第2章 Office 2016的设置与基本操作

本章视频教学录像：30分钟

高手指引

不同的用户使用的功能和操作习惯不尽相同，用户可以根据自己的习惯自定义工作环境和参数，以提高工作效率。本章主要介绍Office 2016的设置与基本操作，包括账户设置、选项设置和Office 2016的基本操作等。通过本章的学习, 可以帮助用户构建个性化的Office 2016工作环境。

重点导读

掌握Office 2016的账户和选项的设置

掌握Office 2016的基本操作

掌握定制窗口的方法

2.1 Office 2016的账户设置

本节视频教学录像：3分钟

使用Office 2016登录Microsoft账户可以实现通过OneDrive同步文档，便于文档的共享与交流。使用Microsoft账户的作用如下。

（1）使用Microsoft账户登录微软相关的所有网站，可以和朋友在线交流，向微软的技术人员或者微软MVP提出技术问题，并得到他们的解答。

（2）利用微软账户注册微OneDrive（云服务）等应用。

（3）在Office 2016中登录Microsoft账户并在线保存Office文档、图像和视频等，可以随时通过其他PC、手机、平板电脑中的Office 2016，对它们进行访问、修改以及查看。

2.1.1 配置账户

登录Office 2016不仅可以随时随地处理工作，还可以联机保存Office文件，但前提是需要拥有一个Microsoft 账户并且成功登录，下面以Word 2016软件为例进行介绍。

➊ 打开Word 2016文档，单击软件界面右上角的【登录】链接。弹出【登录】界面，在文本框中输入电子邮件地址，单击【下一步】按钮。

➋ 在打开的界面输入账户密码，单击【登录】按钮，登录后即可在界面右上角显示用户名称。

提示 如果没有Microsoft账户，可单击【创建一个】链接，注册账号。

➌ 登录后单击【文件】选项卡，在弹出的界面左侧选择【账户】选项，在右侧将显示账户信息，在该界面中可更改照片，注销、切换账户、设置背景及主体等操作。

2.1.2 设置账户主题和背景

Office 2016提供了多种Office背景和3种Office主题供用户选择，设置Office背景和主题的具体操作步骤如下。

➊ 单击【文件】选项卡下的【账户】选项，弹出【账户】主界面。

➋ 单击【Office 背景】后的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择Office背景，这里选择【涂鸦菱形】选项。

➌ 单击【Office 主题】后的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择Office主题，这里选择【深灰色】选项。

➍ 设置完成后,返回文档界面,即可看到设置背景和主题后的效果。

2.2 Office 2016的选项设置

本节视频教学录像：6分钟

单击【文件】【选项】选项，即可弹出【Word选项】对话框。Office 2016（以Word 2016为例）选项的设置主要包括常规、显示、校对、保存、版式、语言等。

（1）【常规】选项：可以用来设置使用Word时采用的常规选项，包括【用户界面选项】、【对Microsoft Office进行个性化设置】和【启动选项】3个选项组，在每个选项组下都包含相应的设置选项。

（2）【显示】选项：更改文档内容在屏幕上的显示方式和在打印时的显示方式。显示选项下包括【页面显示选项】、【始终在屏幕上显示这些格式标记】和【打印选项】，每个选项下都有各自对应的功能选项，用户可以根据需要设置，如可在【始终在屏幕上显示这些格式标记】组下选择是否显示制表符、空格、段落标记等符号。

（3）【校对】选项：更改Word更正文字和设置其格式的方法。校对选项下包括【自动更正选项】、【在Microsoft Office程序中更正拼写时】、【在Word中更正拼写和语法时】和【例外项】，每个选项下都有各自对应的功能选项。

（4）【保存】选项：可以自定义文档的保存方式，包括【保存文档】、【文档管理服务器文件的脱机编辑选项】和【共享该文档时保留保真度】，每个选项下都有各自对应的功能选项，例如，在【保存文档】组下可以设置文档的默认保存格式、自动回复信息时间间隔以及默认本地文件位置等。

（5）【版式】选项：指中文换行设置、首尾字符设置、字距调整和字符间距控制等样式。

（6）【语言】选项：设置Office的首选项，包括【选择编辑语言】、【选择用户界面和帮助语言】和【选择屏幕提示语言】，每个选项下都有各自对应的功能选项。

（7）【高级】选项：使用Word时采用的高级选项，包括【编辑选项】、【剪切、复制和粘贴】、【图像大小和质量】、【图表】和【显示文档内容】等选项，每个选项下都有各自对应的功能选项。

2.3 Office 2016的基本操作

本节视频教学录像：7分钟

Office 2016软件包含有许多常用的基本操作，掌握这些基础操作是学习Office办公的第一步， 本节以Word 2016软件为例来讲解Office 2016的基本操作。

2.3.1 Office 2016的启动与退出

使用Word 2016编辑文档之前，首先需要掌握如何启动与退出Word 2016。

1.启动Word 2016

启动Word 2016的具体步骤如下。

➊ 单击【开始】按钮，在打开的开始界面选择【所有应用】【Word 2016】命令。

➋ 随即会启动Word 2016，在打开的界面中单击【空白文档】按钮。

➌ 即可新建一个名称为“文档1”的空白文档。

➍ 除了使用正常的方法启动Word 2016外，还可以在Windows桌面或文件夹的空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【新建】【Microsoft Word文档】命令。执行该命令后即可创建一个Word文档，用户可以直接重新命名该新建文档。双击该新建文档， Word 2016就会打开这篇新建的空白文档。

提示 直接双击计算机中存储的Word格式的文件，也可以打开Word 2016软件，并自动打开选择的文件。

2.退出Word 2016

退出Word 2016文档有以下4种方法。

➊ 单击窗口右上角的【关闭】按钮。

➋ 在文档标题栏上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【关闭】菜单命令。

➌ 单击【文件】选项卡下的【关闭】选项。

➍ 直接按【Alt+F4】组合键。

2.3.2 Office 2016的保存和导出

文档的保存和导出是非常重要的，因为在Word 2016工作时，所建立的文档以临时文件保存在计算机中，只要退出Word 2016，工作成果就会丢失。只有保存或导出文档才能确保文档不会丢失。

1.保存新建文档

保存新建文档的具体操作步骤如下。

➊ 新建并编辑Word文档后，单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【保存】选项。

➋ 此时为第一次保存文档，系统会显示【另存为】区域，在【另存为】界面中选择【这台电脑】，并单击【浏览】按钮。

➌ 打开【另存为】对话框，选择文件保存的位置，在【文件名】文本框中输入要保存的文档名称，在【保存类型】下拉列表框中选择【Word文档（*.docx）】选项，单击【保存】按钮，即可完成保存文档的操作。

2.保存已有文档

对已存在文档进行再次编辑后有3种方法可以保存更新。

（1）单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【保存】选项。

（2）单击快速访问工具栏中的【保存】图标。

（3）按【Ctrl+S】组合键实现快速保存。

3.另存文档

如需要将文件另存至其他位置或以其他的名称另存，可以使用【另存为】命令。将文档另存的具体操作步骤如下。

➊ 在已修改的文档中，单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【另存为】选项。

➋ 在【另存为】界面中选择【此电脑】选项，并单击【浏览】按钮。在弹出的【另存为】对话框中可以更改文档所要保存的位置，在【文件名】文本框中输入要另存的名称，单击【保存】按钮，即可完成文档的另存操作。

4.导出文档

还可以将文档导出为其他格式。将文档导出PDF文档的具体操作操作如下。

➊ 在打开的文档中，单击【文件】选项卡，在左侧的列表中单击【导出】选项。在【导出】区域单击【创建PDF/XPS文档】项，并单击右侧的【创建PDF/XPS】按钮。

➋ 弹出【发布为PDF或XPS】对话框，在【文件名】文本框中输入要保存的文档名称，在【保存类型】下拉列表框中选择【PDF（*.pdf）】选项。单击【发布】按钮，即可将Word文档导出为PDF文件。

2.3.3 自定义功能区

功能区中的各个选项卡可以根据用户需要进行自定义设置，包括命令的添加、删除、重命名和次序调整等。以Word为例自定义功能区的具体操作步骤如下。

➊ 在功能区的空白处单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【自定义功能区】选项。

➋ 打开【Word选项】对话框，单击【自定义功能区】选项下的【新建选项卡】按钮。

➌ 系统会自动创建一个【新建选项卡】和一个【新建组】选项。

➍ 单击选中【新建选项卡（自定义）】选项，单击【重命名】按钮。弹出【重命名】对话框，在【显示名称】文本框中输入“实用工具”，单击【确定】按钮。

➎ 单击选中【新建组（自定义）】选项，单击【重命名】按钮,弹出【重命名】对话框。在【符号】列表框中选择组图标，在【显示名称】文本框中输入“学习”，单击【确定】按钮。

➏ 返回到【Word选项】对话框，即可看到选项卡和选项组已被重命名，单击【从下列位置选择命令】右侧的下拉按钮，在弹出的列表中选择【所有命令】选项，在列表框中选择【词典】项，单击【添加】按钮。

➐ 此时就将其添加至新建的【附加】选项卡下的【学习】组中。

提示 单击【上移】和【下移】按钮可改变选项卡和选项组的顺序和位置。

➑ 单击【确定】按钮，返回至Word 界面，即可看到新增加的选项卡、选项组及按钮。

提示 如果要删除新建的选项卡或选项组，只需要选择要删除的选项卡或选项组并单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】选项即可。

2.3.4 通用的命令操作

Word、Excel和PowerPoint中包含有很多通用的命令操作，如复制、剪切、粘贴、撤消、恢复、查找和替换等。下面以Word为例进行介绍。

1.复制命令

选择要复制的文本，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【复制】按钮，或按【Ctrl+C】组合键都可以复制选择的文本。

2.剪切命令

选择要剪切的文本，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【剪切】按钮，或按【Ctrl+X】组合键都可以剪切选择的文本。

3.粘贴命令

复制或剪切文本后，将鼠标光标定位至要粘贴文本的位置，单击【开始】选项卡下【剪贴板】组中的【粘贴】按钮的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择相应的粘贴选项，或按【Ctrl+V】组合键都可以粘贴用户复制或剪切的文本。

提示【粘贴】下拉列表各项含义如下。

【保留原格式】选项：被粘贴内容保留原始内容的格式。

【合并格式】选项：被粘贴内容取消原始内容格式，并应用目标位置的格式。

【只保留文本】选项：被粘贴内容清除原始内容和目标位置的所有格式，仅保留文本。

4.撤消命令

当执行的命令有错误时，可以单击快速访问工具栏中的【撤消】按钮，或按【Ctrl+Z】组合键撤消上一步的操作。

5.恢复命令

执行撤消命令后，可以单击快速访问工具栏中的【恢复】按钮，或按【Ctrl+Y】组合键恢复撤消的操作。

提示 输入新的内容后，【恢复】按钮会变为【重复】按钮，单击该按钮，将重复输入新输入的内容。

6.查找命令

需要查找文档中的内容时，单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【查找】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【查找】或【高级查找】选项，或按【Ctrl+F】组合键查找内容。

提示 选择【查找】选项或按【Ctrl+F】组合键，可以打开【导航】窗格查找。

选择【高级查找】选项可以弹出【查找和替换】对话框查找内容。

7.替换命令

需要替换某些内容或格式时，可以使用替换命令。单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【替换】按钮，即可打开【查找和替换】对话框，在【查找内容】和【替换为】文本框中输入要查找和替换为的内容，单击【替换】按钮即可。

2.3.5 设置视图方式和比例

Office 2016中不同的组件分别有各自的视图方式，可以根据需要选择视图方式。此外，还可以设置界面的显示比例，以方便阅读。下面以Word 2016为例进行介绍。

1.设置视图方式

单击【视图】选项卡，在【视图】选项中可以看到5种视图，分别是阅读视图、页面视图、Web版式视图、大纲视图和草稿，选择不同的选项即可转换视图，通常默认为页面视图，在【视图】选项组中可以单击选择视图方式。

2.设置显示比例

可以通过【视图】选项卡或视图栏设置显示比例。

（1）使用【视图】选项卡设置

单击【视图】选项卡下【显示比例】组中的【显示比例】按钮，在打开的【显示比例】对话框中，可以单击选中【显示比例】选项组中的【200%】、【100%】、【75%】、【页宽】等单选项，设置文档显示比例，或者在【百分比】微调框中自定义显示比例。

（2）使用视图栏设置

在页面底部的视图栏中，单击【缩小】按钮可以缩小文档的显示，单击【放大】按钮可放大显示文档，也可以拖曳中间的滑块调整显示比例。

2.4 综合实战——定制Office窗口

本节视频教学录像：4分钟

良好舒适的工作环境是事业成功的一半，用户可以自定义Office 2016窗口，使其符合自己的习惯。

【案例效果展示】

【案例涉及知识点】

添加快速访问工具栏按钮

设置快速访问工具栏的位置

隐藏或显示功能区

【操作步骤】

第1步：添加快速访问工具栏按钮

通过自定义快速访问工具栏,可以在快速访问工具栏中添加或删除按钮，便于用户快捷操作。

➊ 打开随书光盘中的“素材\ch02\定制窗口.docx”文档，单击快速访问工具栏中的【自定义快速访问工具栏】按钮，在弹出的【自定义快速访问工具栏】下拉列表中选择要显示的按钮，这里选择【打开】选项。

➋ 此时在快速工具栏中就添加了【打开】按钮。

➌ 如果【自定义快速访问工具栏】下拉列表中没有需要的按钮选项，可以在列表中选择【其他命令】选项。

➍ 弹出【Word选项】对话框，选择【快速访问工具栏】选项卡，在【从下列位置选择命令】下拉列表框中选择【常用命令】选项，在下方的列表框中选择要添加的按钮，这里选择【另存为】选项，单击【添加】按钮，即可将其添加至【自定义快速访问工具栏】列表，单击【确定】按钮。

➎ 此时可看到快速访问工具栏中添加的【另存为】按钮。

第2步：设置快速访问工具栏的位置

快速访问工具栏默认在功能区上方显示，可以设置其显示在功能区下方。

➊ 单击快速访问工具栏中的【自定义快速访问工具栏】按钮，在弹出的【自定义快速访问工具栏】下拉列表中选择【在功能区下方显示】选项。

➋ 此时将快速访问工具栏移动到了功能区下方。

第3步：隐藏或显示功能区

隐藏功能区可以获得更大的编辑和查看空间，可以隐藏整个功能区或者折叠功能区，仅显示选项卡。

➊ 单击功能区任意选项卡下最右侧的【折叠功能区】按钮。

➋ 即可将功能区折叠，仅显示选项卡。

➌ 单击文档页面右上方的【功能区显示选项】按钮，在弹出的列表中选择【显示选项卡和命令】选项。

提示 选择【自动隐藏功能区】选项可隐藏整个功能区。

➍ 此时显示功能区。

高手私房菜

本节视频教学录像：2分钟

技巧1：快速删除工具栏中的按钮

在快速访问工具栏中选择需要删除的按钮，并单击鼠标右键，在弹出的快捷菜中选择【从快速访问工具栏删除】命令，即可将该按钮从快速访问工具栏中删除。

技巧2：更改文档的默认保存格式和保存路径

在保存Word文档时，可以根据需要更改默认的保存格式和保存路径。

➊ 选择【文件】选项卡，单击【选项】选项，打开【Word选项】对话框，选择【保存】选项。在右侧的【保存文档】组中，单击【将文件保存为此格式】文本框右侧的下拉按钮，在弹出的列表中选择【Word模板（*.dotx）】选项，单击【确定】按钮，即可将Word默认保存方式更改为模板格式。

➋ 如果要更改默认的保存路径，可以在打开【Word选项】对话框中选择【保存】选项。在右侧的【保存文档】组中，单击【默认本地文件位置】文本框后的【浏览】按钮。

➌ 打开【修改位置】对话框，选择文件要保存的位置，单击【确定】按钮。

➍ 返回至【Word选项】对话框，即可看到文件的默认保存路径已经发生了改变，单击【确定】按钮即可完成文档默认保存格式和保存路径的更改。