（一）素材资料的准备

如同盖房子之前要准备好钢筋、水泥、砖瓦木材等建筑材料一样，我们撰写公文材料之前也要准备好写作素材和资料。如果说建筑材料要符合盖房子的要求，那写作素材和资料则要符合材料写作的要求。

素材和资料的收集和积累，是写好材料的基础。古人说：“兵马未动，粮草先行。”素材和资料就是“粮草”。因而，材料写作之前，不收集阅读大量资料，就立即动笔，硬着头皮写，肯定写不出好材料，甚至有可能推倒重来。占有大量的素材，是写好材料的前提和基础，是材料可以依靠的先决条件。有道是：“磨刀不误砍柴工。”“巧妇难为无米之炊，”动笔之前，收集占有大量资料的过程，就是磨刀和筹米的过程。刀磨快了，米筹足了，再去上山砍柴、下厨做饭，自然也就得心应手了。

1．拥有充分的素材是撰写好大型文字材料的前提和基础

材料的写作，实际上是对素材的归纳、消化、加工和升华的过程。储备素材有两个含义，一个是要有众多的文本材料，另一个就是平时多注意思考，进而形成有独特见解的观点群。

收集素材和资料，就是掌握素材，包括综合情况、重要数据、生动事例及重要思想观点。素材是大型文字材料写作的基础，如同搞建筑一样，必须有水泥钢筋、木石砖瓦等建筑材料。要注意“备料”一定要充裕，“材料”要包括思想观点，特别是一些带战略性的思想。有人觉得收集素材和资料并不重要，不当回事，而在写作运用时却常常有了新的认识，意识到素材和资料的使用价值了，后悔没有积累，再找时间来不及了，甚至无法找到。积累的一些素材和资料可能平时用不上，但在关键时候能用上一个观点、一个事例、一句话，这个素材就没有白白积累。

调查研究，取得第一手现实素材和资料。通过调查取得的第一手素材和资料往往具体生动，真实可靠，印象深，感受深。深入实际、深入群众、深入现场往往处于复杂多样的环境之中，各种矛盾、问题及思想认识交织、交汇、交锋在一起。这就需要我们在调查了解情况时，坚持实事求是的思想路线，不唯上，不唯书，坚持真理，坚持原则，不看风使舵，不随风倒，更不能带着各种框框去找素材和资料，削足适履，歪曲事实。要客观地倾听，平等地讨论，适当地提问，注意点与面情况的结合，上与下的结合，对调查的素材和资料要做必要的核实。

广开材源，积累第二手素材和资料。即收集一些与所写材料有关的事物的变革情况，以便分析其发展变化，作出正确的分析判断，提出有见解的观点。报纸、杂志、文件、会议材料以及简报等与自己业务工作有关的素材和资料，都可及时收集，分门别类保存好，用时非常方便。这些资料一般是用作背景材料，或作为对比、深入了解的线索，或作为研究分析的借鉴。

有备无患，储备基础素材和资料。积累一些与公文写作有关的文字，包括法律、规章、政策、文件、讲话、纪要等，甚至收集一些古今中外的精辟议论，作为形成公文观点和进行综合分析的依据，或直接引证所用。

2．大量占有素材和资料是撰写好大型文字材料的依据和保证

占有大量素材和资料，是准确把握大政方向的关键。任何一篇文章，大则必须符合党和国家的方针政策，小则必须合乎单位具体实际。写作之前，广泛全面地占有这方面的材料，并作深入研究，吃透精神实质，以此分析解决问题。否则，可能会得出错误结论，甚至与大政方针相悖。

占有大量素材和资料，是提出解决问题措施的依据，提炼形成正确观点的基础。笔杆子写出的材料无论是论理，还是陈述思想观点，要能站得住脚，令人信服，都必须有客观事实为支撑。缺少充足的素材和资料，公文材料的观点就失去了支柱；缺少可靠的素材和资料，公文材料就失去了约束力。围绕观点选择素材和资料，围绕素材和资料提炼观点，做到观点与素材的有机结合。可以说，现实的客观素材和资料就是笔杆子认识问题、分析问题、解决问题的最有效工具。素材和资料不同，得出的论点也有所不同。正确的观点，是通过对大量资料进行研究和分析后提炼而来的。素材越多，说理就越有力，论据就越充分，结论就越正确。没有大量资料作支撑，仅有少量资料或某一方面的资料，有可能会误入歧途，走向偏颇或者以偏概全。而由此写出的材料，就不能全面看清问题的实质，不是错误的，就是片面粗浅的。

占有大量素材和资料，是理清思路驾轻就熟的保证。我们常说：手中有粮，心中不慌。我们掌握了大量相关素材，动笔写作就有充分的选择取舍余地，可以按照文章的要求构思架构、谋篇布局，做到排兵布阵游刃有余，信手拈来。根据写作需要为我所用，一切都在自己的掌控之中，使文章有血有肉、血肉相融，有虚有实、虚实结合，有粗有细、粗细搭配。

毋庸置疑，占有大量素材和资料，应该是正确的资料，是鲜活的素材。在收集熟悉素材和资料过程中，应该首先剔除错误的和过时的资料，尽可能多地占有鲜活的素材。如果总是使用陈旧的资料，甚至把去年的工作贴上今年的标签，从事实、观点到角度、语言，时有重复，令人似曾相识，总是这样炒现饭、吃陈粮，就会造成审美疲劳，倒人胃口。

3．把握素材和资料收集的内容

素材和资料的种类繁多。从机关工作、学习及写作的需要出发，可注意收集以下几方面的素材和资料：

（1）大政方针和重要言论。涉及本职工作的有关党、国家、军队的政策、制度、规定、法律、条令、条例等资料；一定时期的方针政策、工作任务和目标，马列主义经典著作中的某些重要论述，领导人的重要讲话和言论，报刊上的重要言论片段，某些工作的规范性提法等等。这方面的积累在起草大型文字材料中经常用到，或原文引用，或用于启发思路，或用于结合实际提出问题，而且有助于写作中少犯或不犯政治方向上、观点和提法上的错误。

（2）涉及本单位、本部门工作的经验、事迹、事件、数字统计等资料。我们所撰写的材料用于指导工作、宣扬典型、反映情况等，都离不开数字、典型的事例和经验。有本单位的有其他单位的，有上级的也有下级的，包括典型的“地点、人物、事件、成果、主要经验及有关数据”等，都要记下来，以便起草材料时运用。

（3）与本部门工作有关的上级文件、领导讲话及报刊上登载的资料。

（4）基本情况和工作进展情况。基本情况是指所在单位的历史沿革、现行编制、中心工作、任务与计划情况等；工作进展情况是指某一时期内各项工作进展到什么程度，有哪些成绩，还存在什么问题，有什么经验教训，以及下步的大致发展方向和动向等。机关大型文字材料写作，涉及各个部门，包含方方面面，牵扯到“上、中、下”各个级别，囊括了单位工作的各个时期、阶段以及所处的环境背景，如果我们不了解有关情况，写作中只能讲大话、空话、假话，材料就没有血肉，自然没有质量，指导也会变成误导。

（5）本行业、本系统的有关资料。从工作性质上看，任何一个机关以及机关内的一个部门，都属于一定的行业；三百六十行，每行都有自己的特殊情况和专门的政策规定。公文起草者如果缺乏行业材料，写作时就有可能说外行话。同时，从工作关系上看，任何一个机关以及机关内部的一个部门，又都处于一定的系统之中，比如财务、劳资、教育等，都各自构成一个垂直的系统，上下级之间，构成一种领导与被领导，或指导与被指导的工作关系。公文起草者如果对这个系统内上下情况了解得不够，那么对本单位、本部门履行职责活动情况的掌握就可能是片面的和孤立的。因此，对这方面的资料也应该着力收集，上下求索。

（6）社会上的有关情况。事物是互相联系的，有些事物的发生和发展可能具有更广阔、深刻的社会背景和原因，因此对本地区乃至更为广泛的社会范围内的有关资料也应该注意收集，它们对于认识和分析事物往往具有重要意义。

（7）对文字写作有参考、借鉴价值的精彩议论、生动事例、典型人物、历史资料、名言警句、写作诀窍、俗语等资料。名言警句，语言精辟，句子不长，但字字珠玑，意蕴深刻，闪烁着哲理和智慧的光辉。引用到文稿中，往往成为“亮点”，引人注目，发人深思。如“水能载舟，亦能覆舟”“先天下之忧而忧，后天下之乐而乐”“理论是灰色的，而实践之树长青”“走自己的路，让别人去说吧”之类的句子，引用得好，往往使文章增色不少。材料写作时常需要提出一些带战略性、纲领性的东西，包括指导思想、奋斗目标、工作重点等，有些笔杆子常常为寻找合适的句子而煞费苦心，而类似的句子在报刊文章和文件、讲话上俯拾皆是，只要平时注意积累，看看人家是怎么写的，思路就豁然开朗了。群众中也有不少生动活泼的语言，如“上梁不正下梁歪”“磨刀不误砍柴工”“打铁先要自身硬”等等，既通俗易懂又一语中的，对材料写作大有帮助。

（8）日常工作和生活中听到、看到的对人的思想、行为有启迪的语言、故事、信息等。

（9）其他自认为很有意思、很有价值，日后写作可能用得着的资料等等。

4．了解素材和资料收集的途径

收集素材和资料的途径很多，常用的大体有以下几种：

（1）从阅读书籍和报纸杂志中收集；

（2）从学习上级下发的文件、转发的材料中收集；

（3）从参加各种会议（如党委工作会议、典型报告会、理论座谈会、学习讨论会等）中收集；

（4）从广播、电视中收集；

（5）从平时的工作、生活、与人交往等实践中收集；

（6）从网络上收集；

（7）在调查研究中收集。

5．摸索收集积累素材和资料的方法

（1）随记法。随身携带一个笔记本，把看到、听到或触想到的有收集价值的内容或观点，随时随地记在笔记本上，积少成多之后再进行整理。古人说：“厚积薄发。”笔杆子平时要用心积累知识和资料，写作时才会得心应手。要注意读经典名著和领袖著作，要了解党和国家一定时期的路线方针政策，要注意查阅有关研究成果和不同见解的文章，翻阅历史档案材料，比如原始文献、会议记录、统计报表等，随时记下可能有用的资料，也要留心收集领导的思想观点和精彩语言。一些有经验的作者通常都做“政策摘抄”“资料手册”等工作，可供借鉴。

（2）剪贴法。准备一个专用的资料剪贴本，在阅读自订的报刊时，发现有收集价值的内容，及时剪贴在剪贴本上。为便于装订，剪贴用纸应当选择质地较好、规格统一的白纸。可以随手在空白处标明出处（报刊名称及年月日）。装订时要做个封面，按标题拟定总目。这种方法比较灵活，易于归类。

（3）卡片法。在阅读书籍和非自订的报刊时，把有收集价值的内容摘记在专用资料卡片上。对有关书刊中的精华部分，采用做卡片加以收集的方式比较好。制作卡片要给每个资料加上题目，标明此资料的主题；要注明资料的来源；对已有的卡片进行必要的补充和修改。由于卡片容量有限，做卡片时要注意字迹端正清楚，内容精练扼要，一张卡片摘引一个观点、一段论证，便于保存、归类和使用。

（4）索引式。是指将素材和资料的名称、作者和出处，分类编成索引，以便需用时按索引查找素材和资料的原文，最适合于对各类公文的登记编目。以后需要回溯检索时，一查索引，便可直接找到公文原文。

（5）下载法。运用先进的电脑网络技术，把国内外或军内外局域网上的有收集价值的信息资料下载下来，或储存在电脑中，或打印成文字资料，以备提取使用。下载的资料，也要注意分门别类，避免用到时不好查找。

（6）大事记。“好记性不如烂笔头”，这是一句俗语，其中的道理很顶用。笔杆子应该将本单位、本地区、本系统重点活动、重要举措、重大成效逐一记录在案，以利于与年度、季度工作计划完成情况“对表”，为写作积累素材。作大事记是明确专人负责的。但我们不要有依赖性，要养成自己记的习惯。因为每个人都有不同的认识角度，虽同记一件事，但侧重点是不同的。

（7）索取法。业务单位或业务知识、业务问题，应当及时调阅。如果对索取的业务材料不熟悉，还要请教相关专家和业务较熟的同志，直至弄懂为止。同时，要备下相关的背景材料待查。

对收集到的素材和资料要妥善储存。可以专门设置一个储存资料的地方，不要和书籍、报刊以及其他杂物混放。要放置得一目了然、便于取放。放置的地方得宽松一些，不要摞得太高、挤得太紧。最好放在通风、卫生、干燥处，防止潮湿、虫咬。

手头上有了素材和资料，写作中才有了抓手，有了“米”，才有可能成为“巧妇”。在积累资料和了解情况的过程中，我们要有海绵吸水一样的态度，钉钉子一样锲而不舍的精神，积小流以成江海、铁棒磨成针的韧劲和灵活多样的方式方法，博览群书、博闻强记、博采众长。这样，在材料写作中，我们就能真正实现厚积薄发。

公文材料写作中，尤其是大型文字材料的写作，收集素材和资料还应注意以下几个问题：

第一，注重数量，讲究质量。要获取充足数量的写作素材，必须通过多种途径，取得多方面的素材。如，通过深入一线搞调查，取得第一手素材；通过听汇报，参加各种会议，收集上报下发的各种文件，掌握第二手素材；通过查阅过去积累的有关资料，选取历史材料，等等。要获取充足数量的写作素材，还要尽量把调查的面放宽一些，多听、多看、多问、多记，不要局限在一个很窄的时间和空间里。无论是正面的意见，还是反面的意见；无论是成绩和经验，还是问题和教训；无论是做横向比较，还是看纵向发展；无论是现实状况，还是历史情况，都要积极地收集。只有这样，才能获取大量的写作素材，以满足写作的需要。但是，写作素材只有充足的数量是不够的，还必须有很高的质量。首先，素材要客观真实，要防止带着框框、戴着“有色眼镜”搞调查，防止获取的素材带有主观性；其次，素材要全面准确，要防止“坐井观天”，偏听偏信，当井底之蛙，防止获取的素材带有局限性和片面性；再次，素材要具有深刻性和本质性，要防止只收集表面现象，忽略实质性问题，防止获取的素材太肤浅太一般。另外，素材还要具有普遍性和特殊性，既要反映事物的普遍规律，有广泛的代表性，又要反映某一事物的特殊规律和区别于其他事物的特殊标志。

第二，收集务实素材，重视务虚素材。务实素材是指有关工作过程、工作方法、工作成果、单位和个人的先进事迹、突出政绩等看得见摸得着的素材。务虚素材是指有关工作经验、思想认识、理性评价、精彩议论等，那些能够启发人们深思、激起思想火花的素材。素材的积累是一个长期的过程，就如同储蓄一样，可即使我们有很多“存款”，需要时如何从“银行”里把该用的、能用的、必须用的取出来也是一门功夫。程序不对、手续不全不给取，多取、乱取造成浪费，不取、少取则难为“无米之炊”。只有务实素材，没有务虚素材，只能是一大堆没有灵魂的死素材；只有务虚素材，没有务实素材，只能是一些空洞乏味的说教性素材；只有把二者结合起来，才是既有实在内容又有深刻见解的高质量的写作素材。

第三，把握定性素材，掌握定量素材。所谓定性素材，就是反映写作对象的正误、优劣、成败、好差的素材；所谓定量素材，就是反映写作对象的工作进展速度、政绩大小、成果多少、优劣程度的素材。这就需要在收集素材时，把定性调查和定量调查、定性分析和定量分析紧密结合起来，以便把定性素材和定量素材都准备得很充分，使写出的材料能够反映出写作对象的清晰面目，给人一个准确的概念。这里应特别引起重视的是在写作实践中，人们往往忽视定量素材的准备，缺乏对事物的量化。因此，在调查研究中，要特别注意对写作对象进行量的调查和分析。如，说某个单位的工作很好，必须有能够反映好到什么程度、取得多少项成果等情况的素材；说某个单位的干部队伍素质很好，必须有能够反映干部素质的各种数字和优劣比例等素材。

第四，占有综合素材，提炼具体事例。综合素材可以使人对写作对象有一个概括的了解和整体的概念；具体事例可以使写作对象给人留下生动而深刻的印象。在准备综合素材时，要注意对某一事物的高度概括和准确评价，要防止把局部当成全局，把片面议论当成全面的评价。在准备具体事例时，要注意事例的典型性和普遍指导意义，要防止只追求具体事例的特殊性而忽视其代表性和普遍性。切忌在写作中使用那些发生在边边角角、很偏、很少见、很特殊的事例。因为这样的事例有的尽管很生动，但不能反映事物发展的一般规律，缺乏代表性和普遍性。

第五，既要及时收集，又要持之以恒。见到认为有价值的资料就马上记录下来，不要拖。如果当时确因某种情况不能马上记录，过后也要抓紧补记。收集积累资料是一个点点滴滴、长期积累的过程。坚持数年，必有好处。坚持的时间越长，资料积累得越丰富，对自己的工作、学习、生活的质量和写作的水平影响就越大。

第六，立足全面系统，确保准确无误。收集素材和资料不能搞实用主义，即用什么收集什么，甚至现用现收集。要系统全面，从长计议。对古今中外政治、经济、文化、科学等方方面面的资料都要收集。收集的资料越全面越系统，应用范围就越广，使用价值就越大，个人受益就越丰厚。收集素材和资料时要认真仔细，书写清晰，内容语句不能有差错。要把素材和资料的出处记清楚，以便对照原件时有案可查。