第五节　接待手册的制作

公务接待方案签发后，除正式文稿用于文件处理外，为了方便携带和使用，根据惯例和要求，接待方案通常制作成手册形式。“手册”通常有两种形式：一种是主要供来宾使用的，如 “工作安排”“日程安排”“接待安排”或 “接待方案”等；一种是供接待工作人员使用的，如“接待工作实施细则”“接待工作实施方案”等。接待方案与接待手册二者的核心内容是一致的、统一的。但是，接待手册的内容更为详细、具体、全面。如果作为一种公文写作处理的话，接待方案是例行程序、重在行文，接待手册则便于使用、重在落实。由于每次接待任务的对象不同、性质不同、任务主题不同、目的要求不同、时间长短不同，所以接待手册的内容与形式也不尽相同。接待手册主要有文本式、折页、单页等。文本式适用于大型或综合性的接待活动；折页、单页适用于小型单一的接待活动。以文本式 （装订本）为例，接待手册主要包括以下几个部分。

一、封面

接待手册的封面主要包括以下内容。

（一）接待手册的名称

目前，接待手册的名称名目繁多，如接待指南、接待安排、日程安排、行程安排、接待方案、工作安排、接待服务手册、接待工作手册、活动手册、活动安排等，这在一定程度上影响了接待工作的规范化。

接待手册的名称反映了接待任务的性质、工作要求和礼仪要求。它主要有以下几种情况：

（1）接待上级领导同志的接待手册，称为 “工作安排”，如 《××领导同志在×视察工作安排》。

（2）接待兄弟省、市党政代表团的接待手册，称为“活动安排”，如 《××市党政代表团在×考察活动安排》。

（3）接待港澳台高访团的接待手册，称为 “接待方案”，如 《香港×××先生一行在×参访接待方案》。

（4）大型活动的接待手册，称为 “活动方案”。

（5）一般接待任务的接待手册，称为 “日程安排”。

重要或大型任务除了制定接待方案外，还要制定“接待实施细则”。“接待实施细则”是对接待方案内容的细化和对接待环节细节的具体落实，往往也制作成手册的形式，如 《××领导同志在×视察接待实施细则》。“接待实施细则”一般仅供有关领导和双方接待工作人员内部使用，而 “接待安排手册”则是发给来宾使用的，其内容较为精练。

（二）接待任务起止时间

日期时间要使用阿拉伯数字，要用括号括起来。位于标题正下方。

例如：（××××年××月××日—××月××日）

（三）接待手册编号

例如：

（1）JD2018001 （接待）

（2）SW2018001 （市委）

（3）ZF2018001 （政府）

编号位于手册左上方。

（四）密级和保密期限

根据涉密程度分别标注 “绝密”“机密”“秘密”和保密期限 （密级位于手册封面右上方）。绝密用于一级警卫接待任务，主要接待对象为中央政治局常委；机密用于二级警卫接待任务，主要接待对象为中央政治局委员、全国人大常委会副委员长、国务委员；秘密用于三级警卫接待任务，主要接待对象为最高人民法院院长、最高人民检察院检察长、全国政协副主席、中央军委副主席、中央军委委员。凡涉密的接待手册封面、封底多为红色；一般接待工作手册多为浅黄色或其他颜色 （以本地标志性建筑或自然风光为封面背景的，最好用于政务接待之外的公务接待活动，如招商引资等）。接待手册要装帧精良，设计科学，朴素大方，方便实用。

（五）落款

如×××接待办公室 ［一般不以中共××省 （市）委、××省 （市）人民政府名称落款］。如果有些地方未设 “接待办公室”，则以 “办公厅”的名义落款，如中共××省 （市）委办公厅、××省 （市）人民政府办公厅。

（六）规格

常用规格主要有以下两种：

（1）10厘米×14．5厘米。

（2）10厘米×17．5厘米或9．5厘米×17厘米。

二、目录

例如：

一、××一行人员名单　…………………………　（　）

二、××省陪同人员名单　………………………　（　）

三、××市陪同人员名单　………………………　（　）

四、日程安排　……………………………………　（　）

五、乘车安排　……………………………………　（　）

六、食宿安排　……………………………………　（　）

七、省、市、县情况及视察点简介　……………　（　）

八、天气预报　……………………………………　（　）

九、有关人员联系方式　…………………………　（　）

三、人员名单

例如：

一、××一行人员名单 （××人）

（一）陪同 （随行）人员 （××人）

（二）工作人员 （××人）

（三）记者 （××人）

二、××省陪同人员名单

三、××市陪同人员名单

注：接待上级领导时，方案中地陪领导只称陪同人员，不称陪同领导；接待同级时，地陪领导可以称为陪同领导。

四、日程安排

日程安排是接待方案最为重要的部分，也是核心部分。日程安排包括整个活动的内容及流程，如时间地点、迎送陪同、会见会谈、工作汇报、工作餐叙、座谈交流、项目考察、路线设计、停车位置、活动衔接、统筹各方等。它是执行任务的路线图和活动指南，各项活动均要靠日程安排来穿插落实。科学的日程安排是整个接待任务顺利实施、圆满完成的重要保证。日程安排在形式上要做到简洁而不简单，内容上要务实而不务虚，节奏上要体现各级领导同志转变工作作风的新要求，文字表达要准确、规范。

五、乘车安排

编制 “乘车安排表”。按照轻车简从要求，合理使用车型，尽可能安排集中乘车，严格控制随行车辆。

六、食宿安排

根据任务需要，编制 “食宿安排一览表”，内容包括单位、姓名、职务、房间号、房间电话号码、餐厅名称、会议地点、作息时间等 （见表2-1、表2-2）。食宿安排要按中央规定执行，同时考虑任务性质、工作需要、生活习惯和来宾要求。

需要注意的是，如果主人陪同客人活动需要安排房间休息，房间的标准应一致。如果条件有限，房间标准不一致，则应按先宾后主进行房间安排。

表2-1　　乘车、食宿安排

表2-2　　食宿安排

七、相关资料

例如，省情、市情、区 （县）情、党政主要领导资料，视察点、考察点、参观点简介，项目介绍，人物简历等。

八、天气预报

天气预报：一般为三天。

九、服务信息

（1）下榻酒店电话使用办法。

（2）工作人员联系电话。

（3）备忘录，2～3页即可。

十、接待任务手册的发送

（1）按任务涉及单位和领导确定发送范围。

（2）一般情况下发送给本地陪同人员、来宾及工作人员、相关机构秘书长 （或副秘书长）、相关机构办公厅（室）等。

（3）由专人第一时间发送到有关单位和领导，并履行签收手续。