0.3 让Excel能够“一可赛二”的内功心法

为更好地使用Excel制作会计表格，财务人员应当尽可能地发挥Excel的潜在性能，让Excel丰富、全面的操作功能完全呈现。

0.3.1 遵守财务制表三大原则

财务人员使用Excel表格的最终目的就是对基础数据进行加工、处理，然后制作财务报表，为企业决策者提供需要的财务信息。财务报表所提供的信息也就是企业各方面的财务数据，因此，财务人员在进行Excel表格设计时，就要以数据处理为中心，在整理数据时要严格遵循以下三大原则。

1. 表格一致性原则

为了便于数据统计和表格间的数据引用，表格的字段名称、数据类型、结构格式等应保持一致，同一对象只能使用同一个名称，同一对象的名称在任何表格中、任何部门中都要保持一致。如公司名称可以写全称，也可以写简称，但为了便于使用，必须保持一致的写法，否则在利用函数求和、分类汇总数据，或者利用数据透视表加工数据等时，Excel就会判定为不同的公司。

另外，相同表格之间的格式与结构也必须保持一致。例如，汇总1～12月份的日常费用汇总表，该表的数据来源分别是1～12月份的日常明细表。如果1～12月份的日常明细表格式不一致，那么选择单元格区域时就会出现错误，从而无法正确计算出所需金额，也无法快速汇总数据。

2. 表格规范性原则

表格规范性是指表格的名称与格式应当规范。例如，数字不应使用文本型格式，而应设置为常规或数值型格式；日期型数据根据实际需要，可设置为指定的日期格式，如“2017年2月5日”“2017-2-5”等。只有规范了表格数据，才能最大限度地发挥Excel的数据处理功能。

3. 表格扩展性原则

表格的可扩展性主要是设计的公式要有扩展性，这就涉及在公式设置时应使用相对引用、绝对引用，还是混合引用方式，不同引用方式返回的数据结果不同。另一个扩展性则主要体现在表格的布局，也就是表格的结构设计。设计表格时还要考虑增减行列是否会影响表格的统计结果，如增加一行，那么合计行会自动计算增加一行对应的单元格内容；如果删除一行，则合计行中的公式不会因为删除了单元格而发生错误等。

0.3.2 正确区分源数据表与数据分析表

在记录数据的过程中，手动输入的基础数据可称为源数据、录入完成的表格称为源数据表，它的用途是存放所有的明细数据。在进行数据分析时，可能会因为源数据描述不一致而无法引用数据，甚至导致整个数据表作废。因此，财务人员只有规范地填写好源数据，才能利用Excel功能自动获得数据结果。

收集并整理好源数据表后，往往都会利用该表进行数据统计和分析操作，并形成新的数据分析表。因此，制表时不要本末倒置，如直接在源数据表上统计或分析数据，而又在数据分析表中对源数据进行修改等操作。正确区分这两个表格，可以更合理地使用Excel进行制表。

0.3.3 善于将Excel与Word等软件联用

Excel与Word都是Office软件中的组件，二者的兼容性自不必说，它们在有的操作下甚至还可以互补，这样可以更好地提高制表效率。如利用Excel将多列数据合并为一列数据，或将一列数据转换为多列数据，需要通过一些技巧才能实现，但利用Word则能轻松完成。

1．多列合并为一列

将多列数据合并为一列数据的方法如下。

（1）在Excel中选中需要进行合并的多列单元格区域，将数据复制到Word文档中。

（2）在Word文档中选中表格对象，单击【表格工具布局】/【数据】组中的“转换为文本”按钮。

（3）打开“表格转换成文本”对话框，选中“段落标记”复选框，单击“确定”按钮。

（4）将转换完成的数据重新复制到Excel表格中，即可实现多列合并为一列的操作。

2．一列转换为多列

将一列数据转换为多列数据的方法如下。

（1）在Excel中选中一列合并后的单元格区域，将数据复制到Word文档中。粘贴时，应利用“选择性粘贴”功能实现“无格式文本”的粘贴方式。

（2）在Word中选中需转换的文字，在【插入】/【表格】组中单击“表格”按钮，在弹出的下拉列表中选择“文本转换成表格”命令。

（3）打开“将文本转换成表格”对话框，设置表格尺寸下的列数，单击“确定”按钮即可。

当然，实际操作中Word与Excel的联用还可以运用到其他方面，这些运用一方面需要用户自己通过不断实践来挖掘，另一方面也需要用户积极搜集相关知识并加以总结积累，这样才能使Excel在Word等软件发挥更大的作用。