1.6 办公室公文的写作建议

办公室公文写作水平的提高是日积月累的过程，需要公文写作者在写作过程中不断地总结经验。下面将介绍一些写作建议，以供参考。

1.6.1 汉字

汉字使用的不规范问题在办公室公文写作中普遍存在，这在很大程度上影响了公文的质量和效果。使用汉字时，可以从以下几个方面来入手，尽量达到规范化用字。

◆ 不用繁体字：自国务院发布《关于公布〈汉字简化方案〉的决议》后，繁体字的使用范围就逐渐受到限制，只要是面向公众的社会用字就必须规范化，使用国家正式公布的简化字。对于办公室公文写作而言，更应该以国家正式公布的简化字为准，不能出现繁体字。

◆ 不写异体字：异体字指的是字音和字义相同，但字形不同的一组字，比如“涙”字就是“泪”字的异体字，可以理解为与规范的汉字同音同义而写法不同的字。在办公室公文写作中，也应该杜绝这些不规范的异体字。

◆ 不滥造简化字：日常书写汉字时，有的人为了方便而人为地简化字形，这类字就称为简化字。在办公室公文写作中，不能使用自造或滥造的简化字，以保证内容的识别率，进而保证公文的质量和效用。

◆ 警惕错别字：汉字是形、音、义的高度统一体，在书写时必须认真把握它的基本笔画、笔顺规则以及偏旁部首和间架结构，注意分辨多音字、同音字、形近字和多义字，读准字音，认清字形，了解字义，做到正确使用。

1.6.2 数字

数字也是办公室公文很重要的组成部分，同时也是出错率较高的对象。准确、科学地使用各种数字是办公室公文写作的一项重要内容，它也关系到公文的质量和办文效率。

公文用到的数字，一定要认真检查，仔细核实，确保前后一致，避免相互矛盾。如计量单位要一致等。同时，数字的书写和使用也要保持统一，严格按国家相关规定执行，对于同样的数字，按规定应当使用汉字书写的就不能随意更改为阿拉伯数字，反之亦然。哪些情况下用汉字数字，哪些情况下用阿拉伯数字，这是有规定的，具体可以参考以下几种情形。

（1）使用阿拉伯数字时，每两位数字占1个汉字的距离，同一组数字不能断行显示，如表示年份的“2016”应同时在一行显示。

（2）如果涉及4位和4位以上的数字，应当采用国际通行的三位分节法，即每3位数字为1节，节与节之间以空1个数字的位置隔开。工作中有可能会使用逗号来分节，这种方法不符合国际标准和国家标准，应注意不能使用。

（3）应该使用阿拉伯数字的情况包括：代表统计性质的各类数值、世纪、年代、年、月、日、时、分、秒等。

（4）必须使用汉字的情况包括：定型的词语（如一律、星期三等）、成语（如朝三暮四等）、习惯用语（如不管三七二十一等）、缩略语（如十二届三中全会等）、中国干支纪年和夏历月日（如甲申年六月初六等）、月日表示事件的词语（如“一二·九”运动、六一国际儿童节等）。

1.6.3 句式

虽然字词是组成句子的单位，但一篇公文的好坏，往往是通过若干个句子的句式来表现的。因此办公室公文写作时要正确运用句式，一般应当注意把握以下两点。

（1）长短句交替运用。长句指字数多、词数多、结构复杂的句子；短句指字数少、词数少、结构简单的句子。长句表意严密、气势畅达，短句简明活泼、刚劲有力。二者合理交替使用，可使行文铿锵有力，富于变化，从而增强表达效果。

（2）整散句结合使用。整句指结构相同或相似、长短一致或接近的句子；散句指结构灵活、长短不一的句子。写作时合理将二者结合使用，可使行文错落有致，语言表达波澜起伏，引人入胜。

1.6.4 模糊语言

精确是办公室公文的基础和生命，但在某些特定的语言环境或特定的条件下却又必须使用模糊语言，模糊语言并不是含糊语言，模糊语言具有定向的明确性。比如，“这次学习使全厂大多数职工受到了深刻教育”，其中的“大多数”即为模糊语言，其表量是模糊的，但表意却是准确的，这就是模糊语言的基本特性。如果将其改为“使全厂八百九十五人全部受到了深刻教育”，反而不够准确，也难以令人信服。

运用模糊语言时，首先应恰当、得体。模糊语言表现力极强，内涵极其丰富，该用则用，切忌滥用，否则将有损于公文的真实性和严肃性。其次要注意模糊语言的相对性。在实际写作中，模糊语言往往要与精确语言配合使用，虚实结合，相得益彰。下面归纳一些常用的模糊语言在公文中的运用方法，具体如下。

◆ 表示时间：如“最近”“不久前”“近年来”“过去”“现在”“将来”“一直”“曾经”“已经”等。

◆ 表示地点：如“附近”“一带”“周围”“左右”等。

◆ 表示方式、方法：如“严格认真”“逐步”“多种形式”“合理”“斟酌”“适当”等。

◆ 表示主观评价：如“这篇报告的主流意识是好的，是比较符合要求的”，用“好的”“比较符合要求的”等模糊语言，对报告进行了恰当的评价。

◆ 表示频率：如“反复”“多次”“往往”“再三”“三令五申”等。

◆ 表示分寸、程度：如“个别”“大部分”“基本上”“显著”“更加”“相当”“大体”“较大”“十分”等。

◆ 表示条件：如“对违反……规定者”“视情节轻重”“经领导批准后”“在可能情况下”“符合下列条件者”“确因工作需要”等。

1.6.5 熟语

熟语包括成语、惯用语、谚语、格言和歇后语等，是现代汉语中一种较为特殊的语言表达方式。这些语言生动活泼，在办公室公文写作中可以被不同程度地加以运用。

◆ 成语：成语具有表意的整体性和结构的凝固性等特点，恰当地运用可使公文语言表达趋于简洁凝练，富有概括力和节奏感，从而极大地增强其修辞效果。运用成语时，首先要注意弄清其实际意义，不能“望文生义”。特别是有些成语往往是表面意义的比喻或引申，还有的带有较强的感情色彩，如“项庄舞剑意在沛公”，这个成语虽然是说明做事有另外的真实目的，但放在褒义的语境中则不合适。

◆ 惯用语：惯用语主要是指口语中形成的短小定型的习惯用语，特点是简明生动、通俗有趣。在公文写作中恰当地运用惯用语，可使行文生动活泼，富有文采，从而增强表达效果。使用惯用语时要注意把握所用惯用语的实际意义，做到恰当、自然，切不可随意乱用，以免适得其反。另外，惯用语的使用还应当注意场合，如法规性公文和指令性公文，因其自身所固有的性质和特点，就不宜使用惯用语。

◆ 谚语：谚语是口头流传的通俗、简练而又含义深刻的固定语句，包括讽刺谚语、生活知识谚语等各种类型。谚语的特点在于通过具体通俗、形象生动的叙述来揭示客观真理，富于教育意义。在公文写作中适当地加以运用，能够有效地增强公文的表达效果。与惯用语相似，谚语一般多用于事务性公文之中，指令性公文、法规性公文和呈请性公文一般不宜使用。

◆ 格言：格言是具有教育意义的警句，一般出自名人之手，并在群众中广泛流传。格言的内容精辟，蕴意深刻，能给人以警诫和启示，在公文中适当使用，能增强行文的说服力。

◆ 歇后语：歇后语生动活泼、饶有趣味，但使用时要特别注意场合。在庄重性的公文中，不宜使用歇后语，以免产生副作用和反效果。

1.6.6 简称

简称就是缩略语，其特点是在科学概括和浓缩的基础上将全称进行简化处理，简化后丝毫不影响全称的特定含义。办公室公文写作要求语言表达简洁凝练，富于概括性和表现力，因此往往会用简称。特别是内容复杂、篇幅较长的公文，如会议纪要、工作报告等，更会使用各种简称。

总体来说，目前使用的简称有以下几种类型。

◆ 标数概括：由数词加名词或名词化的词、词组两部分组成，如“讲学习、讲政治、讲正气”简称为“三讲”，“坚持社会主义道路，坚持人民民主专政，坚持党的领导，坚持马列主义、毛泽东思想”简称为“坚持四项基本原则”等。

◆ 取前舍后：如“蹲点调查”简称为“蹲点”。

◆ 舍前取后：如“××集团组委会”简称为“组委会”等。

◆ 选取全称中有代表性的词：如“××自动化机械实业有限责任公司”简称为“××机械”等。

◆ 合并相同成分：即省略两个词中的一个相同的语素，如“工业、农业”简称“工农业”，“离休、退休干部”简称为“离退休干部”，“复员军人、转业军人、退伍军人”简称为“复转退军人”等。

◆ 取全称首尾：即将全称的首字和尾字保留，省略其余的内容，如“扫除文盲”简称为“扫盲”，“微型计算机”简称为“微机”等。

◆ 舍全称首尾：与取全称首尾的做法刚好相反，如“快速记录”简称为“速记”，“人民警察”简称为“民警”等。

另外，在公文中运用简称时，还应当注意以下4个方面的问题。

（1）所使用的简称必须是已经约定俗成或为公众所认可的，否则不宜使用。

（2）对于新创或较少使用的简称，应力求表意明确、清晰，力避生僻晦涩。如“整办”，是指“整党办公室”，还是指“整顿市容办公室”，令人费解，这种模糊的简称，建议不用。

（3）使用简称，尤其是新创或较少使用的简称，除“知名度”较高的，如“一国两制”“两个维护”等外，必须先用全称，再用括号标注说明。

（4）简化处理全称时要尽量避免产生歧义。如将“无锡市疗养院”简称“无疗院”，这种会产生歧义的简称应当坚决避免。

1.6.7 实例

对于情况报告、工作总结、调查报告等办公室公文，往往都会加入一些实例来进行佐证，使行文的观点或结论更加明确突出，更具说服力和论证性，同时还可以有效避免行文抽象、枯燥。

在办公室公文写作中使用实例时，可以从真实性、准确性、典型性、针对性和生动性上加以把握。

1. 真实性

真实是运用实例的基础和前提，不真实的实例会失去其存在的意义和价值，造成不良影响和难以预料的损失。把握实例的真实性，应注意以下两个方面。

（1）实例必须是现实生活中客观存在的，而不是公文写作人员为某种目的随意杜撰的。

（2）实例必须反映客观事物的本质，而不是个别、偶然的表象。

2. 准确性

实例的准确性，就是要保证实例确凿无疑，可靠无误。特别对于工作报告、工作总结和调查报告等公文，在汇报工作、反映情况、总结业绩时，更需要有准确的实例提供支持。无论是对人物言论的记述，还是对事件物质的表达，实例都要有问题或事件发生的时间、地点、过程、起因、结果，并且有关的数字、名称等必须准确。而要想做到实例的准确，可以从以下两个方面着手。

（1）必须具有较强的语言表达能力，能够用简明扼要的文字将所获取的实例恰如其分地表达出来，必须与客观实际相吻合，不容出现差错。

（2）要求公文写作者必须深入实际，注重调查研究，力争运用第一手材料。只有在真实的前提下，才能保证事例的准确性。如果是间接材料，则需要反复核实，确保材料的真实性后，才能保证材料的准确性。

3. 典型性

在办公室公文写作中，使用的实例必须典型，否则就缺乏说服力。所谓典型，就是具有某种代表性的、能够集中反映一般事物本质和规律的东西。典型不只有正面的、先进的、积极向上的，也有反面的、落后的等。如果不考虑典型性，那么公文中必然会充斥过多的实例，这样就会严重影响公文想要表达的核心内容。只有坚持实例的典型性，才能在众多实例中，通过比较分析的方法，选用最有代表性、最能说明问题的实例，这样才能发挥实例在公文中的作用。

4. 针对性

针对性指的是实例的运用必须针对行文的观点或结论来进行，缺乏针对性，就不足以说明问题。由于公文中的实例是为说明、印证所提出的观点或做出的结论服务的，因此对于实例的选用，自然必须紧紧围绕观点或结论进行。没有实例的支持，观点或结论只能是空洞抽象的说教，不仅难以令人接受，也难服人心。

5. 生动性

选择生动的实例，可以提高办公室公文的吸引力和可读性，让其中的内容更易被人接受。生动性不代表需要在实例上刻意渲染、铺陈，而只需要将事实客观、准确地描述出来，就会给人以生动之感。当然，要想使实例富有生动性，公文写作者就应当具备较高的语言表达能力和逻辑能力，能够很好地组织语言，并能准确、具体地还原事情的来龙去脉。