第九节　起草接待方案需要注意的几个问题

一、政策性

（1）符合中央精神和政策规定，讲究政治规矩。礼宾、礼节、礼仪安排符合中央规定，要将政治意识、政治规矩贯穿于接待任务的全过程，在政治中把握接待，在接待中体现政治，防范和规避政治风险，确保公务接待任务的政治安全和生活安全。

（2）坚持有利公务、务实节俭、严格标准、简化礼仪、高效透明、尊重少数民族风俗习惯的原则，加强接待工作方案的审核把关。

二、权威性 （指导性）

方案一经批准，就具有了行政刚性约束力和执行力，通常情况下任何单位和个人，均无权改变方案内容 （包括行程）。如要变更方案内容，则应按程序办理。按程序办理就是不越级、不越位上报和擅自沟通。对于批准后的接待方案不能搞 “选择性执行”，更不能打折扣、搞变通、“塞私货”。

三、可操作性

（1）符合任务主题要求 （考察的项目具有代表性、可推广、可示范、可复制、要管用）。

（2）符合当地实际情况，要 “接地气”。

（3）要素齐全，即涉及本次接待任务的要素要齐全。并对主要要素进行专项安排。如迎送、陪同、会见、座谈、陪餐、住宿、就餐、乘车、场地安排等。每个要素都有工作准备 （项目准备）、工作流程、工作内容、礼宾安排、工作要求和工作分工。要做到方案内容 “零疏漏”、工作衔接 “零缝隙”、接待安排 “零失误”、工作联系 “零盲区”。

四、预见性

把握公务接待工作的规律和特点，正确认识接待工作 “变与不变”的辩证关系。不变是相对的，变是绝对的；计划是相对的，调整计划是绝对的。既要以变应变，也要以不变应万变。坚持原则不教条，灵活应变不违规。在制定和落实接待方案中，能够根据来宾临时提出的新要求 （或者临时改变行程）和新情况，科学安排，及时调整活动内容，实现来宾的工作意图和工作要求。坚持问题导向，对可能出现的一些情况能够提前预判并做出预案 （要准备两套甚至多套接待预案）。对来宾关心什么、了解什么、希望什么、期待什么，要有思想准备，做到心中有数。尤其是对一些新的考察主题要提前谋划，早做准备。要充分考虑天时、地利、时间、环境、道路、气候、电力、交通、人员、项目、内容等因素，以变应变，以不变应万变，做好危机处理。“一切尽在掌握之中”，提高控制力。为此，平时应做好以下几项基础性工作。

（1）建立全市宾馆、酒店、风味小吃数据库；

（2）建立全市 （分主题、分行业、分系统、分区域）公务考察点资料库 （包括考察路线、项目近况、企业现状、社区现状等资料，定期更新、发掘补充）；

（3）建立全市、全省乃至全国的接待资源信息库；

（4）建立区域性公务接待联络员制度。

做好上述工作，以备应急。需要时，可随时调出筛选，以便领导及时做出决策，有效提升公务接待工作质量和效率。

五、规范性

（一）结构设计规范

接待方案已经形成了基本固定的格式：

一是以时间为序，纵向展开 （称为递进结构或纵向结构）。

二是以任务分工为序，横向安排 （也称为并列结构或横向结构）。

这两种结构经常交替穿插使用，可做到安排紧凑、衔接得当、层次分明、段落有序。

另外，还有一种是以不同颜色区分不同的任务板块。

（二）语言表述规范

用语庄重准确，严谨精练。接待方案属于工作部署，通常使用祈使句较多，即要做什么、怎么做等。如果是汇报工作，陈述句就多。接待方案不使用感叹句、疑问句，通常也不使用修辞手法 （如拟人、比喻、夹叙夹议、用典、对比、抒情等）。接待方案不是讲稿，不需要感染力、号召力，但需要执行力。

（三）书面规范

接待方案由定稿转化为正式文本的过程，称为印制。印制出来的接待方案 （手册）是最后文本，代表本级党委政府 （或单位、部门）和主要领导同志的政策水平、接待理念、工作思路和集体意志，必须保证质量。

（1）文面整洁、美观，每一段末尾一般不使用标点，而采用标题式结尾。

（2）内容准确，无错别字。校对内容包括数字、页码、日期、时间、姓名、职务、性别、民族、单位、落款等；校对要以原稿为准，除明显错别字外，不随意改动。校对一般要做 “一校一读”，即两人先对照原稿唱校一次，再一人细看一遍。对于重要方案，要坚持 “两校一读”和“两校两读”。印出大样、确认无误后，方可付印。

（3）专人起草，负责到底。

（四）礼宾程序规范

重要的公务活动礼仪，一般要设计礼宾程序，如迎宾程序、送宾程序、会见程序、会谈程序、座谈程序、签约程序、陪餐程序 （礼宾次序、席位安排）等。

为客人提供的接待手册要用标准格式打印装订，外形美观，便于查阅和携带。重大接待任务工作人员使用的接待手册要方便联系和使用，分解的职责、任务和要求要清晰、具体，责任到人。

六、针对性

针对性主要表现在两个方面。

其一，方案工作安排符合来宾考察意图和工作要求，有利于当地党委政府做出重大决策部署。有针对性地推荐和选择考察点，做到项目选择、路线设计、现场组织、座谈交流、工作汇报、看望、合影等环节都要有针对性，防止 “点”不对题、偏离考察主体或者考察点已过时的情况发生。

其二，方案生活安排符合来宾生活习惯。不同的任务有不同的工作要求和生活要求，即便是相同的任务主题，由于人员结构的不同，在安排时也要有所区别，体现人文关怀，根据来宾的个性化需求，提供个性化定制服务。所谓个性化定制服务，就是在接待服务中对待来宾要既有共性原则，又有个性服务，既有所同，又有所不同。相同的是工作规范、质量标准，不同的是量身定制、因人而异、因时而异、细节区别、差异化服务，在共性服务中体现个性。如有的来宾不喜欢软床垫、软枕头，有的来宾患有 “三高一低”的疾病，有的南方来宾不适应北方干燥气候等，这些情况都可以提供个性化的定制服务或者专属特殊服务。尤其是涉及民族习惯、宗教信仰、宗教活动时，更应注意接待服务的针对性和特殊性，必要时要请教有关方面的专业人士。

要心存敬畏，做到精准接待，不能有 “大概”“差不多”“基本上”“也许是”“可能是”“在路上”“快到了”等模糊的或模棱两可的词语，以及大而化之和想当然的态度。要 “原汁原味”，不能 “添油加醋”、主观臆断。主观臆断对于接待工作是大忌。要避免粗枝大叶，重视细枝末节，于细微之处见精神，在细节之间显水平，将细节管理贯穿于接待任务的全过程。接待工作无小事，接待工作出不起事，不出差错是最低要求，也是最高标准。重要接待任务要求万无一失，一旦出了问题，就很可能 “一失万无”。所以，有些失误不是工作质量 “好”与 “差”的问题，而是工作结果 “成”与 “败”的问题。没出差错，再大的事都是小事；一旦出了差错，再小的事都是大事。

差错往往是在人们意想不到的情况下发生的，而意想不到的情况在接待工作中随时都有可能出现。例如，职务、性别、民族、单位、时间、地点、行李、席位等接待要素，都要准确无误。另外，对于首长或来宾交办的事宜，要做到事事记准确，件件有着落，次次有回音。细节决定成败，关键在于落实。接待工作无小事，既是工作要求、工作态度，又是优良传统和工作作风。服务质量是接待工作的生命，粗糙的服务是接待工作之大忌。

七、保密性

（1）严格控制发放范围。

（2）严格控制印刷份数。

（3）严格执行用后收缴 （按规定做好登记、签收、传递、回收处理工作，在涉密接待方案印制过程中，不允许无关人员接触，接待手册的发放由专人负责，不准代签代领）。

（4）涉密电脑，严禁与外网 （国际互联网）相连。

（5）严格涉密U盘的管理和保存。

（6）严禁用微信、QQ传递涉密信息和方案资料（非涉密接待活动也应谨慎使用）。

必须使用移动电话时，一律以代号称呼，并不得涉及核心内容。

（7）严格内部资料、内部信息管理。

另外，重要领导同志的出行日程、方案、驻地、饮食习惯、身体状况、个人爱好等均属于机密或秘密范围。

综上所述，一套科学的公务接待方案，不仅体现出制定者对公务接待方针政策的理解和把握，也反映出当地主要领导同志工作思路、工作方法、政策把握、接待艺术等方面的睿智。接待方案制定与写作的总体要求，可以概括为以时间节点为主线，以任务内容为主体，以接待流程为保障，以相关资料为支撑，体现领导意图，满足来宾要求，符合任务主题，操作具体可行。做到结构完整，要素齐全，准确无误，安排科学，简明扼要，行文规范。只有这样，接待方案才能更好地发挥接待任务行动指南的作用。

随着科学技术的发展，“大数据”“云计算”“智能制造”“互联网＋”等也开始应用于党政机关公务接待工作，有些接待部门已经着手接待工作 “云平台”开发和建设 （也就是通过信息网络平台，将接待工作的各个环节、各个要素设置为统一、互联的电子模块，如机构职能模块、制度规定模块、业务流程模块、礼宾接待模块、车辆管理模块、考察项目模块、宾馆酒店模块、会议场馆模块、机场车站模块等，使之标准化、程序化、信息化、智能化、网络化）。建成后的 “云平台”，接待人员只需要将接待要素输入系统，即可自动生成标准的接待方案，并可对方案进行实时修改、审批、查阅、跟踪、归档等多种功能操作，其必将在促进公务接待能力提升、服务提质、办事提速、工作提效等方面发挥更大的作用。