三、录入“基本信息”工作表的各部分信息和数据
1．录入工作表标题文字
在“基本信息”工作表中，单击A1单元格，录入“基本信息”工作表的标题“学前教育专业2015-6班学生档案”，录入完回车确认，如图1-20所示。标题文字内容比较长，超出了A1单元格的宽度，不管多长，都在A1一个单元格内录入。
图1-20 在A1单元格中录入工作表标题
2．录入班级信息文字
分别在B2、G2、K2中录入班级信息，如图1-21所示。
图1-21 录入班级信息
3．设计“基本信息”工作表的表头，并录入字段名
学生的“基本信息”工作表包含的信息（字段）需要合理设计。
①“学号”必须有，这是唯一不重复的字段，即没有任何两个或以上的学生共用相同的学号，但“姓名”可能会重名，甚至可能会出现同名同姓同字，而学号不能重复，是区分同名学生、每一名学生的唯一标记。
②学生“基本信息”中还必须有“姓名”“性别”字段，还可以根据需要设计“民族”“政治面貌”“出生日期”“身份证号”“本人电话”“家长电话”“家庭住址”“户籍”“中考分数”“是否住宿”“入学日期”等字段。
③为什么设计“出生日期”字段，而不是“年龄”字段呢？
因为年龄是个动态变化的数据，学生一天天长大，年龄就在一天天变化，不同时间看档案，学生的实际年龄是不一样的。而“年龄”字段值录入的是静态的数字，不会跟着学生的成长而变化；另一方面，年龄是个近似数值，有人说周岁，有人说虚岁，周岁、虚岁之间相差1～3岁；另外，年龄是个模糊数，只能近似到“年”，不能反映出多出周岁或不足周岁的部分。所以静态的“年龄”是个很不准确的数据，在档案文件中，不能使用不准确数据。
“出生日期”反映的是真实年龄的准确数据，不管任何时间查看档案，都可以准确计算出每名学生的真实年龄，而且可以精确到“天”。因此，虽然“出生日期”录入的是静态数据，但反映出来的年龄却是动态变化的。
所以，在档案文件中，要设计“出生日期”字段，而不用“年龄”字段。
提 示
如果需要“工龄”“教龄”“年龄”等字段，可以运用DATEDIF函数计算“年龄值”，计算出来的“年龄值”是真实的、准确的、动态变化的数据，可以精确到“天”，有参考和实用价值。
DATEDIF函数：DATEDIF（起始日期，结束日期，参数），计算两个日期之间的差（年数、月数或天数）。参数：“Y”日期之间的整年数差；“M”日期之间的整月数差；“D”日期之间的天数差。例，工龄= DATEDIF(入职日期单元格，NOW( ),"y")。
④“户籍”和“家庭住址”是重复的吗？有什么意义？
现在城市很开放，允许外地人口流动，“家庭住址”只是当前的居住地，“户籍”是原出生地、申报户口、管理户口的地方，执行当地的户籍政策。户籍在学生的助学金、奖学金、医疗保险、高考、应聘、选择单位、就业、工作后的福利待遇等方面会有一些差异，所以要明确每名学生的户籍，不能与家庭住址混同。
家庭住址是当前的居住地，这个地址可能会发生变化，如搬家。家庭住址只对是否住宿、家访、购买火车票等提供参考信息，对学生的其他方面没有影响。
先设计以上这些字段，如果有其他需求，再添加或补充。
⑤在“基本信息”工作表中，从第3行的A3单元格开始，在对应单元格中，录入“基本信息”的表头字段名，如图1-22所示。
图1-22 “基本信息”工作表的表头字段名
4．调整列宽以适合文字内容
从图1-22的表头可以看出，每列字段值的字数长度不一样，相应列宽的宽度也应该不一样。可以先调整好各列合适的宽度，以适应文字内容的多少。
例如，“性别”列，只录入一个字，男或女，所以，列宽可以相对窄一些，节省视图显示区、打印时节约用纸，环保。“民族”列也同样窄吗？要想到少数民族，来自五湖四海的少数民族同学，有的民族名称字数很多哦，列宽适当就好。“政治面貌”录入两个字，所以适当窄一些；“身份证号”是18位的数字串，所以列宽要足够宽，以便放下18位数字；“电话”多数都是手机号码，所以列宽要宽一些，以便装下11位数字；“家庭住址”是个很长的字符串，要多留一些宽度；“户籍”只填写到“省”就可以了，列宽不用太宽；“是否住宿”只填“是”或空白，列宽可以窄一些。
列宽的调整方法如图1-23所示：将鼠标放在需要改变列宽的列标右边界线上，鼠标变成水平双向箭头，此时按住左键（列标上方显示列宽的实际像素值，列标下方会出现列宽位置的虚线），左右拖动鼠标（像素值和虚线会跟着一起变化），移动列标的右侧边界，直到达到所需列宽松手。
图1-23 用鼠标改变列宽
调整后工作表的各列宽度如图1-24所示。
图1-24 调整后的各列宽度
各列的列宽调整好了，收集需要的各项数据和信息，为录入“基本信息”工作表的数据做准备。
5．收集信息（准备工作）
收集本班同学的各项个人基本信息，并记录在本、纸、纸条上，锻炼自己收集、获取、交流信息的能力。注意节省时间，加快速度，提高工作效率。
每人都要收集至少20人吗？时间来不及，不够用哦，要懂得合作与共享。小组内分工，每名小组成员收集自己和周围1～2人的信息；录入时，小组内、组与组之间互相交换记录的纸条，将自己的收集成果与他人分享。大家分工、合作、交流、共享，即可得到全班所有同学的信息。培养自己与伙伴合作的能力。
数据收集好了，开始录入吧！
6．录入内容
录入本班所有学生记录的各字段值，“学号”“入学日期”的字段值不录入，如图1-25所示。
图1-25 “基本信息”工作表的数据
提 示
1．横向录入每一行数据记录的各字段值；
2．按Tab键，向右移动活动单元格。
录入过程中可能会出现一些问题，如果遇到了，就按下面的方法操作，解决这些问题。
（1）活动单元格的移动方向 录入数据时，回车确认的同时，活动单元格向下移动，激活下一行的单元格。
按
键，活动单元格向右移动；按键盘上的方向键←↑↓→，可以控制活动单元格的移动方向；按“Shift”键与上述键组合，实现反方向移动。
（2）为单元格添加下拉列表 “基本信息”工作表中，“性别”“政治面貌”“是否住宿”字段，录入的内容是固定的值，可以添加下拉列表和选项，提高录入速度、准确性和效率。添加下拉列表方法如下。
★ 步骤1 选中“性别”下面的单元格区域，如图1-26所示。
图1-26 选中单元格区域
★ 步骤2 单击“数据”选项卡“数据工具”组的“数据有效性”按钮，如图1-27所示。
图1-27 单击“数据有效性”按钮
★ 步骤3 打开“数据有效性”对话框，如图1-28所示，在“设置”选项卡的“允许”列表中选择“序列”；在“来源”文本框中输入“男,女”【必须用英文逗号分隔】，选择“
”。
图1-28 设置“数据有效性”
★ 步骤4 单击“确定”按钮。在选择的单元格右侧会出现下拉箭头，在下拉列表中选择的选项直接输入到单元格中，如图1-29所示。
图1-29 选择要输入的选项
★ 步骤5 同样的方法，为“政治面貌”“是否住宿”添加下拉列表，如图1-30所示。
图1-30 “政治面貌”“是否住宿”下拉列表
（3）修改错误内容 录入错误时，如果还没有回车确认，可以直接在单元格内修改，也可以在编辑栏内修改；
回车确认后的错误，选中错误单元格，在编辑栏中修改；或者双击错误的单元格，在单元格内修改。
修改完成后，回车确认；或者单击编辑栏左侧的
确认，如图1-31所示。
图1-31 单元格编辑按钮
删除错误内容。单击选中单元格，单击键盘上的Delete键（删除键），可将错误内容删除。
（4）误操作或输错位置 如果操作失误，将信息录入到其他位置，则需要将内容移动到正确位置，以减少重新录入的工作和时间，采用移动单元格内容的方法来解决。移动单元格内容操作方法如下。
◆ 操作方法1 单击错位单元格，例如：选中
→鼠标放在选中单元格的任意边框线上，鼠标变成十字双向箭头
→按住鼠标左键→拖动到正确位置，即可移动单元格内容。
◆ 操作方法2 先将选定的单元格内容剪切（单击剪切按钮
或按Ctrl+X键），再单击需要移动到的目标单元格位置，把内容粘贴到目标单元格位置（单击粘贴按钮
或按Ctrl+V键）。
（5）复制相同内容 如果遇到相同的文字内容，为减少重复录入的工作和时间，可以采用复制单元格内容的方法来快速解决。复制单元格内容的操作方法如下。
◆ 操作方法1 选中需要复制的单元格→按住Ctrl键，同时在选中单元格的任意边框线上按鼠标左键
→拖动到目标位置，即可复制单元格内容。例如：“民族”字段中的内容可以复制。
◆ 操作方法2 选中需要复制的单元格，将鼠标放在选中的单元格边框线上，鼠标变成十字双向箭头，按住鼠标右键拖动鼠标，当虚线框到达目标位置时，松开鼠标右键，在打开的菜单中选择“复制到此位置”，选定的单元格内容即被复制到目标位置。
◆ 操作方法3 先将选定的单元格内容复制到剪贴板（单击复制按钮
或按Ctrl+C键），再单击需要复制到的目标单元格位置，把剪贴板上的文字粘贴到目标位置（单击粘贴按钮或按Ctrl+V键）。
（6）撤销与恢复 在录入数据或编辑时，往往会出现各种误操作，此时不用慌乱，可以使用撤销与恢复功能来挽救。
①撤销操作 如果要对操作进行撤销，则单击“快速访问工具栏”
中的“撤销”按钮
，执行一步撤销操作。可以多次单击该按钮执行多次撤销操作。
②恢复操作 对于执行过撤销操作的文档，还可以对其执行恢复操作，单击“快速访问工具栏”中的“恢复”按钮
，执行一步恢复操作。可以多次单击该按钮执行多次恢复操作。
如果还想再补充其他的字段，就需要在工作表中的某位置插入列；如果还想在表中间某位置添加一个学生的记录，就需要在工作表中插入行；录入对应数据即可。
（7）插入行、列、单元格
①插入行 选中某单元格，单击“开始”选项卡中“单元格”组的“插入”按钮，在打开的菜单中选择“插入工作表行”，如图1-32所示，插入的新行在选中位置的上方。
图1-32 插入行、列、单元格
②插入列：方法同①，在打开的菜单中选择“插入工作表列”，插入的新列在选中位置的左侧。
③插入单元格：方法同①，在打开的菜单中选择“插入单元格”，插入的新单元格有四种选择，如图1-33所示，根据需要选择即可，插入的新单元格在选中的相应位置。
图1-33 插入单元格位置选择
（8）删除行、列、单元格 选中不需要的行、列、单元格，单击“开始”选项卡“单元格”组的“删除”按钮，在打开的菜单中选择需要的删除命令即可删除，如图1-34所示。
图1-34 删除命令列表
（9）录入“出生日期”，设置日期的显示格式 录入“出生日期”时，用“2000/6/21”格式录入，系统能自动识别出日期类型
；不能用“，”或“．”“、”来分隔或代替“年”“月”。
日期型数据既可以显示为完整的长日期格式“2000年6月21日”，也可以显示为简单的短日期格式“2000/6/21”，可以改变单元格的数字格式来设置不同的显示方式。
◆ 操作方法1 选中需要设置日期的单元格，在“开始”选项卡的“数字”组中，单击数字格式“日期”按钮的右箭头，在列表中有“长日期”和“短日期”两个选项，根据需要设置不同的日期格式，如图1-35所示。同一张工作表中，所有的日期型数据的格式应保持一致。
图1-35 设置日期型数据的格式
◆ 操作方法2 选中需要设置日期的单元格，在“开始”选项卡中，单击“数字”组的对话框按钮，打开图1-36所示的“设置单元格格式”对话框，在“数字”选项卡的左侧“分类”列表中选择“日期”，在右边的“类型”列表中有多种日期格式，根据需要设置或选择日期格式。
图1-36 在“设置单元格格式”对话框中设置日期格式
（10）单元格内出现
出现情况，是因为日期型数据或数值型数据的单元格列宽太小，不能完全显示日期型/数值型数据，所以出现符号。怎么解决？别急，很好解决。
①只要将这一列的列宽调整得宽一些，足够显示日期型/数值型数据的所有内容，就自然消失了。
②或者选中有符号的一列，单击“开始”选项卡“单元格”组的“格式”按钮，选择“自动调整列宽”命令， 就自己消失了。
③或者，选中有符号的单元格，将字号调小，让数据完全、完整显示，就消失了。
（11）录入“身份证号码”等长数字串 在Excel工作表中录入数字时，如电话号码、身份证号码、银行卡号等号码类数字，如果数字长度超过了11位，单元格中的数字将会自动以科学计数的形式显示，如
；当数字超过了15位，如
，则多于15位的数字都会当作0处理，无法还原为原数字。
解决方法：先将这些数据单元格的数字格式设为“文本”，如图1-37所示，调整足够的列宽，再录入长数字串，或0开头的数字。录入完成，单元格的左上角出现绿色小三角的文本格式标记。
图1-37 设置单元格的数字格式为“文本”
提 示
身份证号码、电话号码、银行卡号的快速录入文本方法（数字以文本形式录入）：英文输入法状态下，先输入单引号’ 再输入长数字，如
，Excel会将数字作为文本处理，并使之左对齐。单元格的左上角出现绿色小三角的文本格式标记
。
（12）“冻结窗格”固定表头行、姓名列 如果工作表数据较多，当前窗口中无法显示所有数据，在录入数据或查询时，表头会随着滚动条的移动而消失，录入或查询数据时极为不方便。
Excel提供了“冻结窗格”的功能解决这个问题。
★ 步骤1 选中表头下面、姓名右侧的单元格C4。
★ 步骤2 单击“视图”选项卡“窗口”组的“冻结窗格”按钮，选择“冻结拆分窗格”，如图1-38所示。
图1-38 冻结拆分窗格
★ 步骤3 冻结窗格后，固定了表头行、姓名列，如图1-39所示。移动垂直滚动条和水平滚动条时，表头所在的行、姓名所在的列，将不再滚动，数据可以与它们一一对应地显示出来，方便录入与查询。
图1-39 固定表头行、姓名列
★ 步骤4 撤销冻结。录入与查询完成后，单击“视图”选项卡“窗口”组的“冻结窗格”按钮，选择“取消冻结窗格”，撤销冻结，恢复原来工作表状态。
（13）隐藏列、行 如果工作表中的字段很多，而需要对比的两列相距较远，对比或查询很不方便。Excel提供了隐藏行、列的功能来解决这个问题。
★ 步骤5 选中要隐藏的C～G列。
★ 步骤6 右击列标，选择“隐藏”，选中的列即被隐藏，效果如图1-40所示，B列后面显示H列，“姓名”和“本人电话”之间的C～G列被隐藏，学生的电话号码就很方便查询，不会出错，不会看错行。
图1-40 隐藏列的效果
★ 步骤7 撤销隐藏。选中要显示的列两边的相邻列，如图1-40中的B列和H列，右击列标，选择“取消隐藏”，被隐藏的列显示出来。隐藏行的方法同理。