基本知识讲解

4.1 Word 2010 中文档纸张的规格

在文档创建后，大多数的情况下都需要将文档打印出来。在打印文档时，常常需要根据不同的情况使用不同大小的纸张，并设置不同的打印方向。一篇文档使用纸张和页边距的大小，可以确定文档的中心、每页的字数。因此根据文档需要选择合适的纸张大小是非常重要的。

许多国家使用的是ISO 216国际标准来定义纸张的尺寸，此标准源自德国，在1922年通过，定义了A、B、C三组纸张尺寸，其中包括办公最常用的A4纸张尺寸。而我们国内对纸张幅面规格的传统表示方法是用“开数”来表示的。开数是指一张全张纸上排印多少版或裁切多少块纸。一张全张纸称全开；将全张纸排两块版、对折一次或从中间裁切一次称2开；对开纸从中间裁切或对折后变为4开，再依次裁切或对折分别称为8开、16开、32开等，常用的尺寸为16开。现在我国的开本尺寸已走向国际标准化，也逐步开始使用A系列和B系列的开本尺寸。

4.2 页边距

整个页面的大小在选择纸张后已经固定，然后就要确定正文所占区域的大小。要确定正文区域的大小，可以设置正文到四周页面边界间的区域大小，也就是我们接下来要讲到的页边距的概念，如图4-4所示，页边距有“上边距”“下边距”“左边距”“右边距”。

4.3 样式

样式和模板是Word 2010中提供的最好的节省时间的工具之一，它们的优点就是保证所有文档的外观都非常漂亮，而且使相关文档的外观都是一致的。在第3章中我们已经介绍过模板的使用，这一节我们将给大家介绍样式的概念和有关操作。

1．什么是样式

样式是指一组已经命名的格式的组合，有的书上也称为一些格式化指令的集合，它有一个名称并且可以保存起来。例如，可以指定某一样式三号宋体，首行缩进，靠右对齐。在保存后可以很快地把它多次重复地运用于文档中的任何正文。

运用样式比手动地设置各个文档内容的格式化要方便快捷得多，而且可以保持文档的一致性。如果以后修改了原有样式的定义，文档中应用该样式的所有正文都会自动相应地改变，反映新的样式格式化，我们形象地称之为“一改全改”。运用了样式之后，还可以自动生成文档的目录、大纲和结构图，使文档更加井井有条。

2．样式的分类

在Word中图片、图形、表格、文字和段落等文档的元素都可以使用样式，下面分别介绍。

1）图片、图形与表格样式

Word 2010中的一个显著特色就是增加了图片、图形、表格和图表、艺术字、自动形状、文本框等对象的样式，样式包括渐变效果、颜色、边框、形状和底纹等多种效果，可以帮助用户快速设置上述对象的格式。

例如，在文档中插入一张图片，单击选定该图片后，会自动打开“图片工具”→“格式”选项卡。在“格式”功能区的“图片样式”分组中，提供一组预设了颜色、边框、效果等的样式供用户选择。只需要在单击对象后，再单击所需的样式即可套用，如图4-5所示。注意，当鼠标指针悬停在一个图片样式上方时，文档中的图片会即时预览实际效果。

2）文字和段落样式

文字和段落样式的设定能够让整篇文档的内容更加整齐规范。相对于图片、图形和表格样式规范的是边框、效果、底纹等内容，文字和段落样式规范的是整个段落和字体的格式。如图4-6所示为“开始”选项卡中的“样式”功能区。

3）列表样式

列表样式主要用于项目符号和编号列表。利用列表样式可以选择列表格式，如使用黑体、宋体还是其他字体等，使用数字还是符号，并可以设置缩进和其他字符。像其他样式一样，可以将不同的样式应用于列表的各个部分，如1级列表、2级列表等，如图4-7所示为“开始”选项卡的“段落”功能区中的“多级列表”样式下拉菜单的选择。

4）链接段落和字符样式

主要用于设置段落和字符之间的链接样式。

提示：在第3章中用到的模板就是样式的集成。借助于各类模板，可以更快地完成工作。模板文档、表单和业务资料开了个头，然后我们就可以在模板中添加或修改文本并对模板进行设计，比如添加公司徽标、正文内容、需要图像或删除不适用的文本等其他操作。