第四节　标准系统管理原理

自然界和人类社会里有这样一种系统，这种系统的特点是当该系统赖以存在的环境发生变化时，系统能自动地改变自己的内部结构，调整自己的功能，使之与变化了的环境保持相适应的状态，维持系统的存在和发展，这种系统叫自适应或自组织系统。对任何一个社会系统来说，要想维持其存在和稳定，都必须具有自组织、自调节的能力，然而标准系统却不具备这样的能力。因此标准系统建成之后不能一劳永逸，需要通过人对它进行管理和调整，才能使它保持同环境的适应，离开人的管理，标准系统是不可能存在和发展的。在标准化的初期，标准系统尚不完备，工作重心放在标准数量的增加上，对标准系统的管理问题并不突出。到现在，世界上多数国家的工业标准化都经历了半个世纪以上的数量增长期，进入了建立完善系统的结构调整时期，此后的标准化，其作用的发挥已不取决于单个标准，而是通过标准系统作用于客观环境。到了这时，对标准系统的管理就显得格外重要了。能否有效地管理好这个系统就成了决定标准化成败的大问题，这就是管理理论产生的历史背景。对标准系统进行管理，涉及许多方面的问题。

一、系统效应原理

现代标准化活动的实践表明：“标准系统的效应不是直接从每个标准本身而是从组成该系统的互相协同的标准集合中得到的，并且这个效应超过了标准个体效应的总和。这就是系统效应原理。”系统效应之所以不同于个体效应，是因为在结构上合理的标准系统，已经不是互不相干的标准群体，而是形成了标准之间、标准与系统整体之间相互联系、相互作用、相互补充的完整统一体。系统效应就是从要素量的集合达到整体质的飞跃中产生的。这种效应一般要比各个标准效应的简单相加大得多。

从上述的理论中，可以得出如下两点结论：

（1）许多要素堆积在一起并不能够成为系统，只有各要素之间互相联系、互相制约，形成一个有机整体时，才称其为系统。

（2）由许多要素形成系统时，就能产生比各个要素孤立效应总和大得多的系统效应（即1+1＞2的效应）。这条原理是我们对标准系统进行管理的理论基础。

根据这条原理，可以提出一系列标准化工作原则，如：

（1）企业的标准化工作，要想收到实效，必须把标准系统建立起来。

（2）建立标准系统必须有一定数量的标准，但并不意味着越多越好，关键是标准之间要互相关联、互相协调、互相适应。

（3）制定每一个标准时，都必须从系统对它的要求出发，考虑它在系统中所处的位置、所起的作用以及它与相关标准之间的关系等，这样才能制定出切合实际的标准，最后形成的标准系统才能产生较好的系统效应。

二、结构优化原理

无论是国家标准系统、企业标准系统还是以某一产品（或工程）为对象构成的标准系统，都是由为数众多的标准（即系统的要素）组成的，这些标准绝不是杂乱无章的堆积，标准系统诸要素之间不仅存在着内在的有机联系，而且在空间上层次分明，时间上排列有序，这就叫标准系统的结构。系统的结构是系统具有特定功能、产生特定效应的内在根据。系统效应的大小，在很大程度上取决于系统是否形成了好的结构。一般来说，标准系统的结构形式包括阶层秩序（层次级别的关系）、时间序列（标准的寿命时间方面的关系）、数量比例（具有不同功能的标准之间的构成比例）和各要素之间的关系（主要是标准之间相互适应，相互协调的关系，以及它们之间的合理组合）。实践证明：“标准系统的结构不同，其效应也会不同，只有经过优化的系统结构才能产生系统效应。系统结构的优化，应按照结构与功能的关系，调整和处理标准系统的阶层秩序、时间序列、数量比例以及它们的合理组合，这就是结构优化原理。”根据结构优化原理在对标准系统进行控制过程中，应不断分析功能与结构的关系，一旦发现结构状况已经影响了功能的发挥和目标的实现，就应采取措施改变结构。譬如，当我们发现由于标准系统中保证安全的标准比重太小，并且屡屡发生安全事故时，这就表明现行标准系统保证安全的功能太差，必须调整系统结构，增加必要的安全标准。这就实现了结构的优化。根据结构优化原理，还可得出一系列对标准化工作有指导作用的原则，如：

（1）在一定范围内，当标准的数量已经达到一定程度时，标准化工作的重点应转向对系统结构的研究和调整上，要注意防止那种片面追求数量而忽视结构优化的倾向，这种倾向会削弱标准的系统效应，降低标准化效果。

（2）为使标准系统发挥较好的效应，不能仅仅停留在提高单个标准的素质方面，应该在一定素质的基础上，致力于改进整个系统的结构。

（3）当标准系统过于臃肿，功能降低时，可采用精简结构要素的办法，减少系统中不必要的要素和某些不必要的结构，其结果不仅不会削弱系统功能，还可提高系统功能。这可看成是简化的理论依据。

三、有序发展原理

标准系统的结构经过优化之后，系统内部各要素之间彼此协调，系统与其外部环境之间也保持适应的状态，我们把这种状态叫做系统的稳定状态。系统只有处于稳定状态，才能正常地发挥它的功能，产生系统效应。但是，当外部环境发生变化时，如经济系统的发展向标准系统提出新的要求时（也就是标准系统与外部环境不相适应时），原有的稳定状态便难以继续维持下去。这时，系统或者向与环境相适应的新的稳定状态发展，或者瘫痪、瓦解，二者必居其一。这表明标准系统的稳定是相对的、暂时的，不能一劳永逸，它是要变化发展的，不发展就要被淘汰。如何处理好稳定与发展的关系，研究稳定与不稳定互相转化的规律和途径，这是对标准系统进行管理的重要课题。为了反映系统的稳定程度，使用“有序”这个概念。如果系统要素间秩序井然，有条不紊，相互联系牢固紧密，整个系统具有某种特定的运动方向，则表明其有序度高，这样的系统就是稳定的；反之，要素之间结构松散、混沌、杂乱无章、方向不定，则表明其有序度低，无序度高，这样的系统状态就是不稳定的。所以，努力提高系统的有序度是维持标准系统稳定性的关键。标准系统的秩序是怎样形成的呢？它是系统与环境以及系统内诸要素间相互联系、协同作用的结果。如果在系统形成和发展过程中对系统内部、外部因素之间的关系处理不当，便可能降低系统结构的有序度，使系统向无序方向转化。例如，由于标准是逐个制定的，在制定过程中很难做到最佳协调，因而会遗留一些不相适应的环节；当标准的绝对数增多以后，由于尚未采用先进的检索技术，很难互通信息，很难避免标准之间互相抵触；由于引进世界许多国家的标准，难免在引进的标准之间以及它们同我国原有标准之间发生矛盾；加上工作上的问题，标准系统中难免要出现互相矛盾、互相重复、互不衔接的现象，以及无用的、低功能的标准未能及时淘汰，必要的新标准不能及时补充，等等。所有这些都会使系统要素间联系的稳定性降低，使系统走向无序。此外，即使原有的系统结构状态较好，也会由于外部环境的变化（如生产和技术水平的提高），使系统中的个别要素首先发生变化（如某些标准的修订），从而使要素之间的联系变得不稳（标准之间出现了新的不协调），由此也会向无序方向演化。总之，任何标准系统如果不加控制地任其自然变化都要由有序向无序转变。对标准系统进行管理的一个重要任务，就是要千方百计提高标准系统的有序程度，保持系统稳定，或不失时机地向新的更高水平的稳定状态过渡，也就是使系统进化、发展。实践证明：“只有及时淘汰标准系统中落后的、低功能的和无用的要素，或向系统补充对系统发展有带动作用的新要素，才能使系统由较低有序状态向较高有序状态转化，推动系统的发展。”这就是有序发展原理。有序发展原理表明，在对标准系统进行管理时，一方面要注意及时制定必要的标准，尤其是能带动整个系统水平提高的先进标准；另一方面也要特别注意及时清除那些功能差、互相矛盾和已经不起作用的标准，随着标准绝对数的增加，这个问题显得越发突出。如果忽视了标准系统的新陈代谢，标准化活动可能陷入事倍功半的被动局面。

四、反馈控制原理

系统是离不开环境的，标准系统的环境是指系统存在和发展的外界条件的总和。标准系统的存在与发展，不仅依赖于其内部要素的相互作用，同时还依赖于它和周围环境的相互作用，恰是这两种作用构成了标准系统发展的动力。标准系统同环境的联系表现在它和环境之间的物质和信息的不断交换过程中，标准系统从环境中得到各种信息之后，调整自己的结构，增加必要的标准，使标准系统同环境相适应。对环境缺乏适应性的标准系统是没有生命力的。标准系统所处的环境是一系列动态系统，它们是经常变化着的，为使标准系统适应环境的变化，就必须能感知环境的变化，而欲感知环境的变化，就必须从变化的环境中接受信息。没有接受信息和处理信息的能力，就谈不上对系统的控制，也谈不上对环境的适应。人类从事的标准化活动，从某种意义上可以说就是不断地从环境获得信息并对它进行加工，制定出标准，建立标准系统；在系统的运行过程中还要不断地从外界获得环境变化的信息再加工，并根据所加工的信息对标准系统进行控制，使之与环境相协调这样一个无限循环的过程。没有信息就无法对标准系统进行管理，也就无所谓标准化活动。可见，控制的基础是信息，一切信息传递都是为了控制，而任何控制又都需要通过反馈来实现。所谓反馈，就是一个系统把信息输送出去，又将其作用结果的信号返送回来，并对信息的再输出起到控制作用。信息反馈是对标准系统进行管理的前提，任何一个标准系统都必须有信息反馈，而且必须经常地获得必要的信息，迅速地传递，正确地加工和利用，反馈控制是实现标准系统目标的决定性因素。从标准化实践的经验中，得到了这样的认识“标准系统演化、发展以及保持结构稳定性和环境适应性的内在机制是反馈控制。”

（一）反馈控制原理

反馈控制原理其含义是：

（1）标准系统在建立和发展过程中，只有通过经常的反馈，不断地调节同外部环境的关系，提高系统的适应性和稳定性，才能有效地发挥出系统效应。

（2）标准系统同外部环境的适应性，不可能自发实现，需要控制系统（管理机构）实行强有力的反馈控制。

（二）反馈控制原理

反馈控制原理的实践意义还在于由此引申出一系列管理原则：

（1）标准系统是人造系统，它需要标准化管理者主动地进行调节，才能使系统处于稳态，没有人的干预或控制是不可能达到稳态的。而干预、控制都要以信息反馈为前提。虽然建立了标准系统，如果没有信息反馈，系统就将处于失控状态，一个失控的系统，既不能达到预定目标，也不能长期稳定。

（2）标准化管理部门的信息管理系统是否灵敏、健全，利用信息进行控制的各种技术的和行政的措施是否有效，对标准系统的发展有重要影响。

（3）标准系统的反馈信息，是要通过标准贯彻的实践才能得到的。如果标准管理部门不用相当的精力注意标准的贯彻，不能及时得到标准在贯彻过程中同环境之间适应状况的信息，不能及时对失调状况加以控制，标准系统便可能逐渐瘫痪、瓦解。

（4）为使标准系统与环境相适应，除了及时修订已经落后了的标准，制定适合环境要求的高水平标准外，还应尽可能使标准具有一定的弹性，这应该成为标准化的一个原则——弹性原则。

农业标准化实践，是农业标准化理论的源泉。随着农业标准化实践的深化和发展，人类对标准化活动规律性的认识也必将深化和发展。因而新的更完善的原理，必将取代旧的已经过时的原理。正如恩格斯所说：“我们只能在我们时代的条件下认识事物，而且这种条件达到什么程度，我们便认识到什么程度。”对农业标准化原理的认识也只能在一个无限接近的过程中实现。