3.2.1　电子文件中心项目建设模式研究

3.2.1.1　我国电子文件中心的发展

我国的电子文件中心通常是地方档案部门（局/馆）的一个信息化建设项目，也可能是以成立新机构的方式来运行这个项目。该项目的主要目的是对某行政区划内政府机关电子文件予以集中管理或服务。电子文件中心建设始于21世纪初，作为地方政府电子文件集中管理的一个解决方案，其普及速度非常快。短短十多年的时间，其建设就经历了三个发展阶段。[2]

1.起步阶段

起步阶段的时间跨度是从21世纪初到2007年，标志性事件是有关地方启动和开展名为“电子文件中心”的建设项目。尽管同类的实践项目早于2004年底，比如2004年4月青岛市数字文件中心建设完成并正式投入运行，12月通过鉴定验收[3]；但是我国档案学界习惯于将2004年底江苏省常州市电子文件中心的启动视作我国电子文件中心建设的起点，它随后带动了全国电子文件中心的快速发展。2005年1月，苏州“张家港市电子文件中心”开通[4]；2005年10月，第一个省级电子文件中心——安徽电子文件中心启动[5]；2005年12月，天津开发区电子文件处理中心通过鉴定[6]；2006年4月24日，南宁市电子文件中心系统首次向公众开放“文件档案查询”功能[7]。可以说电子文件中心发展的速度非常快。

2.高潮阶段

从2007年到2009年，电子文件中心的发展进入高潮阶段，标志性事件是全国各地大规模涌现“电子文件中心”建设项目。2007年4月26日至27日，国家档案局在江苏、安徽两省召开了全国电子文件中心建设经验交流会。此次会议经中共中央办公厅批准召开，重点研究全国电子文件中心建设情况。与会代表实地考察了江苏省常州市、张家港市、江阴市和安徽省开展电子文件中心建设的情况，听取了天津市、上海市、江苏省、安徽省、山东省、广东省、四川省、陕西省八个省市档案部门开展电子文件中心建设和电子文件管理工作的经验。[8]参会的各地方档案部门回到当地之后，贯彻落实会议精神，开展本地电子文件中心建设。

3.全面发展阶段

2009年底，时任国家档案局局长杨冬权在全国档案馆工作会议上的讲话明确指出：“努力把各级国家档案馆建设成为档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心‘五位一体’的公共档案馆，实现档案馆事业的跨越式发展。”[9]自此，电子文件中心建设成为各级综合档案馆的基本任务，我国电子文件中心建设工作进入了全面发展的阶段。

3.2.1.2　电子文件中心的发展动力

电子文件中心是我国特殊管理背景下的产物，其诞生有三大动因。

1.公开现行文件的需求

1998年深圳市档案馆以“文档资料中心”的设置首开现行文件服务，为档案部门担此职责积累了实践经验。[10]在政务信息公开的巨大推动力下，2004年底，全国千余家档案馆都已开展了此项服务。[11]信息时代，政府文件大多以电子形式产生、处理和发布。档案部门如果要成为政务信息公开的统一窗口，那么统一收集、管理政府机关的电子文件可以为之提供坚实的材料基础。很多电子文件中心最主要的运行任务锁定在信息公开上，以致一些学者认为我国电子文件中心的实质乃现行电子文件中心，是政务工作的附属和延伸，其实质是网上的“现行文件阅览室”。[12]

2.集约化管理电子文件的需求

集约化管理电子文件的需求也可以理解为发挥电子文件管理工作规模效益的要求。“IT黑洞”以鲜明、形象化的比喻告诉人们：信息化投入将是一个持续不断的过程，而如何提高产出将是隐匿在信息化华丽外衣下的严峻挑战。小而全的机关档案室，即便只是管理着纸质文档，其人员、场所、经费等方面的投入，在不少地方也是捉襟见肘，难以为继。管理电子文件所需的软硬件购置、维护、升级的持续投入，放大了积存的不和谐。电子文件中心只需一套软硬件设施和一班人马，便可完成原来几十上百家机关档案室的大部分工作，并可在积聚的文档信息的基础上进行种种增值开发与服务。集约是降低信息化建设成本的有效路径。

3.永久保存电子文件的压力

2006年8月5日，美国国家航空航天局（NASA）宣布，记录人类首次登月的1.3万盘原始录像带遗失，并表示此前人们在电视上看到的主要都是转化后的影像，比较模糊，而这次遗失的原始录像具有高清晰度的画面，清晰地记录了阿波罗登月时的状况，如果丢失，损失无法估量。[13]这则社会新闻将现代技术条件下产生的非纸质文件的保存问题带入了公众视线，普通公众开始认识到包括电子文件在内的新型载体文件除了满足当下应用之需外，对历史的延续、文明的传承也关系重大。电子政务的发达，意味着政务活动对电子文件依赖程度增加，意味着政府管理社会事务的过程将以电子的方式记录并留存，而技术环境的频繁更替使得电子文件经常面临失用的风险。21世纪，全世界的国家档案馆都将集中作为保存电子文件之道。由档案部门以其专业技能来抵御各种可能摧毁数字记忆的技术风险和非技术风险，将电子文件中心建成“电子记忆宫殿”，这样的立场使其超越了“网上现行阅览室”的单一形象，变得厚重，并与档案部门保存社会记忆的神圣职责相贴合。

上述三股力量的合力作用下，电子文件中心现身于历史舞台，在我国文件中心的实践基础较为薄弱的情况下，特地为电子文件管理成立的电子文件中心，并非简单的西方文件中心实践在电子环境下的照搬，而是一套兼具现行文件服务中心、文件中心、电子文件档案馆功能的复杂运作系统。

3.2.1.3　电子文件中心模式构建和总结

正是因为肩负多重使命，即便是国家明文要求各地建设电子文件中心，但由于各地对于电子文件中心的认识不一，实践做法也是五花八门。这种现象引起了学者对该问题的关注。可以说电子文件中心的理论研究和实践是高度互动、平行发展的，形成了一股颇有声势和影响的研究力量。

研究小组于2016年4月14日选取中国期刊全文数据库（cnki.net），以“电子文件中心”或“数字文件中心”为检索词，以篇名为检索字段开展精确检索，共检索出154篇文献。可以说学者们关注电子文件中心问题的出发点和焦点在于对其功能定位的设计和总结，许多较有影响力的文献都从功能定位的角度探讨或总结电子文件中心的模式。这里所称有影响力，有两个方面的参考指标：一是引文率比较高，下载量比较大；二是作者的社会影响力比较大。通过梳理这些文献的发展脉络，可以发现其中比较有代表性的模式构建和总结，依次总结如下：

1.何嘉荪教授构建的数字文件中心概念

2003年，何嘉荪教授首先对具有中国特色的数字文件中心进行了概念设计，在电子文件进馆时日尚远的情况下，他认为以已经在各地兴起的现行文件阅览中心为基础，可以开始考虑在我国比较普遍地建立文件中心或数字文件中心，与国外半现行文件保管中心相比，这种数字文件中心为立档单位暂时保管现行文件，并在此基础上实现利用服务，这个中心可以是数字档案馆的组成部分，也可以相对独立。[14]

2.张照余等构建的电子文件利用新模式

苏州大学的张照余教授是我国首批研究电子文件中心的学者之一。2005年他正式提出电子文件中心的概念，认为其是现行电子文件的网上阅览室，是电子文件利用的新模式[15]；并通过与国外半现行文件保管中心的对比强调了这一功能定位[16]。基于该功能定位，他和同事、学生进一步明确了电子文件中心系统的功能，包括归档前电子文件的接收、审核、发布和保管（非档案化管理）等。[17]这种模式已在常州、张家港等多个城市落地。

3.曹书芝对电子文件中心类型的划分

2006年，曹书芝在张照余教授“电子文件利用中心”的基础上，指出电子文件中心是电子文件的保管、利用中心。[18]根据其目的、功能的不同，分为半现行电子文件中心和现行电子文件中心。现行电子文件中心与张照余教授的模式构建一致，而半现行电子文件中心则是半现行电子文件的管理、利用中心。文章对半现行电子文件中心的表述并不多，却在电子文件中心这个新事物中注入了档案部门的核心职责——保管。

4.胡杰发展的模式——现行电子文件利用和归档中心

张照余教授的硕士生胡杰继2005年和导师共同提出“现行文件利用”的模式之后，在其2007年的硕士论文中对电子文件中心的功能进行了拓展，他认为，除了为满足利用需求而开展收集、审核、发布、保管工作之外，电子政务环境下的电子文件中心还应该具备“归档”功能，完成电子文件集中统一归档的重要任务，是电子政务办公自动化系统到档案管理系统的中间环节。虽然其中档案管理系统的含义不甚清晰，作者没有明确其是指归档电子文件管理系统还是电子档案长期保存系统，或者是两者的合并，然而，胡杰的这种理论建构也为后来人总结、构建“归档式”、“中转站式”奠定了基础。

尽管胡杰的硕士论文也以地方命名了多种模式，比如“江苏模式”、“安徽模式”、“青岛模式”等，但是并没有分析这些地方模式和他构建的电子文件中心功能定位有何联系，所以我们不认为这些模式是较为系统的总结。[19]

5.邵枫对电子文件中心功能定位模式的总结

邵枫是我国首位总结多种而非构建一种地方政府电子文件中心建设模式的研究者，他从电子文件中心功能定位的角度将其总结为三种模式。[20]

（1）窗口式

“窗口式”电子文件中心的功能定位与张昭余教授构建的“电子文件利用新模式”一致，即现行文件的公开服务。这种电子文件中心负责将政务网上流转的可公开电子文件收集保存，经审核整理予以统一发布，为政府部门和公众提供信息服务窗口。窗口式不过是形象化的阐述。

（2）备份式

“备份式”电子文件中心除了窗口的功能之外，同时承担本级政务网上文本文件的备份任务，成为同级政府的电子文件备份中心。

（3）归档式

这里的归档不是电子文件在形成单位的归档，而是归档文件向档案馆的移交，由此我们也可以猜测，上文中胡杰的归档式是否也是这个意思。“归档式”电子文件中心不仅起到发布可公开文件和电子文本的备份作用，还承担电子档案接收任务，是政务网各入网单位电子文件在线移交的统一通道。邵枫认为其在形式上更接近一个“数字化档案馆”。

在邵枫的总结中，上述三种模式的作用是层层递进的，后面一种模式包含前一种模式的功能。邵枫指出归档式电子文件中心一旦建成，其对档案现代化建设的贡献将大大超过其他形式的电子文件中心，可见在这三种模式中，他寄予厚望的是归档式。

6.冯惠玲对综合档案馆电子文件项目的总结

除了电子文件中心之外，各地综合档案馆开展的针对原生性电子文件的集中管理项目还有其他名目。冯惠玲教授将研究视野扩大至所有综合档案馆开展的针对原生性电子文件的集中管理项目，而非单独针对“电子文件中心”，也更具有普遍的意义。她对这些项目类型的总结同样基于功能。[21]

（1）永久保管型

“永久保管型”电子文件中心以确保电子文件的真实性、长期可读性为目标，旨在实现电子文件的长久保存和提供利用，构建电子文件的最终归宿。该类型电子文件中心的实例如安徽省电子文件中心、江苏省电子档案中心等。

（2）中转站型（中间性、过渡性管理机构/系统）

顾名思义，“中转站型”电子文件中心就是电子文件在机关和档案馆之间的中转。该类型的电子文件中心先将各机关形成的电子文件按照一定规则收集起来，留待将来移交档案馆，其功能类似于管理传统文件的文件中心。该类型电子文件中心的实例如天津市开发区电子文件处理中心、江苏省电子文件中心、绍兴市电子文件中心等。

（3）现行文件查询服务型

“现行文件查询服务型”电子文件中心基本等同于邵枫的“窗口式”电子文件中心，其主要功能是实时接收所在区域电子政务平台上处理完毕的文件，以电子公文为主，实行集中保管和提供利用。这一功能实际上是对纸质现行文件查阅服务的延续，是贯彻《中华人民共和国政府信息公开条例》中关于在档案馆设置政府信息查询场所的具体措施。全国第一个电子文件中心——江苏省常州市电子文件中心即为该类型电子文件中心的实例。“现行文件查询服务型”电子文件中心是占比较大的一类电子文件中心。

（4）备份型

“备份型”电子文件中心主要承担本地区电子政务系统各类文件、信息以及系统数据的备份任务。如陕西省电子文件异地备份中心由省信息办和省档案局共同建设，省档案馆提供建设场地并参与电子文件备份数据的内容管理。“备份型”类似于邵枫的“备份式”，但是邵枫界定的“备份式”同时还包含“窗口式”的功能，而“备份型”的功能则是单一的。

在冯教授的总结中，上述四种模式是相互排斥的关系。她进一步指出，只有永久保存型才是综合档案馆开展电子文件集中管理项目的准确定位。冯教授也成为第一个旗帜鲜明地主张“永久保存”应当成为档案馆设立电子文件中心的宗旨的学者，其总结和结论在较大范围内产生了影响，黄玉明[22]、于英香[23]、李明娟[24]等人结合不同地方的实践，重申永久保存电子文件是综合档案馆在数字时代的基本使命。这与邵枫对“归档式”的肯定有不谋而合之处。虽然除了电子文件在线移交之外，“归档式”电子文件中心还综合了现行文件信息服务和备份的功能，然而他对于这种模式的倾向性意见，也反映了其对于档案馆集中保管档案职能的重视。

7.赵屹提出的文档一体化管理模式

赵屹从全程管理理念出发，认为应该对电子公文“从生到死”、“从头到尾”系统地管理起来。电子文件中心正是这样一个新的文档一体化管理机构，它是电子公文的交换中心、保存中心和利用中心。[25]从功能定位来看，她所构建的电子文件中心是归档式和永久保管型的集合体，此外，还增加了电子公文的交换功能。

8.梁凯提出的电子文件管理系统建设中心模式

梁凯基于杭州市电子文件中心建设的实践，提出了一种新的模式。杭州电子文件中心的功能定位在于为政府机构提供统一、专业的电子文件（档案）管理系统（ERMS）应用服务。各部门无须自行构建ERMS，电子文件中心负责提供统一规范的ERMS及文件的存储服务。[26]我们也可以将这种模式归纳为系统服务型。

2012年夏天，研究小组去青岛档案馆调研，发现该馆2003年建成使用的“数字文件中心”也有类似的功能，虽然在其介绍文献中没有将重点放在电子文件（档案）管理系统统一建设上，但是在“同步归档、同步著录、同步整理、同步利用”的背后，就是统一的“易初档案管理系统”[27]。这种以系统建设和服务为主的新型电子文件中心值得我们关注。