1.1 电算化会计信息系统基本概念

电算化会计信息系统是企业管理信息系统的重要组成部分，并在其中发挥着举足轻重的作用。它是用计算机代替人工对经济业务进行信息输入、处理、存储和输出。它是会计发展史上的一次重要的革命。本章首先介绍有关电算化会计信息系统的基本概念。

1. 数据

数据（Data）是反映客观事物的性质、形态、结构和特征的符号，并能对客观事物的属性进行描述。研究数据就是对数据进行收集、分类、录入、存储、分析、检验等一系列活动的统称。数据的表现形式可以是具体的数字、文字或图形等形式。

会计数据则是用于描述经济业务属性的数据。在会计工作中，从不同来源、渠道取得的各种原始资料、原始凭证、记账凭证等都是大量描述经济业务属性的数据，都称做会计数据。

2. 信息

信息是经过加工、具有一定含义的、对决策有价值的数据。信息是数据加工的结果，可以用数字、文字或图形等形式对客观事物的性质、结构和特征等方面进行反映，是对数据加工的结果。例如，“100人”是一项数据，但这一数据只有数字上的含义，没有实质的内容。而“这个教室能容纳100人”就可以反映教室大小的信息，对教学管理者来说是有意义的。

一般来讲信息具有以下特征。

（1）共享性：同一内容的信息可以在同一时间被多个人使用，并且可以被反复使用。信息不会像物质一样因为共享而减少，反而可以因为共享而衍生出更多的内容。例如，信息被多个人使用后可以产生更大的更有用的信息。

（2）普遍性：信息无处不在，我们身边处处都有信息，每天看到的、听到的无处不是信息。商品的价格打折、交通信号灯等这些都是信息。

（3）可传递性：信息通过（声、光、磁、语言、表情、文字符号、数据、图像等）载体表达出来。信息随着载体而从一个地方传递到另一个地方。信息可以通过口或通过笔，也可以通过报纸、电视、网络等传递。总之，信息不能直接传播，必须依靠媒介物体。例如，信息以广告的形式通过电视这个载体传递。

（4）时效性：信息不是一成不变的东西，会随着客观事物的变化而变化，信息要反映事物的最新变化状态才会具有效用。过时的信息，是无用的信息，不是真正的信息。昨日的消息、上午的新闻即使是十分真实的、很有价值的信息，一旦失去了时效，就会变成无人问津的东西。

（5）价值性：信息的价值就在于被人们发现并且利用，对人们的决策有帮助。例如，利用K线图提供的信息对投资者来说是有价值的信息，对投资者的决策是有帮助的。

会计信息是会计主体通过财务报告向投资者、债权人或其他信息使用者提供企业财务状况、经营成果和现金流量情况的信息。它是对会计数据，按照一定的要求进行计算、分类、汇总而形成对会计信息使用人来说有用的信息。

3. 信息系统

（1）系统。系统（System）是由一些相互联系、相互作用的若干要素，为实现某一目标而组成的具有一定功能的有机整体。我们日常生活和工作有很多系统，例如，商业系统、教育系统、经济系统、文艺系统等。系统无处不在，服务于我们的生活和工作。

一个系统应该具有的以下特点。

① 整体性。一个系统由两个或两个以上的要素组成，所有要素的集合构成了一个有机的整体。不能把系统看成孤立的要素。研究系统要着眼于要素与要素之间的相互作用和影响。

系统是要素的有机集合而不是简单相加，系统整体的功能不等于各要素的功能之和，而应大于各要素的功能之和，应具有不同于各组成要素的新的功能和属性。

② 目的性。任何系统都具有共同的目标，系统全部的活动都是为了达到这个目标。虽然各个组成部分的分工不同，但是整体目标是相同的，都是为实现一定的功能而存在。这是区别不同系统的重要标志。

③ 相关性。一个系统整体与部分之间，各要素之间相互联系、密不可分。同时，系统与外部环境也是有关联的。通过这些关联，使系统有机地联系在一起，发挥其特定功能。

④ 动态性。任何系统都不是静止的，都是时刻运动着、发展着的，即任何系统都处在变化和发展之中。系统总是不断地接收外部的输入，并对输入进行加工处理，最终将处理结果向外部输出。

⑤ 层次性。系统从结构看是分层的。一个系统必然地被包含在一个更大的系统内，一个系统内部的要素本身也可能是一个个小的系统。

系统可分为三类：人工系统、自动系统、电算化系统。人工系统的大部分工作都是由人工完成的，如手工会计系统。自动系统大部分工作是由机器自动完成的，如室内恒温系统、数控机床系统等。电算化系统大部分工作是由计算机自动完成的，如电算化会计信息系统、ATM。

（2）信息系统。人类社会需要信息更需要处理信息，而信息处理依赖于信息系统。计算机对会计信息进行处理借助于信息系统。

信息系统（Information Systems）是指基于计算机和软件信息技术，融合了各种管理理论和方法，以信息为加工处理对象，通过对信息的收集、传递、存储、加工，在规定时间向信息使用者输出所需要信息的“人机”相结合的系统。

信息系统有以下特点。

① 信息性：信息系统的目的是为了提供有用的信息。这也是信息系统的显著特征。

② 集成性：系统由各个子系统集成而成。

③ 综合性：综合的对信息进行收集、存储、加工、传输、输出等。

④ 多样性：信息系统的功能、应用领域都是多种多样的。

信息系统可分为电子数据处理系统、管理信息系统、决策支持系统。电子数据处理系统也叫业务处理系统（Electronic Data Processing Systems，EDPS），用计算机代替人工，来成批处理大量数据。管理信息系统是利用EDPS的数据和大量定量化的科学的管理方法控制整个管理系统的信息，统一处理和调节信息，采用结构系统分析、结构系统设计，是以提高效益和效率为目的人机系统。决策支持系统通过数据、模型和知识，以人机交互方式进行半结构化或非结构化决策，强调管理决策中的人的作用。

信息系统具有数据的收集、输入、加工、传递、检索和分析、存储、输出的功能。

4. 会计信息系统

会计用特定的方法对生产经营过程中的所有经济事项进行确认、计量、记录、分类和汇总，以财务报告的形式向内部、外部信息使用者提供企业经营成果和财务状况等相关信息。

会计信息系统（Accounting Information System，AIS）是企业管理信息系统（Management Information System，MIS）重要的子系统之一。它是在信息技术的进步和人们对会计理论不断完善的基础上，将信息技术与会计理论有机融合起来构建的信息系统。它是一个利用计算机和会计软件对会计信息进行收集、加工、存储和传送，利用会计信息对经济活动进行反映和监督，为内部、外部信息使用人提供有用信息的系统。会计信息系统可以是手工系统，也可以是以计算机为主要工具的电算化会计信息系统。本书阐述的是电算化会计信息系统。