3.4　地方政府数字档案集中管理模式的类型

3.4.1　数字档案管理业务集中的可能性

理论上讲，任何数字档案管理业务都可能集中管理。然而在实践中，要将某项（些）数字档案管理业务集中，还需要分析这项（些）业务是否具备集中的可能性，集中的好处是否明显。一般来讲，只有具备如下特点的数字档案管理业务才可能集中。

1.同质性较强

所谓同质性较强，是指各单位的业务方法是统一的，或者是类似的。而个性化、差异化较大的工作就不适合集中开展。以归档管理为例，制定文件（档案）分类方案、判断文件（档案）的类别、制定文件保管期限与处置表、划分和调整文件保管期限等工作需要结合各单位实际的业务，有时还需要经过单位内部不同处室的流程审批，一般还是适合由各单位自行完成，不适合委托给其他单位来开展。而诸如存储、备份、销毁、打印、系统采购、系统维护等业务，方法比较固定，单位和单位之间的要求差异化不大，相对更适合集中化。这是集中管理最为关键的一个要求。

2.方法相对成熟、明确

适合集中开展的业务，需要采用相对成熟的技术或者方法，这些方法要获得各单位的支持和确认，尽量降低风险集中发生的可能性。在数字档案集中管理的一些新领域，如长期保存，某些方法可能尚不够成熟，这时尤其需要评估其实施风险。

3.有较大的资源投入

适合集中开展的业务，往往需要专门的资源投入，比如人力资源、设备资源、系统资源甚至是电力资源。在这些资源中，格外需要引起我们重视的是人力资源，即专业的技能要求。只有当某单位开展某项工作感觉资源紧张时，才会推动、支持该项工作的跨机构集中。

4.责任切分相对清晰

随着业务的集中，相关的责任分配也会发生一定的转移，法律法规对责权关系的界定相对明确的业务，其集中化的可能性更大一些。比如在面向用户提供集中利用服务时，从责任的角度来看，应该是集中管理单位受立档单位委托而展开利用服务。用户是否有权利利用相关信息，应该得到立档单位的许可，而信息是否及时有效提供，则由集中管理单位负责。