八、把参会人员编排好

（一）确定参会人员范围

参会人员的数量决定了会议的规模，参会人员的职级决定了会议的规格，同时影响到会议的成本开销。所以，在会议筹备阶段，对参会人员的身份与人数作出与会议内容相符合的限定，并在会议通知中予以明确，是一项不可忽略的工作。确定参会人员，既方便参会单位作出相应安排，也方便会议组织者做好会议期间的各项工作，如报到服务、食宿安排、会场服务等。

1．明确参会人员范围

哪些单位或部门必须要来参加会议，哪些单位或部门可以参加也可以不参加，哪些单位或部门根本就不需要参加，这在会议筹备初期就要根据会议的性质、内容予以框定。如果不对此作出比较明确的框定，可能会造成参会人员过多而导致会议接待压力增大、成本增加，或应该参加的单位或部门没有参加，不应该参加的单位或部门反而参加等情况，影响会议的效果。

2．明确参会人员职级

明确了哪些单位或部门应该来参加会议后，还要明确要谁来和要几个人来的问题，如有的会议要求参会单位必须要领导甚至是正职领导、分管领导才能够出席，有的会议只需要分管的业务人员参加即可，这要根据会议的性质、目的、内容等予以明确，以便参会单位派出最合适的人选前来参会，同时参会人员的职级也影响到会议的接待服务等工作。

3．明确参会人员身份

有的会议对参会人员在会议中的身份有明确的界定和区分，如将参会人员分为正式代表和列席代表、旁听代表和特邀代表等，不同身份的参会人员在会议中的作用和权利是不同的，如选举表决只能是正式代表行使的权利。明确参会人员的身份，既让参会人员清楚自己在会议中的角色，也便于会议组织者组织相应的会议程序。

4．列出参会人员名单

会务工作人员可以根据领导的意图，提出参加会议人员的参考名单，供领导选择。即使有些会议的参会人员是相对固定的，也需要提出参会人员名单，送请有关主管领导审定。特别要注意对列席人员数量加以控制，以免列席人员过多而影响会议效果。对于一些没有固定参会人员的会议，像大型报告会、传达会等，同样要在全面考虑后提出参会人员名单，请领导参考。

一般情况下，在确定和提名会议人员时，要控制好会议规模，除非特殊需要，参会人数不宜过多，否则会增加会议成本和会议组织的难度等。要做到宽严适度，准确无误地确定和提议必要的参会人员。

另外，确定参会人员时要考虑的因素：

（1）参会人员是不是必要成员？

（2）参会人员的级别或地位是否合适？

（3）参会人员在中心议题的专业知识方面是否确有需要或能有所贡献？

（4）参会人员是否直接参与会后执行？

（5）参会人员是否有利于会议目标的实现？

（6）参会人员是否具有达成某项决议的能力？

（7）参会人员是否能因参与会议而获得好处？

（8）参会人员是否具有行政或法律责任来进行审查或决定？

（9）参会人员是否能全身心地投入？

（10）参会人员是否会对他人造成妨碍，从而影响会议的整体成效？

以上只是一个确定参会人员的参考标准，具体视情况而定。

（二）与会人员编排分组

大中型会议在参加会议人员名单确定之后，要对与会人员进行编排分组。有的会议要分团，团里面再分组，这与分组属于一类性质，我们统称为分组。会议分组主要根据会议的任务确定，每组要确定1至2名召集人，如需要分组讨论，要划分每个组的讨论会场。

编排分组的目的是为了化整为零，便于讨论问题。一个会议，如果只开大会，那就用不着分组。如果要进行讨论，人又很多，就必须分成若干个代表团或会议小组。通常情况下，大一点的会议都要分组，全体会议和分组会议交替进行。许多高级党政机关会议的重要议题，一般都是先经过分组会的充分酝酿和讨论，然后才拿到大会上通过。可见，分组会议是全体会议的基础，与全体会议互为补充。

编排分组的基本方法，主要有以下几种。

1．按照地域分组

按照地域分组，是指以一定地理范围为依据进行横向分组。例如中央全会、中央工作会议，一般是按照过去划分的华北、东北、华东、中南、西南、西北六个大区进行分组的，每个大区内的省份组成一个组。省、自治区、直辖市召开会议，则根据地区分组，一个地区一个组。同样，地、市召开会议，则可根据县进行分组，一个县一个组。不属于地区的如中央国家直属机关、省级直属机关或地级直属机关，可以分别编入地区小组内参加讨论和活动。这种编组方法的长处是：每个组的与会人员平时工作上互有来往，彼此了解，相互熟悉，能够讨论得比较热烈。同时，由于多部门的人参加，发言可以互相启发，取长补短，沟通思想，集思广益，讨论的面比较宽。

2．按照系统或行业分组

按照系统或行业分组，是指按照工业、农业、科技、国防、宣传、教育、文艺、卫生等系统或行业将与会人员编排在一起，分为若干组。这种编组方法的长处是：相同系统或行业的人编在一起，既可以对有关问题进行比较深入的讨论，也便于不同地区的与会人员交流经验，广博见闻。

3．按照地域又按照系统或行业分组

这种方法实际上是前两种方法的综合。例如全国党代表大会、全国人民代表大会，就采用了这种办法，即按照省份和系统分别组成若干个代表团，这些代表团既有按地区分组的，如北京市代表团、山东省代表团；也有按系统组的，如解放军代表团、中直机关代表团、国家机关代表团。会议召集机关的领导干部有时候不参加分组，例如中央和国务院召开会议时的党和国家领导人，省级机关召开会议时的省级领导同志，一般不编组，自由参加小组讨论，愿意去哪个组就去哪个组。有的领导同志上午参加A组讨论，下午参加B组讨论，第二天可能又参加C组的讨论。这样有利于领导同志多接近群众，了解的面宽，掌握较多的情况和第一手资料。

4．编排分组时应注意的问题

（1）组的大小要适中。组过大，不利于与会同志充分发表意见；组过小，不利于与会同志相互交流。一般说来，应考虑这样几个因素：一是会议室的大小和多少。如果会议室多或较大，自然好办；如果会议室少而组分得小而多，则有的组就会失去讨论场所（当然，可将宿舍等作为临时讨论场所）；如果会议室小而组大，则座位会拥挤，影响讨论效果。二是会期的长短。会期长，时间充裕，组可以分得大一些；会期短，时间紧迫，组应分得小一些。三是参加会议人数的多少。与会人员多，组可以分得大一些，反之则要分得小一些。一般来说，1000人左右的会议每组人数不要超过50人；数百人的会议，每组人数不要超过30人。这样既有利于与会人员充分发表意见，又便于会务人员进行管理。

（2）要全面细致周到。要尽可能将召集会议机关的领导同志分散到各个组，不要集中到一个组。如果某领导同志平时负责分管某个地区或系统的工作，应将他分到该地区或该系统所在的小组。至于如何安排，需要办会人员具体情况具体分析，但要想得全面周到。

（3）对特殊情况要灵活处理。有的同志因工作或其他原因，表示愿意参加某个小组或不愿意参加某个小组的讨论和活动，对此要尊重他们的意愿，灵活处理，给予适当照顾，将其编入所愿去的小组。

（4）适当交叉。为了广博见闻起见，可将召集会议机关的领导同志经常更换编组，这次会议安排在这个组，下次会议安排在另外一个组，不要固定安排在某组。

比如，2015年3月5日召开的十二届全国人大二次会议，组织了多次讨论。以习近平总书记参加讨论为例，3月5日，参加上海代表团讨论；3月6日，参加江西代表团讨论；3月8日，参加广西代表团讨论；3月9日，参加吉林代表团讨论；3月12日，参加了解放军代表团讨论。由此可见，习近平总书记共参加了五个代表团的分组审议和讨论。

[范例]