1.2 商业经营管理公司的行政管理

商业经营管理公司的行政管理一般由其设置的行政人事部负责，而对于将行政和人事事务分开管理的商业经营管理公司来说，则会设置行政部负责行政事务，设置人力资源部负责人事事务，本书则将其统一为由行政人事部负责。

商业经营管理公司行政管理的内容一般包括办公用品及设备管理、印章使用管理、公文函件管理、档案管理、会议管理、员工行为规范管理、车辆管理、公共关系管理以及聘请法律顾问管理等，本节将分别对上述的各项管理内容做详细的介绍。

1.2.1 办公用品及设备管理

1.名片印制规定

（1）名片印制范围：部门副经理以上人员；因工作需要经公司主管领导批准的其他员工。

（2）印制要求：公司名片版样统一规格，不允许个人私自印制名片。

（3）印制审批程序：印制名片，须经部门经理、行政人事部经理、总经理签字批准后制作。

2.办公用品购买与领用流程

（1）各部门根据财务预算和工作需要，每月25日之前将所需办公用品采购计划，经部门经理签字，报行政人事部审核后，经总经理批准后购买。

（2）领用办公用品，需由本人到行政人事部登记后领取。

3.办公设备的购买与领用流程

（1）属固定资产范围的办公设备，必须严格按照公司固定资产采购管理规定审批流程执行；行政人事部、财务部进行固定资产登记；领用人经登记领取后，须精心保管，如遗失、损毁，将由领用人承担责任。

（2）各部门应建立办公用品登记制度，调出人员应及时退还所领用的办公用品。

1.2.2 印章使用管理

1.印章保管规定

（1）公司公章由行政人事部经理统一保管。

（2）财务专用章、法人代表手章等由财务部指定专人负责保管。

（3）印章平日必须入柜上锁。

2.印章使用审批流程

（1）公章使用须经部门经理、分管副总经理、总经理批准。

（2）印章保管人必须严格执行规定，登记备案，如审批手续不全而加盖印章，公司将视情节追究保管人及领导责任，并按相关规定严肃处理。

（3）公司公章、财务专用章不得带到公司区域外使用。

（4）凡违反上述要求，视情节对于当事责任人将给予警告、记过直至除名等行政处罚。

1.2.3 公文函件管理

1.公文机密程度分类

（1）绝密：极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书。

（2）秘密：次重要并且所涉及内容不得向公司内外无关人员泄露的文书。

（3）机密：不得向公司以外人员透露内容的文书。

（4）传阅：在本公司内部传阅或传达的文书。

2.公文种类及格式

（1）公文种类：请示、报告、通知、公函、会议纪要等。

（2）公文格式：根据公文种类不同，应使用统一的文件格式。

3.公文签发制度

下列公文必须经公司总经理批阅后方可对外发送：

（1）所有向公司领导（有关部门）报送的文件、对外（包括主力店）正式公文（函）、下发的红头文件、总经理办公会议纪要。

（2）以公司名义对外（政府、合作伙伴等）发送的重要文件。

4.文件传递规定

（1）文件传递必须使用公司统一的办公自动化（OA）系统。

（2）公司行政人事部负责文件分递，根据文件类别按专业依次分转给部门、分管副总经理、总经理审批。

5.文件发送确认与上报流程

（1）书面传真文件应当在发送完毕后立即进行有效确认，并做好相关记录。

（2）上报重要文件必须由经办人、部门经理、分管副总经理、总经理签批后，按公司规定程序办理。

（3）上报文件必须严格按照公司规定格式填写，如发现漏报、错报，一律退回重新上报。

（4）发放公文一律加盖印章。

（5）公文如有附件，应在正文后注明附件的名称和顺序。

（6）在正文结束之后，注明发文的日期及时间。

（7）公文处理必须做到准确、及时、简便。

（8）公文由行政部统一收发、传递、用印、立卷、归档。

6.公文档案保密制度

（1）公司经营活动，所有涉及商业、技术机密的文件、文稿等，均应纳入保密范围。

（2）公司（部门）在日常工作过程中，应根据公司保密制度确定经办文件和记录所涉及的机密文件、保密级别、保密期限。

（3）确定的保密级别和保密期限必须严格遵守，如有泄密，公司将追究当事人及领导责任；视情节对于当事责任人将给予警告、记过直至除名等行政处罚。

1.2.4 档案管理

1.档案管理范围

（1）企业各类文件、制度资料，如政府文件，公司下发文件，各类通知、请示、报告，以及对外行文、会议纪要、三标体系文件等。

（2）工程验收档案资料和公司按规定须移交的档案资料，如前期工程勘验、施工、设计、招标投标等技术合同、工程图样、设施设备清单、使用说明书等。

（3）业户档案资料，如问卷调查结果、交铺验铺手续、委托招商协议、商铺租赁合同及重要商务谈判记录等资料。

（4）各类合同资料，如商铺租赁合同、工程维保合同、广告位租赁合同等。

（5）人员档案，如录取资料、自然状况、工作简历、培训经历、奖惩记录等。

2.档案传递与借阅

（1）公司行政人事部负责档案管理工作；档案资料借阅、复印必须履行审批程序；要求借阅（或复印）人须经部门经理、行政人事部经理、总经理签字批准后方可借阅。

（2）对于绝密级文件，如重要商务合同等，须经公司总经理批准。

（3）借阅档案只限在档案室查阅，不能带出；确需带出者，须经过行政人事部经理、总经理批准。

（4）借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，必须原样归还。

3.档案归档与整理

（1）行政人事部负责档案范围中所描述各类文件的管理和规范。

（2）工程验收档案资料和公司须按规定移交的档案资料由行政人事部统一登记保管，业务部门可根据需要查阅和使用。

（3）业户档案资料（如交铺验铺手续、委托招商协议、商铺租赁合同及重要商务谈判记录等资料）原件均由行政人事部统一保管，有关业务部门留存复印件。

（4）人员档案资料（如录取资料、自然状况、工作简历、培训经历、奖惩记录等）由行政人事部统一保管收存。

（5）公司处理完毕的文件、资料及其他材料均要归档保存，进行资料移交时，必须由经办人及行政人事部经理的签字确认。

（6）档案整理要求根据业务流程进行，做到条理清晰，便于检索。

4.档案检索、剔除与销毁

参照国家档案管理和公司档案管理规定执行。

1.2.5 会议管理

1.会议准备工作

（1）公司行政人事部根据会议召集部门要求，提前下发书面会议通知。

（2）会议通知应明确会议时间、地点、参加人员、主题、议程以及参会人员需准备的材料等。

（3）视频会议，行政人事部须按要求在规定时间提前进行网络调试，确保会议效果，做好日常视频会议系统监管维护，保证设备完好。

（4）重要会议要事先根据会议内容做好会场布置，如公司半年和年终总结会议、大规模专题会等。

2.会议要求

（1）与会人员须在开会前5min到达会场，手机保持静音状态。

（2）与会人员应遵守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布前，不得泄露会议内容。

（3）由会议召集人或部门根据实际需要决定是否形成会议纪要，如有需要，综合性会议由行政人事部派专人负责记录，形成会议纪要由总经理签发，由行政人事部备案；专业会议由相关业务部门派专人负责记录，由分管副总经理签发，并报行政人事部备案。

（4）行政人事部负责有关会议内容的报道。

3.会议室使用规定

（1）会议室由行政人事部负责管理，各部门使用前须提前一天提出申请。

（2）会议结束，会议室使用部门要自觉整理会场，保持清洁并通知行政人事部。

（3）参会人员应自觉保持会议室整洁、爱护设施；违反会议室管理相关规定的个人或部门，擅自使用造成设备损坏的，须承担赔偿责任。

1.2.6 员工行为规范管理

1.仪容仪表规定

（1）员工工作期间须着统一定制工装，着装保持整洁得体。

（2）员工工作期间必须佩戴工作牌，工作牌具体样式按公司统一规定确定。

（3）必须注重仪表仪容，保持衣冠整洁。

（4）女员工应保持淡妆，打扮适度。

（5）员工在岗时间，除结婚、订婚戒指之外，不得佩戴其他饰物。

（6）员工工作期间应举止端庄得体，落落大方。

2.文明礼貌要求

（1）所有员工对待客人态度要自然热情，面带微笑，恰当地用敬语。

（2）所有员工与客人相遇时，要主动让路；与客人同行时，应让客人先行。

（3）所有员工接听外线电话，先要说：“您好，××部”，接听内线电话可说“你好，××部”，声音温和，使用普通话。

3.办公环境纪律要求

（1）办公台上应保持清洁和办公用品的整齐，不得摆放其他与工作无关的杂物。

（2）不随地吐痰、丢弃纸屑、果皮、烟头及杂物，不乱涂乱画，保持环境的清洁。

（3）创造优美的办公环境，不得损坏公司配置的各种器具、设施；不得随意乱堆、乱挂各种物品；与办公无关的物品，不得带入办公场所。

（4）保持办公环境的肃静，不得在办公区域喧哗、聊天或随意制造噪声。

（5）办公区域严禁吸烟。

1.2.7 车辆管理

（1）公司车辆统一由行政人事部负责管理和调动，部门用车需提前报出车计划，因公出车应填写申请单，由部门经理签字后到行政人事部申请，行政人事部经理签字批准后执行。

（2）严格控制车辆费用支出。定点修车，统一结算，行政人事部制订相关台账；控制油量消耗，行政人事部统计每次出车的行程、公里数，并对过路费、过桥费进行备案。

（3）驾驶员应认真做好车辆的日常保养工作，做好行车记录；车辆需要修理，驾驶员应及时提出修车申请，申报问题及费用，由部门经理签字，总经理批准。

（4）驾驶员要按时参加安全组学习，做到不出私车、不酒后驾车，遵章守纪，安全驾驶；车辆专人驾驶；严禁非驾驶人员驾车，如因驾驶员失职（酒后驾车、违规行车）造成的违规罚款应由驾驶员本人承担责任。

1.2.8 公共关系管理

（1）企业公共关系范畴：政府主管部门、行业协会、新闻媒体、投资合作方、主力店、客户、顾客等。

（2）分类建立公共关系档案，并根据业务需要制订沟通计划和具体方案措施。

（3）建立良好畅通的沟通渠道，定期与公共关系单位通过会议、联谊活动等多种形式进行信息通报和交流。

1.2.9 聘请法律顾问管理

（1）公司根据工作需要必须在当地聘请法律顾问，合同签订周期为1年。

（2）凡拟新聘的法律顾问（或准备更换法律顾问），对签订法律顾问合同要求提供3家拟聘用律师（或律师事务所）背景资料，上报总经理审批。

（3）凡需要续签年度法律顾问合同，要求提前提供该年度拟续签的合同内容和上年度法律诉讼工作职责履行情况报告，以及公司对该律师或律师事务所做出的全面评估报告，上报总经理审核。