第一节 会计电算化
我国会计电算化起步于1978年，至今已走过了39个春秋，从当时的试点到今天的普及应用，发展十分迅速，这期间，财政部对会计电算化的有序引导和规划起了重要的作用。
一、会计电算化的含义
会计电算化是以计算机为媒体，将当代电子信息技术应用到会计工作中，并采用计算机作为工具，替代手工记账、算账、报账，完成对会计信息的分析、预测、决策的过程，是现代社会化大生产和新技术革命的必然产物。
会计信息的“数据性”“及时性”“精确性”特点，已迫切要求会计工作应迅速实现现代化，同时电子技术和数据处理技术的迅猛发展，微型计算机的日益普及，为会计工作实现现代化提供了良好的契机。
会计电算化的含义，可以理解为会计人员运用以会计核算软件为核心的电子计算机系统，按照一定的程序和方法对会计数据进行加工处理，以获取会计信息的一种管理活动。
二、我国会计电算化的发展历程
我国由于受到各个方面条件的制约，会计电算化工作的起步较晚，起步于20世纪70年代后期。迄今为止，已经经历了开始起步阶段（1978—1983年）、缓慢发展阶段（1983—1987年）、有计划有组织发展阶段（1987年至今）三个阶段。
1．开始起步阶段（1978—1983年）
在这一阶段，我国会计电算化主要还是进行理论研究和实验准备。当时我国已有少数企业在某项业务中开始使用了电子计算机。至1979年，财政部以长春第一汽车制造厂为重点试点单位，拨款500万元，从民主德国进口了电子计算机，尝试将电子计算机技术应用于会计。1981年8月在财政部、前第一机械工业部、中国会计学会的支持下，中国人民大学和第一汽车制造厂在长春市召开了“财务、会计、成本应用电子计算机问题讨论会”，正式把“电子计算机在会计中的应用”定名为“会计电算化”。这次会议是我国会计电算化理论研究的一个里程碑，标志着我国在会计电算化方面开始起步。
2．缓慢发展阶段（1983—1987年）
随着电子计算机技术的飞速发展，全国掀起了一个计算机应用的热潮，在会计工作中应用电子计算机的单位也逐渐多了起来。为了迎接新技术革命的挑战，1983年国务院成立了电子振兴领导小组，从此，我国电子技术的发展进入一个崭新的阶段。但由于经验不足，理论准备与人才培训不够，跟不上客观形势发展的需要。在会计电算化实现过程中，因组织工作的滞后，造成了许多盲目的低水平重复开发，且大多数财务软件功能比较单一，仅局限于如工资核算、财务单项核算等比较简单的单项核算软件，浪费了许多人力、物力和财力。在这一阶段，会计电算化工作的进展变得非常缓慢。
3．有组织有计划发展阶段（1987年至今）
这一阶段，我国会计电算化进入了一个大发展阶段。随着经济体制改革的不断深化，计算机在会计工作中的应用也逐步走上了正轨，我国的会计电算化事业进入了有计划有组织的发展阶段。财政部于1989年12月颁布了我国第一部关于会计电算化管理的规章《会计核算软件管理的几项规定（试行）》，于1990年7月颁布了《会计核算软件管理的几项规定的补充规定》，对会计核算软件的开发、使用等问题作出了具体规定。1994年5月，财政部颁布了《关于大力发展我国会计电算化事业的意见》，明确了会计电算化工作的总体目标。之后我国陆续发布了一系列的规章制度，分别是：1994年颁布的《会计电算化管理办法》《商品化会计核算软件评审规则》《会计核算软件基本功能规范》,1996年6月颁布的《会计电算化工作规范》等。这一系列规章制度的颁布，保证了会计电算化工作有规范地开展，加快了会计电算化发展的进程，这标志着我国会计电算化事业将走向一个新的发展高潮。
在这一个阶段，我国会计核算软件向着通用化、专业化、商品化方向发展，许多商品化会计核算软件专业开发单位或部门相继成立，同时各级财政部门也规范了对会计软件的评审条例。计算机技术、信息处理技术的迅速发展促成了我国财务软件以惊人的速度发展，版本从Dos版，发展到Windows版，从单用户版，发展到局域网、广域网，再到今天的网络财务软件；采用的数据库从DBASE、Foxbase、FoxPro、Visual FoxPro、Access到SQL-Server等，满足了集团公司、跨国公司等大型公司海量数据库核算的需要。至目前为止，财政部评审通过的财务软件有38家，省级财政厅评审通过的财务软件有164家，在中国企业使用的财务软件用户中，中国制造的财务软件占据着绝对的主导地位，为我国软件产业的发展树立了一个成功的典范。
三、会计电算化与手工会计的关系
会计是一个信息系统，它可以是手工会计信息系统（Hand Accounting Information System, HAIS），也可以是以计算机为工具的计算机会计信息系统（Computer Accounting Information System, CAIS）。CAIS是一个信息管理系统（Management Information System, MIS），是采用计算机对会计数据进行采集、加工、存贮、传输并输出大量有用信息的系统。用CAIS取代HAIS，不仅是会计工作方式的转变，也是会计管理工作的改进和现代化。
1.CAIS与HAIS的联系
（1）系统目标一致。两者都对企业的经济业务进行记录和核算，最终目标都是加强经营管理，提供会计信息，参与经营决策，提高企业经济效益。
（2）采用的基本会计理论与方法一致。两系统都要遵循基本的会计理论和方法，都采用复式记账原理。
（3）都要遵守会计和财务制度，以及国家的各项财经法纪，严格贯彻执行会计法规，从措施、技术、制度上堵塞各种可能的漏洞，消除弊端，防止作弊。
（4）系统的基本功能相同。任何一个信息要达到系统目标，都应具备信息的采集输入、存贮、加工处理、传输和输出这五项功能。
（5）都要保存会计档案。作为会计信息系统的输出，会计信息档案必须妥善保存，以便查询。
（6）编制会计报表的要求相同。两系统都要编制会计报表，并且都必须按国家要求编制企业外部报表。
2.CAIS与HAIS的差异
（1）系统初始化设置工作有差异。HAIS的初始化工作包括建立会计科目，开设总账，登录余额等；CAIS的初始化设置工作则较为复杂，且带有一定的难度，其内容主要有会计系统的安装，账套的设置，网络用户的权限设置，操作员及权限的设置，软件运行环境的设置，科目级别与位长的设置，会计科目及其代码的建立，最明细科目初始余额的输入，凭证类型设置，自动转账分录定义，会计报表名称、格式、数据来源公式的定义等。
（2）平行登账上存在差异。在HAIS登账时，总账由一名会计人员根据审核无误的记账凭证，或科目汇总表，或汇总记账凭证进行登录，明细账由另一名会计也是根据原始凭证或记账凭证进行平行登录，月末校验两者是否相等。由于两名会计在登录时有可能发生错误，因此平行登账可以检查错误。但是在CAIS中，总账与明细账的数据均来源于原始凭证或记账凭证，计算机按照登录总账和明细账的程序命令，将数据从记账凭证数据库中转移到总账数据库和明细账数据库，而计算机的内部运算是不可能发生数据运算错误的，所以在CAIS中总账金额恒等于明细账金额。因此，平行登账的校验功能在CAIS中已失去了其原先的作用。
（3）科目的设置和使用上存在差异。在HAIS中，由于受手工核算的限制，将账户分设为总账和明细账，明细账大多仅设到三级账户，此外，再开设辅助账户以满足管理核算上的需要；科目的设置和使用一般都仅为中文科目。而在CAIS中，计算机可以处理各种复杂的工作，科目的级数和位长设置因不同的软件而异，有的财务软件可将科目的级数设置到6级以上，完全满足了会计明细核算方面的需要；科目的设置上除设置中文科目外，仍应设置与中文科目一一对应的科目代码，使用科目时，计算机只要求用户输入某一科目代码，而不要求输入该中文科目，但在显示打印时，一般都将中文科目和与之对应的科目代码同时显示。
（4）账务处理程序上存在差异。HAIS根据企业的生产规模、经营方式和管理形式的不同，采用不同的会计核算形式，常用的账务处理程序有记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式、日记账核算形式等，对业务数据采用了分散收集、分散处理、重复登记的操作方法，通过多人员、多环节进行内部牵制和相互核对，目的是简化会计核算的手续，以减少舞弊和差错。而在CAIS中，一般要根据文件的设置来确定，常用的是日记账文件核算形式和凭证文件核算形式，在一个计算机会计系统中，通常只采用其中一种核算形式，对数据进行集中收集、统一处理、数据共享。
（5）日记账和明细账功用有所差异。在HAIS，通常仅对现金和银行存款设置日记账，目的是按序时记录货币资金的发生情况，做到与货币资金日清月结、钱账两清。凭证信息是分散的，不便于查询，明细账仅是为了方便查询凭证而设置的，根据凭证信息按科目重新登录在明细账上，耗时且易错。而在CAIS中，虽然任何科目都可有日记账和明细账，但所有日记账和明细账上的数据均来源于记账凭证，由于采用了计算机这一高效能的工具，在账务软件中对记账凭证提供了多种查询条件，如日期、凭证号、科目代码、摘要、单位名称、单据号、录入员、审核员、借方金额、贷方金额、收入数量、余额等，查询的方法可分为确定查询、自由查询、组合查询和模糊查询四种，可查询到企业的所有业务信息，由此看来，明细账在CAIS中意义已不再重要，可以取消，根据财政部文件规定，明细账可以一年输出一次，仅是为了存档的需要。
（6）账簿格式存在差异。在HAIS中，账簿的格式分为订本式、活页式和卡片式三种，现金日记账、银行存款日记账和总账必须采用订本式账簿。而在计算机会计系统中，由于受到打印机的条件限制，不太可能打印出订本式账簿，因此根据《会计电算化工作规范》规定，所有的账页均可按活页式打印，然后装订成册；总账账页的格式有传统三栏借贷式总账和科目汇总式总账，后者可代替前者；明细账的格式可有三栏式、多栏式和数量金额式等。
（7）簿记规则上存有差异。HAIS中账簿记录的错误要用划线更正法或红字更正法进行更正；账页中的空行、空页要用红线划销等。而在CAIS中，可以不存在纸质账簿，一切数据均以文件形式存在机器内部，登账只是一个沿用的旧名词，而且文件也并不一定按日记账、总账、明细账分别设置，有些系统甚至只设置一个凭证文件，根本就不存在机内日记账、总账和明细账，各种财务信息可直接从凭证文件中导出，划线更正法或红字更正法根本就不存在，代之的是负号更正法。实际上只要凭证输入正确，机器处理是准确无误的，即使由于凭证数据有错或变更，导致机内账的结果有错，也不能直接进行修改而只能通过记账凭证去更正。
（8）会计报表的编制形式上存在明显差异。会计报表是企业会计核算中一项重要的事项，在HAIS中，报表的编制是最复杂的一项工作，报表编制人应了解各种报表的结构，报表中各个数据的来源渠道，若数据是来自账上的，还应弄清是发生额还是余额，通过何种运算关系取得；若数据来自本报表或外报表中的某项目，应懂得其各种运算关系；同时还应明确各种报表之间的钩稽关系及数据的对应关系，这样才能开始编制报表。而在CAIS中，各种报表的注册、结构描述、格式定义、数据的取数公式定义、报表的审核公式定义、报表的打印参数设置等工作，则作为报表子系统初始化设置的内容，可在正式编制报表前预先设置好，之后在月末编制报表时，操作员只需在键盘上轻按报表子系统提供的报表生成命令键，系统即自动根据数据的取数公式取得数据，在短则几秒，长则几分钟的时间内快速生成报表，并且能自动校验报表数据的各种内在关系，此外，还能使不同账套、或上下级公司之间的同名报表即时合并。
（9）在能否使会计发展为管理型方面存在根本性的区别。在HAIS中，由于手工会计核算的复杂性，使会计人员耗时耗力，穷于应付手工的记账、算账、结账、报账，使企业会计停留在会计核算上，对会计向管理型发展产生很大的约束。实行CAIS后，在手工会计中纷繁复杂的会计核算工作已由计算机高效而精确地完成，使企业会计向管理型发展成为可能。目前，我国已出现面向市场、中国模式、价值化、系统化、计算机化、基于现代企业制度、国际化以及普遍化管理的新管理时代的财务及企业管理软件体系UFERP。电算化会计可以发展为以会计为核心的信息管理系统，可以形成会计分析预测系统、会计决策支持系统和会计专家系统，使会计的职能得以转变和发展。
（10）人员、组织体系、内部控制方式、运算工具和信息存贮介质上存在差异。HAIS中，人员均为会计专业人员；组织体系按会计事务的需要，分为不同的专业组，通过账证相符、账账相符和账实相符等内部控制来保证数据的正确；运算工具主要采用算盘和计算器；信息存贮介质以纸质材料为载体，占用空间大，查询烦琐。在CAIS中，人员除会计专业人员外，还有计算机软、硬件技术人员和操作人员；组织体系按系统的需要可划分为电算主管、软件操作、审核记账、系统维护、电算审查和数据分析等专业组；内部控制不仅扩大到对人员、计算机设备、数据和程序等各个方面，而且其要求将更为严密；运算工具采用计算机；信息存贮介质采用磁性介质材料（一般用磁盘），占用空间小，查询检索方便。
3.CAIS与HAIS比较的现实意义
通过上述比较可以看出，CAIS与HAIS之间有着许多共同之处，也存在许多明显的差异。这些差异，使得我们在建立CAIS的过程中，应注意做好如下几方面工作。
（1）注重系统的初始化设置工作。评价一个CAIS的优劣，可根据系统处理的最终结果，即账簿数据和会计报表数据的是否精确无误、过程控制是否有效来判断。在财务软件本身的程序及控制正常可靠的情况下，数据输出结果的正确与否直接与系统的初始化设置有关，为此，在系统初始设置时，应根据本企业会计核算的需要，正确设置会计科目的级数和位长，建立标准的会计科目代码体系；认真整理和录入最明细科目的年初余额和本年累计发生额；慎重设置操作员的姓名、用户代码和口令，根据会计工作的分工和内部控制的要求，合理开放每位操作员的权限；正确设置企业的凭证类型、记账方法、核销方法、外汇汇率的记账方法、自动转账分录、非法对应科目和各种外部设备类型等参数。
（2）科目代码设置应力求精确和完整。实行会计电算化后，科目代码是CAIS中最重要的一种代码，处于核心地位，系统内部涉及会计科目的处理几乎都以科目代码为依据，系统的运行都是根据科目代码而进行的，为此，合理设置科目及代码至关重要。由于计算机处理的速度快、准确，我们可以将会计科目划分得足够精细，特别应根据报表数据取数的需要，将科目的级数和位长设置得恰如其分，以获得更加详细的会计核算资料。但应避免将科目代码的级数和位长设置得过多过长，这既不利于记忆和使用，又浪费存储空间，应根据整个科目体系来确定。例如，如果只是个别科目需要划分的级数较多，可不防采用别的方法来解决，而不因为照顾个别科目而将整个科目体系的级数增加，但是，如果同级科目的明细较多，则又不妨通过适当增加级数来解决。系统运行后，科目的修改或删除是一项非常困难的工作，因此，应该在初始化时周密考虑，把科目代码设置完整，一般不要在年度中间进行修改。
（3）要正确地修改凭证带来的差错。在CAIS中，因为经审核过的记账凭证是总账、明细账、日记账、各种辅助账和报表数据的数据源，如果发现账簿或报表数据有差错，则可判断必定是记账凭证存在错误。修改错误凭证可有如下三种情况：一是凭证未审核时发现有误，则可由凭证编制员直接修改；二是凭证已审核后发现有误，则应先由审核员取消审核标记，由编制员修改后，再经审核员进行审核；三是登账后发现凭证有误，此时不能修改该凭证，应由编制员先编制一张红字凭证冲销错误凭证，再编制一张正确的凭证，将红字凭证和正确的凭证经由审核员审核后，进行登账，即可达到更正错误凭证和账簿数据的目的。
（4）正确进行报表系统的初始设置。报表子系统的初始设置是CAIS中最复杂的工作。在商品化的CAIS中，目前大都采用通用报表程序，即系统提供一种接口，由用户自己定义报表的名称、表线的类型、空表格式、数据来源公式等，这样，当报表格式或数据来源改变时，只需修改原先的定义，而不必修改系统内部的程序，从而适应了各种不同用户的要求。初始设置时，要求设置人员充分理解报表的编制原理及公式表达式的设置规则，特别是应推敲每一项数据的取数公式，因为在众多公式中某一个符号的差错都将导致报表数据的错误。如发现报表数据有误，应首先查出导致报表最终结果错误的出错数据项，并检查其数据取数公式是否有误，如有误，则予以改正，如无误，则可判断是账簿或凭证数据有误，根据该项错误的数据项公式可推断账簿或凭证的错误之处，比照上述更改错误凭证的方法给予改正，而后重新生成报表。
（5）注重CAIS的维护与安全。基于CAIS的特点，应对其进行经常性的维护，且维护工作应伴随整个运行阶段的始终，直至系统过时或报废。维护的内容有硬件设备、财务软件、数据文件和各种编码维护，以上几种维护工作，除了硬件维护外，都有可能涉及软件的维护，可见软件维护是系统维护中最重要也是最艰难的工作。软件维护可分为：为修正运行中发现程序错误的正确性维护、当软件的外界运行环境发生变化时的适应性维护以及因系统扩充功能或改善性能而对软件进行修改的完善性维护三种类型。同时，应保护系统的安全，可通过建立会计组织体系的内部控制制度、系统和操作员口令的定期修改与保密、数据的定期备份与保存、增强程序自身的自我保护能力等措施来实现。
四、会计电算化对传统会计的影响
建立会计电算化信息系统，使会计的核算方法和工作程序发生了重大的变化，对传统会计信息系统产生了一系列的影响。主要表现在以下几个方面。
1．改变了会计工作的组织机构
会计电算化改变了会计人员的工作分工，从而引起企业有关组织机构的变化。这种变化主要表现在两个方面：一是企业将大量的会计数据处理工作集中在计算机部门；二是会计人员的原有职能岗位，应按会计电算化信息系统的组织控制要求重新安排。
2．改变了会计的数据处理方法
计算机的应用改变了手工会计处理数据的方法。在手工条件下，核算工作要由许多人共同完成，而使用计算机后，会计人员根据原始凭证的内容，在财务软件中录入记账凭证，经审核，计算机就可以按预置的功能，自动进行汇总、记账、转账、编制报表等一系列工作。在手工条件下，由于成本核算的复杂性和时间的限制，一些报表只能定期产生，而在应用计算机之后，则可以随时输出报表。
3．改变了会计信息的质量
会计信息的质量特征主要在于可靠性、相关性、可比性等。应用计算机以后大大提高了会计信息在上述几方面的质量，而且使会计信息向多种量度单位发展。计算机可以同时贮存实物量和与之相依存的货币量，并在需要时能迅速检索、汇总输出。
4．改变了建立会计信息系统的方法
建立会计电算化信息系统的方法与手工会计的方法有所不同，两者的物质基础不同、环境不同。因此，对记账方法的选用、会计科目的设置、凭证账簿格式的设计、财务报表的周期选择等方面，都应从人工和计算机两方面加以考虑。
5．改变了会计档案的保管形式
在手工条件下，会计档案主要是以纸介质的形式存放。而使用计算机后，会计档案将以磁介质的形式存放为主，纸介质的形式存放为辅。磁介质如磁盘、磁带等，对环境、温度等方面有一些特殊的要求，而且存放在磁介质上的数据是肉眼直接看不见的，需要借助计算机才能存取数据。
6．改变了会计内部控制的方法和技术
在会计电算化系统中，为保证数据和数据处理的正确、安全和可靠，需要相应的方法和技术，其中许多方法是在计算机中实现或通过人工与机器相结合来完成的。
五、会计电算化的特点
会计电算化与传统会计相比，主要特点体现在以下几点。
（1）能使会计工作高效地完成。能够代替大部分手工劳动，以手工所达不到速度，高效地完成信息处理，把会计人员从繁重的数据抄写和计算中解脱出来，让会计人员有更多的时间利用会计电算化提供的会计信息，分析企业的财务状况。
（2）提高了会计信息的质量。计算机的高精度和准确性，保证了会计信息在计算机处理中的准确性，减少了由人为因素造成的错误，提高了会计信息的质量。记账凭证是各类账簿的数据源，而会计报表的大多数数据均直接来源于各类账簿。在会计软件中，记账凭证通过记账功能，可以将记账凭证的信息登录到日记账、明细账、总账及各类辅助账中；在月末，通过结账功能，可以将日记账、明细账、总账及各类辅助账进行汇算结清，汇总和计算出本月借方、贷方累计发生额及月末余额，并将月末余额结转至下月初，作为下月的月初余额；将根据预先定义好的报表格式和取数公式，自动在各类账簿中取数并生成各种会计报表。因为记账、结账和生成报表等功能，都是按照测试好的程序进行的，因此，只要保证记账凭证这一数据源的正确性，就可保证其下游的各类账簿和会计报表数据的正确性。
（3）为财务决策提供辅助作用。利用会计软件提供的各类会计信息，在财务分析模块上，可以进行比率分析、因果分析、因素分析、对比分析等方法，对企业的财务信息进行分析。同时，利用计算机的智能，不但使会计信息的收集和传输速度大大提高，而且还可以完成人脑逻辑判断难以达到的信息分析工作，辅助企业管理人员进行财务决策。
（4）实现财务信息共享。目前的网络财务软件，通过网络的形式可以以电子数字和电子信号迅速传递信息，满足了不同用户的需要，还可以使用卫星通信技术，以数字化形式传递各种经济信息，信息共享的能力得到大大提高。
（5）采用磁性介质存储会计信息。采用磁盘、光盘等磁性介质，以人们肉眼看不见的方式保存数据和信息。它可以把一个企业的全年会计数据，压缩存储在一片薄薄的磁盘上。这不仅大大压缩了存储空间，而且还可以保障信息的安全传递。
（6）业务处理程序化。系统按照预先设计好的程序和步骤来完成会计处理。对于日常业务中可能遇到的情况，应如何处理这些情况等都要事先确定。手工系统则没有这样严格，有许多情况还可以凭着会计人员的经验，临时决定处理方法。
（7）系统设计的专业化和专门化。系统的开发和实施要有专门的系统分析设计人员，对会计信息系统进行周密的分析和设计，然后交由程序员完成编码和调试；同时还要对会计人员进行专门培训，才能保证系统的正常运行，在使用过程中还需配备专业人员对其进行维护。因此，开发成本较高，一旦达不到预期目的，往往带来较大的经济损失。