六、会议的地点要合适

开会，必然就有个开会地点，在哪里开会最合适，就是会议地址的选择问题。总的原则就是以方便与会者到会、离会为主。一般应考虑到以下因素：

一是会场大小是否适中。会场过大，显得松散；过小，又显得拥挤。要使与会者的座位之间有一定的空隙，方便出入。会场中要留有过道，便于与会者和服务人员出入。

二是会场地点是否适中。会场要尽量离与会者的住所近一点，以免奔波之劳。大中型会议的与会者如果集中居住在宾馆、招待所，那么会场就应当选在宾馆或招待所。如果与会者分散居住，那么会场应当选在离大多数与会者住所较近的地方。

三是会场附属设施是否齐全。会场的附属设施包括照明设备、音响设备、通信设备、放映设备、计算机、打印设备、空调设备、桌椅设备、卫生设施及安全设施等。会场外部配置，如停车场、电梯、房间、餐厅等。这些配置对保证会议质量、提升会议服务都至关重要。而会场的装潢设计，对于很多会议来讲又是提升会议规格与档次的必要体现。

四是考虑交通是否便利。会议举办场所必须要让主办方和参会人员方便前往，一般设在和参会人员办公地点或住宿地点靠近的地方，交通方面便利又安全，避免路途太远或交通拥挤堵塞导致往返路程费时费力。对于参会人员来讲，如果不是特殊情况，住宿与开会在一起是最合适的了。

五是环境是否舒适。一般来讲，会议举办场所应当尽量避免选择在闹市区、工厂区。闹市区虽然交通方便，但嘈杂的环境无法保证会场周围的安静，同时闹市区的空气往往也较为浑浊；工厂区同样可能会有噪声源和污染源，这些对参会人员的情绪会有负面影响，进而影响会议的质量。环境的舒适还包括会议举办场所内部，如室内温度是否舒适、光线是否充足、空气是否流通等。

六是成本是否合理。租用会议中心、宾馆、饭店等作为会议举办场所，必然要涉及根据需要租用大小各种会议室及相应设施设备等问题，而不同的举办场所其租金不同，选择和确定会议场所时就要考虑这些问题。一般来讲，应当本着经济实用的原则去选定会议场所，能用简易会场的，不用高级会场，以期在保证实现会议目标的前提下节约会议开支。

七是服务是否周全。会议举办过程中，各种会议服务除了依靠会议举办方自身的组织人员外，大量的服务工作，如会场导引、票证查验、茶水提供、就餐服务及住宿服务等，还要依靠会议举办场所的工作人员或服务人员来协助。这些人员的服务态度、服务水平也是会议组织是否到位的体现。因此选择会议举办场所时，对此也不能忽视。

另外，如果会议对保密性要求很高，还要注意考虑选择保密性好的会议场所，确保做好会议保密工作。

会务工作人员根据领导的要求，可以对拟选择的会议场所进行考察比较，最后选择综合条件最好的一个。然后逐级上报领导，请领导定夺。

值得特别注意的是，对于会议地点的选择，中共中央办公厅、国务院办公厅专门下发了《关于严禁党政机关到风景名胜区开会的通知》，禁止去21个风景名胜区召开会议，具体内容详见附录四。