第三节 公文主体格式

公文主体格式包括：公文标题、主送机关、公文的主体（正文）、附件及附件说明、印章（发文生效标识）、签署、成文日期、附注等。

一、公文标题

《办法》规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”

《格式》规定：“公文标题位于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当”。

公文的标题是公文不可缺少的组成部分，是公文格式的首要内容。

（一）标题的作用

1．节约办文时间，提高工作效率

标题的主要目的之一就是标意，即用简短、概括的语句把一份公文的主要内容准确、完整地表现出来，使人一看便知是一份关于什么问题的公文。如果公文没有标题，密密麻麻的一大篇，就会给公文处理带来困难，影响机关工作效率。

2．避免淹没大事、要事、急事

公文有轻重缓急之分，一般可从标题反映出来，如果公文无标题，就会耽误一些急办公文的处理。

3．有利于公文的管理

公文在处理过程中需登记、传递、编立案卷、汇编和检索，有了标题就方便许多。没有标题，就难以及时、准确地查找到有关公文。

（二）标题的演变过程

标题这一公文格式在明代以前是没有的，我们今天见到的许多古代的公文，其标题都是后人添加的。如李斯的《谏逐客书》、汉刘邦的《入关告谕》等当时都没有标题。

现在的标题是由古代的公文“贴黄”制度逐渐演化而来的。“贴黄”一词源于唐代，当时皇帝颁发的制、敕等公文都是用黄纸书写，如有需要更改的地方，就再用黄纸贴上重写，称为“贴黄”。到了宋代，臣属呈给皇帝的奏章、札子等公文都用白纸书写，但要择其要点另写在黄纸上，把它附在公文的后面，也叫“贴黄”，放在前面的叫“引黄”。皇帝只看“贴黄”，不看全文。朱元璋等封建统治者为了提高行政效率曾屡次下诏禁繁文、减案牍，使章奏贴黄成为公文撰写的一种制度，并为清朝所沿用。据《二十五史·明史》记载：

茹太素，泽州人。洪武三年乡举，上书称旨，授监察御史。六年擢四川按察使，以平允称。七年五月召为刑部侍郎。……明年，坐累降刑部主事，陈时务累万言，太祖令中书郎王敏诵而听之。……帝怒，召太素面诘，杖于朝。次夕，复于宫中令人诵之，得其可行者四事，慨然曰：“为君难，为臣不易。朕所以求直言，欲其切于情事。文词太多，便至荧听。太素所陈，五百余言可尽耳。”因令中书定奏对式，俾陈得失者无繁文。摘太素疏中可行者下所司，帝自序其首，颁示中外。

一份500字就可说明白的公文，茹太素竟写了1万多字。朱元璋因此命令中书省订立上书陈事格式，繁文违式者要治罪，并亲自为上书陈事格式写了序言。到崇祯皇帝时，他命令内阁制作贴黄的式样，由题奏本官自己撰写，全文不得超过100字，贴附牍尾，以减轻皇帝总阅全文的负担。清代顺治初年也规定：凡题奏本章，不得超过300字，贴黄不得超过100字。雍正后来又不限贴黄字数。清代左宗棠的一份奏折“贴黄”即为“厘定闽省进公款项请停革摊捐陋规另筹公费折”。“贴黄”在后来的公文中逐步演化为“摘由”、“事由”，即在公文前面用极简短的一句或几句话对公文内容进行提示。在现代的发文专用稿纸中仍有列“摘由”、“事由”栏目的。

辛亥革命后至中华人民共和国成立前的旧式公文一般都没有标题，而是用“为×××事”、“为×××由”作为公文的起首用语，置于正文之前，称为“事由”。目的也是为了说明发文原因、公文类别、主要内容等，如：

为呈请拨款修建学生宿舍由

1951年9月29日中央人民政府政务院颁布的《公文处理暂行办法》第5条规定公文用纸第一页须包括文种、发文字号、事由、附件、主送机关、拟办、批示等栏，仍把“事由”作为公文的起首用语。

1981年2月27日国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》正式规定公文必须有标题，并对标题的拟写提出了要求：“公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文机关名称和公文种类。”

1993年11月21日修订后发布的《国家行政机关公文处理办法》对标题的拟写作了更详细的规定：“公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”

由上可知，标题这一格式经历了从贴黄——摘由（事由）——标题的漫长演变过程。演变的目的只有一个，那就是更好地突出公文标题的“标意”和“告知”的功能，给读者以极大的方便和明确的印象。不少人不大了解公文标题的功用，因而也不重视公文标题的写作，致使标题冗赘不堪、不得要领，这是应当避免的。

（三）标题三要素

完整的标题包括发文机关名称、公文事由和文种三个部分，简称标题三要素。

1．发文机关名称

发文机关名称必须是法定的全称或通用的简称。有固定发文机关标识（红头）的公文，可以省去标题中的发文机关名称；某些内容十分简单的公文，也可省去发文机关名称。几个机关联合发文的标题，如果把发文机关名称都写上势必很长，可采取简称和省略的办法。

2．公文事由

公文标题的事由是对公文内容的高度浓缩和概括，是标题拟写中技术性最强的环节之一。过去在秘书界有句俗话，叫做“公文写到老，摘由总难好”，可见其难度之大。

事由的拟写应当严格遵循逻辑思维的原则，必须具有确定的、真实的、严谨的概念，不允许有任何可以任人想象和不确定的含义。严禁使用夸张、比喻、象征等文学手法来拟写事由。在表达方式上要求合乎逻辑，防止歧义，避免重复，力戒冗长。坚持准确、简明、规范的原则。

3．文种

有关文种的内容将在第四章“公文文种”中做专章讲述，这里从略。

（四）公文标题的四种书写格式

1．发文机关名称+事由（公文内容）+文种

如《国务院关于发布 <国家行政机关公文处理办法>的通知》，其中“国务院”是发文机关名称，“发布 <国家行政机关公文处理办法>”是事由，“通知”为文种。这种写法是一种比较完整、全面的写法。公文的作者、公文的主要内容、公文的性质和作用、公文的种类都在标题中得到了准确的反映。

2．事由（公文内容）+文种

印有固定红头或是作为发布、转发对象的公文可以采取这种写法。如2003年3月5日《国务院批转劳动保障部等部门关于辽宁省完善城镇社会保障体系试点情况报告的通知》（国发〔2003〕6号），批转对象的标题是：《关于辽宁省完善城镇社会保障体系试点情况的报告》。这里的“关于辽宁省完善城镇社会保障体系试点情况”是事由，“报告”是文种。写此报告的即发文机关并非辽宁省政府，而是劳动保障部、国家经贸委、民政部、财政部、国家税务总局、国务院体改办、全国总工会等部门。

3．发文机关+文种

如《中华人民共和国主席令》、《全国人民代表大会公告》，这种标题只有阅读全文才能知道公文的内容。

4．只有文种

如《通知》、《通告》等多用于内容比较简单的公文。

从上述标题的四种写法可以看出，标题三要素中的发文机关、事由在特定情况下均可省略，但文种是万不可少的。所以，如何选择合适的文种在标题拟写中就显得十分重要了。

（五）标题文字的排列

标题文字的安排是否得当不仅关系公文版面是否协调、大方，最主要的是关系能否突出地表达公文内容、能否为标题的标意和告知功能服务。

标题的文字安排一般有以下两种方法。

一是选用与正文不同的字体字号。当公文有好几层标题时，应按原稿的层次关系，采取由大到小（如从2号字到3号字）、由重到轻（如从黑体到宋体）的原则，使标题的地位突出，让人一目了然。

二是用不规则的长短行排列标题。在把标题与正文拉开适当距离的同时，采用不规则的长短行，从而使标题突出、醒目。

标题的排列常见的有以下几种类型。

1．单行排列

12个字以内的标题，居中排一行即可。

2．双行排列

标题字数满20字或20字以上，排一行不醒目，可排成两行，又有上短下长、上长下短、上下等长等几种排法，只要设计合理都是可以的，但应避免下面几种排法。

（1）左齐右不齐：

（2）阶梯式：

（3）拆词式（即把一个词分拆在两行）：

××县人民政府关于发

布《××××××××》的通知

3．三行排列

在公文处理实践中，标题以排两行为最多，标题字数多到三行的情况应尽量避免。如实在避免不了，确需排三行的，常见的有以下两种排法。

（1）宝塔形：

（2）菱形：

排三行时，最好避免以下两种排法。

（1）三行等长：

这种排法的主要问题是显得沉闷、呆板、不活泼。

（2）倒金字塔：

这种排法的主要问题是显得头重脚轻，给人以滑稽、轻浮、不严肃的感觉。

（六）标题拟写其他的注意事项

1．一定要有标题

过去有人好用“如文”代替标题，那是应该杜绝的。

2．引用其他公文标题时，相关要素要全

标题中引用其他公文标题时，所引标题中没有发文机关名称的要补出来。

3．确定标题应在文稿完成以后

开始拟稿时，可以先拟个草题，也可以把标题暂时空下，也可以先把标题三要素中的发文机关名称、文种先写出来，把事由空着。因为在拟稿过程中，拟稿人对公文主题的理解在不断深化，认识也会有所提高和发展。文稿写完后再确定或产生标题能比较准确地揭示发文目的，较好地概括公文的主要内容。如果急于先拟定标题，不但费时费力，而且效果也不一定好，不是来回涂改，就是文不对题。

4．要准确运用标题中的标点符号

除发布法规或规章类公文外，一般不加书名号。

二、主送机关

《办法》规定：“主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称”。

《格式》要求：“主送机关位于标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。”

主送机关，即公文的发往机关，又叫公文抬头、上款、收文机关等。其书写位置在标题左下、正文之上。但也有例外，如简报、总结等公文材料，主送机关不在主体部分，而在版记部分的抄送机关前面。或因前面主送机关太多等原因，为了在首页显示正文，也可把主送机关移到后面的版记部分。

（一）主送机关与行文规则

1．所有上行文都必须有主送机关

上行文的主送机关一般只能有一个，这样便于公文的办理。主送上级领导机关的请示、报告，需要另一个同级的上级机关知道的，一般不同时主送，只根据解决问题的需要主送其中一个，另一个可以在版记处“抄送”。受双重领导的单位向上级机关的请示应根据内容，一般主送其中负责答复问题的上级机关，另一个在版记处“抄送”。

2．下行文的主送机关要因文而异

下行文的主送机关要因文而异，一般有以下两种情况。

（1）针对性强的下行文，都应当有主送机关。

批复、指示性通知、下行的意见等这类针对性强的下行文，主送机关可以是一个，也可以是多个或所有的下属单位。如果下行文的主送机关是一个受双重领导的单位时，应当在版记处抄送另一个领导机关。

（2）凡收文对象无法限定或无须限定时，可省去主送机关。

凡公文内容需要在较大范围内告知，收文对象无法限定也无须限定时，如公告、通告等须公开张贴的公文，可以省去主送机关。章程、条例等规范性文件，因其不能单独行文，也没有主送机关。

3．平行文一般都有主送机关

平行文的主送机关可以是一个，也可以是多个。

（二）主送机关一定要选准

主送机关是行文的主要对象，是负责解决公文中的问题或予以贯彻执行的机关。公文中提出的问题能否得到尽快解决，选准主送机关是非常关键的一环。

在选择主送机关时要注意克服以下几种偏向。

1．请求审批的公文不要多头主送

请求增加编制，就应主送编制委员会或人事主管部门；请求减免税收，就应主送税务局。如果多头主送就会误时误事，反而不利于问题的解决。

请求审批的公文如需要同时送其他的领导机关或主管部门，应用抄送的形式。

另外，除领导直接交办的事项外，请求审批的公文不要直接送领导者个人，尤其不能同时主送两个以上的领导者个人，以防因批示不一致而引发领导人之间的矛盾，延误公文的及时办理。

2．复文应主送问文单位

在考虑复文主送机关时，除越级问文外，应坚持有问有答的原则，不能答非所问。

3．业务问题应主动主送业务归口部门

有些公文是有关要钱、要物等纯业务性的问题，但有些发文机关却不愿主送业务归口部门。所以，有的领导机关就规定：凡是应当主送业务归口部门而不送的，退回！以此促使各部门之间发生横向联系。

（三）主送机关的名称应当具体、明确

主送机关单一时，应写主送机关的全称或规范化简称。主送机关较多时，可以使用约定俗成的统称。如中共中央普发的下行文，主送机关多写成：“各省、自治区、直辖市党委，各大军区、省军区、野战军党委，中央各部委，国家机关各部委党组，军委各总部，各军兵种党委，各人民团体党组”，用的都是统称，但却很明确，不会发生误解。不能写成“各工业部门”、“各财经机关”、“各教育部门”等，这样会使公文处理人员无法掌握，辗转询问，并容易搞错。

如主送机关较多，一行写不完时，可另起一行，直至写完为止。

除领导人特别交办的事项，公文一般不主送领导者个人。

（四）妥善处置下行文主送机关之间的排列顺序

有些普发的下行文主送机关不止一个，就有一个排列顺序的问题，可按照以下原则进行排列。

1．按主送机关与公文内容的密切程度排列

关系密切的排在前面，关系一般的排在后面。

2．按系统和级别高低排列

当各主送机关与公文内容的密切程度相等时，级别高的排在前面，级别低的排在后面。系统之间按党、政、军、群的顺序排列。

3．比照有关法规和具体规定进行排列

同一系统内平级机关之间的排列次序，如主送机关中关于省一级行政机关的排列，就应按宪法中的书写顺序进行排列，一律写成“各省、自治区、直辖市”，而不能写成“各省、市、自治区”。

（五）主送机关的位置和书写格式要规范

主送机关应顶格书写。这种格式源于竖写竖排的抬头规范，是为了表示礼仪，也是主送机关必须遵守的规范之一。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至文尾版记中的主题词之下、抄送之上。

主送机关较多，一行写不完时，回行时仍要顶格书写。主送机关写完后要用冒号，以领起下文。

（六）正确处置主送机关之间的标点符号

有些单位制发的下行文，主送机关有几个甚至几十个，如果错用主送机关之间的标点符号，就可能产生理解上的混乱。如有一份公文叫《关于加强水泥纸袋押金管理的通知》，其主送机关是：

各省、自治区、直辖市、财政局、税务局、建委、建材局：

由于点号错误，造成指代不明，就会给公文的传递和处理带来诸多不便。公文的原意是指各省、自治区、直辖市的财政局、税务局等单位，造成误会的原因就是不应在“财政局”前加一个顿号。

如果在不同级层、不同系统的主送机关之间都用顿号，且一顿到底，也容易出现点号误用的问题。如某市委制发的一份通知，其主送机关是：

各县委、区委、市委各部委办各群团组织，市直各单位党委（党组）：

前面有一“各”字，但由于一顿到底，把“各”与后面的有些主送机关一结合，问题就出来了。如“各……市委各部委办”就不合乎逻辑了。

当主送机关过多，且分别属于不同系统、不同级层时，应按照主送机关的级层或所在系统分别使用不同的标点符号。一个系统内部的同级单位之间用顿号，以表联合词组并列之间的稍停。如《中共中央国务院印发 <关于深化行政管理体制改革的意见>的通知》（2008年3月3日），主送机关是：

各省、自治区、直辖市党委和人民政府，中央和国家机关各部委，军委总政治部，各人民团体：

三个逗号隔开的是五个系统，系统内部用顿号隔开者为同级单位。系统之间如不用逗号，可按系统分别顶格书写，末尾可用分号，最后一个系统后用冒号。但一个系统内的同级单位之间一定要用顿号隔开。

（七）联合发文的主送机关要体现主办与协办的关系

两个以上机关联合发文，发文机关的排列次序一是体现在文头的发文机关标识上，二是体现在落款的印章上。如《中共中央办公厅、国务院办公厅关于向党中央和国务院报送文件的通知》，这是党政两个部门联合发文，发文机关的排列次序是中共中央办公厅在前，国务院办公厅在后。与此相对应，在考虑这份通知的主送机关时也必须按先党的系统、后政府系统排列。原文的主送机关也正是这样处理的。

如果协办机关过多（在5个以上），机关名称又各异，既有“厅、局”，又有“办、委、组”时，为了书写上的简便，其主送机关的排列次序可以作适当的调整。尽量把名称相同的协办机关调到一起，但第一个主送机关即主办机关的位置不能后调。

假如，国家人力资源和社会保障部、民政部、财政部、国家统计局这4个部门要联合下发一个通知，其主送机关应如何设计？

按照惯例应是这样：

各省、自治区、直辖市人力资源和社会保障、民政、财政、统计厅（局）：

这样设计就有一个问题，即“统计厅”的问题。全国都称“统计局”，压根就没有称“统计厅”的。

解决的办法是将统计系统前移：

各省、自治区、直辖市人力资源和社会保障、民政、统计、财政厅（局）：

三、公文的主体（正文）

主送机关下面是公文内容陈述的开始，是公文的核心部分，评价一份公文的质量如何，主体的写作是主要的标准。

《格式》规定：“公文正文位于‘主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行’。”

关于正文的拟写规范，按照《办法》第25条的要求，草拟公文应当做到以下九个方面。

（1）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（3）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（4）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（5）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（6）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（7）应当使用国家法定计量单位。

（8）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（9）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

除综合性内容的公文主体外，一般公文要求一文一事，以便于分送和处理。

要注意的是，为了堵塞变造公文的漏洞，《格式》取消了执行多年的“此页无正文”格式。

四、附件及附件说明

附件是指那些用来说明、补充、佐证正件的图表、统计数字、情况说明以及其他文字材料。

附件说明是指用于说明公文正件所附材料的名称及件数的专用格式。

《办法》规定：“公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。”

《格式》规定：“公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识‘附件’，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如‘附件：1.×××××'）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识‘附件’，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。”

附件虽非正文，但却是某些公文的重要组成部分，不可忽视，有的公文如去掉了附件就显得毫无意义。附件之所以作为附件处理，是为了阅读上的方便。如把诸如图表、名单等材料穿插在正文中间，往往隔断公文前后意思的联系，造成阅读上的困难。为了使正件更简练、更明确，就需要将有些内容从正文中抽出作为附件单独表述。

公文的附件与正文一样具有同等效力，不存在谁主要、谁附属的问题。为了保证这一点，需要在公文正文之后、盖章之前标注附件的序号和名称。然后在附件首页同样标识附件的序号和名称，以显示附件与正文是一种不可分割的关系。

附件说明应逐件写明标题和序号，不要笼统地写“附件如文”或“附×××等×件”。正文之后附件说明中的附件序号和名称与附件本身的序号和名称必须一致，如不一致，从法律意义上讲可以不承认该附件是正文的附件，附件就失去了本应有的与正文同等的法定效力。

公文如有附件，应做到以下几点。

1．附件说明及附件的位置要正确

附件说明“在正文下一行”，即正文后的附件标识要与正文空1行，左空2字；附件本身的“附件”标识在该附件首页版心左上角顶格第一行。

2．正文之后的附件说明应与该附件本身的标识前后一致

有的机关公文正文之后有附件说明，而在附件中却未标识“附件”字样；有的正文之后的附件说明序号用阿拉伯数码，附件上却又用汉字；有的附件名称前后文字相互错、漏等，这样都是不规范的。

3．标点符号要正确

附件序号（包括附件本身的序号和正文之后附件说明的序号）用阿拉伯数码，附件名称不加书名号，附件名称后不加标点符号。

4．附件应与正文一起装订

如果附件与正文不能一起装订，一定要在附件首页版心左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件名称（或带序号，如“附件1”、“附件2”等）。

5．不能把载体型通知的运载对象当做附件处理

一些批转、转发、印发类的通知，从形式上看也有附件。这类被批转或被转发的公文实际上并非本来意义上的附件，无须附件说明。如《国务院关于发布 <国家行政机关公文处理办法>的通知》，正文是：“现发布《国家行政机关公文处理办法》，自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止。”不能在其后写上“附件：《国家行政机关公文处理办法》”。这类被批转或被发布的公文与前面的通知不能分开装订，且页码要连贯。

五、印章（发文机关名称）

（一）印章的作用

印章的作用有三点：一是证实公文的效力，二是证实公文的信用，三是表示负责。

《办法》第10条第9款规定：“公文除‘会议纪要’和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。”

（二）印章的刻制

《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号）对印章的样式、尺寸、质地、文字排布等均有详尽的规定。印章的刻制均由公安部门指定的刻字营业单位承担，由公安部门负责登记和监制。对于伪造印章和使用伪造印章者，应当依法严惩。

印章所刻名称，应为本机关的法定名称，行政公署的印章，冠省（自治区）的名称，以下类推。印章所刻名称字数过多，不易刻制清晰时，可以采用通用的简称。

（三）盖印的位置和规范

《格式》的规定很具体：“单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。”

《格式》对印章与成文日期的相互协调也作了规定：“当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。”

印章是公文生效的标志。一般情况下除会议纪要外，公文都应加盖印章。印章也是鉴定公文真伪的最重要的标志。为了保证印章的真实性，提高印章的防伪性，对公文印章的格式规范进行详尽的规定是必要的。

1．单一机关发文印章的处理

只需盖一个印章的单一机关发文，落款处（即成文日期之上）不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期的横向距离是右空4字，纵向与正文的距离要依印章的大小而定，其标准是印章加盖在成文日期上后，印章的上弧距正文的距离在一行之内。这样要求是为了防止变造公文，如果空白过大，就容易被人私自加入其他的内容。

盖印要端正、居中（即居成文日期之中）。国家行政机关的印章大多都带有国徽，如把国徽盖歪了是极不负责也是极不严肃的。

考虑有的机关印章有国徽，有的印章没国徽；有的印章下弧有文字，有的印章下弧没文字，《格式》规定了“下套”和“中套”两种盖印的方式。

“下套”的方式适用于带有国徽（或图案）、下弧没有文字的印章。仅以下弧压在成文日期上，既可完整地显示国徽（或图案），显示印章的庄重性和严肃性，也可防止因国徽（图案）或文字压住成文日期而让人难以辨认，使成文日期清晰易辨。

“中套”的方式适用于下弧有文字的业务主管部门的印章。中套的要求是把印章的中心线压在成文日期上，避免因印章下弧的文字与成文日期重合而造成辨识不清。

2．联合行文印章的处理

联合行文的印章，《格式》规定：“当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。”

“当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。”

联合发文时，一般情况下，主办机关的印章要排在最前面，协办机关按与公文内容的密切程度依次排列。如果是一个单位的党政机关联合发文，党的机关应排在前面。如果是各个系统联合发文，应按党、政、军、群的顺序排列。

3．公文盖章注意事项

（1）杜绝空白印章。

现在印刷公文大多采用现代化的印刷设备，套印印章是最基本的做法。套印印章的方法就是将一个印在纸上的空白印章作为印模直接制版。如果公文中出现空白印章（即印章没有压盖任何文字），就等于把本单位的印模送给了所有的收文对象，极易给伪造印章者提供可乘之机。

为防止联合行文时出现空白印章，在格式上必须采取以下措施。

① 2个单位联合行文，成文日期的标识位置要向中间移动，居中排布，将成文日期的字距拉开成一行，左右各空7字。两个印章均压成文日期，主办单位印章在前。

② 3个或3个以上单位联合行文，所有参与联合行文的单位都要署单位名称，印章压在单位名称上。因为3个以上单位联合行文，如仅有成文日期，不署单位名称，就会出现至少有一个以上印章无法压在成文日期上，就会出现至少有一个以上印章是空白印章。而要求所有的行文单位都署单位名称，将印章加盖在单位名称上，就会避免这种情况。

（2）联合行文时印章排布要科学。

为防止印章边缘超出版心，每排印章最多排3个，应使主办机关的印章在前，协办机关的印章按照发文机关的顺序依次排布。要保证印章之间既不相交，也不相切。当最后一排剩下一个或两个印章时，应居中排列。成文日期放在最后一排印章之下空1行的位置，右空2字。

（3）盖印的方式要统一。

联合行文时为了保证印章排列整齐，《格式》规定：“只能采取同种加盖印章的方式。”就是说，当把两个或两个以上的印章排列在一起时，只能采取一种加盖方式，即不管个别印章适合哪种加盖方式，要下套都下套，要中套都中套，要统一起来，以保证印章排列庄重、整齐、匀称、美观。

（四）印章与正文必须同处一面

为了堵塞变造公文的漏洞，《格式》取消了执行多年的“此页无正文”格式。

《格式》规定：“当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识‘此页无正文’的方法解决。”

过去，不少机关的公文常出现“此页无正文”的格式。每当正文之下的空白容不下印章的位置时，就须将印章加盖在下一个空白页。过去的规定是：在该空白页第一行顶格位置标识“此页无正文”字样，外加圆括号。这样做的本意是要防止别有用心的人在空白页上私加文字，实践证明也是有效的。但正文之后的（即无正文页的前一页后面，虽然容不下印章，但仍有空白）空白却留下了缺口，仍有私加文字的可能性，且不易发现。为了堵上这个缺口，《格式》规定，取消“此页无正文”的格式。解决的办法是：调整行距或字距，即要么加大字距或行距，要么缩小字距或行距，进而达到避免在空白页用印，“务使印章与正文同处一面”的目的。这是特殊情况可不受每面22行、每行28字的限制。

（五）代为盖章时应注明“代章”字样

以谁的名义行文就盖谁的章，这是必须坚持的一个原则。在特殊情况下，由别的机关代章，但要有相应的注释。一些临时性的机构，如文头是“××市抗洪抢险指挥部”，因为是临时机构，没有机关印章，文后可加盖挂靠单位“××市人民政府”或“××市水利局”的印章，但一定要加括号注明“代章”字样。

六、签署

签署是指以机关领导人名义发文时，由机关领导人在公文落款处签写姓名或加盖签名章，代表公文的作者，证实公文的执行效用，并将签署的公文向外发出。

（一）签署的适用范围

按照《格式》的规定，以政府领导人名义发布的命令（令）不用加盖单位印章，而要由领导机关负责人签署，即在“正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。”

除各级行政机关发布的命令（令）需要发文机关的首长签署外，各级国家行政机关向同级国家权力机关提出的议案，也应当由机关首长签署。

（二）签署的权限

公文签署，只限机关首长一人，副首长不必签署。首长因故离职时，可以由首长指定的代行职务的副首长代为签署。但是，这种办法只适用于在国家行政机关之间相互往来的公文，不适用于公开发布的公文。公开发布的公文，仍然应该由正职首长署名。

代理首长的签署应该不同于代行首长职务的签署，因为代理首长是在首长缺位或者已被免职以后经过正式任命的职务，可以用“代理”的名义签署，如“代理省长：×××”。

（三）签署的位置

签署的位置应在正文之后、成文日期之上，即“正文下一行右空4字标识签发人签名章”，“在签发人签名章下一行右空2字标识成文日期。”

签署要在姓名之前冠以职衔，即“签名章左空2字标识签发人职务”。姓名要写全，要用毛笔或钢笔，禁用铅笔或不合档案要求的圆珠笔。签署可亲手签，也可加盖签署人的签名专用章。

（四）签署与签发的区别

签署与签发是不同的。签署是在向外发出的正本上签字。而签发则是机关负责人最后审定文稿时签在发文稿纸上。签发的定稿并不向外发出，只保存在本机关。

七、成文日期

《办法》规定：“成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。”

《格式》规定：“成文日期用汉字将年、月、日标全；‘零’写为‘〇'。”由于印章一般要盖在成文日期上，因此，成文日期的位置要依印章的位置而定。

作为公文格式，成文日期要特别慎重，因为它的作用很大。成文日期可以反映出公文内容的时代背景。如果没有成文日期或成文日期有误，轻则会给公文办理带来困难，重则会带来严重后果，还会给公文的整理归档带来困难。

（一）确定成文日期的原则

（1）重要的命令、决定、通告、通知等，以领导人签发日期为准。

（2）两个以上机关联合发文，以最后签发（或签署）的日期为准。

（3）会议通过的公文，以通过的日期为准。

（4）一般性的公文，可以实际印发的日期为准。

（5）电报，以发出日期为准。

（二）成文日期的书写位置

成文日期的书写位置通常有两种情况：一是文尾标注；二是题下标注。

1．文尾标注

公文大都采用文尾标注的方法。其书写位置因单一发文或联合发文而不同。按照《格式》的规定：单一发文只有一个印章时，“成文日期右空4字”；两个单位联合行文且有两个印章时，“应将成文日期拉开，左右各空7字”（即居中排布）;3个以上（不含3个）单位联合行文且有3个以上印章时，“在最后一排印章之下右空2字标识成文日期”。

2．题下标注

题下标注是指那些经会议通过的公文，如决议、章程、条例、细则以及规定、办法等规章类公文，其成文日期一般都放在标题之下，正文之上，并加括号，通常写成“（×年×月×日）”或“（×年×月×日发布）。”如是会议通过的公文，应写明会议名称和通过日期。

（三）注意事项

1．成文日期不同于生效日期

成文日期是指公文制成的日期，生效日期是指公文内容开始发生效用的日期。

有些公文，除成文日期外，还有会议通过的日期、批准日期或明确规定的生效日期。成文日期与公文生效日期有时并不一致。凡公文中规定了生效日期的，成文日期仍以制发日期为准。成文日期的书写位置在文尾或题下，但生效日期均在正文结尾部分。如“本规定自×年×月×日起施行”。但禁用“文到之日起执行”字样。

凡会议通过的公文，其生效日期应以会议通过的日期为准，而不应以拟写或印发日期为准。

2．成文日期的数字使用要按规定执行

行政机关公文的成文日期按规定要用汉字书写，零要写作“〇”，如“二〇一〇年一月一日”。阿拉伯数字与汉字不能混用，且年、月、日要写全。有的机关公文不写年代，仅写月日，这在当时也许不会引起误解，但年代一久，后人要想知道确切年代，就要花许多的时间进行考证。

党委机关公文的成文日期按规定用阿拉伯数字书写。如“2010年1月1日”。

八、附注

《办法》规定：“公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。”

《格式》规定：“公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。”

这一格式过去叫“阅读（传达）范围”。一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明，如“（此件发至县团级）”、“（此件传达至群众）”、“（此件传达至基层支部）”等。

（一）附注的标识位置

附注的标识位置在成文日期下一行，左空2字，用圆括号括入。

（二）附注标识注意事项

（1）不要把附注理解为是对公文内容的解释或注释。

对公文某些概念的解释或注释应放在正文之内，采用句内括号或句外括号方式解决。

（2）“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

九、公文主体常见失误例析

（一）题文不相符

题文一致是对任何文章的起码要求。在公文写作中，题文不相符的具体表现有以下两种。

（1）题小文大。即如单看题目，涉及的事项很少，但细读正文才知道正文涉及的事项很多，现有的题目根本就容纳不了正文的事项。

（2）题大文小。与第一种情况正好相反。有一份公文的标题是《××医科大学第二附属医院关于增设骨科（包括手外科）专业申请购置专业设备的请示》。从标题看，好像这份请示要办两件事：一是“增设骨科（包括手外科）专业”；二是“申请购置专业设备”。但从正文看，本文只有一件事，即“申请购置专业设备”。因为正文中提到该院的骨科（包括手外科）专业早在一年前已增设过了。

（二）思路混乱

思路清晰、条理清楚是对所有文章的共同要求，但要做到这一点并非易事。有这样一个案例：

关于在全区进行思想政治工作调查研究的通知

各乡（镇）、办，区直各有关单位：

根据市委《关于在全市进行思想政治工作调查研究的通知》精神，经区委研究，决定在全区开展思想政治工作调查研究，现将有关问题通知如下：

一、指导思想（略）

二、调研内容

（一）当前干部群众的思想状况。（略）

（二）当前思想政治工作状况。（略）

三、组织领导

这次调查研究工作的组织领导采取层层负责的办法，区委成立思想政治工作调查领导小组。

组长（略）

副组长（略）

成员（略）

四、工作措施和目的

（一）调查对象。（略）

（二）工作方法。这次调查研究主要采取抽样调查的方法。

1．区委各部委要明确一位副职，负责本口的调查研究工作。（略）

2．区委确定的6个重点单位党委要成立由一名主管政工的副书记参加的三至五人调查小组，完成本系统的调查任务。（略）

（三）时间安排。（略）

（四）调查目的。（略）

五、有关要求（略）

区委办公室

××××年6月16日

这是一份要在全区安排一项专题性调研工作的指示型通知。全文分了五大类：

一、指导思想

二、调研内容

三、组织领导

四、工作措施和目的

五、有关要求

这种分类无论是从时间先后还是空间分布的角度看都是说不通的，原因有以下三个。

（1）分类逻辑混乱。从时间顺序看，“四、工作措施和目的”中的“工作目的”无论如何应该放在前面，而现在却放到第四类。第五类的“有关要求”从概念的内涵上看与前面的“调研内容”、“组织领导”、“工作措施和目的”也有交叉，难道“有关要求”就不包括“调研内容”、“组织领导”和“工作措施”吗？

（2）材料散乱。本来专门有一类叫“组织领导”，就应把与此相关的材料都归并到“组织领导”的名下。但本例却把有关组织领导的材料分散在各不相同的类别里。如在“工作措施和目的”名下仍有“区委各部委要明确一位副职，负责本口的调查研究工作，并抽调干部直接参加所属单位的调查”；“区委确定的6个重点单位党委要成立由一名主管政工的副书记参加的三至五人调查小组”等内容。由于材料散乱，就失去了分类的意义。

（3）上位概念与下位概念之间没有隶属关系。如“四、工作措施和目的”，下面又有四个小标题：

（一）调查对象

（二）工作方法

（三）时间安排

（四）调查目的

上位概念中的“工作措施”与下面的“工作方法”内涵趋同，没有包含与被包含的关系。“调查对象”、“时间安排”与“工作措施”之间也不具有内在的对应关系。

（三）附件处置不规范

下面有一份带附件的通知，请看一下它的附件格式是否规范。

××经济技术开发区管理委员会关于××年第二季度“四比”活动安排的通知

各局、办、各单位：

为巩固第一季度“四比”活动成果，进一步保证“四比”活动卓有成效的开展，现将第二季度“四比”活动安排如下：

一、指导思想（略）

二、主要内容（略）

三、活动要求（略）

四、活动组织形式（略）

五、时间安排（略）

六、检查评比。活动期间办公室将对活动情况，尤其是政治学习情况（包括学习内容、出席人数、讨论情况、记录情况、学习效果等）进行抽查，第二季度结束后，办公室负责组织“四比”活动的上半年总结工作，管委会将根据活动情况给予有关单位及人员进行奖惩。

附：第二季度政治学习主要内容安排

1．四月份一、二周学习内容（略）

三、四周学习内容（略）

2．五月份一、二周学习内容（略）

三、四周学习内容（略）

3．六月份一、二周学习内容（略）

三、四周学习内容（略）

××经济技术开发区管委会（章）

××××年三月二十六日

这份通知的附件格式存在以下两个失误。

（1）把附件和附件说明混为一谈。本例是把整个附件都放在正文之后、盖章之前，这是不对的。此处仅进行附件说明即可。附件本身应在正件后另起页码，不应放在盖章之前。

（2）把“附”等同于“附件”，即现在的“附”应改为“附件”。

本例在主送机关、正文的结构安排等方面也还有失误，这里从略。