第四节 财务共享服务中心信息化平台建设

财务共享服务中心的建立需要依靠信息技术、电子通信设备的支持与完善，无论是简单的业务核算，还是复杂的财务管理甚至财务决策，每个业务流程都依赖于强大信息系统的建立，只有这样，才能达成财务共享服务中心建设的目标。因此，信息技术决定了共享服务中心的运行效率。

企业的信息化系统涵盖企业管理的各个方面，为企业的生产、管理提供信息化的功能服务，具体包括企业资源计划（ERP）、办公自动化（OA）、数字档案（DFS）、人力资源（HR）、企业信息门户（EIP）、决策支持系统（DSS）、财务管理（FFS）等系统。共享服务中心的信息化平台就是为共享服务中心运营、管理专门建设的信息化系统，以及和共享服务中心运营密切相关的部分财务管理系统，如图4-21所示。

对企业的财务信息通过信息化平台进行管理可以有效促进企业管理模式的变革。通过信息化平台，企业的财务信息实现了数字化的集中、管理和全面共享，能够帮助企业由分散管理向集成管理模式转变，减少了审核和监督程序，通过财务数据的对比、分析，为企业后续的决策提供数据支持。传统的财务管理手段落后，数据收集成本高，分析计算难度大、速度慢，误差率较高，难以指导决策和进行有效的财务预测，与之相比，财务信息化管理平台能够提供财务统计、分析预测所需的各类数据库和计算分析工具，在运筹学、多元统计学、计量经济学等数学方法的支持下为企业提供各种具体决策的复杂模型，并通过控制变量的方式，利用计算机模拟决策方案的执行效果，通过做这种“科学实验”进行财务决策分析与预测，有效降低了决策风险、大大提高了财务预测的准确性和科学性。

在此基础上，通过信息化手段实现的财务共享服务还有利于强化企业的内部控制、降低风险、提高效率。建立财务共享服务中心的信息化平台，可以成功将分、子公司的数据导入系统，做到事前提示、事中控制、事后评价；信息化平台建设可以实现在平台上建立财务规则模板，让业务数据基于规则模板自动生成有用的财务信息，尽可能取消人工作业；可以通过系统标准的执行和预警提示，减少偏差及各业务单元可能的暗箱操作，降低各种隐含风险；可以利用系统的开放性建立各数据共享接口和平台，满足各方不同需求；可以通过系统定期生成不同会计准则要求的报表及特殊报表等。通过运用信息系统，建设财务共享服务中心的系统平台，实现公司级数据信息共享。

总之，建设一个良好的财务共享服务信息化平台是财务共享服务体系架构得以实现的基础技术支撑和先决条件，系统平台的统一搭建和整合是实现共享服务的关键环节。只有在信息系统支持下，财务共享服务模式可以跨越地理距离的障碍，向其服务对象提供内容广泛的、持续的、反应迅速的服务。财务共享服务的模式是在信息技术支持下的管理变革，只有利用现代的IT，才能使企业集团的财务共享服务真正落到实处。

一、财务共享服务信息化平台的技术架构与特点

（一）财务共享信息化平台的技术架构

建设财务共享服务中心的信息化平台首先要确定适合财务共享服务需求的系统架构进行建设、开发。目前，网络系统开发主要采取两种结构。分别是C/S结构和B/S结构。

C/S结构（Customer/Server结构）即客户机/服务器结构。C/S结构可以分为客户机和服务器两层，客户机通过一定的数据处理和数据存储能力，把应用软件的计算和数据合理地分配在客户机和服务器两端。它可以有效地降低网络通信量和服务器运算量。由于服务器连接个数和数据通信量的限制，这种结构的软件适于在用户数目不多的局域网内使用。

B/S结构（Browser/Server结构）即浏览器和服务器结构。它是随着Internet技术的兴起，对C/S结构的一种改进。在这种结构下，软件应用的业务逻辑完全在应用服务器端实现，用户表现完全在Web服务器实现，客户端只需要浏览器即可进行业务处理，是一种全新的软件系统构造技术。这种结构更成为当今应用软件的首选体系结构。它大大简化了客户端电脑载荷，减轻了系统维护与升级的成本和工作量，降低了用户的总体成本。对于企业集团而言，C/S结构系统需要系统管理人员对几百甚至上千部电脑进行系统维护或逐个升级，不但耗费大量的人力成本和时间成本，而且工作复杂，差错出现率高。与之相比，管理员对B/S结构软件的维护管理直接在服务器端操作，所有的客户端电脑只是访问服务器信息的浏览器，无须复杂的维护。即使企业规模不断增大，分支机构不断拓展，只需要把服务器连接专网即可，实现远程维护、升级和共享，确保系统维护、管理的高效和成本的可控。

与C/S结构体系相比，B/S结构系统兼容性好，原有的网络、操作系统、数据库都可以很容易地加以利用，可以使系统在最短的时间内发挥效益。B/S结构的信息系统进行软件移植相当容易，并可以进行严密的安全管理。另外，B/S层次分离的优势体现在界面风格统一为浏览器，并具有统一的语言格式、统一的传输协议，系统管理简单，能够优化资源，可以支持异种数据库和方便信息发布等。随着软件系统的改进和升级越来越频繁，B/S架构的产品明显体现出更为方便的特性。

对于跨区域经营的集团性企业来说，建立财务共享服务中心，需要通过网络进行数据信息的传递与共享，因此需要容量巨大的数据库存储数据信息，更需要功能强大的软件进行人机交互及数据信息的提取。

如果在建立财务共享服务中心时应用C/S结构，它的软件必须在各地安装多个服务器，并分别在多个服务器之间进行数据同步。这些服务器每天必须同步完毕之后，总部才可以得到最终的数据。由于局部网络故障造成个别数据库不能同步，即使同步上来，各服务器也不是一个时点上的数据，数据永远无法一致，不能用于决策。再者，每个数据点上的数据安全影响了整个应用的数据安全。如果需要更新，由于其应用是分布的，需要对每个使用节点进行程序安装，即使非常小的程序缺陷都需要很长的重新部署时间，并且在重新部署时，为了保证各程序版本的一致性，必须暂停所有业务进行更新，其服务响应时间很长，会影响到企业正常的业务经营。

在集团级应用里，C/S结构不可能随时随地获得当前业务的发生情况，看到的都是事后数据。为了减少数据通信量，仅仅上传中间报表数据，因此在总部不可能查到各分支机构（分公司、门店）的原始单据。因此，对于集团级的大型企业应用来讲，C/S结构往往无法令人接受。加之，其对于互联网速度的需求较为苛刻，这对于分布在网络不发达或者速度较慢地区的集团子企业来说变得十分麻烦，影响财务共享的整体效果。

对比C/S结构，B/S结构最大的优点在于集中存放。由于数据集中存放于集团总部的数据库服务器，客户端不保存任何业务数据和数据库连接信息，也无须进行什么数据同步，所以自然不存在安全问题。由于数据的集中存放，客户端发生的每笔业务单据都直接进入中央数据库，也不存在数据一致性的问题。由于数据集中存放，集团公司可以直接追溯到各级分支机构（分公司、门店）的原始业务单据。由于数据集中存放，其应用都集中于总部服务器上，各应用结点并没有任何程序，一个地方更新则全部应用程序更新，可以做到快速服务响应。最后，由于B/S结构可以适用于任何网络结构，特别适于宽带资源不宽裕的地方。

（二）财务共享信息化平台的特点

首先，将财务处理平台软件移植到服务器端，客户端不再需要应用程序，完全集中于服务器端，意味着用户完全可以通过浏览器来执行应用程序，大大减少了维护工作，极大地降低了企业的维护成本。其次，由于客户端仅需要浏览器即可访问系统，通过浏览器传递数据，适用于公司局域网和广域网网络环境，实现全国财务审批和银行支付的互联，因此实施速度快、部署非常容易，而且便于任意客户端远程访问，完全支持实现移动办公。这对于地域上的分散性的组织来说，具有得天独厚的优势。在此基础上，领导和员工能不受时间和空间限制，随时随地能处理相关财务环节。在系统中，还有针对各部门各环节而设定的表单，帮助非财务专业人员完成财务处理。另外，信息化平台实现了客户端、应用服务器、数据库服务器的合理分布，应用服务器和数据库服务器分别处理各自的职责，使整个系统具有快速、稳定、安全和可靠等特性。

（三）财务共享信息化平台的建设方式

信息化平台的建设方式根据企业需求的不同也不完全相同。对于中小企业而言，企业业务的复杂程度较低，市场上的成熟产品一般就可以满足需求，无须投入人力、资源自己开发。但对于大型的企业集团而言，企业管理经营方式更为复杂，管理人员层级多，规模大，往往还存在地域的差异，因此对于企业信息化平台的需求就比中小企业复杂得多，系统开发难度更大。对于有信息系统开发经验和能力的企业而言，针对自己的需求开发定制性系统是一个很好的选择，但对于更多不是信息行业的企业集团而言，满足自身需求的信息系统的开发往往需要与市场上通用的企业级应用软件商进行合作，Oracle或SAP等基本都集成了企业软件的标准化功能，如财务管理、人力资源、供应链管理、客户服务等模块，因此，对企业的信息系统开发者而言，完全可基于他们的产品平台，在通用功能的基础上，利用外包技术团队快速开发本企业所需的定制功能。这样的开发方式一方面保证了软件性能满足自己的需要，另一方面确保了软件架构底层的通用性，降低开发风险，便于今后的升级，以及不同信息系统之间的整合。

由于信息技术的不断发展，企业对于信息化的依赖程度不断加深，企业的信息化系统建设是持续进行的过程，因此信息化系统也需要不断的升级和再次开发，这种购买主力企业软件商的通用版本并进行定制化开发的方式会持续进行。对于企业而言，能够随时使用市场上最新的产品，同时满足自己的特殊需求；对软件开发商而言，这种模式不但能带来销量，更可以通过为某一企业开发新功能的方式，推动产品版本、性能的更新。所以，这种对企业和软件开发商彼此都有利的信息平台开发方式已经成为越来越多企业进行信息化品牌建设的首选方式。

二、财务共享服务信息化平台的规划

（一）实施原则

财务共享服务信息化平台的建设需要与企业的管理风格、管理重点、组织架构和核心业务/财务流程相对应，是管理信息化的过程，是流程完善和变革的过程。其规划与实施的过程应遵循以下原则。

1．总体性

信息化平台的建设是持续优化、不断完善的过程。其所有的优化与完善应立足于企业的战略目标、定位和当前发展的需要，在企业决策层的大力支持与协助下，做出全局性的规划，按照需求的紧急程度与优先级分步实施和发布。

2．标准化和开放性

由于财务系统需要与其他业务系统进行数据交换，要求财务信息系统必须具有良好的开放性，提供标准通用的数据交换服务。

3．安全性

财务数据为集团的核心数据，需要信息系统具有高安全性，保护数据不被非法用户篡改、假冒或破坏。在数据的采集、存储、传递、交换和使用过程中都要设置安全机制，确保数据的正确性和可信度。确保网络安全，防止数据泄露，保护用户的合法权益。

4．前瞻性

采用行业内先进的技术、设施，使新建立信息系统能够高性能运转，最大限度地适应今后发展的需要。当业务量变化时具备良好的可伸缩性，避免瓶颈的出现。

5．可操作性

信息化平台建设的逻辑思路是以明确使用者需求为起点，在设计中，需要考虑的实用性和易操作性，功能应尽可能精准地满足用户的实际需求，易于用户掌握和学习使用，易于管理和维护。

（二）实施规划

基于上述原则，根据企业的管理要求和核心业务需求，并结合系统规划的实际现状，制定财务共享服务信息化平台的阶段目标和平台架构。整个信息化平台集管理与决策支持于一体，为满足不同阶段管理要求和决策，信息化平台的建设需总体规划、分步实施，如图4-22所示。

1．初期搭建

财务共享建设初期，为满足核算集中、资金集中和数据集中的要求，需逐步搭建费用报销管理系统、影像扫描系统、核算系统、资金系统和运营管理系统。同时，为提高账务处理时效与财务核算自动化水平，搭建的信息化平台需要持续优化。另外，随着纳入共享的业务范围不断扩大，系统功能、系统性能需不断完善和优化，以满足业务纳入的要求和批量作业。

2．稳定运营

财务共享信息化平台初期搭建系统运营稳定后，根据企业的战略目标和服务定位，可以考虑搭建共享服务平台、员工自助报销和预算管理等系统，通过这些系统实现预算管控与核算集中的规范管理，以顺应企业发展的阶段性目标和长远规划。

3．战略服务

随着企业管理模式的不断调整与完善，财务信息化平台的建设为企业不断提供优质的系统服务，优化核心业务流程，提高财务核算自动化，是企业管理风格的践行者。为了更好地为企业战略决策提供必要支持和优质服务，实现企业价值最大化，战略财务、多维成本盈利性分析、商旅平台与财务电子档案可根据企业发展情况适时纳入信息化平台的阶段建设目标。

三、财务共享服务信息化平台的构成

财务共享服务信息系统是财务信息系统中的重要构成部分。现代财务信息系统架构中，通常包括财务会计、管理会计和共享服务三大基础系统模块，在此基础上，可以建立财务数据集市，并最终进行报表展示。财务共享服务系统是构建在财务会计系统之上的，主要包括费用管理控制系统（简称“费控系统”）、影像系统、资金管理系统和SSC运营管理系统。在实践中，共享服务中心运营管理系统通常会纳入费控系统，以功能模块的形式存在，如图4-23所示。在信息化平台建设过程中，为了实现FSSC对企业财务转型的驱动作用，财务信息系统的接口是关键，报账平台是核心。

（一）费用管控系统

费控系统是财务共享服务中心相关系统中的核心系统。在通常情况下，费控系统应可以管理、控制的费用范围包括公司人力资源费用、日常运营管理费用、市场营销费用、销售过程费用、物流费用、服务费用等。以预算控制为核心，将预算控制贯彻在费用的预算、申请和实际发生的整个业务过程中，实现费用的事前规划、事中控制和事后考核分析。

1．费控系统特征

费控系统应具备以下特征，以帮助企业建立更加完善的费用管理体系。

（1）灵活的费用预算管控模型。通过费控系统建立灵活的企业费用管理控制模型。可以结合费用预算控制策略和费用政策控制策略，实现各种费用必须受企业的业务政策约束，对于任何例外于政策体系和预算管理体系的费用，都可以采用特殊的控制手段：包括禁止违反政策的费用发生或政策外费用采用特殊批准的业务流程。

（2）强大灵活的工作流引擎。费控系统要具备强大、灵活的工作流引擎，通过管理平台的工作流引擎，建立灵活的工作流控制、审批和监控体系。系统可以对正常的费用和政策外的费用采用不同的流程进行管理，从而实现费用支出过程受控，事后费用责任明确。工作流模块能够适应大型集团公司的复杂流程，既可以实现全集团流程一体化、规范化，又可以根据实际需要对特别的分支机构采用特殊的业务流程；既可以在一个分支机构内完成业务的过程控制，又可以建立跨机构、跨地域的业务流程层层审批、集体投票决策和一票否决等各种复杂的决策模型。工作流模块特别需要考虑工作流的易用性：需能够和主流的日常办公自动化系统和设备集成：可以通过办公自动化、邮件管理系统、手机或PDA的应用进行日常业务流程的审批。

（3）灵活开放的系统接口。费控系统在系统接口方面需要具备高度的灵活性和开放性。可以与其他大型的信息系统，如Oracle EBS、SAP、Oracle PeopleSoft、HRMS等系统集成应用；可以和主流的预算编制软件如Hyperion进行集成：实现对预算的规划、编制及修订、预算审批以及控制全过程集成部署，也可以在本管理平台中规划预算编制体系，并通过电子表格编制预算导入系统；可以和第三方资金管理系统、银行电子交易提供集成，实现费用支付过程自动化。

（4）领先的技术平台。费控系统需要采用领先的技术平台进行软件的开发和部署。建议数据库采用主流的平台数据库；应用服务器可以根据企业的应用规模采用包括主流的中间件产品；系统采用Java进行开发，功能应用全部为Web页面，可以通过各种主流的浏览器进行系统的操作。

2．费控系统的财务共享服务模式

在财务共享服务中心的应用场景下，如图4-24所示，费控系统需要引入对于财务共享服务模式的支持。

（二）作业任务派工管理

通过财务共享作业平台，统一自动派工的规则与逻辑，建立后援分工和有效性的管理；通过自动派工，实现作业均衡，如图4-25所示。

（1）报销单、会计凭证派工单在领导审批完成后，进入作业派工池；财务共享服务中心相关作业岗位通过两种方式进行分工作业：叫号取单、系统自动推送。此外，不同的作业岗位通过作业规则定义，划分不同的作业权限。

（2）费用报销集中审核。费用报销的集中审核需要关注对于跨机构账务处理的支持。费控系统中需要支持作业岗位在统一界面拥有获取所有机构单据进行审核的权限，从而实现无须切换权限下的跨机构业务处理。

（3）会计凭证集中记账。费控系统中需要建立准凭证管理功能，在准凭证管理功能中能够进行凭证的系统自动初审、挂起、退回等操作。对于审核通过的准凭证能够批量导入会计核算总账模块，形成最终结果。

（4）集中付款。费控系统中需要建立支付管理功能，能够对所有支付记录进行统一管理，区分待支付状态、已支付状态、支付失败状态等。对于待支付状态单据，能够进行批量支付处理，导入资金管理系统中，完成支付过程。对于支付失败单据，能够基于失败原因进行相应的失败处理。

（5）影像调阅。费控系统需支持和影像系统的有机集成。能够实现报销单据号和影像条形码的后台自动匹配，实现在线影像查阅，以及流程中控制状态的交互。

此外，费控系统中还可包含了共享服务中心运营管理的功能模块。

（6）绩效管理。绩效管理是共享服务中心运营管理的核心。它通过从费用系统、影像系统、会计核算系统等系统中抽取数据，对财务共享服务中心运营的业务量、时效、库存等指标进行动态监控。形成的数据结果能够用于员工绩效考核、管理层绩效看板、现场绩效看板等多场景的应用。

（7）质量管理。质量管理是财务共享服务中心进行质量检查的重要工具。系统能够制订质量检查计划，下达质量检查任务，在质量检查任务中，可以设定抽样范围，并交由系统进行随机抽样。质检人员对系统随机抽取的单据进行质检后，将质检结果反馈给原始处理人，并跟踪修改，基于质量结果，系统可自动生成质量检查报告。

（三）影像管理系统

影像管理系统是票据信息采集、影像传输和集中管理的平台，主要是通过信息化手段解决流程审批及业务核算过程中原始凭证查阅、集中审核问题，实现“业—影—财”数据的线上一体化流程。建立影像管理系统，有利于实现无纸化的审批及会计作业，解决集中办公的要求与原始凭证分散之间的矛盾，有效支撑财务共享服务作业模式的运转，对财务共享服务中心业务处理的规模效益形成了有力支撑。

影像管理系统需要实现包括前台影像采集、影像传输、后台影像管理、影像审核、实物票据管理、电子档案管理、费控单据的影像管理、报账单据的影像管理、发票验真、影像调阅审批和影像安全设置等功能，如图4-26所示。

以报账工作为例，其具体工作流程是：子公司单据扫描人员通过扫描设备读取报销单据上的条形码信息，报账平台系统根据条形码自动调出相应的报销单据，自动或人工触发扫描指令，扫描设备对原始单据进行扫描。形成电子扫描文档后，报账平台系统对电子扫描文档进行加密，并与电子报账单据匹配，报账平台系统将加密后的电子扫描文档、电子报账单和匹配关系传送至服务器存储，审批人员或查询人员通过报账单据上的链接向服务器发送查询指令，服务器通过电子报账单和电子扫描文档的匹配关系自动返回查询结果，如图4-27、图4-28所示。

影像系统是对财务票据、凭证进行数字化管理的一种手段，便于使用者集中保存、检索和后续管理。财务共享服务中心通过影像系统能够将传统的纸质报账单据转为电子化的影像文件，代替实物单据流转，大大提高了效率，降低了成本。但是，这种票据凭证的数字化管理不仅仅在企业内部进行，同样也需要在银行、客户间进行。因此通过技术开发，实现系统外部电子票据与影像系统的自动匹配，将大大拓宽影像系统处理数字票据的能力和使用范畴。例如，中国电信安徽公司财务共享服务中心，通过技术开发，将电子回单虚拟打印入影像系统，可长期保存电子回单影像，克服了网上银行不能永久保存电子回单的弊端，通过唯一标识码，实现了在档案系统中的“会计凭证”、“财辅报账单”、“报账附件”与“银行回单”的四单自动匹配，改变了人工逐一整理银行回单、抄录、对应会计凭证编号的传统工作方式，大大节约了人力成本。

总的来说，采用影像管理系统的优点主要体现在安全性、合规性、效率性这三个方面，如图4-29所示。

当然，采用影像管理系统也存在缺点，比如对影像管理系统的运行维护要求比较严格，采购系统时对供应商资质和技术能力要求都很高。

为了确保单据的真实性和安全性，在进行单据影像管理的同时也可同步进行单据的实物管理，两者彼此对应、配合。在当前主流的影像管理系统中，依托条形码或二维码对单据进行从填写到归档的整个生命周期的实物管理。依托条形码和OCR（光学字符识别）技术，能够实现对原始凭证的批量扫描、自动分组，从而高效地完成报账单据和影像的匹配，做好单据的管理工作。

尽管单据票据影像管理与实物管理的同步开展会增加一定的成本，但这能够较好地与既有的实体单据管理方式衔接，同时又大大提高了单据管理的效率与安全性。这种处理方式不失为两头兼顾的稳妥方案。中国电信的共享服务中心信息平台采用了这种方法，在确保电子信息和实物单据信息的一致和真实可靠的前提下，实现了单据的并行审批，大幅提高了单据管理的工作效率。

同时，针对财务共享服务，影像系统在以下方面的功能增强也尤为重要：

（1）财务共享服务中心业务审核能够对单据影像实施精准业务控制。

（2）通过扫描发票中二维码信息，和税务系统进行对接，实现发票的自动真伪核验。

（3）实现影像管理系统与电子报账平台的紧密结合，双方系统能够实现紧密的交互控制。

（4）基于虚拟打印技术和OCR技术实现电子凭证管理、银行回单管理，建立电子凭证档案库，为取消部分会计凭证打印奠定基础。

（5）建立合同影像的管理，并实现和费控系统之间的有效集成，从而实现合同的一次扫描，多次报账使用，同时，合同影像也可作为合同档案管理的基础。

（四）资金管理系统

资金管理系统负责集中监控管理资金和账户，包括账户管理、资金转账/支付、资金上划下拨、银企对账等系统功能。其与影像管理系统一样，贯穿整个财务流程，为各子系统提供资金结算等服务。在一些功能复杂的资金系统中还会包括资金计划管理、资金池管理、票据管理等功能，如图4-30所示。

建立财务共享服务中心前，企业通常通过柜台或者网上银行等交易手段进行转账支付、资金归集、资金调拨等操作活动。尤其是网上银行的出现在一定程度上满足了集中管理资金、提高资金使用效率、降低经营成本的财务管理需求。但是，网上银行的出现还不能完全解决个性化服务、财务信息与银行账务信息之间的一致性问题。为了满足企业高端客户对网上银行提出的个性化需求，进一步推进网上银行业务向纵深发展，许多银行推出了银企互联模式。“银企互联”将银行信息系统和企业的财务信息系统通过数据接口相互连接，企业直接通过财务系统的界面，可以对各成员单位银行账户进行统一管理，对账户资金信息进行实时查询、动态监控，成员单位通过互联网访问资金结算管理系统，进行查询与支付；共享中心通过多家银行网银系统完成资金的收支与集中。此外，可根据需要自行在其财务系统中定制更多个性化功能。

建设和实施财务共享服务后，财务共享服务中心需要进行大量的集中支付，这时，我们会发现，操作的效率和数据准确性在大量的数据面前立刻出现问题。建设资金管理银企互联系统，并与会计核算、网上报账系统进行连接，对每笔资金支付申请精确匹配会计凭证、报账审批信息以及收款方信息，通过交叉验证，确保付款业务真实性和准确性，可以显著提高集中支付的效率，减少文件传递过程中潜在的内部控制风险。基于资金管理系统的支付方式是一种较为理想的网络报销与银行系统的接口方式，更是一种主动的传递方式，对此，接收方仅进行安全性校验，使得输出方及时将数据传递到输入方系统。

资金管理系统的建设是一个分步实施和逐步完善的过程，它通过实现与主要银行的直接连接，建立与银行业务系统的实时连接通道，利用该通道向银行发送交易指令并接收数据信息，实现集中高效的资金支付和调拨功能。它基于资金管理系统，实时获取资金账户数据，实现及时、全面、准确地对企业所有账户的资金变动情况进行有效监控，并实现银企自动对账。它通过建立与ERP系统、报账平台等系统的接口，实现信息快速准确传递，降低劳动强度，提高财务工作效率。其功能主要包括业务制单、支付管理、监控对账、支票管理、支付异常处理、统计分析等。

资金管理系统能够实时提供企业的银行交易数据，有效解决了银企账务信息不一致的问题。同时，企业可根据自身财务管理的需要，基于银行提供的数据接口进行灵活的自定义开发。例如，中国电信在建设财务共享服务中心的信息化平台时，采用资金管理系统后实现了支付各环节数字化处理，实现了传统月底对账向实时对账新模式的转变。

财务共享服务信息系统在以上系统模块的基础上，发生大量的系统间数据交互，除财务信息系统内部的数据交互外，还会发生和外围系统的大量交互。基于交互处理，能够大幅度降低手工作业量，提升作业效率。

财务信息系统会和核心业务系统、投资系统、实物资产管理系统、人力资源系统、办公自动化系统、报表系统等发生交互，如图4-31所示。

此外，财务信息系统内部也存在大量的数据交互，如资金系统与财务核算系统实现银企自动对账；费控系统向资金系统传递支付信息，支付后资金系统将支付结果回传到费控系统；费控系统同步预算系统中的费用预算额度进行日常费用管控，费控系统生成费用执行数据返回至预算系统；费控系统由报账流程触发完成应付和实付凭证到财务核算系统的自动传送；会计凭证由财务核算系统向影像系统的虚拟打印，并实现凭证与影像信息的关联；影像系统接收从费控系统录入的单据信息并建立单据文件夹，扫描并上传单据影像，实现费控系统和影像系统流程的交互对接和关联信息的交互，费控系统可以对影像数据进行查询和调阅，如图4-32所示。

四、财务共享服务信息化平台建设的三大要点

共享服务中心信息化平台在技术和建设过程中需要提前考虑系统功能与企业自身业务管理系统的配合、各子系统之间的有效配合以及信息化平台对绩效考核的信息化支撑等问题，这样才能够在共享服务中心的运营过程中最大限度地发挥信息化平台的功效，有效降低风险，大幅提高共享服务中心的整体效果。

（一）实现与企业业务管理系统紧密配合

信息化平台的建设实现了报账单据的规范化、审批流程的电子化、信息传递的自动化。良好的信息化平台不但有利于支撑畅通高效的业务流程，同样有助于财务管理体系的完善。毋庸置疑，信息化建设在财务共享服务体系构建中发挥重要作用，建设过程中，依赖于各部门的业务骨干、信息化专家、财务服务共享咨询专家的全过程参与，经营管理层尤其是企业的最高管理层应在信息化系统建设与规划的过程中给出明确的指导意见。

需要注意的是，信息化平台的建设仅是一种技术上的支撑，它是为了促进业务更好开展的重要手段或者说工具，虽然与整个业务流程紧密连接，但不能因此替代业务管理本身。

不仅如此，共享服务中心信息化平台的建设本身就应该与企业业务管理的集体需求和发展方向紧密结合，根据业务的具体需要和现实存在的问题进行共享服务中心信息化平台的功能模块设计。可以说，是业务层级的具体需求推动着信息化平台具体功能的开发，而信息化平台提供的新功能在具体业务流程中不断实践、检验，其效果进一步优化。信息化平台与业务管理之前的紧密联系、互相促进的关系贯穿共享服务中心建设和管理的全过程。这种良性的互动，能够从业务层面发现真实的困难并有针对性地提供信息化的解决方案，令共享服务中心与企业既有的业务管理系统实现一体化的衔接配合。

例如，中国电信在推行共享服务中心过程中，根据自身业务需要，除了常规财务核算系统外，还特别针对几个关键环节沟通问题实施了相应的财务信息化模块，建立了财务网上报销系统，实现财务、业务相互沟通。在这一过程中，系统开发人员将财务语言转化成业务人员容易接受的业务语言，将过去基于会计科目的预算控制转换成业务人员容易理解的“预算项目”，将单一成本费用项目的预算控制转换成多成本项目的“活动预算”，将会计上的“会计分期”和“权责发生制”等要求转换成“年度结转”和“收发票和付款”操作等，方便了具体业务人员的理解和使用。除此之外还设置了应急流程，确保流程的灵敏性；建立了信用管理模块，支持不同信用的员工采用不同的报销流程，长期票据粘贴整齐、无差错、领导审批通过率高的员工可积累较高信用积分，达到一定标准后就可享受财务部门先付款后审核的优惠；使用邮件和短信及时通知报账人流程处理状态等具体功能，令财务管理更加顺畅、高效。

（二）实现内部各系统间的有效整合

共享服务中心信息化平台内部系统之间能否有效整合是共享服务中心能否发挥效果的关键因素。不同企业的信息化程度不同，即使是同一企业的不同业务模块的信息化程度也可能存在具体的差异，再加上不同功能系统软件之间的差异问题，造成了系统整合的困难和复杂。如果各部门按自身业务建立应用系统，缺乏统一规划和数据标准，很容易形成许多“信息孤岛”和“信息烟囱”，如图4-33所示。

对此，企业在进行共享服务中心的信息化建设时需要提前考虑系统整合问题，以及企业本身的信息化发展战略，最好能够明确建立统一的信息化平台，实现不同系统间信息的无缝流动和一体化配合，这样可以最大限度地发挥信息化平台的优势。

建设实施新的信息化平台必然带来较大的成本投入，但从长远来看，信息系统和技术的投入又会通过流程的重新设计、人力成本的降低消除，降低相应的成本。如果企业缺乏完善的信息化平台作为保障，财务共享服务中心的建设就不能实现。当然，需要注意的是，如果自身已经建立相关的信息化平台。例如，已经建设完成的ERP系统。财务共享服务中心也需要借助ERP系统来收集经营数据并且向业务部门提供业务支持服务，快速高效处理各类经营业务、财务数据，实现不同财务信息的共享。这个系统还有利于固化和优化流程管理中的各项财务流程，实现协同工作的管理创新。还能利用网络的优势，实现集中管理、分散使用，使得共享资源成为现实。

如果集团原本使用多种不同的ERP系统，例如，SAP或者Oracle，以及国内软件如用友ERP、金蝶等，必须先在集团内推行统一的ERP系统。通过ERP，财务共享服务可以跨地域向服务对象提供广泛、持续、反应迅速的服务。可以说ERP是企业运营财务共享服务中心的主要信息平台，而财务共享服务是贯穿ERP系统的设计灵魂。例如，北京联通公司在进行财务共享服务的信息平台整合中，就是以SAP系统为基础，通过FI/CO、MM、PS、HR模块的应用，将企业内部管理流程有效地集成统一，同时以ERP前端处理系统为补充，提高流程管理的效率。

如果系统间实在无法统一，至少也要做到互相兼容。ERP系统也要根据财务共享服务的需求做出适当的改进。例如，建立影像系统可以有效地解决原始单据传递慢、业务处理效率低的问题，而且可以方便子公司的查询。在子公司财务部、主要业务部门放置单据扫描设备，通过扫描，降低管理成本。当然，对于没有建设信息化平台的企业，自然应该重新考虑信息化平台建设的问题，充分考虑集团各层面的管理目的、功能需求，兼顾集团业务系统与财务系统、财务系统内部各子系统的关联与数据交互。

此外，由于流程管理的优化是财务共享服务的核心特点，所以在信息平台建设上必须确保流程优化后的数据能在相关信息系统里得到及时和持续的固化。如果某流程需要进行预算控制，而预算数据需从预算管理系统获取，那么则需要费控系统与预算管理系统建立相应的功能连接，以此确保预算管理系统的预算数据同步到费控系统，费控系统的执行结果能够及时反馈到预算管理系统，以实现流程的预算控制功能。

所以，共享服务中心的信息化平台在设计和建设过程中需要确保各业务子系统之间能够准确配合，实现财务共享服务所需的信息化功能的同时，不出现技术性的差错和系统整合造成的风险。在系统整合过程中会出现一些需要解决的问题，例如，通过资金管理系统将实现财务记账的付款信息发送到银行，需要ERP系统或费控系统与资金管理系统进行合作，这就需要确认哪些记账数据在何种情况下才被允许从ERP系统或费控系统传递到资金管理系统，传递出现错误时的补救流程和防范重复传输付款信息的方式等问题。

此外，使用费控系统时需要让费控系统与ERP系统进行合作，在信息系统整合设计时需要考虑财务凭证的哪些字段是自动读取流程内容的，哪些字段需要在费控系统同步ERP系统的数据表，生成的凭证在什么状态下才算成功，并将报销金额的预算冻结转化为实际占用，以及确认费控系统和ERP系统中均正确生成了凭证，最重要的是从技术上控制重复生成凭证的风险，从而避免重复支付，以确保两大系统的合作是准确、有效和安全的。

具备信息系统自主开发能力和实践经验的企业在解决这些问题方面更有经验。例如，中国电信广东公司在建立财务共享服务中心时的系统整合时，就有针对性地加强了供应商数据的源头管理，将供应商编号与采购结果审批号、合同号、银行账号绑定，并以供应商数据信息审验为手段，对经济事项的全过程进行监督，从根本上杜绝数据不统一及数据在不同系统不同步导致得会计信息失真。

总而言之，共享服务中心的信息平台应对其核心运营系统之间的数据流动、功能配合进行整体的设计，确保各信息系统的业务范围清晰合理，并实现各子系统间的协同配合。

（三）实现对绩效管理的信息化支持

财务共享服务中心建立后，管理者所面对的最为紧迫的问题是如何有序、有效地解决变革带来的业务压力。要实现这一目标并获得长足发展，财务共享服务中心必须立足于提升自身管理水平，迅速建立起完备的绩效管理体系。

绩效管理体系的建立本身也源于信息化平台提供的有针对性的信息数据。绩效管理可以通过日报、月报等定期报告以及实时的数据统计，提供完善的绩效数据支持。基于IT开发的业务系统中蕴含了丰富的绩效数据，例如积压量、处理量、处理的时间等，这些使得绩效管理成为可能。因此，提供绩效管理所需的各类数据也是共享服务中心信息化平台建设中的应有功能。很多企业在成立财务共享服务中心后虽然都意识到了这点，但它们在建设自己的信息系统过程中，并没有形成一个成熟的、付诸实施和应用的、与绩效管理体系相配套的信息管理系统。虽然各种信息化技术在财务共享服务平台的应用极大地改善了财务共享服务中心的工作效率、工作质量以及管理的便利，但对绩效管理信息来说，明显各项技术缺乏统筹实施和整合。而且，由于远程操作的问题，分支机构分布在不同的地区，若没有建立完善的IT中心、IT网络和共享服务器，那么易产生信息沟通、数据传递不及时以及远程服务共享与本地不协同等问题。

若企业没有一个能够适用于财务共享服务的、整合绩效管理数据信息的平台，就无法通过企业各业务单元与财务共享服务系统间的互联互通，从而有针对性地设计绩效管理系统，也就很难充分发挥多系统在财务共享服务架构下的协同效用，若企业不能够有效解决该问题，将难以保证财务共享服务及集团总部的战略得到有效的贯彻和落实。

由此可见，在共享服务中心的信息化平台设计之初就应当考虑如何为财务共享服务中心的绩效考核提供所需信息化服务。根据不同的绩效考核方式和重点，确定所需的功能和具体的数据来源等。要做到这一点，企业在实施财务共享服务中心建设过程中，首先要根据自身业务需要，形成一个能全面反映其各业务单元和中心真实情况的绩效管理体系，根据这个体系内的各项指标要求，确定所需的信息化支撑和技术解决方案。

信息化技术的不断发展在推动企业经营管理模式转变的同时，也将为财务共享服务中心的运转提供更好的信息化支撑。特别是随着“云服务”技术的成熟，企业自建“私有云”或购买“公共云”服务将成为企业信息化管理的发展方向。未来的共享服务中心的信息化平台不必仅是企业在特定地区自建共享服务中心的信息化服务集群，而是可以通过“云服务”的方式实现全球同步进行财务共享服务的运营与管理。对于缺乏自建SSC能力的中小企业而言，通过专门的“财务云”服务，则能够低廉、高效地获得财务管理服务和外包支持。