第七节 公文质量与公文处理工作质量
一、公文质量测评工具的设计与操作
传统上,评价一篇公文质量的高低,主要依靠主观判断。一是判断是否主题鲜明集中,文从字顺,逻辑没有矛盾,内容没有错误。二是判断是否符合格式规范,这一点相对客观,因为格式标准比较明确。三是判断是否符合领导要求,只要领导不提修改要求,就表示“过关了”“可以了”;只要领导不提批评意见,就表示“不错”“好”。至于说为什么这篇公文比那篇公文质量高,就没有一个客观分数来评判,往往依靠总体感觉。
下面,设计一个公文质量测评表,依靠这个公文质量测评表,对任何一篇公文进行测评,计算其最终得分,从而对拟制这篇公文起草人提出富有针对性的意见建议,帮助他更加富有针对性地改进自己的工作,提高自己的能力;同时,也对其他人员提供很好的借鉴。
(一)公文用纸、印制装订等情况(10分)
【操作办法】
(1)同一篇公文中,纸张有颜色、整洁、大小等方面的差异,扣0.5分。
(2)版心设计不符合规范,扣0.5分。
(3)字体字号不符合规范,发现一处扣0.5分,扣完为止。
(4)字句行距不符合规范,不满足实际需要,发现一处扣0.5分,扣完为止。
(5)图文颜色不符合规范,发现一处扣0.5分,扣完为止。
(6)版面不整洁,字迹不清楚,版心歪斜,发现一页扣0.5分,扣完为止。
(7)印刷不符合规范,两面误差明显较大,油墨不达标,字面发花、发白、有断划,发现一页扣0.5分,扣完为止。
(8)装订不符合规范,正式使用的公文只订一个钉,装订歪斜,扣1分。
(9)公文用纸、印制装订等情况整体较好,但是由于不小心,如被踩了一脚印,沾水后导致水印、化墨,登记时被笔点染黑点、线等,导致页面有污损,发现一页扣0.5分,扣完为止。
(二)版头部分(10分)
【操作办法】
(1)份号不符合规范,发现一处扣0.5分,扣完为止;份号错误,如涉密文件没有份号,扣1分。
(2)密级和保密期限不符合规范,发现一处扣0.5分,扣完为止。将非涉密文件定密,扣1分。涉密文件密级和保密期限错误,扣2分。
(3)紧急程度不符合规范,发现一处扣0.5分,扣完为止。
(4)发文机关标志不符合规范,发现一处扣0.5分,扣完为止。发现错误,扣2分。
(5)发文字号不符合规范,发现一处扣0.5分,扣完为止。发现错误,扣2分。
(6)签发人不符合规范,发现一处扣0.5分,扣完为止。发现错误,扣1分。
(7)红色分隔线不符合规范,发现一处扣0.5分,扣完为止。发现错误,扣1分。
(三)主体部分(15分)
【操作办法】
(1)标题中的发文机关名称计0.5分,介词计0.5分,事由计0.5分,标题回行计0.5分,发现一处不妥扣0.5分。文种计1分,发现错误扣1分。
(2)主送机关不符合规范,扣0.5分。主送机关出现遗漏,扣1分。主送机关出现错误或者多余,各扣1分。涉密公文主送机关出现错误,扣2分。
(3)正文不符合规范,发现一处不妥扣0.5分,发现一处错误扣1分。
(4)附件说明不符合规范,发现一处不妥扣0.5分,发现错误扣1分。
(5)发文机关署名不符合规范,发现一处不妥扣0.5分,发现错误扣1分。
(6)成文日期不符合规范,扣0.5分;出现错误,如成文日期年份写错,成文日期晚于印发日期、早于会议日期等,扣1分。
(7)印章不符合规范,发现一处不妥扣0.5分,发现错误扣1分。
(8)附注不符合规范,扣0.5分。发现错误,如联系人、联系电话错误,从重扣1分。
(9)附件不符合规范,发现一处不妥扣0.5分,发现错误,如序号错误,扣1分。发现严重错误,如附件与附件说明中的名称不一致,或者附件内容错误,扣2分。
(四)版记部分(5分)
【操作办法】
(1)移至版记部分的主送机关不符合规范,发现一处不妥扣0.5分,发现错误扣1分。
(2)抄送机关不符合规范,发现一处不妥扣0.5分,扣完为止;发现错误扣1分。
(3)印发机关和印发日期不符合规范,发现一处不妥扣0.5分,扣完为止;发现错误扣1分。
(4)翻印机关和翻印日期不符合规范,发现一处不妥扣0.5分,扣完为止;发现错误扣1分。
(5)版记中的分隔线不符合规范,发现一处不妥扣0.5分,扣完为止;发现错误扣1分。
(五)公文特定格式(10分)
【操作办法】
(1)页码不符合规范,扣0.5分,有错误,扣1分,扣完为止。
(2)表格不符合规范,扣0.5分,发现一处有错误,扣1分,扣完为止。
(3)通常文件格式不符合规范,扣0.5分,发现一处有错误,扣1分,扣完为止。
(4)信函格式不符合规范,扣0.5分,发现一处有错误,扣1分,扣完为止。
(5)命令格式不符合规范,扣0.5分,发现一处有错误,扣1分,扣完为止。
(6)纪要格式不符合规范,扣0.5分,发现一处有错误,扣1分,扣完为止。
(六)公文内容表述(40分)
【操作办法】
(1)行文规则不符合规范,扣0.5分;有错误,扣1分。扣完为止。
(2)中心观点表述不清,扣1分;有错误,扣3分。分论点表述不清,扣1分;有一处错误,扣1分。扣完为止。
(3)材料表述不清,发现一处扣0.5分;不典型,发现一处扣0.5分;有错误,发现一处扣1分。扣完为止。
(4)逻辑层次不清,前后颠倒,发现一处扣0.5分;不准确,发现一处扣0.5分;相互矛盾,发现一处扣1分:有错误,发现一处扣2分。
(5)层次序数不符合规范,发现一处扣0.5分;有错误,发现一处扣1分。扣完为止。
(6)数字数据不符合规范,发现一处扣0.5分;有错误,发现一处扣1分;前后矛盾,发现一处扣1分。扣完为止。
(7)引文不符合规范,发现一处扣0.5分,扣完为止。引文的发文机关、文件名称、发文字号有错误,扣1分。
(8)专有名词不符合规范,发现一处扣0.5分,扣完为止。有重大错误,如把机关名称、领导人姓名、重要地名、术语写错,扣2分。
(9)发现一个错别字,扣0.5分,扣完为止。关键性错别字,扣1分。
(10)发现一个欠妥当的生造词语,扣0.5分,扣完为止。发现错误的生造词语,扣1分。
(11)发现一个病句(非歧义类),扣0.5分。出现关键性病句(非歧义类),导致公文失效,扣2分。扣完为止。
(12)有一般歧义,发现一处扣0.5分。出现关键性歧义,导致公文失效,扣3分。扣完为止。
(13)标点符号不符合规范,发现一处扣0.5分。出现关键性错误,导致公文意思表达错误,扣3分。扣完为止。
(14)篇幅不符合规范,扣0.5分。篇幅过短或者过长,影响到公文意图的表达,扣1分。例如,过短,导致该说的事情没说上、没说清;或者过长,导致主题散漫不清,甚至离题万里。
(七)公文处理程序与效用(10分)
【操作办法】
(1)分析该签发单,如有一般性错误(如签发先后顺序不对、签发要素不完整准确)一处扣0.5分,严重错误(如缺少签发人)扣1分。
(2)调查收发文登记表,发现一处错误扣0.5分。
(3)相关部门、单位对公文内容取得一致,发现不符合规范,扣1分。
(4)依法行文,重要文件、涉及法律事务、民生问题的文件,特别是行政规范性文件,必须经法制部门进行合法性审查。没有法制部门审查,扣2分;经过审查,但是合理意见建议没有采纳的,扣1分;关键性意见建议没有采纳的,扣2分。
(5)符合政府信息公开管理规定,发现不符合规范,一处扣0.5分;信息公开界定错误,扣1分。
(6)符合保密管理规定,发现不符合规范,一处扣1分。出现泄密,扣2分。
(7)满足公务活动的实际要求,不符合此项要求,轻者扣1分,严重者扣2分。这一条考核的是公文实效问题,有2分,看上去分值低,实际上很重,因为这条要求渗透到了其他指标上,前面所有的要求都是为了保证实现这一条。
上述7个测评表,分7个部分,将一篇公文涉及的方方面面都包含进去,满分总计100分。如此,所有公文都可以进行测评打分,同类型公文(如文种相同类、版式相同类)的分数高低,自然体现出这份公文的质量高低。即使不同类型、不同文种的公文,对于主体、公文内容表述、公文处理程序与效用这三部分的测评得分,也能客观说明公文质量的高低。
将上述7个测评表统一做到一个电子表格里,通过电子表格设计,使所有项目得分能够自动加和。一个文件一个电子表,进而形成一个数据库,就可以分门别类地进行数据统计分析,拓展应用分析结果,更好地达到测评目的。
二、机关公文处理工作质量测评工具的设计与操作
传统上,评价一个机关的公文处理工作质量高低,主要依靠个别判断。一是看领导重视支持程度;二是工作制度建设情况;三是队伍建设情况;四是公文质量抽查情况。至于说为什么这个机关的公文处理工作比那个机关好,就没有一个客观分数来评判,往往依靠综合评价。
下面,设计一个机关公文处理工作质量测评表,依靠这个测评表,对任何一个机关的公文处理工作进行测评,计算其最终得分,从而对这个机关的公文处理工作提出富有针对性、建设性的意见建议,不断推进机关公文处理工作科学化、制度化、规范化。
(一)机关公文处理工作制度建设情况(20分)
领导重视支持公文处理工作(5分)。有完善的公文处理工作制度(10分)。无违反公文处理工作制度的突出问题(5分)。
【操作办法】
(1)使用谈话法,与机关领导直接交流;使用资料法,查找领导对公文的批示。发现有不符合规范的,一处扣2分。
(2)查找机关公文处理工作制度汇编。发现有不符合规定的,一处扣2分。
(3)查找公文处理工作记录,发现存在违反公文处理工作制度的现象,一处扣1分;导致工作重大损失的,一次扣5分。扣完为止。
(二)公文处理工作队伍建设情况(20分)
有健全的公文处理工作组织体系(5分)。主管领导和工作人员岗位明确,职责清晰(5分)。平均每季度组织一次本单位公文处理工作培训(8分),积极参加上级机关组织的相关培训活动(2分)。
【操作办法】
(1)查找机关公文处理工作组织体系。发现一处不符合规定的,扣1分。
(2)查找机关公文处理工作岗位说明书及有关工作制度。发现一处不符合规定的,扣1分。
(3)查找培训工作总结计划。发现一处不符合规定的,扣2分。
(三)发文办理与收文办理工作情况(30分)
程序合法合规(10分)。公文质量较高(20分)。
【操作办法】
(1)发现一次横传直报扣2分。发现一次需要但没有合法性审查的,扣2分。发现一次需要但没有进行信息公开审查的,扣2分。发现一次因质量问题而被上级机关退文的,扣2分。发现一次没有及时更新并上报收发人员信息的,扣2分。发现一次没有及时归档、及时移交档案部门的,扣2分。
(2)发现一次因为公文质量而导致的社会性事件,扣5分。
(3)抽查2篇公文,进行公文质量测评并取平均分,得分按一定比例换算如下:
(四)公文保密工作情况(20分)
有保密制度、设施、设备(5分)。没有文件泄密事件(15分)。
【操作办法】
(1)发现保密制度、设施、设备不符合规范的,扣5分。
(2)发现一次文件泄密的,扣10分。
(五)综合测评(10分)
综合测评优秀(10分)。
【操作办法】
编制下发公文处理工作要点检测表(20道题为宜,题型有单项选择题20题,小计20分;多项选择题15题,小计30分;判断题25题,小计50分),抽查10~20个工作人员(含中层以上干部3~5人),取平均分。按10∶1计分,检测得100分计10分。
[2].2012版《条例》第十条:公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
[3].《<党政机关公文格式>国家标准应用指南》(2012年版),第4页,第20行,“同年10月”,按上下文系指1956年10月,这是错误的,应该是1957年10月。
[4].均引自中华人民共和国中央人民政府网,http://www.gov.cn,最后访问于2014年6月30日。
[7].参见刘访著:《做文做事与做人——对公文与人民利益关系的考察》,北京出版社2009年版,第3页。
[9].党的十九大报告指出:党的领导是人民当家作主和依法治国的根本保证,人民当家作主是社会主义民主政治的本质特征,依法治国是党领导人民治理国家的基本方式,三者统一于我国社会主义民主政治伟大实践。
[10].“三个代表”即中国共产党代表中国先进生产力的发展要求,代表中国先进文化的前进方向,代表中国最广大人民的根本利益。“三个代表”是立党之本、执政之基、力量之源。
[11].《马克思恩格斯全集》第44卷,人民出版社2001年版,第32页。
[12].见2000版《办法》第二十四条,发文办理是指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
[13].见2012版《条例》第二十五条,发文办理主要程序是:复核、登记、印制、核发。
[16].刘访著:《做文做事与做人——对公文与人民利益关系的考察》,北京出版社2009年版,第363页。
[21].见2012版《条例》第九条、第二十二条、第二十五条等。
[24].见2012版《条例》第一条、第二条、第三条、第六条、第七条、第二十八条、第二十九条等。
[26].据《北京市人民政府办公厅主要职责内设机构和人员编制规定》(见京政办发〔2009〕42号)。
[28].分别参阅2006年10月20日、2012年11月20日、2017年10月28日新华网相关报道。
[30].刘访著:《做文做事与做人——对公文与人民利益关系的考察》,北京出版社2009年版,第204~219页。
[35].夏尚武主编:《机关应用文写作大全》,红旗出版社2006年版,第33页。
[36].徐成华等主编:《<党政机关公文格式>国家标准应用指南》,中国质检出版社、中国标准出版社2012年版,第3页。
[37].参阅柳新华、徐艳华编著:《当代中国公文学》第四章“中国公文的历史演变”,经济科学出版社2014年版。
[38].杨霞主编:《公文写作规范与例文解析(第二版)》,北京大学出版社2013年版,第34页。
[39].参阅邵明媚:“公文载体的沿革与变迁”,载《秘书》2008年第11期;游功惠:《中国古代公文载体流变研究》(四川师范大学硕士学位论文),2013年4月。
[40].参阅倪金生、董宝青、田庆久:《电子政务技术》,电子工业出版社2007年版;柳新华、徐艳华编著:《当代中国公文学》第六章第五节“公文的载体与传输”,经济科学出版社2014年版。
[41].必须把2012版《条例》及其配套《格式》、《党政机关电子公文处理工作办法》及其配套《党政机关电子公文标准》(GB/T33476~33483-2016)等系列文件要求统一起来予以贯彻执行。
[42].徐成华等主编:《<党政机关公文格式>国家标准应用指南》,中国质检出版社、中国标准出版社2012年版,第8~9页。
[44].徐成华等主编:《<党政机关公文格式>国家标准应用指南》,中国质检出版社、中国标准出版社2012年版,第21页。
[46].徐成华等主编:《<党政机关公文格式>国家标准应用指南》,中国质检出版社、中国标准出版社2012年版,第31~32页。
[47].1999版《格式》规定,“发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。”而且还存在文件格式的眉首、信函式格式的眉首的区别。
[48].在个别行业审批性文件中,常见使用方括号“[ ]”、方头括号“【 】”、序号前编虚号0的,均属于不规范使用。
[49].徐成华等主编:《<党政机关公文格式>国家标准应用指南》,中国质检出版社、中国标准出版社2012年版,第36页。
[51].《<党政机关公文格式>国家标准应用指南》第37页所举例子有所欠缺,“中共××市委”“× ×市人民政府”之间没有空一个字。
[53].1999版《格式》对国家行政机关公文的要求是,单一机关、两个机关联合发文都不署名,三个及以上才署名。这个变化很大。
[54].1999版《格式》对国家行政机关公文的成文时间要求是用汉字标注。这个变化很大。
[55].对正文的注释或解释,一般在公文正文中采用句内括号或句外括号的方式解决。
[56].注意字体是黑体,而且在顺序号之后不要加冒号。这与1999版《格式》的要求不同。
[57].徐成华等主编:《<党政机关公文格式>国家标准应用指南》,中国质检出版社、中国标准出版社2012年版,第50页。
[58].徐成华等主编:《<党政机关公文格式>国家标准应用指南》,中国质检出版社、中国标准出版社2012年版,第57页。
[59].《<党政机关公文格式>国家标准应用指南》 (2012年版),第58页,第4行,“‘一’字线距版心上边缘7mm”,这是错误的。
[60].参阅本节对“发文机关署名、成文日期和印章”的分析。“(此页无正文)”只在印章和正文不能同处一页的情况下使用。
[61].徐成华等主编:《<党政机关公文格式>国家标准应用指南》,中国质检出版社、中国标准出版社2012年版,第72~88页。