三、把会议机构协调好

大型会议会务工作任务重，服务保障的部门多，会务工作机构要召开会议筹办工作协调会。

（一）协调会的内容

由于办会人员来自不同单位，因而，会议筹办机构要定期召开协调会。

（1）传达或印发领导审定的会议方案。

（2）指定秘书处（组）、组织处（组）、宣传处（组）、会务处（组）、后勤处（组）、保卫处（组）各组负责人，明确各组或各人的任务。

（3）研究和补充《会务工作实施计划》。

（4）协调一些交叉和难度较大的工作。

（5）提出要求，明确分工，责任到处（组）到人。

（二）注意事项

较小规模的会议，一般不需要成立会议筹备机构，只需要指定个别人员负责有关准备工作即可。

另外，会议筹备机构在会议期间，每晚固定时间召开碰头会，总结讲评一天的会务工作，查找薄弱环节，改进服务质量。