第三节 会议通知
会议通知是向与会者传递有关会议信息的载体，是联系会议组织方与会议参加者之间非常重要的媒介。规范而准确地拟写会议通知和及时有效地传递会议通知是会议文书工作的一个重要环节，是会议能否顺利召开的前提与基础。会议通知包含三个部分：一是如何确定与会者；二是如何规范、准确地拟写会议通知，将会议有关信息在会议通知中详尽而准确地体现出来，让与会者看到会议通知后，能准确接收和理解会议信息；三是在写好会议通知的基础上如何及时、有效地传递会议通知，保证将会议通知及时送达到与会者手中，从而保证与会者能够按要求做好相关的准备和顺利到会。
一、与会者的确定
1. 确定与会者名单
会议组织方应该邀请的参会人员包括以下几类：
（1）对会议的目标有深入研究或者对相关情况较为熟悉的人。
（2）能够客观理智和思考会议主题，并且愿意发表自己见解的人。
（3）有权做出决策的人。
很明显，会议必须邀请的与会者是与议题讨论相关的人员，对完成会议目标起关键作用、能作出潜在贡献的人员。除此而外的人，组织方可以根据情况来考虑是否邀约其参会。而在邀请的与会者中，如果有两个人总是意见一致，那么可以邀请他们中间的一位即可。
需要强调的是，组织方不能因为考虑惯例或者其他因素而邀请无关人员或者可请可不请的人员参加会议。对于这些人，可以采用会前沟通或者会后告知的方式让他们完成对会议的参与。
2. 与会者的数量
与会者数量的增长直接带来了会议时间延长、会议成本提高、与会者的发言机会减少、发言的受重视程度降低、与会者之间的交流程度降低、互动较差，并最终导致会议效率的降低。
至于邀请多少人参会才是合适的，要根据会议的预期目的及效果来决定。与会者过少，则难以保证讨论的质量，与会者会极易趋同；与会者过多，则会出现互动、沟通困难的问题，同样是不能创造和谐的会议气氛，导致会议质量下降。实践表明，如果与会者超过20人，只能用于通报情况或者布置工作；而更多的与会者一般适合于报告会和表彰会。
要办到切实控制会议人数，应该坚决杜绝陪会的现象发生。
有的时候，与会者总数可能超出了理想状态。这种情况下，可以将议题按照涉及的工作范围归类，设置几个分会场，规定所有与会者只参加自己所属的议题的讨论，相关讨论结束后必须离场。如此，就保证了会议的整体效率。
二、会议通知的内容
发送会议通知除了确认与会者，更重要的目的是为了让与会者在会前就对会议做相关的准备，以便能在会议上充分发挥自己的作用。
1. 会议通知的内容必须包含以下几项基本信息
（1）会议的名称；
（2）会议的议程或者主要议题；
（3）会议的时间、地点；
（4）与会者名单；
（5）会议的组织方、联系人；
（6）会议的要求（比如，需要与会者准备的资料等）。
2. 有些时候还需要告知或提供下面的信息
（1）与会者的参会理由；
（2）会议的目标（会议的宗旨）；
（3）会议组织方已准备的需要提前阅读的会议相关文件资料。
组织方应该明确与会者在会议中扮演的角色；否则，与会者将很难为会议做正确的准备，几乎难以避免在会场上沦为“听众”的尴尬。
此外，会议通知应该尽量简洁、准确、周全。
三、会议通知的结构
1. 公文式会议通知
文件式会议通知使用正式公文形式的格式，并通过正式文件的传递渠道发送，用于召开重要会议。
（1）标题。标题一般由会议组织方、会议事由和“通知”字样组成，内容居中排列。如果会议由多家单位联合主办，则省略不写或只写主要的组织方。
（2）主送机关。主送机关即会议通知所发给的单位。
（3）正文。正文即会议主要内容，一般分为三个部分：
① 开头。交代会议的目的、意义等。
② 主体。包括会议主题、议题、议程和日程等的具体安排，如内容过多可分为几个部分一一写清楚。
③ 结尾。一般用“特此通知”字样结尾。
（4）发文机关。发文机关要全称，联合主办的会议，所有的主办单位都要写上，并加盖公章。
（5）成文日期。写清楚具体的年月日。
【例3-3】
中共××市委组织部
关于召开××市20××年度组织工作会议的通知
各局党委或党组组织部门：
为了认真总结我市一年来组织工作的经验，布置今年组织工作的主要任务，决定于20××年1月15日至16日上午（会期一天半）召开××市20××年度组织工作会议，现将有关问题通知如下：
一、出席对象：各局党委或党组组织部门正副部长（处长）。
二、会议地点：××宾馆三楼会议厅。
三、会议时间：20××年1月15日上午8：30报到，9：00会议正式开始。
四、日程安排
1月15日上午：大会，市委组织部常务副部长×××代表市委组织部总结工作，提出任务，三个单位交流经验；
1月15日下午：分组学习；
1月16日上午：大会交流，市委组织部部长×××讲话，市委副书记×××讲话。
五、郊区同志如需住宿，请报到后与会务组联系。
中共××市委组织部（印章）
20××年1月5日
2. 书信式会议通知
书信式会议通知即使用书信的形式，并通过邮寄的渠道发送的邀请信，其结构要素有以下几个方面：
（1）信头。在邀请信的信笺版心的顶端用醒目的字体标示组织方全称，或用标有单位姓名的信纸来写。
（2）标题。标题一般由会议名称加“邀请函”字样组成，也可直接写“会议通知”字样。
（3）称呼。邀请信发给单位的，写单位名称；发给个人的，应写清楚个人姓名，前面冠以“尊敬的”等敬语词，后缀“先生”“女士”等字样。
（4）正文。正文即会议主要内容，一般分为以下三个部分：
① 开头。交代会议的目的、意义等。
② 主体。包括会议主题、议题、议程和日程等的具体安排，如内容过多可分为几个部分一一写清楚。主体一般包含以下几个方面：
a. 参加对象。写清楚对与会者的具体要求，如职务、级别等；有些还要写清楚与会者的资格，如出席、列席、旁听等表达；还有些会议为了达到一定的规模，通知中还要规定参加会议的人数。
b. 会议时间。包含三个方面，即会议报到时间、会议正式开始与结束的具体时间和会期。
c. 会议地点。写清楚会议所在地的地名、路名、门牌号、楼号、房间号、会场名称等，务必准确。
d. 其他事项。写清楚参会费用、报名方式和截止日期等。
e. 联络信息。写清楚会议组织方地址、邮编、银行账号、电话与传真号码、网址、相关联系人姓名等。
③ 结尾。一般用“特此通知”字样结尾。
（5）发文机关。发文机关要写全称，如果是联合组织的会议，则所有的组织方都要写上，并加盖公章。
（6）成文日期。写清楚具体的年月日。
【例3-4】
“知识经济与可持续发展”学术研讨会会议通知
尊敬的_____先生（女士）：
以知识资本和产品知识的高增值为标志的知识经济的兴起，使知识成为最具扩张力的资本和最具市场潜力的产品。为了探讨知识经济与可持续发展战略，我所定于20××年2月6日至10日在××省××市召开“知识经济与可持续发展研讨会”，特邀您出席。
会议主题：知识经济与可持续发展
会议议题：
1. 知识经济与人才发展战略
2. 知识经济与我国现代化进程的互动关系
3. 我国的科技、教育和经济如何应对知识经济的挑战
会议时间：会期5天（含报到时间1天），2月6日报到，2月7日上午开幕。
报到地点：××省××市××路××号××宾馆（电话×××-××××××××）。
有关事项：
1. 与会者须提交论文，在20××年12月20日前邮寄或传真给会议秘书处1份；由会议学术委员会评审确定大会交流的论文，另请打印××份，报到时交给会议秘书处。
2. 与会者的交通费、食宿费一律自理，另交会务费×××元人民币。
3. 与会者务必将“报名表”填妥后邮寄或传真给会议秘书处。
4. 2月6日在××机场全天接站。
联系人：×××
联系地址：××××××××
邮编：××××××
电话：×××-××××××××
传真：×××-××××××××
××市社会科学院（印章）
20××年9月12日
3. 备忘录式会议通知
备忘录式会议通知内容比较简单，用于小型会议，单位内部事务性或例行性会议。在格式上，以“会议通知”字样作为标题，正文部分只写清楚会议名称、时间、地点即可。
【例3-5】
会议通知
各部门经理：
定于××月××日上午9：00—10：30在公司小会议室召开××××会议，请准时出席。
××公司办公室（印章）
20××年××月××日
4. 请柬式会议通知
请柬式会议通知可以自行拟稿打印，也可在市场上买印制好的请柬填写。由于请柬式通知的对象都是上级领导、兄弟单位、合作对象、社会知名人士等，因此，语气要恭敬、委婉。
【例3-6】
请柬
尊敬的×××先生（女士）：
您好！
我们很荣幸地邀请您参加将于20××年××月××日在×××××××××举办的×××××××××××会议。本次会议的主题是：×××××××××，真诚地期待着您的积极支持与参与！
×××公司办公室（印章）
20××年××月××日
四、会议通知的传递
在确定了会议议程、与会者名单并在拟写完会议通知之后，接下来要及时通知各位与会者，以便让与会者做好充分的准备。有人认为，在单位内部组织会议时可以用电话口头通知与会者，对外或者正式场合则一定要用书面通知与会者。而从实际的效果来看，除非是非常紧急的会议，否则都应该同时使用口头通知和书面通知。因为这两种方式的作用完全不同。口头通知便于迅速确认与会者初步了解了会议信息，而书面通知则能保证与会者深入把握会议的目标和自己应该承担的责任与义务，对推动会议有更大的帮助。
1. 会议通知的传递方式
会议通知的传递有两种方式：口头通知与书面通知。
（1）口头通知。口头通知有当面告知、电话通知、他人代为传达等多种方式，适合用于一般性会议的通知，其特点是方便、快捷。
（2）书面通知。书面通知的有墙报、公告板、信函、电子邮件、传真、电报等多种方式。尤其是邀请一些重要嘉宾或人士时，一定要选择制作精美、漂亮大方的请柬，以体现对对方的尊敬。
2. 会议通知的传递要求
（1）恰当把握发送时间，不宜过早或过晚。合适的时间能让与会者在接到通知后可以从容地做好相关准备，并按时参加会议。
（2）如果向多人或多个单位传递会议通知，则应避免漏发或错发，通知发出时应做好登记。认真检查收信人地址、姓名等信息，一一核对，以防出错。
（3）重要会议的通知发出以后，要及时与对方联系并询问是否收到和是否参加会议。当重要会议的时间临近时，再次与对方确认是否参加会议，以防对方遗忘。
（4）可同时采用多种传递方式，确保会议通知及时、有效地发送到与会者手中。
五、会议回执或会议报名表
有些会议通知还需要与会者附上会议回执（如表3-3所示）或会议报名（如表3-4所示），以此来确定对方是否收到会议通知并预计参会人数，组织方以此为依据，预计会议规模，选择会议地点。此外，根据回执或报名表，收集与会者的基本信息与要求，确定与会者的资格，以便安排会议的接待工作。
会议回执表与报名表一般制成表格形式，请与会者填写相关内容。与会者信息一般包含：姓名，性别，民族，年龄，职务，工作单位，联系电话，是否参会，预定回程票的时间、班次、到站的具体要求等方面。
表3-3 会议回执
表3-4 会议报名
