3.1 数据的排序

为了方便查看表格中的数据，用户可以按照一定的顺序对工作表中的数据进行重新排序。数据排序主要包括简单排序、复杂排序和自定义排序3种。

3.1.1 简单排序

对数据进行排序是数据分析中不可缺少的组成部分。对数据进行排序有助于快速、直观地显示数据并更好地理解数据，有助于组织并查找所需数据，帮助用户最终做出更有效的决策。接下来，先介绍简单排序。

简单排序就是设置单一条件进行排序。

对工作表中的数据进行简单排序的具体操作步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，将光标定位在数据区域的任意单元格中，切换到【数据】选项卡，在【排序和筛选】组中单击【排序】按钮。

2 弹出【排序】对话框，在【主要关键字】下拉列表框中选择【第一季度】选项，在【排序依据】下拉列表框中选择【数值】选项，在【次序】下拉列表框中选择【升序】选项，设置完成后，单击按钮。

3 返回工作表，此时表格数据即可根据B列“第一季度”的销量进行升序排列，效果如下图所示。

简单排序还可以通过功能区中的【升序】按钮或者降序旋钮来实现。例如，要按“销售区域”的升序排列，只要选中A列中的任意一个非空单元格，然后单击【升序排序】按即可。

提示

在【排序】对话框中，默认选项是选中【数据包含标题】复选框。因为数据表的第一行一般情况下都是各列的标题，所以【主要关键字】下拉列表框中显示的是各列的标题。

在输入时间时用“：”来分隔时间中的时、分、秒部分。默认情况下是按照24小时制输入的。如果要以12小时制输入时间，则需要在输入的时间的后面输入一个空格，并且上午以“AM”或者“A”结尾，下午以“PM”或者“P”结尾。

提示

在进行排序的时候，需要特别注意数据表中的空行或者空列，因为Excel只能自动识别空行前面的部分或者空列左边的数据，而漏掉空行下面或者空列右边的数据。

汉字的排序方式有两种：一种是按字母排序；另一种是按笔画排序。默认情况下为按字母排序。单击【排序】对话框中的按钮即可打开【排序选项】对话框，在【方法】选项组中包括有两种汉字排序的方法。

3.1.2 复杂排序

如果在排序字段里出现相同的内容，它们会保持着它们的原始次序。如果用户还要对这些内容按照一定条件进行排序，就用到多个关键字的复杂排序了。复杂排序就是依照多个条件对数据进行排序。

对工作表中的数据进行复杂排序的具体操作步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，将光标定位在数据区域的任意一个单元格中，切换到【数据】选项卡，在【排序和筛选】组中单击【排序】按钮 。

2 弹出【排序】对话框，此时可以看到已经显示出前一小节中按照“第一季度”的销量对数据进行了升序排列。单击按钮。

3 此时即可在【排序】对话框中添加一组新的排序条件。在【次要关键字】下拉列表框中选择【第二季度】选项，在【排序依据】下拉列表框中选择【数值】选项，在【次序】下拉列表框中选择【升序】选项，设置完成后，单击按钮。

4 返回工作表，此时表格数据在根据B列“第一季度”的销量进行升序排列的基础上，按照“第二季度”的销量进行了升序排列。效果如下图所示。

3.1.3 自定义排序

有的时候用户并不需要对数字和汉字按照升序或者降序进行排序，而是要根据自己的需要来排序，这就是自定义排序。

对工作表中的数据进行自定义排序的具体操作步骤如下。

1 打开本实例的原始文件，使用前面所讲的方法打开【排序】对话框，在【主要关键字】下拉列表框中选择【销售区域】选项，在【次序】下拉列表框中选择【自定义序列】选项。

2 弹出【自定义序列】对话框，在【自定义序列】列表框中选择【新序列】选项，在【输入序列】文本框中输入“华东地区 华中地区 华南地区 东北地区 西藏地区 西南地区港澳台地区”，中间用换行键隔开。输入完成后，单击按钮。

3 此时即可看到新定义的序列已经添加到【自定义序列】列表框中，单击按钮。

4 返回【排序】对话框，第1个排序条件中的【次序】下拉列表框自动选择刚定义的序列，单击按钮即可。

5 返回工作表，对数据进行自定义排序的最终效果如下图所示。