2.1 会务前的准备工作
会议是否能够举办成功很大程度上取决于会前准备工作是否到位，会前的准备工作包括：制定会议预算、会议通知、会议议题、会议议程、会议日程、会议邀请函、会议回执与应急方案等。每一个具体环节都要求细致谨慎，并且应遵守一定的会议策划要求。
2.1.1 制定会议预算
凡事预则立，不预则废。会务前的准备工作就是为会议的举办做铺垫。制定会议预算就是一项重要的会前准备工作。制定会议预算的依据是上一年度类似会议的费用支出以及本次会议的会务内容。会议预算做得好，能够有效地避免会务资金紧张或者浪费的现象。
1. 会议预算项目
会议预算项目一般包括会议场地设备费用、住宿费用、餐饮费用、交通费用与人工成本等，如表2-1所示。
表2-1 会议费用预算内容
2. 会议预算的注意事项
在制定会议预算的过程中有三个方面需要注意。
（1）住宿费用
由于酒店除了对入住客人提供住宿等条件外，还会有诸如长途通信、水果酸奶、洗衣等额外服务，因此，会议主办方提供住宿应与酒店协商不提供其他额外服务项目，以免住宿预算超支。
（2）餐饮费用
对于会议早餐通常会选择酒店自助餐，特别要注意的是预估就餐人数与实际人数最好不要相差15%，因为一旦相差太大，酒店会按照预订人数准备早餐而非按实际人数收取早餐费用。做好预估，能够节省一笔早餐会议开销。
（3）酒店酒水服务
对于晚餐，酒店一般会提供酒水服务，如果自带酒水，通常会在基本消费的基础之上再加收一定的服务费，服务费的标准比例不同酒店会不同，一般为15%，这一部分费用也要在预算时加以考虑。
在制定和执行会议预算的过程中，会议的每一步骤和环节应严格按预算执行，同时应允许会议过程中出现适度偏差。会议中的预算偏差一般应控制在会议总预算的15%左右为宜，并且要及时将变动预算记录下来，以便以后作为调整会议预算编制的依据。会议费用在使用过程中，要防止出现超支以及挪用的现象。
2.1.2 制定会议通知
在举办会议前，主办方事先要制定会议通知。会议通知的作用在于向参加会议的单位和个人发出邀请并告知相关会议信息。
1. 会议通知的内容
通常情况下，会议通知的具体内容包括七部分。
会议的背景、目的和名称。会议名称在会议通知里首次提到一定要用全称，后面可用简称。- 会议时间。会议时间在会议通知中通常包括三个时间，分别是会议报到注册时间、会议召开时间和会议结束时间。
- 会议地点。会议地点应当具体到城市的哪个区、街道或者路、会场、楼层、会议室房间号等。
- 会议的主办方及组织机构。如果有其他单位协作办会，要写明协作单位。对于办会期间成立的筹备委员会、组织委员会以及学术委员会等要写明组成人员的具体情况。
- 会议参加对象。会议通知中应当列明参加会议人员的条件，如职务、年龄及所在行业等。对于规模有要求的会议，还应当对参加会议的各单位人数予以限定。对于专题工作会议，参会对象一般为各级分管领导。
- 会议联系方式。在会议通知里应当列明主办方和筹备组成员的固定电话及主要负责联络人的手机号码。
- 会议的其他事项。会议通知里的其他事项通常包括会议注册费用如何缴纳，开具发票的情况，参会回执的截止时间，会议报告或论文的提交方式及时间，午餐、住宿及交通费说明等。
2. 会议通知的规范
会议通知的正文书写规范一般包括标题、正文和落款三个部分。下面以一篇会议通知为例，说明如何书写一篇合格的会议通知。
范例
东方集团公司关于召开2017年度优秀员工表彰大会的通知
集团公司所属各单位：
为了对集团优秀员工进行表彰总结，进一步发挥优秀员工的模范带头作用，经集团公司领导班子决定，召开东方集团公司2017年度优秀员工表彰大会。现将有关事宜通知如下：
一、会议内容：对集团所属各公司的优秀员工进行表彰奖励，并对集团2017年度工作进行总结分析。
二、参会人员：集团公司所属各部门代表（各部门选派两名代表参会），以及集团优秀员工。
三、会议时间、地点：2017年1月16日，集团公司五层会议中心（510室）。
四、要求：请参会代表佩戴参会人名牌，着正装出席。
五、联系方式：高鑫 010-43243236。
东方集团公司办公室
2017年1月6日
会议通知的标题一般格式为《××（会议主办方）关于召开（或举办）××会议的通知》。如果出现会议是由多个主办方联合主办的情况，或者其他情况，会议通知可简化为《关于召开（或举办）××会议的通知》。
会议通知正文部分首先要写明会议的背景以及会议目的。正文主体部分要用小序号列明会议通知的具体事项。正文结尾要写明会议联系人及其联系方式。
会议通知落款要写明会议主办方和发文日期，另外还要在主办方处盖上公章。
2.1.3 制定会议议题、会议议程、会议日程
1. 会议议题
一个会议是否能吸引人来参加在很大程度上取决于是否确定了一个好的会议议题。会议议题必须具备四个特点：必要性、重要性、明确性与可行性。会议议题应当集中简单，不能过于分散；会议议题要避免把不同范围的议题放在同一个议题中；会议议题应当将社会需求、行业需求和单位需求通盘考虑。
通常情况下，会议议题是由单位领导根据工作需要制定的。除此之外，也有先由单位秘书进行相关的调查研究，按照所需议题的轻重缓急整理成相应的书面材料，再由领导审阅。对于代表大会这种会议，会议议题通常由参会代表先提出，并交到秘书处汇总，秘书处汇总之后，统一提交“提案审查委员会”商讨，只有“审议通过”的议题才能被正式列入会议议题。
会议议题的制定要满足三个方面的条件：（1）有一定的事实依据；（2）会议议题应当紧密联系本单位的工作实际；（3）会议议题要有明确的目标。
制定会议议题要把握三个原则：（1）要将组织者的愿望反映在其中，说明一定的会议目的；（2）会议议题必须让绝大多数参会者能够接受；（3）会议议题要带有一定的社会性，要被社会认可，避免非法议题。
在制定会议议题的时候，要注意的是如果一个会议有若干会议议题，必须把最重要的议题放在最前面，避免将重要议题放在后面，出现由于参会者的疲劳导致重要议题被搁浅的现象。
2. 会议议程和会议日程
图2-1 会议议程流程图
确定了会议议题之后，就要制作会议日程安排。会议日程的制定要把握一个总体原则，保证会议在最佳时间召开，按其重要程度依次排列。通常情况下，在一天当中，上午九点到十一点、下午两点到四点是人精力最集中的时刻。因此，应当将全体人员出席的会议安排在上午，分组讨论会议安排在下午，晚上可以适当安排晚宴和一些娱乐活动。
在制定会议日程之前应当先制作会议议程。会议议程是对会议内容的简单排序，而会议日程是会议议程的具体安排。一般来说，会议议程一旦制定不允许修改，而会议日程在时间、地点与参会者等方面可做调整。要遵循制定会议议程在先、会议日程在后的顺序。会议日程是会议议程的具体体现。
会议议程通常情况下的安排顺序，如图2-1所示。
会议议程和会议日程都需要经过单位领导审批后，方可对外发布。以下是东方公司举办的第五届新产品展销会会议日程，如表2-2所示。会议议程和日程都需要在会前发布，通常为会前至少一周通过公司邮箱或者OA系统通知员工。
表2-2 东方公司第五届新产品展销会日程表
2.1.4 制作会议邀请函，统计会议回执信息
1. 会议邀请函
会议邀请函适用的会议范畴包括学会研讨会、贸易洽谈会、产品发布会以及咨询论证会等。由于有些会议不负担参会者往返的路费，特别是外省参会者通常需要用会议邀请函回单位报销差旅费，因此，会议主办者制作会议邀请函是十分必要的。
会议邀请函通常包括四部分内容：（1）会议名称、目的以及会议背景；（2）会议主办单位；（3）会议时间、地点以及会议内容；（4）会议的联系方式以及其他说明。
会议的邀请函的结构通常由标题、称呼、正文、落款以及成文时间五个部分构成。会议邀请函的标题要包括两个要素，一是会议名称，二是“邀请函”三个字。
会议邀请函的称呼一般有三种情况。第一种情况是发给单位的邀请函，称呼应当用对方单位的名称；第二种情况是发给个人的邀请函，通常要写“尊敬的××”，后缀可添加“先生、女士”等词；第三种情况是公开发布的邀请函，没有特定的邀请对象，则用“敬启者”称呼。
会议邀请函的落款要写明主办单位的全称，并且要加盖相应的公章。成文时间应当具体到日。
以下为会议邀请函的一般格式范本。
范例
东方公司年度总结会议邀请函
尊敬的××（女士／先生）：
为了提高2017年度公司的内部运营管理能力及应对外部市场环境变化的能力，我公司拟定于2017年1月20日在公司总部五层会议室召开2016年度工作总结大会，欢迎集团下属各单位领导前来参加。
组委会联系方式：
联系人：王莹
邮箱：etddf@dongfang.com
电话：010-45323449
传真：010-45323447
东方集团公司
2017年1月17日
2. 会议回执
在发出会议通知后，通常后面要附有会议回执。会议回执对于会务工作有着至关重要的作用。会议主办方可以根据会议回执的情况进行相应的统计，明确参会的人数以及参会者的预计到达时间，进而对酒店的餐饮和住宿进行合理的安排。会议回执的内容通常包括四个方面：参会者的姓名、联系方式、所在单位、是否协调安排住宿等。会议回执的通用格式，如表2-3所示。
表2-3 “东方公司2016年度总结大会”参会回执
制作会议回执时需要留出备注栏，对参会者的特殊要求进行考虑，例如：随行家属、饮食习惯以及交通代理等。对于参会者特殊要求的知悉，有利于更好地统筹安排，并提高会务服务水平。
2.1.5 制定会议应急方案
为了更好地应对会议中的各种突发情况，制定会议应急方案是十分有必要的。会议主办方应当成立会议安全防治小组，全权负责会议期间的安全工作，包括安保和应急措施等。
会议应急方案通常包括四个方面的内容：紧急医疗、餐饮安全、火灾地震以及抢劫偷盗等。
1. 紧急医疗
紧急医疗应当成立相应的紧急医疗系统，包括会场医务室或者酒店紧急救护系统。在会议宣传册上应当标明会场医务室所在位置以及紧急事件联络电话号码。对于大型会议，会议安全防治小组应当备有相应的医疗用品，例如绷带、氧气筒或者阿司匹林等紧急常用药品。对于在酒店举办的会议，应当在会议宣传册上对酒店的绿色通道给予标注。要有医务人员值班，并且安排好相应的应急车辆。
2. 餐饮安全
对于大型会议，餐饮安全是主办方应当特别考虑的问题。会议主办方可根据历年会议主办合作餐饮企业的情况，慎重选择食品质量好、信誉度高的餐饮企业进行合作。对于在酒店举办会议的，要提前对酒店的就餐环境和安全问题进行考察，并提出相关要求，确保会议期间参会人员的饮食安全，防止参会人员就餐发生食物中毒现象。
3. 火灾地震
另外，会议主办方的安全治安小组应在会议前对会场的防火情况进行考察，主要包括会场是否有火灾烟雾报警器、消防设备是否超过使用期限、安全通道是否有标识等。会议期间可以印制会议防火手册，放在参会者的手提袋中供参会者参阅。
4. 抢劫偷盗
会议期间的安保工作看似简单，但却非常重要。作为会议秘书，要在会前提醒会议安保小组加强安全检查，必要时可进行安保演练。会议期间应当加强会议的安保工作，避免在会议期间出现偷盗的情况。一方面，主办方应当加强会议期间的巡逻；另一方面可书面通知参会者避免携带贵重物品参会，这样就可以避免发生会议期间参会者财务损失的情况。