量用本企业常用专业术语翻译，如图2-2所示。

图2-2 订单翻译

（2）订单资料的整理与审核：明确客户要求，遇有不明之处及时与客户沟通确认。

3.试制样板

按照客供款式资料与要求，寻找合适的代用料，采用指定的工艺方法试制样板，并将样板寄给客户初审。

为客户提供制板服务有两种情况：一是客户有自己的产品开发计划，公司为客户提供制板服务，实际上是承担了客户选款前的制板准备工作；二是一些客户要求公司提供畅销产品的制板服务。

4.报价与成本分析

试制样板时，记录制作样板需要的各项开支，然后按照一定的利润生成法报价，并向客户逐一说明大货生产该款服装的条件。

成本分析需具备：信息资料的收集、分析能力；对客户产品和询盘资料的理解力；对工艺制单的专业知识和综合运用能力；对成本影响因素的掌控能力。

5.交易前的评估

在与客户交易前，必须评估加工厂的基本情况、生产能力、以往生产过的图样效果、最新试制的样板以及长期合作的供应商、外协加工厂等信息资料，衡量现有资源能否迎合客户的需求。

（1）人力资源评估。评估满足客户订单所涉及的生产人员数量、技术水平、管理能力、培训计划等能否满足客户需要，是否适合即将接洽的订单等。

（2）生产资源评估。针对本公司现存档案中已认可的外协加工厂，评估各加工厂在生产能力、产品品质、交货期准确性、加工费用、市场品种与类别、试制样板的成衣效果及所体现的加工生产状况，以及其余软性服务能否满足客户需要等。如果某些项目无法满足客户需求或存在明显的问题，则需向该厂反映并与贸易公司总经理商讨，促进该厂改善，或开发其他更合适的加工厂。

6.交易磋商

当客户对报价有反应时，订单进入实质性的磋商阶段，具体内容包括：产品价格、款式、生产数量、产品质量标准、结算方式、运输方式、交货方式等。

7.订单交接

营业部完成订单合同之后，形成了一套正确、完整的可以有效指导订单完成所需要的全部生产技术文件资料及样板实物资料，这些资料需要转交给下一环节的跟单人员。交接订单需要提供的资料主要包括以下几个方面。

（1）客供原板或确认板。

（2）面料板、辅料卡、工厂报价。

（3）面辅料采购信息及采购合同。

（4）生产工艺制单。

（5）营业部指定的加工厂、面料及辅料供应商信息。

（6）加工合同、采购合同。

（7）需要客户进一步确认的大货面料色板、辅料板。

（8）客户对生产技术资料的修改信息等。

8.接单计划检讨及改进

营业部应定期每月召开一次“跟单员例会”，会议内容包括以下几点。

（1）检讨与总结。检讨接单计划达成率，总结客户和市场的动向、外围经济环境等。

（2）改善执行。制订改善措施并落实执行，确保计划合理完成，确保满足客户需要。

（3）资料保存。保存检讨资料，以便制订新计划时参考。

二、订单洽谈形式

订单洽谈可以采取面谈磋商和信函确认两种磋商方式。无论采用哪种方式，最终双方就服装加工贸易达成协议而签订合同，是洽谈成功的主要标志。

1.面谈磋商

面谈磋商是服装企业与客户进行初次交易，或者是大宗服装贸易经常采用的交流方式。这是客户经过充分的调查后有备而来，选择符合要求的服装企业进行交易磋商的方式，对客户相对有利，客户甚至可以选择多个企业进行磋商，从中选出最优的服装企业签订协议。因此，服装企业应做好充分准备，尤其应充分掌握竞争对手的情况。各方面信息掌握得越充足，在磋商谈判时对自己越有利。

2.信函确认

信函确认是指交易双方通过信函或电函沟通进行贸易谈判，达成文字协议的磋商方式，适用于长期稳定、合作关系良好的客户间的贸易谈判。双方通过多次或长时间的合作，彼此之间已形成较稳定的原则性合作框架，有时也预先确定框架协议。双方在这个框架内以信函沟通，针对不同的服装产品确定具体的交易条件，不需要进行面对面的磋商，从而达到快速、省时、省力的效果。这种方式在服装交易中采用得越来越多。

一般情况下，双方第一次合作采用面谈磋商方式，由此建立起彼此信任的良好合作关系，后续的交易往来只需通过信函交往，即可确定订单合同。

三、订单磋商环节

在服装企业接单中，洽谈磋商的过程包括询盘、报盘、还盘、成交四个阶段。其中报盘和成交是必不可少的交易磋商环节。

1.询盘

询盘是客户向服装企业询问有关的交易条件，如价格、品质、规格、数量、交货期等。目前，大多数客户都通过电子邮件的形式，将有关交易条件发送给服装企业。

2.报盘

报盘是服装企业业务跟单员对客户询盘做出及时的回应。报盘不仅提供产品的价格，还应将企业的生产能力、设备能力、质量水平等有关情况传递给客户，这对自身企业也有一定的宣传。尤其是初次交往的客户，对企业进行有效的广泛宣传，既可以使客户对企业有一定的了解，同时也使客户树立对企业的下单信心。

报盘分实盘和虚盘两种方式。实盘是指卖方提出最低限度的要求。报出实盘时，应明确规定交易的条件、报盘的有效期，并强调是没有余地再更改的实盘，以供客户做出是否接受的选择。虚盘是指服装企业报出的价格和条件还有协商的余地，某些条件含有未确定的因素，要视具体情况而定。报价书中如果有“以我方最后确认为准”“以原料价格变动为准”“仅供参考”等字句，可视为虚盘。

实盘会使新客户产生生硬的感觉，甚至会引起客户的反感。虚盘相对比较灵活主动，且不受约束。因此对于初次交往的客户、对某产品的市场行情不太了解，或者同时有多家客户进行询价时，可采用虚盘，既可以使服装企业占据主动地位，也可使客户灵活掌握，争取双方进一步的磋商，但有时也容易错过商机。

总之，报盘是一项相当复杂、涉及面广的工作，必须在充分准备的基础上报盘，才有可能赢得订单。

3.还盘

还盘是客户对服装企业报盘的回应。通常客户对报盘的内容如服装价格、生产周期、结算方式等不能完全接受时，会提出自己的要求和更改意见。对于服装企业而言，接到客户还盘意味着存在交易成功的希望，此时应及时调整并重新报盘，以期望尽快成交。

通常报盘和还盘是双方在磋商过程中的重要内容，是双方协商的焦点，初次合作的客户通常需要经过多个回合的磋商后，才能达成协议，故应保持足够的耐心和诚意。

4.成交

成交是服装企业和客户双方通过磋商，双方完全接受所有条款，并愿意按这些条款达成交易的谈判成功的结果。

双方达成交易后，不能再对成交协议或合同进行修改。如果一方出现反悔，可以在合同执行之前撤销合同，但必须承担协议或合同中规定的责任。通常双方会在协议或合同中明确规定并划分双方的责任与义务，以保证协议或合同的顺利执行。

四、订单洽谈内容

洽谈磋商的内容是围绕双方要进行交易的服装产品名称、规格、款式、数量、价格、交货期、结算方式、包装运输等条款展开进行充分协商后做出明确规定的谈判内容，并分清双方的责任和义务。双方在谈判过程中进行磋商的内容主要有以下几点。

1.服装名称、规格与品质要求

服装款式名称通常以客户提出的称谓为准，以方便双方在订单实施过程中的沟通。在确定服装款式名称后，每款服装可编制一个款号，使跟单员在订单跟进过程中容易记忆，并能清晰明确地表达，以免产生错误。

此外，客户还会提供服装规格、颜色及数量的搭配比例。服装规格直接影响服装生产用料的成本和服装报价。因此，服装企业在磋商时应充分考虑这一因素，才能准确定价。

服装产品的质量要求难以用语言文字清楚表达，可用实物样品来说明。无论是客户提供的样板，还是服装企业制作的样板，一经确定后，即作为服装产品检查验收的质量标准，双方应妥善保管。在磋商时应明确规定服装的质量“以客户确认板为准”，以便出现质量问题纠纷时有据可查。

如果客户对服装款式、规格、品质有特殊要求，例如增加大面积的绣花、特殊的装饰物或纽扣等，甚至因此而导致服装的生产成本大幅度上升，服装企业应认真审阅，确定实施的可能性，并在不影响服装外观风格和品质的情况下提出更改建议，以达到降低成本的目的。如果因现有技术条件的限制而无法实现，应及时提出，避免产生不必要的损失。

2.数量

服装订单数量是由客户提出并最终成交的数量，会影响服装企业的报价。出口产品还会涉及关税和配额等问题。常用的服装产品计量单位有件、套、打（12件）、打套（12套）等，磋商时要明确规定所使用的计量单位。

服装企业应充分考虑自身资金周转、生产能力、生产效率和交货时间等因素，确定可承担的生产量程度。如果不能正常完成订单，反而会造成违约金额的赔付问题，同时也加大了交易的风险性。因此，企业接单时应量力而行。

服装成交的数量越大，则预期利润越高。如果订单的服装颜色丰富、款式多、批量小，会使生产成本有所上升。特别是一些有特殊颜色饰物、绣花、印花等款式的服装，由于绣花、印花需要制板，特殊的纽扣、拉链需要制作模具，前期的一次性投入就比较多，如果订货量又很少时，分摊的费用就会大幅增加，则生产成本会大幅上升。因此，磋商时要特别说明，使客户明白其中的原因，避免造成误会。如果有必要，可向客户提出修改款式或增加成交数量的建议，以降低服装的生产成本。

3.价格

价格是洽谈磋商过程中最重要的内容，它直接影响双方的利益，是双方关注的焦点，而且也是最难确定的内容。往往双方会在这一问题上陷入僵局，甚至因此而取消交易。因此在洽谈过程中，在保证利益的前提下，双方应视具体情况做出一定让步，促使协议顺利达成。

4.运输方式和运输费用

运输方式有陆运、水运、空运，可根据订货数量及紧急程度来确定运输方式。一般情况下，多采用费用较低的陆运、水运，节省运输成本。空运费用较高，只用于运输特急情况下的小批量货物。在磋商时，双方应明确运输方式和相关费用。

5.交货期

在确定交货期时，要充分预留样板制作、修改和确认时间；面辅料、饰物等的采购时间；生产加工能力的安排和质量保证等多方面的因素。有特殊要求的订单还需考虑外发的专门定制时间。同时，还应充分了解因延迟交货所带来后果的严重程度。

服装企业需综合权衡各方面的因素，尽量多争取些生产时间，提出自己对交货期的意见，确保如期交货，避免产生不必要的损失。如果订货量较大、品种款式较多，建议采用分期、分批交货的方式，以增加交货的灵活性和弹性。

6.验收

在服装生产贸易中，验收是最易产生纠纷的问题，尤其是对产品质量的验收，双方对验收标准的理解产生误差时，就会产生争议。因此，磋商时应对服装产品的验收标准、验收时间、验收人员及验收确认做出明确的规定。验收标准应尽量采用与实物对照的办法，对比客户确认板的款式、规格、颜色、工艺等质量标准，进行成品查验，既直观简便又不容易出现纠纷。

7.结算

结算是洽谈磋商的一个关键内容。国内银行结算方式包括：银行汇票、商业汇票、银行本票、支票、汇兑、委托收款、异地托收承付结算方式七种。境外的客户订单结算主要包括信用证结算方式、汇付和托收结算方式、银行保证函、各种结算方式的结合使用等形式。在承接客户订单时，根据实际情况或与客户洽谈来确定结算形式。

服装企业既要充分考虑客户的信誉、实力、合作关系等多方面因素，又要综合权衡企业本身的材料采购、资金周转等内部情况，向客户明确要求采用哪种结算方式，以防范经营风险，维持企业正常运作。

五、订单报价技巧

任何订单或产品，服装企业和客户都有自己的目标价格，而且会有一定差距。服装企业会争取更高的价格确保收益；客户则会尽量压低成交价格，争取更大的利润。服装企业的目标价格定得太高，容易失去成交的机会；定得太低，经营的效益无法保障。因此，在进行订单报价时，企业要充分考虑市场的实际情况，根据客户的需要，给出及时、合理的报价是提高接单成功率的关键。

1.影响报价的因素

在交易磋商的过程中，影响价格水平的因素主要有以下五个方面。

（1）直接成本。包括面料、配料、物料、加工费用等，可以根据订单的生产技术资料及有关原材料的市场行情进行估算。

（2）间接成本。包括在经营过程中发生的各种折旧、管理人员的工资、福利费用及行政管理费用等，通常根据直接成本的定额比例进行经验估算。

（3）交易成本。包括结算费用、运输费用、银行费用等，可以根据合同中规定的交易方式进行计算，例如在出口贸易中，如果采用CIF^[1]或CFR^[2]价格成交条件，则交易成本中应包括海上运输费用或保险费用。如果采用FOB^[3]价格成交条件，则交易成本中只需含有将服装装运至外轮的运输费用即可。

（4）目标利润。可以根据目标成本利润率进行估算。

（5）税金。在商品报价时，应考虑是否含税。我国对出口贸易有出口退税的鼓励政策，报价可以不考虑税金，从而提高报价的竞争力。

服装企业在确定价格时，既要仔细了解客户订单规格（如尺码大的服装用料多）、颜色配比（如白色料成本较低，染色料成本高）、数量多少（如有特殊要求或成交数量少的产品成本较高）等因素，又要充分考虑面辅料市场行情的变化和价格波动，确定既能基本实现企业目标利润，又符合市场行情，具有较强竞争力的价格。对于国外客户的订单，除了考虑以上五个基本因素外，还要考虑汇率、风险等问题，对国际贸易中一些特定的价格术语要准确理解，并在协议或合同中做出明确规定。

2.报价流程

报价工作的具体步骤包括以下几点。

（1）接受客户询价资料。业务部收到客户的询价资料后，需检查客供资料是否齐全，一份完整的询价资料包括以下内容。

①客户基本情况、产品种类、目前市场售价等。

②面料：包括名称、成分、组织、处理方式等资料。

③辅料：种类、规格、处理方式等。

④款式或生产图。

⑤尺码表。

⑥洗水方法与要求。

⑦产地要求。

（2）分析客户询价资料。跟单部接到客户报价资料后，首先审核款式资料、尺寸、面料、辅料、制作工艺以及洗水等。

一份订单能否实现，需要分析的因素有：产品类型、交货期、预购数量、目标价格、品质要求、付款方式；特别要求，如指定产地、客户产品特点、市场销售情况、客户特殊要求；有无相似的订单资料作参考；本企业可调用的生产资源能否实现客户订单等。

（3）向供应商询价。向供应商发出询价资料，包括面料与辅料两方面的工作。供应商询价不仅仅是获取相关的价格资料，更重要的是可帮助客户开发新的面料及辅料。目前大多数贸易公司倾向于将面料及辅料的采购工作交给加工企业，但是为了保证达到客户的要求，通常会事先寻找合格的供应商，并获得比较合理的报价水平，完成供应商询价后，将有关价格、样板资料等传给加工企业，供加工企业报价参考，以此指导加工企业在采购面辅料时的报价。

（4）向加工厂询价。将客户询价资料补充完整后，选择合适的加工厂并发出询价资料。向工厂提供的报价资料包括以下项目。

①客户工艺制单。

②货期与数量。

③面料供货商资料。

④辅料供货商资料。

⑤报价方式。

为了获得合理的报价，可同时向多个加工厂提供询价资料，进行比较后确定合理报价水平。需要说明的是，合理的报价水平不是最低的报价，而是保证订单交易能100%达成满足客户需求，并能实现加工企业与贸易公司合理利润的价格。

（5）面辅料估价分析。在要求加工厂报价的同时，跟单部必须对该客户的订单进行用料预算和成本项目估价分析，主要内容包括以下几方面。

①面料用量预算。由板房师傅或工程部人员根据客户提供的工艺单及尺码表，进行开样排料，确定面料的用量及最佳布封。

计算物料用量时，要加上合理的损耗量，如大身用料9m，则应计算9.5m。如果生产过程中合理控制损耗量，则能节省物料成本，从而“赚取利润”。

②根据面料供应商提供的报价，进行面料价格估算。

③根据辅料供货商提供的报价，进行辅料价格估算。

④根据排料的用布量、面料价格、辅料价格以及以往类似订单的加工价，初步计算每打服装的贸易价格。

⑤初步报价与工厂报价作比较分析。

（6）填写报价表。确定报价价格后，填写报价表。货币一般要显示两个成本价，即将人民币换算成港币或美元，成本报价表见表2-2。

报表后需注明：“以上价格未计利润”“税前价格”“以上报价未计珠石贴边”等细节资料。

（7）价格商议。各家工厂报价返回后，必须与自己的估价作比较，衡量并分析各加工厂的报价差距，综合各加工厂的报价，确定一个合理的价格。向客户提供的报价项目包括如下几项。

①发出报价资料。

②接收客户反馈信息。

③调整价格等项目。

④第二次报价。一张成功的订单开发，一般需经过二至四次的报价协商。

⑤签订合同，合同范本如表2-3所示。

报价流程详如图2-3所示。

图2-3 报价工作流程

3.调整价格的项目

影响产品价格的因素主要有物料、加工费、接单量、利润等。对于需要降低报价的订单，可以从以下几个项目调整价格。

（1）物料：低价采购物料。

①与供应商长期合作，保证价格优惠和稳定。

表2-2 成本报价表

表2-3 服装销售合同

②集中物料批量采购，以便获取更高的采购折扣。

③联络足够数量的供应商，货比三家，以便“磋商”有力、降价“合理”。

④面料产地、面料成分的选择都会影响报价。选用成本较低的面料。

⑤开发产品时尽量选用同一种辅料，降低配料采购成本。

节省物料用量。

①运用纸样工程，改变款式或规格，调整尺码表，节省面料。

②电脑排版，减少裁剪损耗。

③精确物料预算，减少生产损耗。

④加强产前品质控制，减少次品，降低返修的物料损耗。

⑤剩余物料返仓回收，再转为它用或集中变卖。

（2）降低加工费。

①选择人工成本较低的加工厂。

②通过流程优化、工艺分析与动作操作，简化工序流程，降低生产工艺难度，从而提高生产效益。

③根据服装的款式特点，尽量使用模板、拉筒等辅助工具，既能提高产量又能确保品质。

④外发偏远地区可降低加工费，但会适当增加运输费用和生产流程。

（3）降低厂租及运营费。

①提高接单能力，增加订单数量，降低厂租。

②激励士气，增产提效，从而降低运营费。

③加速设备运转率，提高产出，降低设备折旧费。

（4）提高利润。

①单量大的订单给予的折扣也大，以此吸引客户多下单，提高利润。

②平衡生产能力，敢于接款式难、品质要求高的订单，但要考虑能否达到客户的品质要求。

③接单成功后，由工程部或IE部细致分析工艺特点，尽量降低款式难度。如果修改部分涉及外观效果，必须获得客户的确认。

④由于客供料的订单利润比较低，所以应设法洽谈包工包料的订单。

⑤解释报价项目细则，说服客户提高购买价。

⑥鼓励淡季下单，可以维持厂租及日常运作、减少工人流失，同时还能减少旺季的生产压力，降低旺季加班的额外开支。

（5）其他。

①按时交货，以此缩短付款期，降低尾款收取风险。

②客户要求不同的订单固定排给不同的生产线负责，减少产前的磨合期。

③如果由于特殊的款式而需要购买特种设备，可与客户合资购买，此法既可减低成本，又能吸引客户长期下单。

④出口贸易中，要注意客人对产地及绿色壁垒的限制条件。

⑤选择关税配额限制少的面料，如麻、棉面料。

⑥如果价格实在无法再做让步，可以增加服装商品的交易价值，如给客户提供充分的品质保证、免费的运输或其他服务，满足客户的特殊需求。

4.报价注意事项

评价报价工作质量的标准是工厂满意、客户接受、公司目标利润得到保证，并最终能实现按质、按量、按时交货。

报价时要注意以下几点。

（1）报价需考虑的因素。要提高报价工作的效率与成功率，必须考虑以下三个因素：一是向客户提供具有市场竞争力的报价；二是为加工厂提供具有利润空间的报价；三是确定公司合理的利润水平。

（2）报价需合理。报价要按自身的实际情况，不可为了争取客户而报出过低的价格，以致影响企业的收益。过高的报价如果对客户没有吸引力，会失去进一步磋商的机会。因此，要结合自身的实际成本控制情况，充分掌握生产和销售的市场行情，分析潜在竞争对手的优势，在合理利润的基础上准确报价。

（3）报价后的跟进。报价后要及时跟进客户的反应。报价后，客户短时间内做出反应，说明服装企业的报价已引起客户的关注，业务跟单员应及时跟进，争取尽快下单。如果客户长时间没有反应，说明报价失败，失去了商机。此时应及时分析总结，找出原因并加以改进，以提高竞争力。