2.3 初始化
初始化操作包括以下内容：
（1）输入科目期初余额。
（2）输入固定资产期初数据。
（3）输入出纳期初数据。
（4）启用账套。
2.3.1 初始化的基本内容
初始化要完成初始数据录入和相关业务系统的启用。在初始数据录入中要输入全部本位币、外币、数量金额账和辅助账的本年期初余额及累计发生额，还要输入固定资产有关原值、累计折旧等数据。
2.3.2 输入科目数据
1．案例资料
（1）会计科目期初余额
4月会计科目期初余额及累计额如表2-18所示。
表2-18 会计科目期初余额
（续表）
（2）辅助账期初余额表
应收账款（1122）期初余额表如表2-19所示。
表2-19 应收账款期初余额
其他应收款—应收个人款（122102）期初如表2-20所示。
表2-20 其他应收款—应收个人款期初余额
应付账款（2202）期初如表2-21所示。
表2-21 应付账款期初余额
生产成本（5001）期初余额如表2-22所示。
表2-22 生产成本期初余额
2．操作过程
（1）一般科目数据的录入
选择“系统设置”|“初始化”|“总账”|“科目初始数据录入”，进入后，币别输入方式的转换通过下拉框选择，可以选择“人民币”、“美元”、“综合本位币”，如图2-95所示。左边的1、2、3表示显示科目的级数。如按“1”则只显示一级。
图2-95 科目初始数据
① 本位币（人民币）的录入，如图2-96所示。
图2-96 本位币录入
② 外币的录入。科目期初数据，其中美元需要在选项卡下拉列表中选中“美元”才可输入。中行存款科目需要在此状态下录入，直接输入原币，本位币自动计算得到，如图2-97所示。
图2-97 外币录入
（2）应收应付期初数据
① 应收账款设置
进入初始化的“初始余额录入”，币别选择“人民币”，双击“应收账款”行的“√”标志后输入数据，如图2-98所示。先选择“客户”，在客户栏目直接输入客户代码就可以调出相应的客户，然后输入相关数据。
图2-98 客户单位录入
输入完成，单击“保存”按钮退到科目余额输入方式下，这时应收账款的数据将显示出来，是各客户金额的合计。
② 其他应收款个人款
进入初始化的“初始余额录入”，双击“应收个人款”行的“√”标志后输入数据，如图2-99所示。
图2-99 应收个人收款明细录入
③ 应付账款设置
选择“供应商”后，就可输入应付账款数据，结果如图2-100所示。
图2-100 应付账款录入
（3）科目项目数据输入
5001生产成本科目是按照项目核算，单击明细科目后的“√”，然后输入相应的明细数据，如图2-101所示。输入完毕后的期初数据如图2-102所示。
图2-101 项目初始数据
图2-102 生产成本期初数据
（4）科目余额试算平衡
在初始余额录入下，币别选择“综合本位币”，单击“平衡”按钮，可显示出试算平衡的结果，通过这个功能可以检查数据是否平衡，如图2-103所示。
图2-103 试算平衡
2.3.3 物料初始数据
1．案例资料
（1）库存和物料核算期初数据
3月31日，对各个仓库进行了盘点，结果如表2-23所示。
表2-23 库存盘点表
（2）采购管理期初数据
3月25日，收到重庆大江集团公司提供的2TB硬盘100盒，暂估单价为800元，商品已验收入原料仓库，至今尚未收到发票。
（3）销售管理期初数据
3月28日，销售部向天津大华贸易公司出售税控II号10台，报价（无税单价）为6500元，由成品仓库发货。该发货单尚未开票。税控II号单位成本4800元。
2．操作步骤
（1）系统参数设置
选择“系统设置”|“初始化”|“仓存管理”|“系统参数设置”，设置启用年度和期间。启用年度设置为2013，启用期间设置为4。
核算方式设置有“数量核算”和“数量、金额核算”两种。如选择了“数量核算”，系统以后只核算数量，不核算金额，所以显示的核算金额不会正确；而“数量、金额核算”是对材料的数量和成本都核算。如果该账套是与财务各系统相互联系的，则应选择“数量、金额核算”单选按钮，如图2-104所示。
图2-104 核算方式设置
库存更新控制：主要是针对即时库存更新的处理，系统有两种选择，如果选择“单据审核后才更新”，则系统将在库存类单据进行业务审核后才将该单据的库存数量计算到即时库存中，并在反审核该库存单据后进行库存调整；如果选择“单据保存后立即更新”，则系统在库存类单据保存成立后就将该单据的库存数量计算到即时库存中，并在修改、复制、删除、作废、反作废该库存单据时进行库存调整。最后单击“完成”按钮，结束设置过程。
（2）物料初始数据
选择“系统设置”|“初始化”|“仓存管理”|“初始数据录入”，然后选择相应的库房，单击“新增”按钮，接着输入相关的数据。如在“物料代码”处按F7键，单击“浏览”按钮，可以调出库存商品目录。
输入期初数量、期初金额会自动计算出年初数据，如图2-105所示。
图2-105 录入期初数量和金额
设置完成后的结果如图2-106所示。
图2-106 期初库存
这里的期初金额总额必须与科目余额中“库存商品”的余额相符。可以通过“查看”|“对账/录入”命令进行检查，如图2-107所示。
图2-107 对账
如果录入的期初数据是正确的，而总账的余额不对，可以选择“传递”功能，将数据传递到科目期初余额中。
（3）采购管理期初数据
初始化数据录入除了期初数量金额以外，一些初始化之前未收到的采购发票的暂估入库单、未核销出库单（即未开销售发票的销售出库单）也要录入到系统中，其目的是当系统启用后能和实际相一致。通过调用“暂估入库单”和“未核销出库单”完成。
选择“基础设置”|“初始化”|“仓存管理”|“录入启用前的暂估入库单”，进入后单击“新增”按钮，然后在外购入库单中输入相关信息，如图2-108所示。
图2-108 输入暂估入库单
单击“保存”按钮，然后单击“审核”按钮完成。结果如图2-109所示。
图2-109 启用期前的暂估入库
（4）销售管理期初数据
选择“基础设置”|“初始化”|“仓存管理”|“录入启用期前的未核销销售出库单”，进入后单击“新增”按钮，然后在销售出库单中输入相关信息，如图2-110所示。
图2-110 已发货未开票的出库单
单击“保存”按钮，然后单击“审核”按钮完成，返回后如图2-111所示。
图2-111 启用前未核销销售出库
2.3.4 固定资产初始数据
1．案例资料
（1）固定资产类别
具体设置如表2-24所示。是否计提折旧，均由使用状态决定。
表2-24 固定资产类别
（2）固定资产变动方式
增加方式——直接购入：凭证类型设置为付款凭证，对方科目为“银行存款（1002）”。
将“购入”变动方式中的对应科目设置为“1604在建工程”，凭证类型设置为“转账凭证”；
减少方式——毁损：凭证类型设置为转账凭证，对方科目为“固定资产清理（1606）”。
将“出售”变动方式的对应科目设置为“1606固定资产清理”，凭证类型设置为“转账凭证”，其余变动方式可不变。
（3）固定资产期初数据
期初数据如表2-25所示。
表2-25 固定资产卡片
补充资料：
增加方式均为直接购入。
车辆的使用状况为“正常使用”，折旧方法为工作量法。
红旗轿车的工作总量为800000千米，累计工作量为162000千米。
长安面包车的工作总量为200000千米，累计工作量为40000千米。
使用状况均为“在用”，折旧方法均采用平均年限法（一）。
管理中心下的部门、采购部对应的折旧科目：管理费用/折旧费（6602.06）；销售部：销售费用/折旧费（6601.06）；制造中心的部门：制造费用/折旧费（5101.02）。
2．操作过程
（1）系统参数设置
选择“系统设置”|“系统设置”|“资产管理”|“固定资产-系统参数”，分为基本设置和固定资产设置。基本设置是设置单位名称、地址、电话，这些内容前面已经设置，不用调整。固定资产设置如图2-112所示，按照默认设置即可。
图2-112 固定资产系统参数设置
（2）设置固定资产类别
在做初始化之前，先进行有关的基础资料设置。虽然也可在初始化中进行设置，但先设置好有利于提高初始化的效率。主要设置“资产类别”、“变动方式”和“使用状态”。
选择“财务会计”|“固定资产管理”|“基础资料”|“卡片类别管理”，再单击“新增”按钮，如图2-113所示。
图2-113 固定资产类别设置
设置完成后的固定资产类别如图2-114所示。
图2-114 固定资产类别
操作提示
使用年限和计量单位根据情况可填可不填。
（3）设置固定资产变动方式
选择“财务会计”|“固定资产管理”|“基础资料”|“变动方式类别”，进入变动方式设置界面，单击“修改”按钮，设置变动方式的有关参数，如图2-115所示。设置完成后的变动方式如图2-116所示。
图2-115 设置变动方式的参数
图2-116 固定资产变动方式
（4）设置使用状态
选择“财务会计”|“固定资产管理”|“基础资料”|“使用状态类别”，如图2-117所示，单击“修改”按钮可以设置每种状态是否计提折旧。
图2-117 设置使用状态
（5）输入固定资产期初数据
选择“财务会计”|“固定资产管理”|“业务处理”|“新增卡片”，单击“新增”按钮，系统提示“当前启用年期是：2013年第4期，录入卡片后，将不再可以改变启用年期。继续吗？”单击“是”按钮继续。然后进入固定资产卡片及变动-新增界面，首先输入基本信息，如图2-118所示。“部门及其他”的设置如图2-119所示。
图2-118 设置基本信息
图2-119 部门及其他
操作提示
要注意核算类别的部门输入，不输入部门也是能保存的，但会造成计提折旧生成的凭证缺少部门，并无法审核通过。整个卡片输入完成后，要逐一再检查一遍。
“原值与折旧”的设置如图2-120所示。
图2-120 原值与折旧
图2-120中列出的购进原值、购进累计折旧为备注信息，反映资产在购入时的原始信息。例如：评估后的资产，原购进原值与评估后的原值不一致，就可以反映在“购进原值”项目里，备注信息不参与计算，属非必录项，系统默认与原币金额和累计折旧一致。
价值信息中，各数据项之间的关系如下：
本币金额=原币金额×对应币别汇率（如为多币别，则是多项之和）
净值=本币金额-累计折旧
净额=净值-减值准备
原币调整仅用于固定资产变动时，记录对固定资产原币金额的调整数，正数表示调增，负数表示调减。关系如下：
调整后原币金额=调整前原币金额+原币调整
固定资产被多个部门应用的录入方法，以办公楼为例来介绍。基本信息设置如图2-121所示。
图2-121 基本信息
输入多个使用部门及其分配比例。在使用部门中，选择“多个”，再单击“…”，在打开的窗口中单击“增加”按钮输入部门分摊比例，如图2-122所示。
图2-122 部门分配情况
折旧费用多部门分配的方法是先选择“多个”，然后单击“…”，在打开的窗口中输入分部门信息，如图2-123所示。
图2-123 折旧费用分配情况
输入卡片后，可以在初始化下的表格中看到全部卡片，如果卡片没有显示出来，选择“视图”|“刷新”命令，就可以看到输入的卡片，如图2-124所示。
图2-124 卡片的表格显示方式
修改已经录入的数据时，如果处于“查看”状态，需要先单击左上角的“编辑”功能，进入编辑状态后才能修改。
输入后，如果需要按照自己的要求排序显示，可以选择“视图”|“过滤条件”命令。如按照资产编码排序，可将资产编码设置为排序字段，如图2-125所示。
图2-125 显示排序
数据输入完成后，应将固定资产的初始数据传送给总账。选择“工具”|“将初始数据传送总账”即可实现。选择功能执行后，出现提示，单击“是”按钮即完成了固定资产数据的初始化。相当于替换了用“科目初始数据”功能输入的有关固定资产等相关科目的数据。
2.3.5 现金管理初始数据
1．案例资料
（1）现金管理参数设置
增加设置“结账与总账期间同步”。
（2）开户行资料
编码：01；名称：工商银行重庆分行两江支行；账号：787978797879；户名：重庆两江科技有限公司；银行接口类型：中国工商银行。
编码：02；名称：中国银行重庆分行两江支行；账号：112111211121；户名：重庆两江科技有限公司；银行接口类型：中国银行。
（3）工商银行期初数据
工商银行人民币户企业日记账调整前余额为511057.00元。银行对账单调整前余额为449829.00元。
① 企业未达账
银行已收企业未收：3月26日，银行收到上海长江公司用转账支票支付的货款3000元，票号ZZ45623，企业未收到。
银行已付企业未付：3月28日，银行自动支付期短期借款利息2000元，银行付款票据企业未收到。
② 银行未达账
企业已付银行未付：3月28日，企业用现金支票支付零星采购货款2500元，票号XJ445353，银行未入账，付款凭证号27。3月29日，企业用转账支票支付货款3000元，票号ZZ30254，银行未入账，付款凭证号32。
企业已收银行未收：3月30日，已收未收货款（重庆嘉陵公司转账支票，ZZ8341）67728元，收款凭证号56，银行未入账。
（4）中国银行账户不进行银行对账。
2．操作过程
（1）设定参数
选择“系统设置”|“基础资料”|“公共资料”|“科目”，将“1001现金”科目属性的“现金科目”选中，将“1002银行存款”科目属性的“银行科目”选中，前面如果设置过，需要检查一下是否设置正确。
选择“系统设置”|“系统设置”|“现金管理”|“系统参数”，系统和总账的参数前面已经设置过，不用更改。现金管理的参数设置如图2-126所示。
图2-126 现金管理参数设置
结账与总账期间同步，以控制现金系统的结账期间同总账系统保持一致。为此，应该先进行现金系统结账，然后才是总账系统结账。
（2）银行科目期初数据
选择“系统设置”|“初始化”|“现金管理”|“初始数据录入”，设置现金期初数据，科目类别选择“现金”，然后选择“编辑”|“从总账引入科目”，执行“从总账引入科目”后如图2-127所示。单击“确定”按钮，引入后的结果如图2-128所示。
图2-127 设置引入的参数
图2-128 引入后库存现金数据
选择“银行存款”，银行存款引入后的数据如图2-129所示。
图2-129 银行存款期初数据
选择“系统设置”|“基础资料”|“公共资料”|“银行账号”，单击“新增”按钮，然后输入相关信息，如图2-130所示。设置完成后如图2-131所示。
图2-130 增加银行账号
图2-131 银行账号
选择“系统设置”|“初始化”|“现金管理”|“初始数据录入”，科目类别选择“银行存款”，输入银行账号，重新设置对账单的期初余额，如图2-132所示。
图2-132 设置对账单的期初余额
（3）企业未达账
所谓未达账项，就是结算凭证在企业与银行之间（包括收付双方的企业及双方的开户银行）流转时，一方已经收到结算凭证作了银行存款的收入或支出账务处理，而另一方尚未收到结算凭证尚未入账的账项。
归纳起来，未达账项有四种类型：第一种是银行已收，企业未收；第二种是银行已付，企业未付；第三种是企业已收，银行未收；第四种是企业已付，银行未付。
存在未达账的情况下，企业银行存款日记账的余额和银行对账单的余额往往是不相等的。这时需要分别站在企业和银行的立场，将未达账项分别对银行存款日记账的余额和银行对账单的余额进行调整。
具体调整方法如下：银行存款日记账的余额+银行已收企业未收的金额-银行已付企业未付的金额=调整后（企业账面）余额。银行对账单的余额+企业已收银行未收的金额-企业已付银行未付的金额=调整后（银行对账单）余额。调整后两者的余额相等，表明企业银行存款账实相符。
选择“工行存款”，单击“企业未达账”，再单击“新增”按钮，输入月初企业未达账，如图2-133所示。
图2-133 输入企业未达账
操作提示
银行已收是在贷方，银行已付是在借方，与企业银行账相反。这是根据对账单上的数据方向输入的，对账单是站在银行角度，与企业的角度相反。
如果有多个科目需要输入企业未达账，可以通过“科目”选择实现，还可以选择其他币种。
（4）银行未达账
单击“银行未达账”，再单击“新增”按钮，即可录入月初银行未达账，如图2-134所示。
图2-134 录入银行未达账
输入银行未达账后如图2-135所示。
图2-135 银行未达账
操作提示
如果输入“凭证年”和“凭证期间”，就要求输入凭证的有关信息。
（5）余额调节表
在初始数据录入下，单击“余额表”，即可自动生成余额调节表，查看余额调节表是否平衡，如图2-136所示。最后单击“平衡检查”按钮，检查各银行科目是否平衡。
图2-136 余额调节表
2.3.6 启用
1．启用过程中需要注意的问题
初始数据录入完毕，并核对正确之后，接下来就要启用相关业务系统，结束初始化操作，进入日常的业务处理。
需要注意的是，一旦启用相关业务系统，初始化中设定的部分参数和数据将不能再修改，所以在启用前一定要慎重，仔细检查参数和数据的合理性。
在启用账套之前，应先进行账套数据备份，以便在启用后发现某些参数设置错误时，能利用备份数据恢复账套并做出修改。
2．启用总账系统
用系统管理员“孙胜业”登录。选择“系统设置”|“初始化”|“总账”|“结束初始化”，从弹出的对话框中选择“结束初始化”单选按钮，单击“开始”完成启用，如图2-137所示。
图2-137 结束初始化
在启用过程中，还会检查有关数据的平衡关系。如果有关数据不平衡，则不能启用，需修改有关数据正确后再启用。如果检查正确，则提示成功启用。
3．启用现金管理系统
选择“系统设置”|“初始化”|“现金管理”|“初始数据录入”，再选择“编辑”|“结束初始化”命令，如图2-138所示，系统将检查相关参数设置是否正确。如果银行账号等有关参数没有设置，则会出现有关的提示。
图2-138 选择“结束初始化”命令
4．启用业务系统
其他有关业务系统的启用，将在后面相关业务部分介绍。
5．反初始化
如果启用后发现初始化数据错误，需要修改，可以通过“反初始化”功能进行操作。如果已经处理了业务，反初始化有可能会影响到数据，因此一般不宜使用。