项目2 系统设置与管理
任务2.1 系统管理的账套管理
[任务单2-1]
[信息页2-1]
理论目标：
掌握系统管理的主要功能；
掌握系统管理的操作流程；
掌握相关的概念、操作要点。
技能目标：
熟练地建立账套；
熟练地修改账套；
熟练地备份、引入账套。
2.1.1 系统管理的主要功能
用友ERP-U8软件产品是由多个产品组成的，各个产品之间相互联系、数据共享，完全实现财务业务一体化管理，对于企业资金流、物流、信息流的统一管理提供了有效的方法和工具。系统管理模块主要能够实现如下功能。
（1）对账套的统一管理，包括建立、修改、引入和输出（恢复备份和备份）。
（2）对操作员及其功能权限实行统一管理，设立统一的安全机制，包括用户、角色和权限设置。
（3）允许设置自动备份计划，系统根据这些设置定期进行自动备份处理，实现账套的自动备份。
（4）对年度账的管理，包括建立、引入、输出年度账，结转上年数据，清空年度数据。
系统管理的使用者为企业的信息管理人员，如系统管理员Admin和账套主管。
2.1.2 系统管理操作流程
1．系统注册
系统允许两种身份进入系统管理：一是系统管理员（Admin）；二是账套主管。
系统管理员负责整个应用系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员的身份进入，可以进行账套的建立、引入和备份，设置用户、角色和权限，设置备份计划，监控系统运行过程，清除异常任务等。
第一次进入系统的是系统管理员（Admin）；初始密码为空。
只有系统管理员（Admin）才能进行增加用户的操作。
2．系统管理员（Admin）注册
【操作步骤】
（1）启动系统管理
以系统管理员Admin的身份依次执行“开始”→“用友ERP-U8”→“系统服务”→“系统管理”命令。
（2）登录系统管理
① 依次执行“系统”→“总账”命令。
② 在“登录到”栏中选择登录的服务器。
③ 在“操作员”栏中输入“Admin”。
④ 在“密码”栏中不要求输入。
⑤ 在“账套”栏中选择“default”。
⑥ 单击“确定”按钮。
2.1.3 账套管理
每个企业可以为其每一个独立核算的单位建立一个核算账套，即每一个核算单位都有一套完整的账簿体系。账套管理就是对账套的统一管理，包括账套的建立、修改、引入输出（恢复备份和备份）。
1．建立账套
【操作步骤】
（1）打开新建账套功能：在系统管理界面执行“账套”→“建立”命令。
只有系统管理员（Admin）可以建立企业账套。
（2）录入账套信息，如图2-1-1所示。
账套号是账套的唯一标识，可以自行设置3位数字。账套号不允许与已存账套的账套号重复，账套号设置后将不允许修改。
图2-1-1 账套信息
账套名称用来输入新建账套的名称，作用是标识新账套的信息。
账套路径是新建账套被保存的路径，必须输入，为系统默认用友 ERP-U8 V10.1软件的安装路径，但不能是网络磁盘，用户可以进行修改。
启用会计期是用户输入新建账套的启用时间，必须输入。
（3）录入单位信息，如图2-1-2所示。
图2-1-2 单位信息
单位名称必须录入，为蓝色标识，应录入企业的全称，以便打印发票时使用。
（4）录入核算类型，如图2-1-3所示。
企业核算类型有工业、商业和医药流通三种选择。企业类型只能由商业企业改为医药流通企业，其他类型不允许修改。
图2-1-3 核算类型
行业性质将决定系统预置科目的内容，必须选择正确。
如果事先增加了用户，则可以在此选择用户为账套主管。若事先没有增加用户，则要到“权限”中进行设置。
系统默认“按行业性质预置科目”，系统将根据所选的行业类型自动装入国家规定的一级科目和部分二级科目。
（5）设置基础信息，如图2-1-4所示。
图2-1-4 基础信息
如果企业存货、客户、供应商相对较多，可以对其进行分类管理。如果选择对存货、客户、供应商进行分类，在进行基础信息设置时，必须先设置存货、客户、供应商分类，然后才能设置存货、客户、供应商的档案。如果没有选择对存货、客户、供应商进行分类，在进行基础信息设置时，可以直接设置存货、客户、供应商的档案。
如有分类和外币核算则在方框内打“√”，反之则不用。
若基础信息设置错误，可以由账套主管在修改账套功能中进行修改。
（6）开始创建账套。
创建账套的过程需要5分钟到10分钟。
（7）设置编码方案，如图2-1-5所示。
图2-1-5 编码方案
编码级次和各级编码长度的设置将决定用户单位如何编制基础数据的编号，进而构成用户分级核算、统计和管理的基础。
例如，某单位将科目编码长度设为422，即一级科目编码为四位长，二级科目编码为二位长，三级科目编码为二位长。该单位“银行存款”科目设置如下：银行存款——建行存款——人民币存款，则编码为1002（银行存款）——100201（建行存款）——10020101（人民币存款）。
科目编码第1级为灰色的原因是系统按行业预置了一级会计科目。在以后用过的级次都将变成灰色。
删除多余编码只能从最后一级向前依次删除。方法是选择最后一级，输入0或者按Delete键或退格键即可。
（8）设置数据精度。
单击编码方案中的“取消”按钮，关闭编码方案后，会自动弹出数据精度界面，默认值与任务单相同，不需要修改，直接单击“确定”按钮即可，如图2-1-6所示。
图2-1-6 数据精度
（9）系统启用。
账套建立完成后直接进行“系统启用”设置，也可单击“否”按钮结束建账过程，之后再以账套主管身份登录企业应用平台中的“基础信息”进行系统启用设置。
按任务单启用总账系统、固定资产系统。选中总账前面复选框，将时间设置为“2016年1月1日”（见图2-1-7），单击“确定”按钮，系统提示“确实要启用当前系统吗？”，单击“是”按钮，返回系统启用窗口。
图2-1-7 系统启用
2．修改账套
只有账套主管可以修改自己管理的账套，系统管理员Admin无权修改。
黑色是可以修改的账套信息，包括：账套信息页中的账套名称；单位信息页中的所有信息，核算信息页中的企业类型（只能由商业企业改为医药流通企业，其他类型不允许修改）；基础信息页中全部信息；编码方案和数据精度。
【操作步骤】
（1）账套主管注册系统管理。
若系统管理员 Admin已经注册系统管理，则系统管理员 Admin先注销，然后账套主管再注册系统管理。操作如下：在系统管理界面选择“系统”→“注销”命令；然后再在系统管理界面选择“系统”→“注册”命令，输入账套主管编码。
（2）打开修改账套功能：在系统管理中选择“账套”→“修改”命令。
（3）修改账套信息。按照提示，单击“下一步”按钮修改账套信息，将法人代表修改为“杨立伟”。
3．输出账套
输出账套功能是指将所选的账套数据进行备份输出。对于企业系统管理员来讲，定时将企业数据备份出来存储到不同的介质上（如常见的软盘、光盘、网络磁盘等），对数据的安全性是非常重要的。如果企业由于不可预知的原因（如地震、火灾、计算机病毒、人为的误操作等），需要对数据进行恢复，此时备份数据就可以将企业的损失降到最小。当然，对于异地管理的公司，此种方法还可以解决审计和数据汇总的问题。具体应用应根据企业实际情况进行。
如果要删除账套，只需要在账套输出界面选择“删除当前输出账套”即可。
只有系统管理员Admin有权进行账套输出。
账套备份输出的文件为：UfErpAct.Lst和UFDATA.BAK。
【操作步骤】
（1）建立一个文件夹（在E盘中新建“216账套备份”文件夹，在该文件中建立一个名为“系统管理的账套管理”的文件夹）。
（2）在系统管理界面，系统管理员Admin登录系统管理→“账套”→“输出”→单击账套号栏的倒三角形，选择需要输出账套→单击“确认”按钮（等待5分钟进入下一个界面）→选择备份存放的位置（E盘中新建“216账套备份”文件夹中的“系统管理的账套管理”文件夹）→提示输出成功→“确定”。
【注意】 提示输出成功后，到指定的目录中（E盘中新建“216账套备份”文件夹中的“系统管理的账套管理”文件夹）查看是否有 UfErpAct.Lst和UFDATA.BAK 两个文件。
4．引入账套
引入账套功能是指将系统外某账套数据引入本系统中。用户可使用系统管理中提供的备份功能（设置备份计划）或输出功能，将 U8账套备份，当需要恢复账套时，可使用引入功能将备份的账套恢复到 U8系统中。当账套数据遭到破坏时，可将最近复制的账套数据引入到本账套中，尽量保持业务数据完好；同时该功能也有利于集团公司的操作，子公司的账套数据可以定期被引入母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。
备份账套数据不能直接运行，只有在账套引入成功后，才能打开运行。
【操作步骤】
（1）以系统管理员Admin的身份登录系统管理。
（2）打开账套引入功能：选择“账套”→“引入”命令，选择引入账套的路径。
[理论测试2-1]
一、单项选择题
1．建立账套的操作员只能是（ ）。
A．系统管理员（Admin）
B．出纳员
C．账套主管
D．会计
2.（ ）可以作为区分不同账套数据的唯一识别标志。
A．账套号
B．账套名称
C．单位名称
D．账套主管
3．会计科目编码级次为4222，则“银行存款——建行存款”编码为（ ）。
A.10021
B.100201
C.1002001
D.10020001
4．只能是（ ）修改账套。
A．单位领导
B．系统管理员（Admin）
C．账套主管
D．出纳员
5．只能是（ ）输出、删除、引入账套。
A．单位领导
B．系统管理员（Admin）
C．账套主管
D．出纳员
二、多项选择题
1．建立账套后，（ ）不能修改。
A．账套号
B．账套名称
C．启用会计期
D．单位信息
2．系统管理只允许（ ）登录。
A．系统管理员
B．主管会计
C．账套主管
D．会计
三、判断题
1．账套号允许与已存账套的账套号重复。 （ ）
2．系统管理员和账套主管都可以进入系统管理，且两者的操作权限相同。 （ ）
3．账套备份输出的文件为：UfErpAct.Lst和UFDATA.BAK。 （ ）
四、思考题
1．存货编码为122，而系统默认为12232，怎样将存货编码修改为122？
2．建账时出现了什么问题？你的解决方案是什么？
3．建立账套时，存货、供应商分类，客户不分类，该怎么操作？
4．如何删除216号账套？