第2章 Office 2019的操作界面

想要提高办公效率，熟悉Office的操作界面是必不可少的。Office 2019三款常用办公组件的界面与老版本相比，更加人性化，可以更好地协助用户完成日常工作。其界面的显示方式，选项卡、功能区中的功能按钮的位置，也可根据需要随意变化。例如可以隐藏功能区，或者增加“快速访问工作栏”中的快捷按钮，还可以自定义功能区，增加选项卡，将自己最常用的命令集中管理。

Office 2019与Office 2016界面布局颇为相似，都是采用功能区的用户界面模式。这种界面模式界面简洁明快，用户操作起来也简单快捷，本章将对功能区的界面布局、功能区的设置以及快速访问工具栏的设置进行介绍。

·认识Office 2019的功能区

·设置快速访问工具栏

·设置功能区

2.1 认识Office 2019的功能区

Office功能区旨在帮用户快速找到各个操作命令，使任务完成得更加轻松、快捷和高效。下面我们以Word 2019为例对Office 2019操作功能区的构成进行介绍。

2.1.1 功能区介绍

功能区位于Office组件窗口顶端的带状区域，它包含用户使用Office程序时需要的几乎所有功能。例如，Word 2019有开始、插入、设计、布局、引用、邮件、审阅、视图、帮助9个选项卡，如图2-1所示。

·“开始”选项卡：包括剪贴板、字体、段落、样式和编辑5个选项组，该功能区主要用于帮助用户对Word 2019文档进行文字编辑和格式设置，是用户最常用的选项卡。

·“插入”选项卡：包括页面、表格、插图、加载项、媒体、链接、批注、页眉和页脚、文本和符号10个选项组，主要用于在Word 2019文档中插入各种元素。

·“设计”选项卡：包括文档格式和页面背景2个选项组，主要用于文档格式以及页面背景的设置。

·“布局”选项卡：包括页面设置、稿纸、段落和排列4个选项组，用于帮助用户设置Word 2019文档页面样式。

·“引用”选项卡：包括目录、脚注、信息检索、引文与书目、题注、索引和引文目录7个选项组，用于实现在Word 2019文档中插入目录等比较高级的功能。

·“邮件”选项卡：包括创建、开始邮件合并、编写和插入域、预览结果和完成5个选项组，该选项卡的作用比较专一，专门用于在Word 2019文档中进行邮件合并方面的操作。

·“审阅”选项卡：包括校对、语言、辅助功能、语言、中文简繁转换、批注、修订、更改、比较、保护、墨迹和OneNote12个选项组，主要用于对Word 2019文档进行校对和修订等操作，适用于多人协作处理Word 2019长文档。

·“视图”选项卡：包括视图、沉浸式、页面移动、显示、显示比例、窗口、宏和SharePoint8个选项组，主要用于帮助用户设置Word 2019操作窗口的视图类型等。

·“帮助”选项卡：主要用于为用户提供在使用Word 2019过程中遇到的问题的解决方法。

2.1.2 “文件”选项卡

在Word 2019中，“文件”按钮位于Word 2019窗口的左上角。单击“文件”按钮可以打开“文件”窗口，包括“信息”“新建”“打开”“保存”“另存为”“打印”“共享”“导出”“关闭”“账户”“反馈”和“选项”等选项卡，如图2-2所示。

“文件”窗口分为3个窗格。左侧窗格为命令选项区，该窗格内列出了与文档有关的操作命令选项，在这个区域选择某个选项后，中间窗格将显示该类命令选项的可用命令按钮。在中间窗格选择某个命令选项后，右侧窗格将显示其下级命令按钮或操作选项。同时，右侧窗格也可以显示与文档有关的信息，如文档属性信息、打印预览或预览模板文档内容等。

2.1.3 快速访问工具栏

默认状态下，快速访问工具栏位于程序主界面的左上角，如图2-3所示。快速访问工具栏中包含了一组独立的命令按钮，单击这些按钮，能够快速实现某些操作。

2.1.4 标题栏和状态栏

标题栏和状态栏是Windows操作系统下应用程序界面必备的组成部分，在Office 2019中仍得以保留。

标题栏位于程序界面的顶端，用于显示当前应用程序的名称和正在编辑的演示文稿名称。标题栏右侧有4个控制按钮，最左侧为功能区显示选项按钮，右侧3个用来实现程序窗口的最小化、最大化（或还原）和关闭操作，如图2-4所示。

状态栏位于Office 2019应用程序窗口的最底部，通常会显示当前页码、全部页码、字数统计、视图类型、显示比例等信息，如图2-5所示。

如果需要改变状态栏的显示信息，在状态栏空白处单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择需要显示的信息，例如“行号”，即可在状态栏内看到行号信息，如图2-6所示。

2.2 设置快速访问工具栏

Office 2019的快速访问工具栏位于程序主界面标题栏左侧的区域，该区域可以放置一些常用的操作命令按钮。下面以Word 2019为例来详细介绍快速访问工具栏的设置方法。

2.2.1 调整顺序

步骤1：打开Office 2019应用程序，单击“文件”按钮，在左侧的命令窗格内单击“选项”按钮，如图2-7所示。

步骤2：弹出“Word选项”对话框，在左侧的命令窗格内单击“快速访问工具栏”按钮，然后在右侧的“自定义快速访问工具栏”列表内单击选中需要调整顺序的命令按钮，例如“打开”，然后单击单击列表框右侧的“上移”或“下移”按钮，即可调整其顺序。调整完成后单击“确定”按钮即可，如图2-8所示。

步骤3：返回Word 2019程序主界面，即可在快速访问工具栏内看到“打开”按钮的位置已发生变化，如图2-9所示。这里，快速访问工具栏中的按钮会按照列表中由上到下的顺序从左向右排列。

2.2.2 改变快速访问工具栏的位置

Office 2019快速访问工具栏的默认位置是在功能区上方，为了方便用户操作，Office 2019允许用户更改快速访问工具栏在主界面中的位置，可以将快速访问工具栏放在功能区下方。下面介绍一下详细的操作步骤。

步骤1：在Office 2019程序窗口内单击“自定义快速访问工具栏”按钮，然后在展开的菜单列表内单击“在功能区下方显示”按钮，如图2-10所示。

步骤2：此时，即可看到快速访问工具栏被放置到功能区的下方，如图2-11所示。

2.2.3 增删快捷按钮

为方便操作，用户可以将使用频率较高的命令按钮添加到快速访问工具栏，将使用频率较低的命令按钮从快速访问工具栏内删除。下面来详细介绍在快速访问工具栏中增删命令按钮的方法。

1. 添加命令到快速访问工具栏

方法一：单击“自定义快速访问工具栏”按钮，在展开的菜单列表内单击选择需要添加到快速访问工具栏中的命令，即可将该命令按钮添加到快速访问工具栏，如图2-12所示。

方法二：在功能区内选择要添加到快速访问工具栏的命令，右键单击，然后在弹出的快捷菜单内选择“添加到快速访问工具栏”选项，即可将该命令按钮添加到快速访问工具栏，如图2-13所示。

2. 删除快速访问工具栏的命令

方法一：单击“自定义快速访问工具栏”按钮，在展开的菜单列表内单击需要从快速访问工具栏删除的命令，即可将该命令按钮从快速访问工具栏删除，如图2-14所示。

方法二：在快速访问工具栏内右键单击要删除的命令，然后在弹出的快捷菜单内选择“从快速访问工具栏删除”选项，即可将该命令从快速访问工具栏删除，如图2-15所示。

2.2.4 批量增删快捷按钮

上面介绍了向快速访问工具栏中添加单个命令的方法，但是当想要添加或删除多个命令时，一个一个地添加过于麻烦，Office也为用户提供了一次性向快速访问工具栏中添加或删除多个命令的方法，下面以Word 2019为例介绍一下向快速访问工具栏中批量添加和删除命令按钮的操作方法。

步骤1：单击快速访问工具栏右侧的“自定义快速访问工具栏”按钮，然后在展开的菜单列表内选择“其他命令”选项，如图2-16所示。

步骤2：弹出“Word选项”对话框，在“从下列位置选择命令”列表内选择需要添加到快速访问工具栏的命令，单击“添加”按钮，即可将该命令添加到“自定义快速访问工具栏”列表中。需要的命令按钮添加完成后，单击“确定”按钮即可将它们添加到快速访问工具栏中，如图2-17所示。

步骤3：要删除快速访问工具栏中的命令时，在“自定义快速访问工具栏”列表内选择不需要的命令按钮，单击“删除”按钮即可将这些命令从列表中删除，如图2-18所示。单击“确定”按钮，这些从列表中删除的命令按钮也将从快速访问工具栏中消失。

2.3 设置功能区

在Office 2019的程序窗口中，上方看起来像菜单的名称其实是功能区的名称。单击这些名称并不会打开菜单，而是切换至与之对应的功能区面板。每个功能区根据功能的不同又分为若干个组，最常用的命令放到了最醒目的位置，使操作更为方便。

2.3.1 设置功能区屏幕提示

Office 2019为用户提供了屏幕提示功能，方便用户在使用时查看功能区中各个命令按钮的功能。将鼠标悬停于功能区的某个按钮上，即可显示该按钮的有关操作信息，包括按钮名称、功能介绍等。这个屏幕提示是可以设置其显示或隐藏的，下面以Word 2019为例介绍一下详细的操作方法。

步骤1：将鼠标悬停于功能区的某个按钮上，即可显示该按钮的功能技巧点拨信息，如图2-19所示。

步骤2：单击“文件”按钮，选择“选项”选项，打开“Word选项”对话框。在左侧的选项窗格内单击“常规”按钮，然后在“用户界面选项”窗格内单击“屏幕提示样式”右侧的下拉列表，选择“不在屏幕提示中显示功能说明”选项，单击“确定”按钮，如图2-20所示。

步骤3：返回至Word 2019的程序主界面，将鼠标悬停于功能区的某个按钮上，只显示按钮名称，如图2-21所示。

步骤4：单击“屏幕提示样式”右侧的下拉列表，选择“不显示屏幕提示”选项，单击“确定”按钮，如图2-22所示。

步骤5：返回至Word 2019的程序主界面，将鼠标悬停于功能区的某个按钮上，按钮名称和功能说明都不再显示，如图2-23所示。

2.3.2 自定义功能区

自定义功能区是指对功能区的选项卡、组和命令按钮进行自定义、添加或删除。通过自定义功能区，用户可以在用户界面增加新的选项卡与功能组，并将一些自己常用的功能命令放在一个选项卡或组内集中管理。下面以Word 2019自定义功能区为例进行介绍。

步骤1：打开Word 2019，单击“文件”按钮，选择“选项”选项，打开“Word选项”对话框。在左侧的选项窗格内单击“自定义功能区”按钮，如果要新建选项卡，单击对话框右下方的“新建选项卡”按钮，此时即可在“自定义功能区”列表框内看到新建的选项卡，选项卡下还包括一个新建组，如图2-24所示。

步骤2：选中新建的自定义选项卡，单击“重命名”按钮，弹出“重命名”对话框。在“显示名称”文本框内输入选项卡名称，然后单击“确定”按钮，如图2-25所示。

步骤3：选中新建的自定义组，单击“重命名”按钮，弹出“重命名”对话框。在“显示名称”文本框内输入组名称，然后单击“确定”按钮，如图2-26所示。

步骤4：向自定义的功能组中添加命令。在“从下列位置选择命令”列表框内选择需要的命令，单击“添加”按钮即可将该命令添加到右侧的自定义组中，如图2-27所示。

步骤5：选中新添加的命令按钮，单击“重命名”按钮，打开“重命名”对话框，用户还可以为该命令按钮设置新的符号。在“符号”窗格内选择合适的符号，单击“确定”按钮，如图2-28所示。

步骤6：返回“Word选项”对话框，新建的自定义选项卡、组、命令按钮等设置完成后，单击“确定”按钮即可，如图2-29所示。

步骤7：返回Word 2019程序主界面，即可看到功能区内新增了一个选项卡，切换至“我的选项卡”，即可在“我的组”内看到添加的命令按钮，如图2-30所示。

2.3.3 隐藏或显示功能区

为了查阅时能够一目了然，并使Office界面显示更多的文档内容，用户可根据个人需要将Office界面上方的功能区和命令暂时隐藏，方便对Office文档的查阅。下面以Word 2019为例来详细介绍一下隐藏或显示功能区和命令的几种方法：

方法一：Word 2019为实现功能区的快速最小化提供了一个“折叠功能区”按钮，单击该按钮，即可将功能区隐藏起来，如图2-31所示。当用户需要再次显示功能区时，单击“功能区显示选项”按钮，然后在弹出的菜单列表内选择“显示选项卡和命令”选项，即可将功能区再次显示出来，如图2-32所示。

方法二：右键单击功能区内的任意命令按钮，然后在弹出的快捷菜单内选择“折叠功能区”命令，即可将功能区隐藏起来，如图2-33所示。当用户需要再次显示功能区时，右键单击功能区内的任意选项卡，然后在弹出的快捷菜单内选择“折叠功能区”选项，即可取消其前面的“√”标志，功能区即可重新显示，如图2-34所示。

方法三：在任意选项卡上双击鼠标左键，即可将功能区隐藏起来；再次双击鼠标左键，即可将功能区显示出来。

2.3.4 将当前功能区设置应用到其他计算机

设置功能区，使其布局符合自己的操作习惯，能够有效地提高工作效率。Office 2019允许用户将功能区和快速访问工具栏的配置以文件的形式导出。当在其他计算机上使用Office程序时，只要将这个配置文件导入，即可获得与自己操作习惯一致的操作界面。下面以Word 2019的操作为例，来介绍一下保存界面布局的操作方法。

步骤1：打开“Word选项”对话框，切换至“自定义功能区”选项卡，然后单击对话框右下方的“导入/导出”按钮，在展开的菜单列表内选择“导出所有自定义设置”命令，如图2-35所示。

步骤2：弹出“保存文件”对话框，定位至需要保存自定义设置的位置，在“文件名”文本框内输入文件名。完成设置后单击“确定”按钮即可保存文件，如图2-36所示。此时，当前功能区和快速访问工具栏的设置都将保存在这个配置文件中，在其他机器上只需要导入该配置文件，即可获得相同的功能区和快速访问工具栏。