1.1 Word/Excel/PPT概述

由于Word、Excel和PPT这3个组件的界面结构非常相似，因此本书对它们在界面环境方面的相同与不同之处进行了整体介绍，有关功能区的详细介绍请参考本章1.2节。此外，虽然这3个组件的核心功能完全不同，但是它们具有很多相同或相似的功能，本节统一对这些功能进行了总结，便于读者快速了解这3个组件的通用功能，节省学习的时间。在介绍这些内容前，本节首先介绍Word、Excel和PPT 3个组件的应用环境与功能划分，使读者对这3个组件有基本的了解。

1.1.1 Word/Excel/PPT应用环境与功能划分

Word、Excel和PPT在数据录入、基础格式设置以及自动化等方面具有很多相同或相似的功能，它们之间的主要区别在于各组件具有的核心功能和最终数据的呈现方式不同。下面简要介绍Word、Excel和PPT 3个组件的主要应用环境与功能划分。

1. Word应用环境与功能划分

Word主要用于文档内容的编辑、排版与打印，可以完成从只有文字的简单文档，到同时包含文字、表格、图片以及其他类型内容的复杂文档的编辑与排版。具体而言，Word可以完成以下类型文档的制作。

◎ 纯文字类文档：只包含文字的文档，如各种类型的通知。

◎ 表格类文档：只包含表格，或文字与表格混合的文档，如员工登记表、个人简历。

◎ 图文混合类文档：包含文字和图片的文档，如宣传海报、名片。

◎ 图表类文档：包含图表的文档，如销售业绩报告。

◎ 具有相同版式布局的大量文档：具有相同页面布局和格式，但内容稍有差异的大批量文档，如录用通知书、会议邀请函。

◎ 大型文档：图、文、表以及其他有效内容混合在一起，且具有严格排版要求的文档，如论文、书籍。

根据文档编辑与排版的不同阶段以及所完成的不同任务，可以将Word涵盖的主要功能划分为以下几个部分：内容录入与编辑、格式设置与图文表混排、排版自动化、多文档处理、页面设置与打印。

2. Excel应用环境与功能划分

Excel主要用于表格数据的存储、计算、分析和呈现，可以完成从只存储固定数据的静态表格，到包含公式、函数与数据分析工具的动态表格的制作与处理。具体而言，Excel可以完成以下类型表格的制作。

◎ 数据存储类表格：仅用于存储固定数据和信息的表格，其中不包含任何用于计算的公式或其他可自动更新的功能，如人员资料表。

◎ 数据计算类表格：用于对数据进行计算的表格，通过使用公式与函数对指定数据进行各种类型的计算和处理，如汇总求和与平均值、统计数量、提取文本中的特定部分、计算财务数据等。

◎ 数据分析类表格：用于对数据进行分析的表格，可以使用排序、筛选和分类汇总对数据进行简单的分析工作，也可以使用数据透视表更灵活地从不同角度来分析数据，还可以使用假设分析、规划求解等高级工具对数据进行分析。

◎ 数据呈现类表格：使用图表、迷你图、图片、形状等图形化方式来呈现数据内在含义的表格，如通过图表来分析商品的销售趋势。

◎ 功能定制类表格：××管理系统或带有增强、扩展功能的插件，需要在其中通过VBA编程来定制表格的操作方式、数据计算和分析方法等大量特定的功能。

根据对表格中的数据进行制作与处理的不同方式以及所完成的不同任务，可以将Excel涵盖的主要功能划分为以下几个部分：数据录入与编辑、格式设置与数据呈现、数据计算、数据分析、页面设置与打印、自动化处理。

3. PPT应用环境与功能划分

PPT主要用于幻灯片的设计、制作、放映与发布，可以完成从只有文字和图片的简单幻灯片，到同时包含文字、图片、图表、动画和交互功能的复杂幻灯片的设计与制作。具体而言，PPT可以完成以下类型幻灯片的制作。

◎ 简单的文字和图片类幻灯片：只包含文字和图片的静态幻灯片，如工作总结。

◎ 数据呈现类幻灯片：包含表格数据和图表的幻灯片，如销售业绩报告。

◎ 视觉呈现类幻灯片：具有丰富视觉效果的幻灯片，其中可能包含大量的图片、视频以及为幻灯片中的对象设置的动画效果，如教学课件。

◎ 简单交互类幻灯片：带有简单交互功能的幻灯片，如使用图形化按钮控制动画的播放。

◎ 特殊功能定制类幻灯片：带有特殊功能或自动化要求的幻灯片，通常需要通过VBA编程才能实现，如自动出题与评分系统。

根据幻灯片设计与制作的不同阶段以及所完成的不同任务，可以将PPT涵盖的主要功能划分为以下几个部分：构建PPT内容、美化与自定义PPT、设置动画与交互、放映与发布PPT、自动化处理。

1.1.2 Word/Excel/PPT操作界面的整体结构

从Office 2007开始，微软对Office应用程序的界面环境做出了重大改进，使用新的功能区界面代替了Office早期版本中的菜单栏和工具栏界面。Office 2016是在编写本书之际发布的最新版本，在从Office 2007发展到Office 2016的过程中，每一个高版本都对其前一个版本的功能区界面进行了不同程度的改进。虽然Word、Excel和PPT的核心功能完全不同，但是它们具有相似的界面环境。下面将介绍这3个组件在界面环境方面的共同点，以及其中存在的一些区别。

无论是Word、Excel，还是PPT，它们都提供了基于功能区的界面环境，每个组件功能的主要命令都位于功能区中。从界面的整体结构来看，Word、Excel和PPT 3个组件的界面环境都由几个部分组成。这里以Excel为例进行介绍，如图1-1所示。

◎ 标题栏：位于Office应用程序窗口的顶部，显示了在窗口中打开的文档名称，以及Office应用程序的名称。

◎ 窗口控制按钮：位于标题栏的右侧，Office应用程序窗口的右上角，用于调整窗口的状态，包括【最小化】【最大化/还原】【关闭】3个按钮。【最大化】和【还原】两个按钮位于同一个位置，但不能同时出现。

◎ 快速访问工具栏：默认位于标题栏的左侧，以按钮的形式显示了一些常用的命令。默认只显示【保存】【撤销】【恢复/重复】3个按钮，可以根据需要向其中添加更多命令或从中删除不需要的命令。

◎ 功能区：位于标题栏下方，是横跨应用程序窗口的矩形区域。图1-2所示为Word 2016、Excel 2016和PPT 2016的功能区。功能区由选项卡、组和命令3个部分组成，每个选项卡的顶部都有一个用于标识该选项卡类别和用途的文字标签，如【开始】选项卡和【视图】选项卡，单击标签可以切换到对应的选项卡。每个选项卡中的命令按照功能类别被划分为多个组，如【开始】选项卡中的【剪贴板】组和【字体】组。组中的命令就是用户可以执行的各种操作。

◎ 【文件】按钮：位于功能区中第1行选项卡的左侧，单击该按钮进入的界面中包含了与文档操作相关的命令。应用程序选项设置界面需要通过单击【文件】按钮后选择【选项】命令才能进入。

◎ 内容编辑区：位于功能区的下方，可在其中输入和编辑文档的内容。图1-3所示为Word 2016、Excel 2016和PPT 2016的内容编辑区。在内容编辑区中输入的内容类型和方式由Office应用程序类型决定：Word的内容编辑区显示为页面，以先行后列的方式输入并显示文本，可以在页面中插入表格、图片和图形等内容；Excel的内容编辑区显示为纵横交错的单元格，可以在表格中输入和编辑数据，也可以在其中插入图片和图形等内容；PPT的内容编辑区显示为幻灯片，可以在每张幻灯片中输入文字，插入表格、图片、图形、音频和视频等内容。

◎ 滚动条：用于调整文档窗口中当前显示的内容，拖动滚动条上的滑块可以在屏幕中显示位于当前窗口之外的内容。

◎ 状态栏：位于Office应用程序窗口的底部，图1-4所示为Word 2016、Excel 2016和PPT 2016的状态栏。状态栏中显示了与当前文档内容相关的一些信息，不同的Office应用程序在状态栏中会显示不同的信息。例如，在Word状态栏中会显示插入点当前位于哪一页、文档包含的总页数等信息；在Excel状态栏中会显示当前选中的单元格区域中数据的统计信息。右击状态栏中的空白处，在弹出的菜单中可选择要在状态栏中显示的信息类型。状态栏的右侧提供了用于调整窗口显示比例的控件，显示比例控件的左侧是视图按钮，用于在不同的视图之间切换。

1.1.3 Word/Excel/PPT通用操作一览

本节对Word、Excel和PPT 3个组件包含的相同功能进行了总结，便于读者更容易地掌握它们的共同点及操作方法。这里所说的“相同”是指3个组件中的某个功能在其操作界面和使用方法方面完全相同或具有很高的相似性。Word、Excel和PPT包含的一些主要的相同功能如表1-1所示。

下面将对表1-1中列出的3个组件包含的一些主要的相同功能进行简要介绍，这些功能的详细说明会在具体介绍各个组件时进行讲解。

1. 文档的相关操作

文档操作是Word、Excel和PPT中其他所有操作的基础，只有先创建或打开一个文档，才能在其中执行其他操作。完成文档的编辑后，需要将工作成果保存下来，以便以后继续使用。在Word、Excel和PPT中单击【文件】按钮，在进入的界面左侧显示了一系列命令，用于执行与文档相关的操作，如【新建】【打开】【保存】【另存为】【关闭】【打印】【导出】等。图1-5所示的是在Word中单击【文件】按钮后进入的文档操作界面，在Excel和PPT中单击【文件】按钮进入的界面与Word类似。

2. 设置文档显示比例

设置文档显示比例是比较常用的一种操作，它可以改变文档内容的显示大小，以便于更清楚地查看内容的细节，但不会改变文档内容自身的尺寸。在Word、Excel和PPT状态栏的右侧都提供了用于设置显示比例的滚动条和按钮，如图1-6所示。

在Word、Excel和PPT功能区【视图】选项卡的【显示比例】组中也提供了用于设置显示比例的命令，如图1-7所示。

3. 撤销、恢复与重复

Word、Excel和PPT都提供了撤销、恢复和重复3个功能，各功能的含义如下。

◎ 撤销：如果执行了错误的操作，可以使用【撤销】命令取消该操作。例如，在文档中输入数字100，执行【撤销】命令后会取消输入操作，并返回到输入该数字前的状态。

◎ 恢复：如果执行了【撤销】命令，可以使用【恢复】命令还原被撤销的操作。例如，在文档中输入数字100，执行【撤销】命令后会返回到输入该数字前的状态，此时如果执行【恢复】命令，将重新输入数字100，即恢复之前输入的数字100。

◎ 重复：如果执行了某个操作，可以多次使用【重复】命令反复执行该操作。例如，在文档中输入数字100，执行【重复】命令将再次输入数字100，继续执行【重复】命令，会重复输入该数字。

【撤销】【恢复】和【重复】命令默认都位于快速访问工具栏中，【恢复】和【重复】命令位于同一个位置，但不会同时出现。图1-8所示的是【撤销】命令和【重复】命令，以及【撤销】命令和【恢复】命令。单击【撤销】按钮上的下拉按钮，可以从列表中选择撤销多步操作。

4. 剪切、复制和粘贴

在Word、Excel和PPT中输入与编辑内容时，通常都会用到剪切、复制和粘贴这3个操作。它们在Word、Excel和PPT中的位置相同，都位于功能区【开始】选项卡的【剪贴板】组中，如图1-9所示。

在Word、Excel和PPT中复制的内容将暂时存储在Office剪贴板中，它们共享同一个Office剪贴板，如果在其中一个组件中执行复制操作，已复制的内容会同时出现在该组件和其他两个组件的Office剪贴板中。

5. 设置字体格式

Word、Excel和PPT都提供了字体格式功能，用于为文档中的文本设置字体、字号、字体颜色以及其他字体效果。字体格式功能在Word、Excel和PPT中的位置相同，都位于功能区【开始】选项卡的【字体】组中，如图1-10所示。可以发现，相对于Excel和PPT而言，Word在字体格式设置方面提供了更多选项。

6. 使用图片、SmartArt、形状、文本框和艺术字

在Word、Excel和PPT中可以添加多种类型的对象并设置它们的格式，包括图片、SmartArt、形状、文本框和艺术字等，在3个组件中操作这些对象的方法基本相同。在Word和Excel中，图片、SmartArt和形状这3个功能位于功能区【插入】选项卡的【插图】组中，在PPT中位于功能区【插入】选项卡的【插图】组和【图像】组中。文本框和艺术字功能在Word、Excel和PPT中的位置相同，都位于功能区【插入】选项卡的【文本】组中，如图1-11所示。

7. 使用图表

图表是数据可视化的一种有效工具。Word、Excel和PPT都提供了图表功能，在Word和PPT中图表功能位于功能区【插入】选项卡的【插图】组中，在Excel中图表功能位于功能区【插入】选项卡的【图表】组中。图1-12所示的是Excel 2016中的【图表】组。

在文档中插入图表并将其选中后，在功能区中将新增【设计】和【格式】两个选项卡，使用这两个选项卡中的命令可以更改图表的类型、外观和格式。

8. 设置文档主题

主题是指将一组设置好的颜色、字体和图形效果组合在一起而形成的文档外观设计方案，在不同主题之间切换可以快速改变文档的外观。主题可以在Word、Excel和PPT之间共享，这有些类似于前面介绍的Office剪贴板。在Word和PPT中主题功能位于功能区【设计】选项卡中，在Excel中主题功能位于功能区【页面布局】选项卡的【主题】组中。图1-13所示的是Excel 2016中的【主题】组。

9. 使用批注和语言文字工具

Word、Excel和PPT都提供了批注功能，可以为文档内容添加批注，从而明确标识出对内容的意见或建议，便于与其他人进行讨论和交流。批注功能在Word、Excel和PPT中的位置相同，都位于功能区【审阅】选项卡的【批注】组中，如图1-14所示。

除了批注功能外，Word、Excel和PPT都在【审阅】选项卡中提供了文字校对和语言工具，如简繁互转、语言翻译等。