二、把会务机构组建好

会议筹备阶段的主要工作之一就是组建会务机构。这是保证会议顺利进行的前提。一般来讲，大中型会议都应当成立相应的会务工作机构，由有经验、有责任心的成员组成。明确职责分工，做到人有专职，事有专人，既分工负责，又协调配合，这样才能够保证会议筹备工作及整个会议的组织管理有条不紊地进行。

（一）会务机构的设置原则

（二）会务机构的设置形式

1．按存在时间设置

（1）常设的会务工作机构。这类会务工作机构是专门为领导机关日常的工作会议所设置的常设工作机构。如一些领导机关内部设立的会务处、会务科、会务组一类的职能部门，主要任务就是为领导机关安排或承办一些例行的工作会议。

（2）临时的会务工作机构。这类会务工作机构是为筹备和组织特定的会议而临时组建的会务工作机构。如常见的××××会议筹委会、××××会议组委会、××××会议筹备工作组、××××会议筹备办公室等，根据需要其内部还可以分设秘书、宣传、保卫、后勤等分支机构。会议结束后，临时的会务工作机构随之撤销。

2．按会议规模设置

（1）大型会议会务工作机构。这类会务工作机构一般分为三个层级，第一级是大会筹备（或组织）委员会，其负责人即是大会负责人；第二级是大会筹备或组织委员会办公室，其负责人即是筹备或组织委员会的组成人员；第三级是各个职能处（组），如秘书处、宣传处、外联处、保卫处、生活服务处等，其负责人是筹委会办公室的组成人员。

（2）中型会议会务工作机构。这类会务工作机构一般分为两个层级，第一级是会议筹备或组织办公室，第二级是秘书组、宣传组、保卫组、生活服务组等。

（3）小型会议会务工作机构。这类会务工作机构一般只有会议秘书组（或会务组）一级办事机构，由会议领导指定一个人牵头负责，并根据会务工作内容配备适当的人员，共同完成会议筹备工作的有关事宜。

（三）会务人员的职务名称

设立秘书处的大中型会议，其会务秘书部门的负责人，一般称为秘书长和副秘书长，如会务秘书机构称为会务办公室，其负责人称为主任和副主任。大会秘书处（或办公室）下设立的会务、简报、后勤、保卫等处（组）的负责人，分别称为会务处处（组组）长、简报处处（组组）长、后勤处处（组组）长、保卫处处（组组）长等。

设立会务秘书组的小型会议，会务秘书部门负责人一般称为秘书组组长和副组长，下设若干名秘书分管各项会务工作。有的党政机关、企事业单位的小型会议，常常由办公室或领导指定一名秘书负责会务工作，这名秘书的身份、称呼与平时一样。

（四）会务机构的具体分工

大中型会议一旦成立分级的会务工作机构，就要做好具体工作机构的设置，做好分工，确定职责。常见的会务工作机构分工列举如下：

1．秘书处（组）

主要负责会议文字工作，如负责会议报告、讲话稿及其他重要文件的起草，修改，印刷，发送等；负责编发会议简报、会议纪要等；负责会议期间领导交办的事项。

2．组织处（组）

主要负责会议代表资格审查，编制代表名册；负责承办选举方面的事宜，如起草选举办法、编制选举程序、拟制候选人名单及情况介绍等；负责参会人员的编组、签到等。

3．宣传处（组）

主要负责与新闻单位联系对会议情况作宣传报道。一般负责会议的新闻发布、宣传报道事宜，负责组织、安排、协调记者的采访活动，负责录音、录像等工作。

4．会务处（组）

它是所有工作机构中最为重要的小组。主要负责会议活动方面的有关事宜，如制发会议通知、布置会场、协调会议活动等；负责制发会议证件、印发与清退会议材料等工作；负责会议值班、联络、来访接待等工作；负责会议秘书处（组）交办的事宜。

5．后勤处（组）

它是为需要安排住会的会议而特设的工作机构。主要负责会议食宿、用车、医疗、生活用品供应；负责参会人员迎送工作；负责返程票购买等工作；负责会议财务管理。

6．保卫处（组）

它是对特定的会议实施安全警卫的工作机构。主要负责会场、住地及外出活动的安全保卫工作；负责会场、住地的车辆疏导；负责会议保密工作，协助会务处（组）查验证件等。

具体筹备中，要根据需要来设立有利于会议组织的工作机构。各处（组）确定后，要对每位会务人员的工作分工予以明确，也可形成分工明细表。

会务处（组）筹办人员对会议所需的各项准备工作，要按照内容或承办部门归类，按时间排出顺序，列出共有多少项工作，每项工作拟由哪个部门或个人负责，以及各项工作的基本要求、完成的时限等。这样做可以使分管会务的领导和具体办事人员心中有数，避免忙乱和疏漏。