2.1 数据的输入

在工作表中输入数据是编辑工作表过程中经常遇到的操作，主要包括输入文本型数据、输入常规数字、输入货币型数据和输入日期型数据等。

2.1.1 基本数据的输入

Excel中的数据类型包括数值、文本、日期、时间和公式等。在输入数据的时候，一般不需要特别指定其类型，Excel会自动地识别输入数据的类型。

1．数值型数据的输入

在Excel中，数值型数据是使用最多，也是操作比较复杂的数据类型。数值类型是由数字字符(0～9)或者一些特殊的字符（“+”“-”“、”“，”“$”“E”）组成的。

对于正数，Excel将忽略数字前面的正号“+”；对于负数，输入的时候应加上负号“-”或者将其置于括号“()”中。

在输入数字的过程中，除了正数和负数外还要用到其他的数字格式。但在新建的工作表中，所有的单元格都采用默认的通用数字格式。

下面介绍没置小数位数为2的数值型数据，其具体的操作步骤如下

1 打开本实例的原始文件，在单元格A1中输入“123”，然后按下【Enter】键。

2 选中单元格A1，按下【Ctrl】+【1】组合键，弹出【设置单元格格式】对话框，默认切换到【数字】选项卡，在【分类】列表框中选择【数值】选项，在右侧的【小数位数】微调框中输入“2”。

3 单击按钮，结果如图所示。

2. 日期和时间型数据的输入

日期和时间虽然也是数字，但是Excel把它们当作特殊的数值，并规定了严格的输入格式。日期和时间的显示形式取决于相应的单元格被设置的格式。当Excel辨认出输入的数据是日期和时间时，单元格的格式就会由【常规】数据格式变为相应的内部【日期和时间】格式。默认情况下，日期和时间在单元格中是右对齐的。

在输入日期时用斜线“/”或者短线“-”来分隔日期中的年、月、日部分。常规的日期表示方法是以两位数来表示年份的。如果没有输入年份，Excel则会以当前的年份作为默认值。

在输入时间时用“：”来分隔时间中的时、分、秒部分。默认情况下，是按照24小时制输入的。如果要以12小时制输入时间，则需要在输入的时间的后面再输入一个空格，并且上午以“AM”或者“A”结尾，下午以“PM”或者“P”结尾。

提示

如果要输入当前日期，先选中单元格，然后按下【Ctrl】+【；】组合键即可；如果要输入当前时间，先选中单元格，然后按下【Ctrl】+【Shift】+【：】组合键即可。

3. 文本型数据的输入

文本型数据是指字符或者数字和字符的组合。默认情况下，在Excel中输入的文本型数据在单元格中是左对齐显示的。文本的输入方法与数值型、日期和时间型数据的输入方法相同，选中单元格后直接输入即可。

如果单元格容纳不下文本字符串，可占用相邻的单元格；相邻的单元格已有数据，就截断显示（被截断部分只是不显示，只需改变列宽即可显示出来）；在单元格中输入超出宽度的数值会以科学记数法的形式显示。

2.1.2 有效性数据的输入

为了在输入数据时尽量少出错，可以通过使用Excel的【数据有效性】对话框来设置单元格中允许输入的数据类型或者有效数据的取值范围。默认情况下，输入单元格的有效数据为任意值。

1. 自定义填充序列

通过自定义填充序列的方法来输入有效性数据的具体步骤如下。

1 选中要设置数据有效性的单元格或者单元格区域，这里选中单元格A2，切换到【数据】选项卡，在【数据工具】组中单击按钮右侧的下三角按钮，从弹出的下拉列表中选择【数据验证】选项。

2 弹出【数据验证】对话框，切换到【设置】选项卡，在【允许】下拉列表框中选择【序列】选项，在【来源】输入框中输入“经理,主管,助理”（中间用英文输入法状态下的逗号“,”隔开）。

3 切换到【输入信息】选项卡，然后在【输入信息】列表框中输入“请选择职位”。

4 切换到【出错警告】选项卡，然后在【样式】下拉列表框中选择【警告】选项，在【标题】文本框中输入“输入职位错误”，在【错误信息】文本框中输入“请单击下拉按钮进行选择！”。

5 单击按钮，效果如图所示。用户可以运用自动填充功能将数据有效性的功能复制到该列的其他单元格中。

6 如果用户输入的不是自定义填充序列中的内容，系统会自动弹出如图所示的【输入职位错误】对话框。

2. 自定义填充范围

当数据有效性中的条件为数值时，还可以设置有效数据的取值范围。保证当在单元格中输入了其他内容或者输入的数值超出了设定的范围时，Excel就将其视为无效。

例如，要设置单元格B2中的数值范围为1000～20000，具体的操作步骤如下。

1 选中单元格B2，按照前面介绍的方法打开【数据验证】对话框，默认切换到【设置】选项卡，在【允许】下拉列表框中选择【整数】选项，在【最小值】输入框中输入“1000”， 在【最大值】输入框中输入“20000”。

2 切换到【输入信息】选项卡，然后在【输入信息】列表框中输入“请输入整数”。

3 切换到【出错警告】选项卡，然后在【样式】下拉列表框中选择【停止】选项，在【标题】文本框中输入“数据输入错误”，在【错误信息】文本框中输入“请输入1000～20000之间的整数”。

4 单击按钮，效果如图所示。用户可以运用自动填充功能将数据有效性的功能复制到该列的其他单元格中。

5 如果此时在单元格中输入的数据不在自定义的填充范围之内，按【Enter】键后系统会弹出【数据输入错误】对话框。

提示

在【出错警告】选项卡中设置的出错信息的【样式】由重到轻分为“停止”“警告”和“信息”等3种。当使用“停止”样式时，无效的数据是绝对不允许出现在单元格中的；当使用“警告”样式时，无效的数据可以出现在单元格中，但是系统会警告这样的操作可能会出现错误；当选择“信息”样式时，无效的数据只是被当作特殊的形式被单元格接受，并相应地给出出现这种特殊形式时的处理方案。用户在使用的时候可以根据具体的情况和需要选择不同程度的出错样式。

2.1.3 有规律数据的输入

如果输入的数据有规律性，则可利用Excel提供的填充功能简化操作，这样可以大大提高工作效率。

1. 复制填充

例如，要在一份统计表中输入连续的年份，具体的操作步骤如下。

1 在单元格A2中输入“2011”，然后将鼠标指针移到该单元格的右下角，当鼠标指针变为“”形状时，按住左键向下拖动至单元格A7，然后释放鼠标左键。

2 此时出现【自动填充选项】按钮 ，单击该按钮打开【自动填充选项】下拉列表，用户可以根据需要进行选择。

3 这里选中【填充序列】单选钮，结果如图所示。

2. 序列填充

用户也可以使用Excel的序列填充功能来填充数据年份，具体的操作步骤如下。

1 在单元格A2中输入“2011”，切换到【开始】选项卡，在【编辑】组中单击按钮，从弹出的下拉列表中选择【序列】选项。

2 弹出【序列】对话框，在【序列产生在】选项组中选中【列】单选钮，在【类型】选项组中选中【等差序列】单选钮，在【终止值】文本框中输入“2016”。

3 单击按钮，结果如图所示。

3. 自定义填充

Excel系统自带的自定义序列是有限的。用户可以根据自己的需要将工作中经常要输入的数据定义为自定义序列，以方便以后的应用。

假设在统计销售数据的时候经常要输入6名业务员的姓名，这时就可以将这些名字定义为自定义序列。其具体的操作步骤如下。

1 单击按钮，从弹出的下拉列表中选择【选项】选项。

2 打开【Excel选项】对话框，切换到【高级】选项卡，在【常规】选项区域中单击按钮。

3 弹出【自定义序列】对话框，在【输入序列】列表框中输入自定义序列，输入每一个序列后按【Enter】键换行。输入完毕单击按钮即可将名字序列添加到【自定义序列】列表框中。

4 依次单击按钮，返回工作表中，然后用复制填充法拖动鼠标即可得到填充序列。

2.1.4 相同数据的输入

有时候用户需要在多个单元格或者多张工作表中输入相同的数据，如果逐个输入操作起来非常繁琐，本小节介绍一种简单的方法。

1. 在多个单元格中输入相同的数据

在多个单元格中输入相同数据的具体步骤如下。

1 选中单元格C2，按【Ctrl】键的同时分别选中单元格C4和C7。

2 输入“男”，然后按【Ctrl】+【Enter】组合键，这样选中的单元格就都会被输入相同的数据。

3 按照同样的方法输入性别“女”。

2. 在多个工作表中输入相同的数据

这里将“计算机成绩”和“各科成绩”两个工作表中紫铭的计算机成绩修改为80，具体的操作步骤如下。

1 单击“计算机成绩”工作表，然后按下【Ctrl】键，再单击“各科成绩”工作表，将这两个工作表合并为一个工作组。

2 选中单元格D4，输入“80”，然后按【Enter】键或者【Tab】键即可。

3 切换到“各科成绩”工作表可以发现紫铭的计算机成绩也同时改变了。

2.1.5 利用记录单输入数据

当行数或者列数较多的时候，利用原始的方式输入数据会给用户带来很多麻烦，如常会出现串行或者串列等现象。如果利用记录单输入数据，则可避免类似的情况发生。

记录单一般不在常用功能区中，这里先介绍一下在快速工具栏中添加记录单的具体步骤。

1 单击按钮，从弹出的界面中选择【选项】选项。

2 弹出【Excel 选项】对话框，切换到【快速访问工具栏】选项卡，在【下列位置选择命令】下拉列表框中选择【不在功能区中的命令】选项，在【下方】的列表框中选择【记录单】选项，单击按钮，然后单击按钮。

3 此时在工作表的自定义快速访问工具栏中即显示了记录单选项。

利用记录单输入数据的具体步骤如下。

1 选择数据区域内的任意一个单元格，然后单击自定义快速访问工具栏中的【记录单】按钮。

2 弹出【各科成绩】对话框，单击按钮。

3 在该对话框中输入相应的信息，输入完一条记录后单击按钮，记录就会被添加到工作表中，同时对话框被清空，然后可以继续输入下一条信息，如果不继续输入数据，可以直接单击按钮。

使用记录单不仅可以方便地输入数据，还可以进行数据的修改、删除、查找、添加等操作。例如，输入了大量的数据后需要快速查询数据，就可以在记录单对话框中通过拖动滚动条查看数据。

利用记录单查询表单的具体步骤如下。

1 选择数据区域内的任意一个单元格，然后单击自定义快速访问工具栏中的【记录单】按钮，弹出【各科成绩】对话框，单击按钮。

2 在【姓名】文本框中输入“紫铭”，然后按下【Enter】键，即可得到如图所示的结果。