三、设置数据表内文字格式

1．设置表头格式（对齐方式、文字属性、行高）

★ 步骤7 设置表头字段名的位置（对齐方式：垂直居中、水平居中、自动换行）。对于列宽较窄，不能完全显示的字段名，如“性别”“政治面貌”“是否住宿”，要设置对齐方式为自动换行，通过多行显示，使单元格所有内容都可见。

选中表头A3:N3→单击“开始”选项卡“对齐方式”组中的“垂直居中”按钮、“水平居中”按钮、“自动换行”按钮，如图2-7所示。

★ 步骤8 设置表头文字属性（字体、字号、字形、颜色）。表头字段名的字体可以采用：楷体加粗或宋体加粗，字号可选用10～12号，可设置深颜色。设置方法与标题设置方法相同，如图2-8所示：楷体10号加粗，深蓝色。

★ 步骤9 设置表头行高为：自动调整行高，以便完全显示自动换行的字段名。选中表头A3:N3，单击“开始”选项卡“单元格”组中的“格式”按钮，在菜单中选择“自动调整行高”命令，如图2-9所示。

设置完成的表头如图2-10所示。

2．设置字段值/记录的文字属性（字体、字号、颜色）

数据表中的字段值，一般用宋体10～12号字，如果有特殊需求，可以根据要求设置。

★ 步骤10 设置“基本信息”工作表的所有字段值/记录的字体格式为宋体，10号字，黑色。

3．设置字段值/记录的位置（对齐方式）

在没有设置字段值对齐方式之前，仔细观察数据表，Excel默认的对齐方式是什么？

观察发现，默认的水平对齐方式：字符为左对齐；数字和日期为右对齐；默认的垂直对齐方式为垂直居中。

★ 步骤11 不同数据类型的字段值有不同的水平对齐方式，应分别设置。所有记录的字段值垂直对齐方式为垂直居中。

（1）字数相同（等长）的字符型数据或短字符串，水平对齐方式设置为居中，如学号、性别、民族、政治面貌、身份证号码、联系电话、户籍、是否住宿等，如图2-11（a）所示。

（2）数值型数据（因为参与运算，要显示个、十、百、千位的位数差异），水平对齐方式应设置为右对齐，并设置相同的小数位数，如总分，如图2-11（b）所示。

（3）日期型数据长度不等，有长有短，因此水平对齐方式设置为左对齐比较美观，如“出生日期”；位数相同、非常整齐的日期型数据可设置为水平居中，如入学日期，如图2-11（c）所示。

（4）字数不等、字符长度较长的字符型数据，参差不齐，水平对齐方式应设置为左对齐，视觉效果整齐、美观，如“家庭住址”，如图2-11（d）所示。

（5）“姓名”字段中，各学生名字字数不等，水平对齐方式设置为“居中”或“分散对齐”，使所有名字的最左最右端对齐，中间的间隔适当且均匀，如图2-11（e）所示。

★ 步骤12 设置“姓名”字段“分散对齐”，如图2-12所示。

（1）将“姓名”B列的列宽调整到合适的宽度6.4（65像素），参考值6～7（60～70像素）（“姓名”列如果太宽，设置分散对齐后，字间距太大、间隔太远，很难看，而且浪费显示区域，浪费纸）。

（2）选中所有姓名B4:B31，单击“开始”选项卡“对齐方式”组的对话框按钮，打开“设置单元格格式/对齐”对话框，在“水平对齐”列表中选择“分散对齐”，设置后的效果如图2-12所示。

4．设置记录行合适的行高、列宽

Excel工作表中，行高的度量单位是“磅”（1磅约等于0.03527厘米，1厘米约等于28.35磅），同时在括号中显示像素值，；列宽的度量单位是“字符”，同时在括号中显示像素值，。

（1）为了使数据清晰，便于查询，减轻视觉疲劳；也为了使打印出来的空表格便于手工填写，可以根据数据记录的数量和纸型，将记录行的行高设置适当的值，行高一般可设置为15～28。

★ 步骤13 设置所有记录的行高。选中所有的记录行（第4行至第31行）→单击“开始”选项卡“单元格”组的“格式”按钮→选择“行高”命令→在“行高”框中录入合适的数值，如“20”，如图2-13所示。

（2）数据表中各字段值（列）的宽度一般根据列数、单元格中文字的数量，合理、灵活地调整合适的列宽，以适合文字宽度。既要让字段值完全显示、不隐藏、不断行，还要让列宽适应页面布局。

★ 步骤14 设置所有字段值的列宽。列宽设置方法可以手动调整；也可以设置列宽的数值精确调整，操作方法为：选中“民族”“政治面貌”字段值（列）→单击“开始”选项卡“单元格”组的“格式”按钮→选择“列宽”命令→在“列宽”框中设置列宽的数值，如“4.5”，如图2-14所示，调整后这两列的列宽刚好能显示两个字的宽度，符合档案的版面布局要求。