2.7 人事信息库维护

人事信息库，也叫员工花名册（实际上与前文提及的员工花名册不同），人事专员需定期进行信息库维护。

2.7.1 人事信息库的表单组成

××公司人事信息库维护表，见表2.25。

表2.25 ××公司人事信息库维护表

（续表）

（续表）

这张表，可分为不同的子表，包括：正式员工、试用期、返聘、子公司、离职等，应分类维护。有的在Excel表中维护，有的在EHR、ERP子模块中维护。

2.7.2 人事信息库维护注意事项

从事本项工作，新手容易出错之处包括：每条信息或者不完整，或有差错；该有的人员信息没有，不该有的人员信息没有转移到其他子表中。

原因分析：信息不完整，有的是因为人事专员不够认真严谨；有的是因为录入依据没有审核（比如应聘登记表）。信息不对称，有的是因为相关岗位负责人没有把变化的信息提交给人事专员，比如离职名单；也有的是因为员工有身份、证件、地址方面的变更，但没有及时告知HR。

人事信息库维护存在差错或维护不及时，会影响后续的人事数据提供，导致最终数据出现差错。人事专员新手应养成严谨、认真、仔细的工作态度，以及定期维护、核对信息的习惯，以确保人事信息的准确性、提交的即时性。

薪资信息原则上不应出现在这张表中。有的公司，人力资源专员做薪资也做人事，就把薪资信息维护进去了。但未来发生岗位调动，人事专员不应知道薪资数据，所以要把薪资科目从信息库中删除。