1.9　创新和不足

1.9.1　创新

本书聚焦于数字环境下政府机关档案集中管理的基本原理和模式创新，从中观层面系统研究数字档案集中管理的理论和实践问题。如果说本书对于我国文件、档案信息化进程能有微薄的贡献，那么在我们看来，这些可能的研究贡献包括如下几个方面。

1.夯实了数字环境下档案集中管理的概念基础

本书不仅提出了数字档案集中管理的基本概念，而且构建了数字环境下档案集中管理的内容框架，包括资源、业务、系统、组织、制度5个层次（如图2—3所示，在第2章2.5节详细展开）。该框架为数字档案集中管理模式的识别和策略建议提供了坐标体系，为不同地方政府的举措提供了比较的维度。要明确一个地方政府数字档案集中管理的解决方案，需要从集中管控哪些档案信息资源、集中开展哪些业务、利用何种系统、由哪些组织机构承担、需要哪些制度规范支撑等方面一一回答。通过这个内容框架，我们发现系统建设是数字环境下档案集中管理新增的内容，这个新增点可能催生出新的集中管理模式和方法。

2.全面识别了地方政府数字档案集中管理的模式

本书仔细辨析了“模式”的概念，将档案管理工作领域的“模式”定义为“遇到反复出现的同一问题时所固定使用的解决方案”。研究小组从中观层面的档案管理问题出发，而不是基于特定项目或是地方的名称来识别模式，也就是以“何种数字档案管理业务工作可以在地方层面集中”为标准，来识别地方政府数字档案集中管理模式。这样的模式识别既区别于“电子文件中心”项目和（或）“数字档案馆”项目应该是“窗口式”“归档式”还是“永久保管式”的争论，也摆脱了“苏南模式”“安徽模式”“青岛模式”“杭州模式”等以地域标识模式的形式判断，从而得出相对稳定、全面、有稳定内涵的数字档案管理工作模式总结，具体包括集中托管式、集中保存式、集中利用式、电子文件（档案）管理系统集中建设式、数字档案馆系统集中建设式等，有助于全面思考地方层面的档案管理发展之路。

3.对数字档案管理系统集中建设模式进行了探索性构建

系统建设是数字环境下档案管理新增的内容，系统建设所需要的人力、物力、财力较大，且需要持续地更新和维护，越来越多的机构以购买服务的方式使用其所需的软硬件。本书指出，系统集中建设模式是数字环境下档案管理集中的新模式。从理论上来讲，分别面向立档单位档案室的电子文件（档案）管理系统和档案馆的数字档案馆系统的建设任务也存在集中开展的可能性。研究小组较为全面地构建了电子文件（档案）管理系统建设模式和数字档案馆系统集中建设模式，并首次系统地阐述了数字档案馆系统的通用功能要求。

4.拓展了对文件档案托管业务及方法的研究

现有的关于商业文件中心、政府文件中心等的若干研究，主要着眼于纸质文件、档案的集中托管，而对于电子文件、数字档案的托管则缺乏研究。研究小组对美国联邦政府文件中心以及英国、澳大利亚、美国、加拿大等国家的6个最大规模的商业性文件中心展开文献调研，梳理了这些文件中心面向电子文件、数字档案开展的新业务，包括数字化加工、脱机存储、销毁、数据备份、数据恢复与迁移等，在此基础上阐述了开展这些业务的内容和方法，如数字档案载体销毁的方法包括电子载体销毁、电子载体消磁等，销毁时要遵守闭环销毁、合规销毁的要求。

5.加深了数字档案长期保存的关键业务方法的研究

研究小组综合国内外前沿的理念、标准和实践，深化了数字档案长期保存的方法研究，包括移交、元数据管理、格式管理等多个方面。如细化了数字档案移交接收的流程和方法，将移交流程分解为准备移交数据、选择移交结构和格式、选择移交方式、校验、实际移交数据等步骤；将接收流程分解为提交信息包、质量检验、办理交接手续、接收档案、补充元数据等环节。再如对电子文件长期保存格式的阐述，也不再停留在判断何种格式更加适合长期保存上，而是提倡开展格式全生命周期管理，涵盖推荐移交格式、识别转换、登记注册、技术监测与预警、格式迁移整个过程。