案例和任务

案例1 新建“西冷文学社招新通知”文档

大学新生入学后，大学各社团开展招新活动，这里以新建一个“西冷文学社招新通知”文档为例，帮助大家掌握创建Word文档及保存Word文档的方法。

本例完成的效果如图1-10所示，下面讲解具体的操作步骤。

1．新建空白文档

在启动Word 2010后，会自动新建一篇名为“文档1”的空白文档，当需要另外创建新的文档时，可以新建空白文档或新建基于模板的文档。下面新建一个空白文档，具体操作步骤如下。

步骤1：选择“文件”→“新建”菜单项，如图1-11所示，打开“新建文档”任务窗格，单击“空白文档”按钮。

步骤2：单击右下角空白文档下的“创建”按钮，即可新建一个空白文档，效果如图1-12所示。

步骤3：在空白文档中输入如图1-10所示的“西冷文学社招新通知”所列的文档内容。

2．保存文档

在新建文档后，要及时保存，以免各种意外事件导致文档内容丢失，保存的具体步骤如下。

步骤1：选择“文件”→“保存”菜单项或单击快捷访问工具栏中的“保存”按钮，也可以使用Ctrl+S键，打开“另存为”对话框，如图1-13所示。

步骤2：选择保存的路径，在“文件名”文本框中输入要保存的文件名（西冷文学社招新通知），在“保存类型”下拉列表框中选择保存的类型，单击“保存”按钮。

步骤3：返回文档编辑界面，在其顶部的标题栏中将自动显示新设置的文件名称。

提示1：对于已经保存过的文档，单击“保存”按钮，则只是把新的更新内容保存到原来的文件中，不会弹出“另存为”对话框。

提示2:“保存类型”中Word 2010默认扩展名为．docx，也可设为Word97-2003，默认扩展名为．doc。如果保存时使用了docx类型进行保存，用低于Word 2007的旧版本是无法打开此类文件的。

提示3：可以使用Word的自动保存功能，在突然断电或死机的情况下最大限度地减少损失，选择“文件”→“选项”菜单项，打开“Word选项”对话框，单击左边的“保存”选项卡，勾选“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，在右边的微调框中可以调整自动保存的时间间隔。

3．关闭与打开文档

1）关闭文档

完成文档的编辑后，可关闭文档。关闭文档的方法有很多种，常用的有以下几种。

（1）选择“文件”→“退出”菜单项。

（2）单击标题栏右边的窗口控制按钮中的“关闭窗口”按钮。

（3）在标题栏上右击鼠标，会弹出快捷菜单，选择“关闭”菜单项。

（4）使用Ctrl+F4快捷键。

2）打开文档

如果需要重新对文档进行编辑操作，可以重新打开文档。

步骤1：选择“文件”→“打开”菜单项或单击快捷访问工具栏中的“打开”按钮，打开“打开”对话框，如图1-14所示。

步骤2：选择要打开文档所在的位置，并选择要打开的“西冷文学社招新通知．docx”文件，单击“打开”按钮。

提示：在磁盘中找到需要打开的文档文件，直接双击该文档图标也可以打开文档。

4．保护文档

如果希望自己创建的文档不被其他人查阅和任意地修改，可以通过将文档设置为只读文档、设置加密文档和启动强制保护等方法对文档进行保护，以后只有输入正确的密码和有相关的权限才能打开和编辑该文档。

1）设置只读文档

只读文档是指文档处在“只读”状态，无法被修改。具体的操作步骤如下。

步骤1：打开前面编辑的“西冷文学社招新通知”文档，选择“文件”→“信息”菜单项，单击“保护文档”按钮，如图1-15所示。

步骤2：在弹出的下拉列表中选择“标记为最终状态”选项。弹出对话框，提示用户“此文档将先被标记为终稿，然后保存”，单击“确定”按钮，如图1-16所示。

步骤3：单击“确定”按钮后，弹出对话框，提示“此文档已被标记为最终状态”，单击“确定”按钮即可，如图1-17所示。

步骤4：再次启动文档，弹出提示对话框，并提示“作者已将此文档标记为最终版本以防编辑”，此时文档的标题栏中显示“只读”，在此状态下文档不可被编辑，只能阅读。如果仍要编辑该文档，单击选项卡下方的黄色信息栏中的“仍然编辑”按钮即可，如图1-18所示。

2）使用常规选项设置“只读”文档

也可以使用常规选项设置文档的“只读”属性，具体操作步骤如下。

步骤1：选择“文件”→“另存为”菜单项，弹出“另存为”对话框。

步骤2：单击“另存为”对话框中最下方的“工具”下拉列表，在弹出的下拉列表中选择“常规选项”选项，如图1-19所示。

步骤3：此时弹出“常规选项”对话框，选中“建议以只读方式打开文档”复选框，如图1-20所示。

步骤4：单击“确定”按钮后，返回“另存为”对话框，然后单击“保存”按钮即可。

步骤5：再次启动该文档时会自动弹出“Microsoft Word”对话框，并提示“是否以只读方式打开？”。若单击“是”按钮，启动Word文档，此时该文档处于“只读”状态，文档不可被修改；若单击“否”按钮，启动Word文档后文档仍然可以进行编辑和修改。

提示：设置为“只读”状态后的文档，标题栏中的文档名称显示为“西冷文学社招新通知（只读）”。

3）设置加密文档

设置加密文档包括为文档设置打开密码和修改密码。要为刚才创建的文档设置密码“123456”，具体操作步骤如下。

步骤1：打开新建好的“西冷文学社招新通知”文档（未设置“只读”状态），选择“文件”→“信息”菜单项，单击“保护文档”按钮。

步骤2：在弹出的下拉菜单中选择“用密码进行加密“选项，如图1-21所示。

步骤3：弹出“加密文档“对话框，在“密码”文本框中输入“123456”，然后单击“确定”按钮。

步骤4：弹出“确认密码”对话框，在“重新输入密码”文本框中再次输入“123456”，最后单击“确定”按钮，如图1-22所示。

步骤5：关闭文档后，再次启动该文档，会弹出“密码”对话框，需要在“请输入打开文件所需的密码”文本框中输入刚才设置的正确密码“123456”，才能打开文档。如果密码错误，会弹出对话框提示“密码不正确，Word无法打开文档”。

提示：如果需要对设置的密码进行修改，仍然选择“文件”→“信息”菜单项，单击“保护文档”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“用密码进行加密”选项，此时会弹出“加密文档”对话框，可以对原先设置的密码进行修改。

4）启动强制保护

还可以通过设置文档的编辑权限、启动文档的强制保护功能等方法保护文档的内容不被修改。对前面编辑的文档启动强制保护，具体操作步骤如下。

步骤1：打开新建好的“西冷文学社招新通知”文档（未设置“只读”状态），选择“文件”→“信息”菜单项，单击“保护文档”按钮。

步骤2：在弹出的下拉菜单中选择“限制编辑”选项，如图1-23所示。

步骤3：选择“限制编辑”选项后，在Word文档的右侧会出现一个“限制格式和编辑”窗格，在“2．编辑限制”组合框中选中“仅允许在文档中进行此类型的编辑”复选框，然后在下方的下拉列表中选中“不允许任何更改（只读）”选项，如图1-24所示。

步骤4：随后单击窗格下方的“是，启动强制保护”按钮，弹出“启动强制保护”对话框，在“新密码”和“确认新密码”文本框中分别输入“654321”，如图1-25所示。

步骤5：单击“确定”按钮后，返回Word文档中。此时，文档处于保护状态。

对于启动了强制保护的文档，不可删除和修改文档中的任何内容。如果需要取消强制保护，可以单击右侧“限制格式和编辑”窗格下方的“取消保护文档”对话框，在“密码”文本框中输入刚才设置的密码“654321”，然后单击“确定”按钮即可。

案例2 根据模板创建“求职简历”文档

利用Word 2010提供的多种类型的模板样式来创建文档，可以大大简化我们的工作，快速地创建需要的文档。本节根据简历模板创建一个“求职简历”文档，然后对文档进行完善，完成后，要求掌握文档编辑的基本操作，包括输入文本、选择文本、查找和替换文本等操作。“求职简历”最终效果如图1-26所示。

1．根据模板创建文档

在安装Office 2010时，已经自动安装了部分模板，使用现有的模板创建文档一般都能拥有漂亮的界面和统一的风格。使用模板创建新文档后，只需删除文档中的提示内容，输入自己的内容，再根据需要调整部分内容即可，具体操作步骤如下。

步骤1：选择“文件”→“新建”菜单项，在中间的“可用模板”区域中单击“样本模板”选项，随后在中间的模板列表中会列出已有的样本模板，单击要应用的模板，这里我们选择“平衡简历”模板，如图1-27所示。

步骤2：选择“平衡简历”模板后，单击右下角的“创建”按钮，就根据“平衡简历”模板创建了一个新文档，该文档的基本内容和格式都已经编辑，如图1-28所示。

步骤3：保存文档，文件名为“求职简历．docx”。

提示：除了本机上已安装的模板，微软公司还为用户提供了许多漂亮的网上模板供用户使用，可以在“样本模板”的下方单击Office.com列表中的模板来创建文档。

2．输入文本

在文档编辑区中不停闪动的光标“|”便为光标插入点，就是输入文本的位置。

我们从简历的第一行开始定位光标，在中括号[]内单击后输入文字，如简历人姓名、电话号码、电子邮箱和工作经历等内容，将简历的内容补充完整。

提示：正文到达右边缘时，不用按回车键，Word会自动开始一个新行，称为折行。如果不开始新段落，就不用按Enter键。

在求职简历中，如果觉得字体、大小、颜色不满意，可以对其进行相应的设置，具体的操作在后面的章节中会有详细的介绍。

3．删除文本

当文本出现错误或有多余的文字时，可以使用删除功能。按键盘上的BackSpace键可以删除插入点左侧的文字，按Delete键可以删除插入点右侧的文字。

补充知识：打开Word 2010文档窗口后，在最下面的状态栏中显示“插入”，表示默认的文本输入状态为“插入”状态，即在原有文本的左边输入文本时原有文本将右移。

另外还有一种文本输入状态为“改写”状态，即在原有文本的左边输入文本时，原有文本将被替换。用户可以根据需要在Word 2010文档窗口中切换“插入”和“改写”两种状态，可以按键盘上的Insert键切换“插入”和“改写”状态，或者还可以在Word 2010文档窗口的状态栏中直接单击“插入”或“改写”按钮切换输入状态，如图1-29所示。

4．查找和替换文本

在Word 2010中编辑和修改文档时，查找和替换是一项非常实用的功能。使用该功能可以帮助我们快速地在文档中查找和定位目标位置，并能快速修改文档中指定的内容。除了可以查找与定位，还可以查找和替换长文档中特定的字符串、词组、特定的格式和特殊字符等。

例如，仅仅只是查找“浙江”两个字，具体操作步骤如下。

步骤1：首先打开“求职简历．docx”文档。选择“开始”选项卡，单击“编辑”功能区中的“查找”按钮，如图1-30所示。

步骤2：单击“查找”按钮后，在窗口的左侧显示“导航”窗格，在文本框中输入要查找的内容“浙江”，按Enter键，右侧的文档窗口中查找到符合查找条件的内容将呈黄色突出显示，如图1-31所示。

以上是查找内容的步骤，如果还需要替换之前找到的内容，操作方法类似，因为替换内容之前需要先查找到指定的内容，然后再设置要替换的内容，最后进行替换。

本实例中，我们需要将前面小节中输入的简历内容中的“浙江”两字全部替换成“深圳”。具体操作步骤如下。

步骤1：首先打开“求职简历．docx”文档。选择“开始”选项卡，单击“编辑”功能区中的“替换”按钮。

步骤2：弹出“查找和替换”对话框，选中“替换”选项卡。在“查找内容”文本框中输入要查找的文本“浙江”，在“替换为”文本框中输入要替换的文本“深圳”，单击“全部替换”按钮，如图1-32所示。

步骤3:Word将自动扫描整篇文档，并弹出一个对话框，如图1-33所示，提示Word已经完成对文档的替换修改并显示替换结果信息，单击“确定”按钮，即可完成对文档的替换操作。

5．撤销与恢复操作

在进行文档的编辑或其他处理时，Word会将我们的操作记录下来，当操作错误时，可以通过“撤销”功能将错误的操作取消，如果撤销操作是错误的，则可以利用“恢复”功能恢复到“撤销之前的内容”。

在刚才的简历编辑中，如果发现操作存在错误时，可以使用撤销操作，撤销时分为以下2种。

（1）撤销当前错误操作。单击快速访问工具栏上的“撤销”按钮，可以撤销上一步的操作。

（2）撤销多步操作。单击“撤销”按钮右侧的下三角按钮，在弹出的下拉列表框中选择需要撤销到的某一步操作，如图1-34所示。

在执行“撤销”操作后发现原来对文档的编辑是正确的，则可以单击快速访问工具栏中的“恢复”按钮，可恢复被撤销的上一步操作，继续单击该按钮，可恢复被撤销的多步操作。

提示1：恢复操作与撤销操作是相辅相成的，只有执行了撤销操作，才能激活“恢复”按钮。在没有进行任何撤销操作的情况下，“恢复”按钮显示为“重复”按钮。

提示2：出现“重复”按钮时，对其单击可以重复上一步的操作。例如，刚才输入了“Word 2010”单词后，单击“重复”按钮可重复输入该词。

任务 制作“档案管理制度”文档

1．学习任务

档案管理是企业日常管理中的一项重要工作。使用Word 2010制作“档案管理制度”文档，可以加强公司档案管理工作，有效地保护及利用档案。

本案例的目标是创建一个“档案管理制度”文档，主要运用到Word文档的创建、输入、保存和加密等知识。最终效果如图1-35所示。

2．知识点（目标）

（1）员工人事档案记录反映每位员工个人经历和德才表现，主要在人事、组织、劳资等部门培养、选拔和使用人员的工作活动中形成。

（2）从人力资源开发和管理的角度来看，员工档案可以为单位提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。另外，档案还有一些延伸功能，如以档案为依托可以评定职称、办理社会保险和退休手续、提供公证材料，以及报考的相关材料等。

3．操作思路及实施步骤

本任务主要包括新建与保存文档、输入文档内容，还包括输入特殊字符和日期时间，对文档设置加密，具体操作步骤如下。

步骤1：启动Word，新建空白文档，将其命名为“档案管理制度．docx”，保存文档。

步骤2：输入文档内容。在输入档案管理文档的第六条处，要求输入特殊符号“※”进行强调，单击“插入”选项卡，在下方功能区中单击“符号”组中的“符号”按钮下方的小三角。

步骤3：在弹出的下拉列表框中单击“其他符号……”，选择需要的特殊符号“※”插入。

步骤4：文档的最后要输入日期和时间，可以手动输入，也可以使用Word自带的插入日期和时间功能，光标定位在文档的末尾，单击“插入”选项卡，在“文本”组中单击“日期和时间”按钮，选择需要的日期格式，插入日期和时间，输入完成后记得及时保存文档。

步骤5：选择“文件”→“信息”菜单项，单击“保护文档”按钮。在弹出的下拉菜单中选择“用密码进行加密”选项，弹出“加密文档”对话框，在“密码”文本框中输入“123456”，然后单击“确定”按钮。

步骤6：弹出“确认密码”对话框，在“重新输入密码”文本框中再次输入“123456”，最后单击“确定”按钮。

4．任务总结

通过本任务的练习，从以下几个方面了解了制作Word文档涉及的知识内容：

（1）新建与保存文档。新建文档的方式有多种，个人只需选择合适的方式创建即可。在保存文档过程中，需要注意保存与另存为的区别，也可以使用Ctrl+S快捷键。另外，在编辑文档时，为防止文档内容的丢失，记得及时保存文档。

（2）文档的输入。本文档的录入主要有4种内容：中文、数字、日期和时间、特殊字符。本任务只要求输入简单的文字、日期时间和特殊字符。比较复杂的如图片、表格的输入操作在后面的章节中做进一步的介绍。

（3）保护文档。

（4）文档中对字体和段落的格式暂不做具体的操作要求，如标题的格式、段落的间距等知识点将在后面的章节中做进一步的介绍。