3.1 数据管理与分析
Excel在数据管理方面提供了强大的功能。本节将从介绍如何获取数据入手，讲解如何编辑分析工作表中的数据，如何对数据进行汇总计算，以及数据透视表等知识。
3.1.1 管理数据清单
所谓数据清单，就是包含相关数据的一系列工作表数据行。前面的章节在对工作表中的数据进行各种操作时，已经使用到了数据清单。而这里所要介绍的数据清单，是要把数据清单看成一个数据库。实际上，当对工作表中的数据进行排序、分类汇总等操作时，Excel会将数据清单当成数据库来处理。数据清单中的行被当成数据库中的记录，数据清单中的列被看做是数据库中的字段，数据清单中的列名称被看做是数据库中的字段名称。
1．使用记录单
对数据清单的各种编辑操作经常要用到记录单，学会使用记录单对于处理数据清单很有帮助。
（1）使用记录单
记录单可以提供简捷的方法在数据清单中一次输入或显示一个完整的信息行，即记录。在使用记录单向新数据清单添加记录时，这个数据清单在每一列的最上面必须有标志。Excel使用这些标志来生成记录单中的字段。
操作实例3-1使用记录单在数据清单中添加数据
其具体操作步骤如下。
[1] 单击需要添加记录的数据清单中的任意一个单元格，如图3-1所示。
图3-1 添加记录的数据清单
[2] 选择“数据”|“记录单”命令，打开“记录单”对话框，如图3-2所示。
图3-2 “记录单”对话框
[3] 单击“新建”按钮。
[4] 输入新记录所包含的信息：如果要移到下一字段，可以按Tab键；如果要移到上一字段，可以按“Shift+Tab”快捷键。完成数据输入后，按Enter键继续添加记录。输入数据的记录单如图3-3所示。
图3-3 在记录单中输入数据
[5] 完成记录的添加后，单击“关闭”按钮完成新记录的添加并关闭记录单，所添加的数据如图3-4所示。
图3-4 使用记录单输入数据后的工作表
注意：
如果添加了含有公式的记录，那么直到按Enter键或单击“关闭”按钮添加记录之后，公式才会被计算。
注意：
在添加记录时，如果要撤销所做的修改，在按Enter键或单击“关闭”按钮添加记录之前，单击“还原”按钮。
（2）建立数据清单的准则
Excel提供了一系列功能用在数据清单中处理和分析数据。在运用这些功能时，必须按照下述准则在数据清单中输入数据。
[1] 避免在一个工作表上建立多个数据清单，因为数据清单的某些处理功能（如筛选等），一次只能在同一工作表的一个数据清单中使用。
[2] 在工作表的数据清单与其他数据之间至少留出一个空白列和一个空白行。在执行排序、筛选或插入自动汇总等操作时，这将有利于Excel检测和选定数据清单。
[3] 避免在数据清单中放置空白行和列，这将有利于Excel检测和选定数据清单。
[4] 避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。因为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏。
[5] 在数据清单的第一行中创建列标志。Excel使用这些标志创建报告，并查找和组织数据。
[6] 列标志使用的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写样式，应当与数据清单中其他数据的格式相区别。
[7] 如果要将标志和其他数据分开，应使用单元格边框（而不是空格或短划线），在标志行下插入一行直线。
[8] 在设计数据清单时，应使同一列中的各行有近似的数据项。
[9] 在单元格的开始处不要插入多余的空格，因为多余的空格会影响排序和查找。
[10] 不要使用空白行将列标志和第一行数据分开。
（3）修改记录
使用记录单不但可以在工作表中为数据清单添加数据，还可以对数据清单进行修改。
操作实例3-2修改记录
其具体操作步骤如下。
[1] 单击需要修改的数据清单中的任意一个单元格，如图3-4所示。
[2] 选择“数据”|“记录单”命令，打开“记录单”对话框。
[3] 单击“下一条”按钮或者“上一条”按钮找到需要修改的记录，然后在记录中修改信息，如图3-5所示。
图3-5 对数据进行修改
[4] 记录修改完成后，单击“关闭”按钮更新当前显示的记录并关闭记录单。
提示：
含有公式的字段将公式的结果显示为标志。这种标志不能在记录单中进行修改。
（4）删除记录
使用记录单在数据清单中删除记录和修改记录的方法类似。
操作实例3-3删除记录
其具体操作步骤如下。
[1] 单击数据清单中的任一单元格。
[2] 选择“数据”|“记录单”命令，打开“记录单”对话框。
[3] 单击“下一条”按钮或者“上一条”按钮找到需要删除的记录。
[4] 单击“删除”按钮，系统将弹出如图3-6所示的提示框。
图3-6 删除记录时的提示框
[5] 在该对话框中单击“确定”按钮，即可删除被选中的记录。
[6] 单击“记录单”对话框中的“关闭”按钮关闭对话框。
注意：
使用“记录单”对话框删除记录后就不能再恢复记录。
（5）查找记录
当数据清单比较大时，要找到数据清单中的记录就不容易了。记录单提供了快速查找数据清单记录的功能。
如果每次要移动一条记录，可以单击“记录单”对话框中的滚动条箭头。如果要每次移动10条记录，单击滚动条与下箭头之间的空白。
使用记录单还可以对数据清单中的数据设置查找条件，所设置的条件通常为比较条件。
操作实例3-4设置条件查找数据清单中的数据
其具体操作步骤如下。
[1] 单击数据清单中的任意一个单元格。
[2] 选择“数据”|“记录单”命令，打开“记录单”对话框。
[3] 单击“条件”按钮，然后在记录单中输入查找条件。
[4] 单击“上一条”按钮或者“下一条”按钮进行查找，可按顺序找到符合查找条件的记录，如果要在找到符合指定条件的记录之前退出搜索，可以单击“表单”按钮。
[5] 找到记录后，可以对记录进行各种编辑操作。操作完毕后或者查找中想要退出“表单”对话框，单击“关闭”按钮即可。
2．数据清单排序
在工作表或者数据清单中输入数据以后，经常要进行排序操作，以便更加直观地比较各个记录。
（1）默认的排序顺序
在进行排序之前，首先来介绍Excel中数据的排序是按照怎样的规则进行的。在对数据清单中的数据进行排序时，Excel有默认的排序顺序。Excel使用特定的排序顺序，根据单元格中的数值而不是格式来排列数据。在排序文本项时，Excel逐个字符从左到右进行排序。例如，如果一个单元格中的文本为“A100”，该单元格将排在内容为文本“A1”的单元格的后面，而在内容为文本“A11”的单元格的前面。
按升序排序时，Excel的排序规则如下（在按降序排序时，除了空格总是在最后外，其他的排序顺序反转）。
[1] 数字从最小的负数到最大的正数排序。
[2] 文本以及包含数字的文本，按下列顺序进行排序：先是数字0～9，然后是字符“'、-、（空格）、! 、#、$、%、&、（ ）、*、, 、.、/、:、; 、? 、@、\、^、-、{、|、}、～、+、<、=和>，最后是字母“A～Z”。
[3] 在逻辑值中，FALSE排在TRUE之前。
[4] 所有错误值的优先级等效。
[5] 空格排在最后。
（2）列数据排序
如果要对数据清单中的单列数据进行排序，可以根据需要使用排序方法。
操作实例3-5根据某一列的内容对行数据排序
其具体操作步骤如下。
[1] 在待排序数据列中单击任一单元格。
[2] 单击“常用”对话框中的“升序”或者“降序”按钮。
例如，图3-4所示的数据清单，对“语文”这一列进行升序排序，结果如图3-7所示。
图3-7 按升序排序的结果
（3）多列排序
在根据单列数据对工作表中的数据进行排序时，如果该列的某些数据完全相同，则这些行的内容就按原来的顺序进行排列，这就给数据排序带来一定的麻烦。选择多列排序可以解决这个问题，而且在实际操作中也经常会遇到按照多行的结果进行排序的情况。例如，足球比赛中是按总积分来排列名次的。往往有一些球队总积分相同，这时就要通过净胜球来分出名次。
操作实例3-6根据多列数据的内容对数据行进行排序
其具体操作步骤如下。
[1] 在需要排序的数据清单中，单击任意一个单元格。
[2] 选择“数据”|“排序”命令，打开“排序”对话框，如3-8所示。
图3-8 “排序”对话框
[3] 在“排序”对话框中，分别单击“主要关键字”和“次要关键字”以及“第三关键字”下拉列表框右边的下拉箭头，在下拉列表中选择需要排序的列，并设置这些列的排序顺序。
提示：
如果要根据多于3列的内容进行排序，首先按照最次要的数据列进行排序。例如，如果数据清单中包含雇员信息，并希望根据部门、科室、姓和名对其进行排序，对数据清单进行两次排序。第一次，在“主要关键字”下拉列表框中选择“名”选项，然后对数据清单进行排序。第二次，在“主要关键字”下拉列表框中选择“部门”选项、在“次要关键字”下拉列表框中选择“科室”选项、在“第三关键字”下拉列表框中选择“姓”选项，然后对数据清单进行排序。
[4] 按照当前数据清单有无标题行选择“列表”选项组中的选项。
[5] 单击“确定”按钮。
例如，如图3-9所示的成绩单，所有班级的语文成绩相同，如果仅仅根据语文成绩来进行数据排列，则不能得出正确的结果。这时加入其他列的数据再次进行排序。如果是按图3-8所示的“排序”对话框进行排序，则结果如图3-10所示。“排序”对话框中有一个“选项”按钮，单击该按钮将打开“排序选项”对话框，如图3-11所示。
图3-9 成绩单
图3-10 排序的结果
图3-11 “排序选项”对话框
可以在“排序选项”对话框中设置各个选项，然后单击“确定”按钮返回到“排序”对话框中进行排序。
3．使用筛选
所谓筛选，指的是从数据中找出符合指定条件的数据，这也是用户经常会遇到的问题。下面介绍各种筛选的方法。
（1）使用自动筛选
使用自动筛选方便实现筛选功能，需要注意的是，一次只能对工作表中的一份数据清单使用筛选命令。自动筛选又分为一般自动筛选、自定义筛选和自动筛选前10个等。
[1] 一般自动筛选
操作实例3-7自动筛选
其具体操作步骤如下。
单击需要筛选的数据清单中的任意一个单元格，如图3-12所示。
图3-12 数据清单样本
选择“数据”|“筛选”|“自动筛选”命令。
如果要显示只含有特定值的数据，单击含有待显示数据的数据列上方的下拉箭头。
单击需要显示的数值，如图3-13所示；如果要使用基于另一列中数值的附加条件，则需要在另一列中重复上述操作。
图3-13 使用自动筛选
筛选的结果如图3-14所示，数学成绩在80分以上的班级有3个。
图3-14 筛选结果
[2] 自定义自动筛选
如果要使用同一列中的两个数值来筛选数据清单，或者使用比较运算符而不是简单的等于来筛选数据清单，可以使用自定义自动筛选。在前面例子的基础上，筛选出物理成绩在85分以上的班级。
操作实例3-8使用自定义自动筛选
其具体操作步骤如下。
单击需要筛选的数据清单中的任意一个单元格，如图3-12所示。
图3-12 数据清单样本
选择“数据”|“筛选”|“自动筛选”命令。
单击含有待显示数据的数据列中“数学”单元格的下拉箭头。
在下拉列表中选择“自定义”选项，打开如图3-15所示的“自定义自动筛选方式”对话框。
图3-15 “自定义自动筛选方式”对话框
在“自定义自动筛选方式”对话框中，单击“数学”文本框中第一行左边的下拉列表框的下拉箭头，选择“大于或等于”选项；在右边的文本框中输入85。
提示：
如果要对同一列中的两个条件进行筛选，可以选择“自定义自动筛选方式”对话框中的其他选项。
单击“确定”按钮，系统将返回数学成绩为85分的班级，如图3-16所示。
图3-16 自定义自动筛选结果
[3] 自动筛选前10个
有时数据清单中的数据比较多，但是往往只需显示最大或者最小的几项内容，这时就可以使用自动筛选前10个功能。
注意：
使用自动筛选前10个功能，并不一定要筛选前10个，要筛选的个数可以根据需要由用户自己设置。
操作实例3-9使用自动筛选前10个的功能
其具体操作步骤如下：
单击需要筛选的数据清单中的任意一个单元格，如图3-12所示。
图3-12 数据清单样本
选择“数据”|“筛选”|“自动筛选”命令。
单击含有带显示数据的数据列中含有字段单元格上的下拉箭头。
在下拉列表中单击“前10个”选项，打开“自动筛选前10个”对话框，如图3-17所示。
图3-17 “自动筛选前10个”对话框
在“自动筛选前10个”对话框中设置修改需要显示的最大或者最小的项以及数据项数。
单击“确定”按钮则完成操作。
（2）使用高级筛选
使用高级筛选可以对工作表和数据清单进行更复杂的筛选操作。
如果要进行高级筛选，必须在工作表的数据清单上方至少留出3个能被用作条件区域的空行，并将含有带筛选值的数据列的列标志复制到该条件区域的第一个空行中。因此，进行高级筛选的数据清单必须有列标志，而且要设置条件区域。这对于简单的工作表和数据清单来说，使用高级筛选太麻烦了，但是，对于大型的工作表和数据清单是非常有用的。如图3-17所示的是在一个学生成绩表的数据清单上建立条件区域。
注意：
在条件值和数据清单中至少要留出一个空行。
操作实例3-10使用高级筛选
操作步骤如下：
[1] 单击需要筛选的数据清单中的任意一个单元格，如图3-18所示。
图3-18 高级筛选的条件区域
[2] 选择“数据”|“筛选”|“高级筛选”命令，打开“高级筛选”对话框，如图3-19所示。
图3-19 “高级筛选”对话框
[3] 在“高级筛选”对话框中，在“列表区域”和“条件区域”文本框中输入要进行高级筛选的数据区域和条件区域；也可以通过单击折叠按钮，在工作表中选定区域，然后单击折叠按钮来选定数据区域和条件区域。
[4] 单击“确定”按钮，结果如图3-20所示。
图3-20 筛选结果
（3）取消筛选
如果要取消筛选结果，重新显示所有的数据，可以使用以下几种方法。
[1] 如果要在数据清单中取消对某一列进行的筛选，单击该列首单元格右端的下拉箭头，然后单击“全部”命令。
[2] 如果要在数据清单中取消对所有列进行的筛选，选择“数据”|“筛选”|“全部显示”命令。
[3] 如果要撤销数据清单中的筛选箭头，选择“数据”|“筛选”|“自动筛选”命令。
3.1.2 分类汇总数据
Excel 2003提供了较简便的方法来创建分类汇总。当把数据组合成分离的组时，这个功能非常有用，例如，按账户销售组或者按领队开发项目时。
分类汇总是在数据清单中快捷汇总数据的方法。例如，有一个销售数据清单，数据清单中包含了日期、账户、产品、单位、价格以及收入等项。可以按账户来查看分类汇总，也可以按产品来查看分类汇总。
用Excel的分类汇总命令，不必手工创建公式。Excel可以自动地创建公式、插入分类汇总与总和的行并且自动分级显示数据。数据结果可以轻松地用来进行格式化、创建图表或者打印。
分类汇总为汇总数据的方式提供了很大灵活性。使用分类汇总，可以完成以下事情：
（1）告诉Excel如何创建数据组。
（2）在数据清单中显示一集组的分类汇总及总和。
（3）在数据清单中显示多集组的分类汇总及总和。
（4）在数据组上执行不同的计算—— 计数项、总计项、平均项。
为了使分类汇总能够正确工作，需要在标志列中组织数据。Excel使用列标志去决定如何创建数据组以及如何计算总和，还需要在待分类汇总的组中排序数据。如果需要在数据清单中只选定特定行，可以先筛选出所需的数据。
操作实例3-11创建分类汇总
其具体操作步骤如下。
[1] 在需要分类汇总的数据清单中，单击任意一个单元格，如图3-21所示。
图3-21 要分类汇总的数据清单
[2] 选择“数据”|“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框，如图3-22所示。
图3-22 “分类汇总”对话框
[3] 在“分类汇总”对话框中，单击“分类字段”下拉列表框，从中选择需要用来分类汇总的数据列，所选的数据列应已经排序。
[4] 单击“汇总方式”下拉列表框，在下拉列表中选择所需的用于计算分类汇总的函数。
[5] 在“选定汇总项（可多个）”列表框中，选中与需要对其汇总计算的数值列对应的复选框。
[6] 设置“分类汇总”对话框中其他的选项。
若想要替换任何现存的分类汇总，选中“替换当前分类汇总”复选框。
若想要在每组之前插入分页，选中“每组数据分页”复选框。
若想在数据组末段显示分类汇总及总和，选中“汇总结果显示在数据下方”复选框。
[7] 单击“确定”按钮，完成分类汇总操作。
如图3-23所示的是分类汇总后的结果。
图3-23 分类汇总后结果
对数据进行分类汇总以后，如果要查看数据清单中的明细数据或者单独查看汇总总计，则要用到分级显示的内容。
在图3-23中，工作表左上方是分级显示的级别符号，如果要分级显示包括某个级别，则单击该级别的数字。
分级显示级别符号下方还有隐藏明细数据符号，单击它可以在数据清单中隐藏数据清单中的明细数据，如图3-23所示。
分级显示级别符号下方有显示明细数据符号，单击它可以在数据清单中显示数据清单中的明细数据，如图3-24所示。
图3-24 明细数据
分级显示级别符号下方还有隐藏明细数据符号，单击它可以在数据清单中隐藏数据清单中的明细数据，如图3-24所示。
操作实例3-12删除分类汇总
其具体操作步骤如下。
[1] 在需要分类汇总的数据清单中，单击任意一个单元格，如图3-21所示。
图3-21 要分类汇总的数据清单
[2] 选择“数据”|“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框。
[3] 在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮。
3.1.3 数据透视表
阅读一个具有大量数据的工作表是很不方便的，用户可以根据需要，将这个工作表生成能够显示分类概要信息的数据透视表。数据透视表能够迅速方便地从数据源中提取并计算需要的信息。
1．数据透视表简介
数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。它可以用于转换行和列，以便查看源数据的不同汇总结果，可以显示不同页面以筛选数据，还可以根据需要显示区域中的明细数据。
2．数据透视表的组成
数据透视表由7个部分组成，分别是页字段、页字段项、数据字段、数据项、行字段、列字段和数据区域。各组成部分的功能如下。
（1）页字段。数据透视表中指定为页方向的源数据清单或者表单中的字段。
（2）页字段项。源数据清单或者表单中的每个字段，列条目或者数值都将称为页字段列表中的一项。
（3）数据字段。含有数据的源数据清单或者表单中的字段项称为数据字段。
（4）数据项。数据项是数据透视表字段中的分类。
（5）行字段。在数据透视表中指定为行方向的源数据清单或者表单中的字段。
（6）列字段。在数据透视表中指定为列方向的源数据清单或者表单中的字段。
（7）数据区域。含有汇总数据的数据透视表中的一部分。
3．数据源
在Excel中，可以利用多种数据源来创建数据透视表。Excel可利用的数据源有如下几种。
（1）Excel已有的数据清单或者数据库。
（2）外部数据源。它包括数据库、文本文件或者除了Excel工作簿以外的其他数据源（可以是Internet上的数据源，也可以是经过合并计算的多个数据区域以及另外一个数据透视表）。
4．建立数据透视表
使用数据透视表不仅可以帮助用户对大量数据进行快速汇总，还可以查看数据源的汇总结果。
假设有如图3-21所示的一张数据清单，现在要以这张数据清单作为数据透视表的数据源来建立数据透视表。
操作实例3-13建立数据透视表
其具体操作步骤如下。
[1] 单击数据清单中的任意一个单元格。
[2] 选择“数据”|“数据透视表和数据透视图”命令，打开“数据透视表和数据透视图向导—3步骤之1”对话框，如图3-25所示。
图3-25 “数据透视表向导— 3步骤之1”对话框
[3] 在“请指定待分析数据的数据源类型：”选项组中选中“Microsoft Office Excel数据列表或数据库（M）”单选按钮，在“所需创建的报表类型：”选项组中选中“数据透视表（T）”单选按钮，然后单击“下一步”按钮，打开如图3-26所示的“数据透视表和数据透视图向导—3步骤之2”对话框。
图3-26 “数据透视表向导— 3步骤之2”对话框
[4] 在“选定区域”文本框中输入要建立数据透视表的数据源区域，或者通过文本框右侧的折叠按钮来选择数据源区域，如果要选择工作簿以外的数据源，单击“浏览”按钮，打开“浏览”对话框，如图3-27所示，通过该对话框可以选择数据源。
图3-27 “浏览”对话框
[5] 单击“下一步”按钮，打开如图3-28所示的“数据透视表和数据透视图向导—3步骤之3”对话框。
图3-28 “数据透视表向导— 3步骤之3”对话框
[6] 单击“布局”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导— 布局”对话框，如图3-29所示。在该对话框中，按照提示信息将右侧的字段按钮拖动到左侧的草图上来构造数据透视表，然后单击“确定”按钮。
图3-29 “数据透视表和数据透视图向导— 布局”对话框
[7] 在“数据透视表和数据透视图向导— 3步骤之3”对话框中单击“完成”按钮，系统将生成数据透视表，如图3-30所示。
图3-30 建成的数据透视表
5．注意问题
创建数据透视表时需要注意以下问题。
（1）在运行数据透视表向导之前，应单击数据清单中的任意一个单元格，那么在“数据透视表和数据透视图向导— 3步骤之2”对话框中，向导会自动填入数据清单的单元格引用。
（2）Excel将忽略使用“筛选”菜单中的命令所设置的所有筛选条件，数据透视表处理数据的范围包括数据清单中的所有数据。要从筛选后的数据创建数据透视表，可以使用“高级筛选”命令提取符合条件的数据放到工作表中的其他位置，再以所提取的数据区域创建数据透视表。
（3）在数据透视表中，Excel会自动创建总计和分类汇总。如果作为源的数据清单已经包含了总计和分类汇总，那么在创建数据透视表之前需把它们删除。
（4）因为Excel把数据清单中第一行的数据作为数据透视表的字段名称，所以作为源的数据清单或数据库必须含有列标题。
（5）若要使数据透视表更易于更新并且当数据源改变时它也能随之更新，需要给每个源区域命名，而且创建数据透视表时还应使用这些名称。如果已命名的区域经扩展后包含了更多的数据，那么可以更新数据透视表以便加入这些数据。
（6）在下列情况下不能利用数据透视表向导检索外部数据：
[1] 如果要使用报告模板检索数据，但报告模板中不含有数据透视表，必须先打开报告模板，然后创建基于外部数据的数据透视表。
[2] 如果要使用参数查询检索数据，必须首先创建参数查询，然后创建基于外部数据的数据透视表。
[3] 如果要使用Web查询在Internet上检索数据，必须先创建网络查询，然后创建基于含有外部数据的数据透视表。
6．删除数据透视表
对于建立了数据透视表的数据清单，不能直接在其中删除数据。如果要删除其中的数据，只能删除整个数据透视表。
在删除数据透视表之前，首先应选择“视图”|“工具栏”|“数据透视表”命令启动“数据透视表”工具栏。
操作实例3-14删除数据透视表
其具体操作步骤如下。
[1] 在数据透视表中单击任意一个单元格。
[2] 单击“数据透视表”工具栏中的“数据透视表”按钮。
[3] 在弹出的菜单中选择“选定”|“整张表格”命令。
[4] 选择“编辑”|“清除”|“全部”命令即可删除数据透视表。
7．添加和删除字段
可以根据需要添加和删除数据透视表中的字段。
操作实例3-15在数据透视表中添加和删除字段
其具体操作步骤如下。
[1] 单击数据透视表中的任意单元格，如图3-30所示。
[2] 单击“数据透视表”工具栏中的“数据透视表向导”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导— 3步骤之3”对话框，如图3-28所示。
[3] 单击“布局”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导— 布局”对话框，如图3-29所示。若要添加字段，可以将右边的字段按钮拖动到数据区中所需的字段类型处；若要删除某字段，可以将该字段按钮拖放到数据区域之外，然后单击“确定”按钮返回“数据透视表和数据透视图向导— 3步骤之3”对话框。
[4] 单击“完成”按钮完成操作。修改如图3-30所示的数据透视表后，结果如图3-31所示。
图3-31 修改后的数据透视表
注意：
在删除了某字段时，与该字段相连的数据将从数据透视表中删除。
8．修改分类汇总
在使用数据透视表对数据进行分类汇总时，可以根据需要设置分类汇总的方式。在Excel中，使用数据透视表对数据进行分类汇总时，默认的汇总方式为求和。下面介绍修改数据透视表的分类汇总方式的方法。
例如，图3-31所示的数据透视表中，所有项的汇总方式都为求和。
现在为求平均值，需要修改其中一个班的汇总方式。
操作实例3-16修改分类汇总
其具体操作步骤如下。
[1] 选择要修改汇总方式的字段名。
[2] 单击“数据透视表”工具栏中的“字段对话框”按钮，打开“数据透视表字段”对话框。
[3] 在“数据透视表字段”对话框中的“分类汇总”列表框中选择“平均值”选项。
[4] 单击“确定”按钮完成修改。
9．更改布局
如果数据透视表的布局不合理，可以对其进行更改。
操作实例3-17更改数据透视表布局
其具体操作步骤如下。
[1] 单击数据透视表中的任意单元格。
[2] 单击“数据透视表”工具栏中的“数据透视表向导”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导— 3步骤之3”对话框，如图3-28所示。
[3] 单击“布局”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导—布局”对话框，如图3-29所示，将字段按钮拖动到行、列或页所需的位置后，单击“确定”按钮，返回“数据透视表和数据透视图向导— 3步骤之3”对话框。
[4] 单击“完成”按钮完成操作。
10．设置格式
为了使数据透视表变得更加美观，可以对数据透视表的格式进行设置。
操作实例3-18设置数据透视表格式
其具体操作步骤如下。
[1] 单击数据透视表中的任意单元格。
[2] 单击“数据透视表”工具栏中的“数据透视表向导”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导— 3步骤之3”对话框，如图3-28所示。
[3] 单击“选项”按钮，打开“数据透视表选项”对话框，如图3-32所示。
图3-32 “数据透视表选项”对话框
[4] 根据需要在“数据透视表选项”对话框中对数据透视表的格式进行设置。
[5] 单击“确定”按钮，完成数据透视表的格式设置。
对数据透视表的格式进行设置时，需要注意以下问题。
（1）可以在创建数据透视表时设置选项，方法是在“数据透视表向导—3步骤之3”对话框中单击“选项”按钮。
（2）要自动套用数据透视表格式，应确认已选中“数据透视表选项”对话框中的“自动套用格式表”复选框。无论是自动套用格式之前还是自动套用格式之后，任何应用于数据透视表的手动设置格式都优先于使用“自动套用格式”命令所设置的格式。
（3）要从数据透视表中删除所有的格式，应取消“自动套用格式”复选框，并选中“常规”选项。
（4）如果每次更新数据透视表时都要删除格式，应取消“保留格式”复选框。
（5）当更改布局或更新数据透视表时，Excel将不保存对单元格边框的更改。
（6）要在数据透视表中对所有外部行标和列标使用合并单元格，可选择“数据透视表”工具栏中的“数据透视表”|“表选项”命令，然后在打开的对话框中选中“合并标志”复选框。