1.3　会计电算化的现实意义及与手工模式的区别

1.3.1　会计电算化的现实意义

会计电算化是会计发展史上的又一次重大革命，它不仅是会计发展的需要，而且还是经济与科技发展对会计工作提出的更高要求。会计电算化并非简单地把手工会计核算的内容放入计算机中，它对传统财务会计的处理程序、会计职能、会计内部控制制度、会计岗位分工等都产生了影响，而且将会引起会计核算方式的重大变革与会计理论的突破。会计电算化对于提高工作效率、促进会计职能转变、提高会计核算的质量等都有十分重要的意义。

1.可以及时、准确、完整地提供会计信息

实现会计电算化后，可以利用计算机快速、准确等特点来处理会计业务，大量的会计信息得以及时地记录、汇总、分析，并通过网络系统迅速传递，企业经营都能够及时掌握经济活动的最新动态，对于存在的问题及时采取相应的措施，从而保证企业持续、稳定、协调地经营发展。

2.可以减轻会计人员的工作强度，提高会计工作效率

手工会计的工作强度很大，实现会计电算化后，只要将记账凭证输入计算机，大量数据的计算、分类、汇总、存储和传输等工作，都可由计算机自动完成。这不仅可以把广大会计人员从繁杂的记账、算账和报账中解脱出来，而且由于计算机有极高的运算速度和精度，以及可以自动地进行数据处理，因此可以大大提高会计工作效率。

3.可以提高会计工作质量

手工会计在核算过程中需要进行大量重复的抄写、计算，财会人员在抄写、计算时经常会发生错误。实现会计电算化后，对会计数据来源提出了一系列规范化要求，解决了手工操作中不规范、易出错及易疏漏等问题，并且输出的凭证、账簿、报表更加清晰、美观。

4.可以提高会计人员素质，促进会计职能转变

实现会计电算化以后，由于计算机替代了会计人员的手工记账、算账和报账，因此会计人员可以腾出更多的时间和精力参与经营管理，减少核算的时间，从而促进会计职能的转变。财会人员从传统的记账、算账、报账转变为有效地事前预测、事中控制、事后分析，更好地发挥了会计参与管理、决策的职能。会计电算化的实现，提高了现代化管理水平，促进了会计职能由核算型向管理型的转变。

5.促进会计理论和技术的发展

会计工作的信息化，对会计工作提出了更高的要求，促进了会计理论和技术的发展，对会计管理制度也提出了新的改革要求，从而推动了会计理论与实践的进一步发展。

6.可以有效防止造假作弊现象的发生

符合国家规定的会计软件，都具有可靠性、安全性、保密性的特点。在使用过程中，根据工作性质设置相应权限，增设密码，相互牵制，财务人员只能使用而不能篡改其程序，确保了会计信息系统真实、准确、安全、可靠。

1.3.2　会计电算化与手工会计信息系统的区别

会计信息系统有手工会计信息系统和基于计算机的会计信息系统之别。现简单介绍手工会计信息系统和基于计算机的会计信息系统各自的特点，以比较不同处理手段给会计信息系统带来的区别。

1.手工会计信息系统的特点

手工会计信息系统具有以下特点。

（1）数据量大。会计信息系统以货币作为主要计量单位，对生产经营活动进行系统、连续、全面、综合的核算和监督。一个企业的生产经营活动，涉及具体的货币资金、债权债务的收支增减变动，具体品种规格的材料物资和机器设备、工具器具的增减变动，都要归入会计信息系统，经过加工处理，最后得出反映单位财务状况和经营成果的综合性数据。会计数据核算详细、存储时间长、数据量大，占整个企业管理信息量的70%左右。

（2）数据结构复杂。会计信息必须反映企业的整体经济活动，主要从资产、负债、所有者权益、成本费用和损益5个方面进行核算，核算时表现为五大分支体系。这些数据不仅结构层次较多，而且数据处理流程也比较复杂，一项经济业务的发生，可能引起各方面的变化，数据处理比其他信息处理系统都要错综复杂。

（3）数据加工处理方法要求严格。会计信息系统对各项经济业务的处理都必须遵守一套严格的准则和方法，如存货计价、成本计算等从内容到范围、方法，在会计法规和财经制度中都做了明确的规定，必须严格按规定执行，不得随意更改。

（4）数据的及时性、真实性、准确性、完整性和全面性等要求严格。会计信息的及时性是对经济活动有效核算和监督的基础，会计信息系统应该及时地向有关部门及个人提供数据，及时将有关资金运动、成本消耗的信息反馈给管理部门，以便管理者能够及时做出正确的决策。为全面反映经济活动情况，会计信息系统的数据必须齐全，不允许有疏漏，保证资料的连续、完整；数据加工的过程要有高度的准确性，不能有任何差错。只有全面、完整、真实、准确地处理会计数据，才能正确反映企业的经营成果和财务状况，准确处理国家、企业及个人之间的财务关系。

（5）安全可靠性要求高。会计信息系统的有关资料包含了企业的财务状况和经营成果的全部信息，是重要的历史档案材料，不能随意泄露、破坏和丢失。应采取有效措施加强管理，保证系统数据的安全、可靠。

2.基于计算机的会计信息系统的特点

基于计算机的会计信息系统不仅具有电子数据处理系统的共性，而且具有以下几个自身特征。

（1）及时性与准确性。基于计算机的会计信息系统，数据处理更及时、准确。计算机运算速度决定了对会计数据的处理速度、会计数据的分类、汇总、计算、传递及报告等处理几乎是在瞬间完成的。并且计算机运用正确的处理程序可以避免手工处理出现的错误。计算机可以采用手工条件下不易采用或无法采用的复杂、精确的计算方法，如材料收发的移动加权平均法等，使会计核算工作更细、更深，更好地发挥会计参与管理的职能。

（2）集中化与自动化。基于计算机的会计信息系统，各种核算工作都由计算机集中处理。在网络环境中，信息具有可被不同的用户分享、数据处理更集中的特点。对于大的系统，如大型集团，规模越大，数据越复杂，数据处理就越要求集中。网络中每台计算机只能作为一个用户完成特定的任务，使数据处理具有相对分散的特点。在会计信息的处理过程中，基于计算机的会计信息系统人工干预较少，由程序按照指令进行管理，具有自动化的特点，集中化与自动化将会取得更好的效益。

（3）人机结合系统。会计工作人员是会计信息系统的组成部分，不仅要进行日常的业务处理，还要进行计算机软硬件故障的排除。会计数据的输入、处理及输出是手工处理和计算机处理两方面的结合。有关原始资料的收集是计算机化的关键性环节，原始数据必须经过手工收集、处理后才能输入计算机，再由计算机按照一定的指令进行数据的加工和处理，将处理的信息通过一定的方式存入磁盘，打印在纸张上，通过显示器显示出来。

（4）内部控制更加严格。基于计算机的会计信息系统的内部控制制度，相对于手工会计信息系统有了明显变化。新的内部控制制度更强调手工与计算机结合的控制形式，控制要求更严格，控制内容更广泛。

3.电算化会计与手工会计的相同点

电算化会计与手工会计具有以下相同点。

（1）目标一致。无论是电算化会计还是手工会计，其最终目标都是提供会计信息，参与经营决策，提高经济效益。

（2）遵循相同的会计法规和会计准则。电算化的应用，不能置财经法规和财经纪律于不顾，必须严格地执行会计法规与会计准则。

（3）会计数据处理步骤相似。无论是手工会计还是电算化会计，会计数据处理的流程都包括4个方面：会计数据收集与输入、会计数据存储、会计数据处理、会计信息报告。

4.电算化会计与手工会计的区别

（1）所用的计算工具不同。手工会计使用的工具是算盘，而电算化会计是用电子计算机来进行数据处理的。

（2）信息载体不同。手工会计的所有信息都是以纸张为载体，而电算化会计则主要使用磁性介质为信息载体。

（3）簿记规则不同。手工系统规定日记账、总账要用订本式账册，明细账可用订本或活页式账册；账簿记录的错误要用划线法或红字冲销法、补充登记法更正；账页中的空行、空页用红线划销。

电算化系统打印输出的账面是折叠或卷带状的，与手工的账簿明显不同。电算化系统不可能完全采用手工系统改错的方法。为了保证审计的追踪线索不致中断，电算化系统规定：凡是已经记账的凭证数据不能更改，只能采用红字冲销法和补充登记法更正，以便留下改动痕迹。

（4）总账程序（会计核算形式）不同。手工系统的总账程序主要有4种，但是都避免不了重复转抄与重复计算的根本弱点，随之带来的是人员与环节的增多和差错的增多。

电算化系统的总账程序有两种方案。按目前的经济状况与开发水平，可采取第一方案，即基本上按手工系统的方式进行系统移植，但过程却发生了变化，且允许同时采用多种核算形式。第二方案为理想化的全自动总账程序，即会计凭证磁性化（或条形码），在规格化的会计凭证上用磁性墨水书写（或印上条形码），由阅读机识别后将数据输送到计算机；由用户定义数据存储形式和加工方法，由计算机对数据进行加工处理；由用户定义输出形式与结果，由输出设备（显示器、打印机）进行查询与打印。

（5）会计工作组织体制不同。在手工系统下，会计部门一般分为若干会计工作岗位，如工资、材料、固定资产、成本等岗位，进行专门的业务核算，设专人负责记账、编制报表工作。在电算化会计系统中，会计工作岗位的划分已经发生了变化，如设置了数据录入、审核、维护等岗位。

（6）人员构成不同。手工系统中的人员均是会计专业人员；电算化系统中的人员将由会计专业人员，电子计算机软件、硬件及操作人员等组成。

（7）内部控制方式不同。在电算化系统中，原来的内部控制方式部分被取消或改变，如原来通过账证核对、账账核对、账表核对的控制方式，基本上已经不复存在，代之以更加严密的输入控制；又如除保留了签字、盖章等控制外，还增设了权限控制、时序控制等。