2.4　项目组合管理信息系统

项目组合管理信息系统（Portfolio Management Information System，PMIS）包括用来收集、整合、可视化、保留与分发组织的项目组合管理输出的工具与技术。它被用来支持项目组合管理的各个方面，可能会与业务管理工具（组织的企业资源规划系统、业务流程管理系统、测量与优化业务流程的工具、流程建模工具等）整合在一起，取决于组织的需求，可能是手工的，也可能是自动的过程。

这些系统通过关键的绩效指标和目标的收集、分析与汇报给执行管理层，支持整个组织的可视化、标准化、测量和过程的改进，进而可能促成有效的决策制定。对项目组合治理而言，PMIS是个有力的工具，因为它提供了透明性，并且澄清了项目组合范围内的角色与职责。

自动化工具可能包括商业化的项目组合管理应用，以及带有与其他的组织自动化系统交互界面的信息收集与管理系统。在组织成熟的早期，有时PMIS只是一系列的数据表格而不是自动化工具。有效的PMIS系统使项目组合经理能够定义、分析、设计、生成、收集和整合必要的数据要素，来管理和支持一个成功的项目组合。它为汇报所有以项目为基础的工作提供了一个集成的系统方案，并且会与整个组织的管理信息系统互相连接起来。PMIS包括很多工具与过程，例如：

◆　带有组件、依赖关系、责任人及其他相关方等的项目组合的类别；

◆　为执行层汇报管理决策所用的集中化仪表板（用来追踪的关键绩效标准）

◆　用自动化软件工具来替代手工的过程；

◆　集中的在线文件库和版本控制；

◆　变更或配置管理；

◆　升级沟通的工作流管理和文档；

◆　关于项目组合风险、问题、假设条件和依赖关系的历史与当前信息；

◆　与其他应用和整体的业务流程管理工具的整合；

◆　财务管理过程和系统（如预算追踪）、成本控制与进度控制过程和系统（如挣值管理），以及企业的资源规划工具（包括能力、成本和进度）；

◆　风险数据库和相关的分析工具；

◆　问题数据库和相关的分析工具；

◆　沟通管理过程与工具；

◆　业务过程管理工具。

应该注意的是，在所有的管理工具之间的整合对于整个组织的信息和知识的有效性、沟通的统一性起着重要的作用。

PMIS需要一系列综合的、被文档记录的、动态的项目组合管理政策、过程、工具、计划和控制。适当实施时，PMIS会提供方向并整合来自各个项目/项目集管理系统的信息。高效PMIS的应用，提供了一个方法来例行性地分析和量化每个项目组合组件所附加的价值，并且为项目组合组件的评估与排序提供输入。

PMIS特别允许项目组合经理回答一些问题，例如：

◆　哪个项目组合组件将会最好地支持组织的商业战略与目的？

◆　是否有某个项目集或项目会像项目组合指标所显示的那样提供预期的商业结果？

◆　每个项目组合组件都拥有适宜的资源，包括具备合适的技能的人员吗？

◆　PMIS反映了真实的项目组合整体状态，并且是决策制定的最终来源吗？

综合的PMIS既应该支持项目组合组件处理持续不断的绩效挑战的那些过程，同时还要支持致力于项目组合演变的那些过程，包括新项目的选择和项目组合组件的终止程序。