九、把生活保障安排好

主要包括食宿、车辆、医疗、安全保卫和通信等几个方面。会议方案确定后，要把会议人员、伙食标准及其他服务保障要求及时通知承办会议的招待所或宾馆。

（一）安排会议食宿

会议报到前3~5天，要督促招待所或宾馆进行会议生活供应的各项准备。

会议报到前1~2天，负责会议住宿安排的工作人员应进住招待所或宾馆，对与会人员的房间、床位和就餐桌位，要确定到人，并贴好门签、摆放好餐桌座签等。

根据会议经费和人员情况，决定会议餐饮标准，量入为出，既要吃好又不能浪费。就餐方式可根据会议的规模和性质确定，提倡实行自助餐和分餐制。就餐地点要明确，确定好就餐的凭证，如餐券，或是代表证，或是房卡等。就餐座位一般以正对餐厅门口的座位为主位，其右手为主宾，左手为次宾，依此类推。安排伙食时要注意有没有少数民族和因健康原因忌口的，并作出相应安排。

分配住房时要注意方案，搞准代表的职务、性别，避免出现差错。最好提前编制住房分配方案，长者、尊者、领导要适当照顾。具体安排住宿时，还要根据与会人员的职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。有时还要考虑便于集中讨论。

（二）车辆的保障

无论是接站、送站，还是会间组织参观见学等，都需要车辆保障。因而，做好会议的车辆管理工作，是办会的一个重要环节。

会议的车辆管理包括车辆的组织、调度、车况检查以及驾驶员的管理、派车用车等。

会前秘书处就要根据会议用车情况，作出详细的用车计划，内容包括需抽调或租用多少车辆，需安排多少驾驶人员，指定停车的场地，等等。

根据会议需要，提前抽调车辆和驾驶员，指定专人管理和调度。如果本单位无力保障，还可以到出租汽车公司租用车辆。租用外单位车辆时，应要求出车单位指定专门管理和调度人员一同住会，严格管理，加强保密和安全教育。

在会议用车的调配上，要注意合理安排，保证重点，满足需要。为防止出现差错，必要时可编制用车安排表。

会议集体用车，如运送与会人员到会场、外出参观、参加各种活动，要提前安排车辆，指定乘车时间、地点，并告知与会各代表团或小组。车辆较多时，要编制序号用红纸标贴在车辆前、后玻璃板上。车辆在指定地点提前等候，并由专人引导与会人员上车，指挥车辆按顺序行驶。会议零散用车，可根据工作需要临时调派。除领导用车随时保证外，会议工作人员用车要根据缓急程度统一安排，并应履行用车审批手续。车辆管理组要有人全天候值班。

（三）卫生的保障

较大型会议要建立会议医疗卫生服务保证制度，抽调医生、护士及食品检验人员，设立医疗和化验室。持续时间较长的会议，会议组织者可以设立会议临时医疗室，配备一些医务人员，或者选择会场周围的医院作为会议定点医院。要准备一些治疗感冒、腹泻、中暑乃至心脏病、高血压等常用药。会议期间，对于流行性疾病要做好免疫预防，对于年老体弱者要给予特殊照顾。

为了确保会议期间参会人员不因食品、饮水及环境卫生等原因生病，有必要对这些问题进行提前检查，如食品、饮用水等是否卫生，是否符合卫生法规定，必要时采取抽样检查或全部检查，防止食物中毒事件发生。其他饮用水要保证卫生，开水必须煮沸，餐具、茶具及时消毒，会场、住宿地符合卫生标准等，都要严格细致地检查或督促检查。

（四）通信的保障

在重大会议中，通信系统的保障格外重要。有的会议还要根据需要增设通信线路，架设电话。尤其是有重要领导参加的会议，一般还要架设专线电话。

要制订应急通信保障方案，成立通信保障小组，选派精干技术力量参加维护、抢修等工作，明确值班制度和要求，确保会议期间通信运行平稳。

（五）安全的保障

特别重要的会议，安全保卫工作是一项十分重要的内容。要制订会议安保工作方案，抽调安全保卫的执勤人员，做好会场内外的安保工作以及会议住所的安保工作。坚持内紧外松的原则，密切关注周围环境和人员，时刻保持高度警戒。遇有异常情况，要及时汇报，以便采取措施妥善处理；遇有紧急情况，要当机立断，果断处置，再向分管领导报告。