3.3 数据的分类汇总

在处理含有大量数据的工作表的时候，往往需要对特定的数据进行汇总计算。Excel的分类汇总功能可以用来协助某列数据进行求和、乘积等运算。

3.3.1 简单分类汇总

在数据量较小的工作表中，通常需要对某些字段进行分类统计。Excel提供了简单的分类汇总功能，可以自动地汁算数据列表中的分类汇总和总计值。当插入分类汇总后，Excel将分级显示列表，以便为每个分类汇总显示和隐藏明细数据行。

要统计各类产品的数量与合计，具体的操作步骤如下。

1 选中B列中任意一个非空单元格，然后按照3.1.1小节的内容将该列数据按照字母的升序排序。

提示

在使用分类汇总之前，需要保证数据清单的各列有列标题，并且同一列中应该包含相似的数据，同时在数据区域中没有空行或者空列。

2 选中数据区域的任意一个非空单元格，切换到【数据】选项卡，在【分级显示】组中单击按钮。

3 弹出【分类汇总】对话框，在【分类字段】下拉列表框中选择【商品名称】选项，在【汇总方式】下拉列表框中选择【求和】选项，在【选定汇总项】列表框中选中【数量】和【合计】复选框，然后单击按钮。

4 返回工作表，汇总结果如图所示。

提示

在进行分类汇总的时候，分类字段必须是已经排好序的字段；否则最后汇总的结果是不正确的。并且汇总方式与汇总项必须匹配，如汇总方式选择求和而汇总项选择进货地点时就会出错。

进行分类汇总后，在数据清单的行号左侧将出现层次按钮和，单击它们可以分级显示和隐藏明细数据。在分级显示按钮的上方还有一排数值按钮，表示级别。

3.3.2 高级分类汇总

高级分类汇总可以对同一分类字段进行多重汇总，若要在同一汇总表中显示两个以上的汇总数据，只需对同一数据清单进行两次不同的汇总运算。第二次分类汇总在第一次的汇总结果上进行。

1 在原汇总结果的基础上，再次打开【分类汇总】对话框，在【分类字段】下拉列表框中选择【商品名称】选项，在【汇总方式】下拉列表框中选择【平均值】选项，在【选定汇总项】列表框中选中【数量】和【合计】复选框，撤选【替换当前分类汇总】复选框，然后单击按钮。

提示

对工作表进行高级分类汇总时，必须撤选【分类汇总】对话框中的【替换当前分类汇总】复选框；否则只能在表格中显示一种汇总方式。

2 单击按钮 ，显示的结果如图所示。

如果要删除分类汇总的结果，恢复到原来的数据清单形式，可以选中分类汇总表中的任意一个单元格，然后打开【分类汇总】对话框，单击按钮，这时数据清单就会恢复到分类汇总前的状态。应该注意的是，单击按钮后，所有的汇总结果都将被删除。

3.3.3 嵌套分类汇总

嵌套分类汇总是在对一个关键字汇总的基础上再对另一个关键字进行汇总。

前面介绍的高级分类汇总中虽然汇总了两次，但是两次汇总时的关键字都是相同的，即“商品名称”。

实际上对于该工作表中的数据可以先进行简单的分类汇总，然后再对“规格”进行汇总。具体的操作步骤如下。

1 选中数据区域的任意一个单元格，按照3.1.2小节中介绍的方法，在打开的【排序】对话框中，将【商品名称】和【规格】按升序排序。

2 单击按钮，排序后的结果如图所示。

3 选中数据区域的任意一个单元格，在打开的【分类汇总】对话框中设置参数，如图所示。

4 单击按钮，再次打开【分类汇总】对话框，设置参数如图所示。

5 单击按钮完成对数据的嵌套分类汇总，单击按钮，显示的结果如图所示。

3.3.4 组及分级显示

在应用了分类汇总功能后，Excel会对“分类字段”以组的方式创建一个级别。

下面介绍显示和隐藏明细数据的具体操作步骤。

1 选中“B2:B4”组中的任意一个单元格，切换到【数据】选项卡，在【分级显示】组中单击按钮。

2 此时该组的数据就被隐藏起来了。如果要将隐藏的数据显示出来，选中单元格B4，在【分级显示】组中单击按钮即可。

3 如果要取消组合，可选中“B2:B4”组，在【分级显示】组中单击按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择【取消组合】选项。

4 弹出【取消组合】对话框，在【取消组合】选项组中选中【行】单选钮，然后单击 按钮。

5 此时可以看到“B2:B4”组的组合符号消失了。

如果要将取消的组重新组合，那么只要在【分级显示】组中单击按钮右侧的下三角按钮，打开【创建组】对话框，其设置与取消组合时相似，设置完成后单击按钮即可。

3.3.5 分页显示分类汇总

分页显示分类汇总是将汇总的每一类数据单独地列在一页中，这样打印出来的数据就会非常清晰。

将各类商品的汇总结果分页显示，具体的操作步骤如下。

1 选中数据区域的任意一个单元格，在【分级显示】组中单击按钮，打开【分类汇总】对话框，然后选中【每组数据分页】复选框，其他参数的设置不变，如图所示。

2 此时汇总结果的每一个汇总项的下方边框都会自动隐藏，如图所示。

3 切换到【页面布局】选项卡，单击【页面设置】组右下角的【对话框启动器】按钮。

4 弹出【页面设置】对话框，切换到【工作表】选项卡。然后单击【顶端标题行】输入框右侧的【折叠】按钮，选择工作表的第一行作为标题行（这样在打印的时候，每一页的表格都会打印出标题行），然后单击按钮。

5 此时可以看到每一页中只有一种商品的汇总情况。