第2章 效率第一，做出成绩才有存在感
一个不懂得为明天做好规划的人，也同样无法做好今天的自己。一个人在工作中总是在混日子，工作效率低下，自然不可能给上司带来好感。你的工作效率不但决定着薪水的高低，也往往决定着今后的发展。如果你不想被人替代，一定要在速度上超越别人。一个工作效率极高的人，是不可能被替代的，因为他能够为企业创造更多的价值。
业绩是声名，必须尽最大努力
很多时候，你是不是感觉自己对工作很用心，也很勤恳，却得不到老板的赞赏？对此，你可能牢骚满腹，一副受害者的形象——“自己没有功劳，也有苦劳嘛”。然而，工作就是生意，商业时代以效率为先，靠业绩说话；不管你的工作多么辛苦，多么忙碌，如果你缺乏效率，没有业绩，那么一切辛苦皆是白费，一切付出均没有价值。
要想成为公司最杰出的员工，最重要的一条就是，你必须靠业绩说话。毕竟，职场是个很现实的地方，一个员工如果没有好的业绩，一切都无从谈起。
因此，你必须积极提升你的工作业绩。那么，我们应该从哪些方面去做呢？
首先，要永远不断地学习。
要想做好本职工作，并使你的工作业绩有所提高，必须不断学习新的知识。书本上的要学，实践中更要学。只有常怀一颗上进心，工作上才能取得更高的成就。
这是一个知识大爆炸的年代，而现代企业的发展，也已经进入全球化和知识化阶段。在这个阶段，企业变为一个新的形态——学习型组织，各种新的挑战和任务都会接踵而至。身为组织里的员工，你只有善于学习，才能在变化无常的环境中应付自如。
孙强在一家大型跨国公司担任销售经理，三年来一直忙于日常事务，每一天都是在与形形色色的客户的应酬中度过的。后来，他的一名下属通过自学拿到了管理硕士学位，学历比他高，能力比他强，并在数年的商战中获得了丰富的经验，羽翼日渐丰满，销售业绩惊人。
这种情况下，孙强的地位已经岌岌可危。
在公司的一次外贸洽谈会上，这名下属凭借出色的表现，令一位眼光很高、很挑剔的大客户赞叹不已，同时也赢得了总裁的青睐，被委以经理重任，而孙强则惨遭淘汰。
我们身边有很多好学者，也许他们现在正干着一些普通的工作，没有人注意他们，更没有人会认为他们是自己的竞争对手。可他们并没有放弃，依然坚持学习，不断地充实自己。或许哪一天，你会惊奇地发现，他们已经远远地把你甩在了身后。
其次，要努力，更要有智慧。
工作业绩需要靠奋斗去获得，但工作中的智慧有时候则更为重要。
营销学中有个精彩的案例，就是把梳子卖给和尚。
梳子当然是用来梳头发的，而和尚却没有头发，怎么会买梳子呢？很多推销梳子的人都会被这个思维定式难住，都打了退堂鼓，一把梳子也没有卖出去。可甲、乙、丙三位先生却都有了自己的业绩。
甲仅卖出了一把，乙则卖出了10把，而丙先生竟然卖出了1000把。他们（尤其是丙先生）成功的秘诀是什么呢？
甲先生说，他一连跑了六座寺院，受到了无数和尚的臭骂和追打，但仍然不屈不挠，终于感动了一个小和尚，买了一把梳子。
乙先生说他去了一座名山古寺，由于山高风大，把前来进香的善男信女的头发都吹乱了。乙先生便找到住持，说：“蓬头对佛祖是不敬的，应在每座香案前摆一把木梳，供善男信女来梳头。”住持认为有理。那庙里共有10座香案，于是住持买下10把梳。
丙先生来到一座颇负盛名、香火极旺的深山宝刹，对那里的方丈说：“凡来进香者，都有一虔诚之心，宝刹应有回赠，保佑他们平安吉祥，鼓励他们多行善事。我有一批梳子，您的书法超群，可刻上‘积善梳’三字，然后作为赠品。”
方丈听罢大喜，立刻买下1000把梳子。
在这个故事中，甲先生的执着固然令人感动，但乙先生、丙先生的智慧更令人敬佩。出色地完成任务不仅仅需要锲而不舍的精神，更需要有创新的思维。
掌控时间，但不可陷入忙碌
现代人常说“忙”，人们忙着挣钱，忙着工作加班，忙着吃饭，忙着应酬，忙着购物，忙着旅游，忙着日常生活的各种应酬。无论做什么，用一个“忙”字来形容都是十分恰当。人们为什么这么忙呢？是因为事情真的太多了吗？
我认为并非如此，而是人们没有正确利用好自己的时间。我也很忙，每天都要处理许多事情，但我却把各种事情处理得井井有条。
但在我的学生中，总是有些人在工作时忙活不停，这种人大都是典型的工作狂人，他们总是在忙来忙去，而且不肯浪费一丁点儿时间。比如开会的时候，如果会议比预定时间晚了一分钟开始，他们必定大吵大闹，气得七窍生烟。
这些人虽然整天忙得焦头烂额，但是还把事情弄得乱成一团。于是他们不停地向我诉苦，请教他该怎么办。我知道，这些学生能力都很强，如果可以有效地掌握自己的时间，他们一般做事都非常有效率。但是为什么，他们会陷入忙碌不堪又如此低效的状态之中呢？经过一段时间的考察，我终于发现了问题的根源。这些学生的毛病就在于，他们认为掌握自己的时间就是让自己不停地忙活，不让每一秒时间浪费。
针对这一误区，我给了他们如下建议：“不要总是让自己一直处于忙碌的状态，我们应该学着留给自己一些空余时间，去考虑一下自己所做的事情究竟有多大价值。我们要学会在有限的时间内，把握工作重点。把要事放在第一，是时间规划中的重要一环。能够做到把精力集中起来放在最重要的事情上，这是许多成功人士工作时的重要原则。同时，也是我们高效率地完成工作，以及解决问题的有效办法。”
为了进一步帮助他们解决问题，我又举了个例子：
理查斯·舒瓦普是伯利恒钢铁公司的总裁，有一段时间，他一直在为自己工作效率低下和公司的低效率而担忧，于是去找效率专家艾维·李寻求帮助，希望李能给他提供一个方法，告诉他如何在短时间内完成更多的工作。
理查斯·舒瓦普如实地向他叙述了自己的情况。艾维·李胸有成竹地说：“好！我10分钟就可以教你一套至少提高50%效率的方法。”
“写下你明天必须要做的最重要的工作，并按其重要程度编上号码。最重要的放在第一位，依次类推。早上一上班，必须从第一项工作做起，一直做到完成为止。之后用同样的方法对待第二项工作、第三项工作……做到你下班为止。”
艾维·李停顿了一下，接着说：“即使你花了一整天的时间，才完成第一项工作，也不要着急，这没有关系。只要它是最重要的工作，就要这样坚持做下去。每一天都要这样做。如果你对这种方法的价值深信不疑时，叫公司里的人也这样去做。”
最后，艾维·李微笑着说：“这套方法你愿意试多久，就试多久，然后给我寄张支票，并填上你认为合适的数字。”
回去以后，舒瓦普就按照艾维·李的方法来调整自己和公司的工作，一段时间以后，他认为这个方法很有用，于是就填了一张25000美元的支票给李。
后来，舒瓦普坚持使用艾维·李教给他的那套方法，五年后，伯利恒钢铁公司从一个鲜为人知的小钢铁厂一跃成为最大的不再需要外界资助的钢铁生产企业。
舒瓦普常对朋友说：“我和整个团队坚持拣最重要的事情先做，我以为这是我的公司多年来最有价值的一笔投资！”
无论做什么事情你都会发现一定的章法，如时间治理，就必须区分轻重缓急，不能胡子眉毛一把抓。对于工作中的一些事情，一般都可以将其分为四个级别，即第一个级别是重要且紧迫的事，第二个级别是重要但不紧迫的事，第三级紧迫但不重要的事，第四级不紧迫也不重要的事。
面对一些重要而且紧迫的事情，比如危机、亟待解决的问题、有期限的任务和会议等，我们不能有丝毫的马虎与懈怠。因为这都是我们必须马上着手去解决的事情，这个时候我们就必须放下手头的其他工作，排除其他事情的干扰，把全部精力都投入到这件事情中来。因为只有把它们顺利解决之后，我们才可以安下心来做其他事情。
工作中有一些重要但并不是很着急需要解决的事情，比如准备和预防工作，建立人际关系，培训、授权等，这类事情的解决要求我们具有更多的主动性、积极性和自觉性。而工作中有一些虽紧迫但不太重要的事情，可以找他人来帮忙解决，也可以往后拖延一下。毕竟紧迫重要的事情才是自己的首要工作。
时间周而复始，自己日新月异
这个世界上有两种人，一种是虚度光阴的人，一种是珍惜时间的人。
对于第一类人来说，时间如此单调、枯燥，周而复始地上演着，而自己却一点也感觉不到有任何变化；而对第二类人来说，时间每时每刻都有所不同，丰富、特别，充满快乐，他们每天感觉到的是一个不同寻常的、努力奋斗的自己。
后一种人之所以很优秀，是由于他们从不消磨时光，不会让时间推着走，也不会觉得工作枯燥、乏味。他们会一直保持着良好心态去面对生活中的每一天，经常让人感觉有朝气、充满激情。在他们眼中，每一天都是不同的。可是另外一种人，他们总是在抱怨生活。面对每天的工作，他们老是消极应付，面对周而复始的时间，他们总显得无所事事。他们认为，工作就是周而复始地做相同的事情，只要完成老板交代的任务，就万事大吉了。因此，当工作优异的人被老板夸奖时，他们的迷惑就产生了。
为了使这种对比更加鲜明，我又要列举下约翰和杰克的例子。
刚毕业不久，约翰就进了一家广告公司，干了1年以后他仍是一个普通员工。想想领导每个月不菲的收入，再看看自己每月微薄的工资，约翰真希望自己有朝一日也能像领导那样拿高薪。可是他总是觉得，就凭自己的资历，无论如何也坐不上那个位置。如果自己愿意熬几年，也许一切都可以实现了。
接着由于业务的拓展，公司又招来一个叫杰克的应届毕业生。在工作上面，杰克似乎有用不尽的激情，不仅对自己的工作任务有很强的责任感，而且可以做到让领导满意。即使工作中遇到很大难题，他也总会想尽办法去克服、解决。约翰看到后，暗自嘲笑道：“工作那么卖命干什么，你认为自己努力了就能马上当上领导啊！”
又是一年过去了，比他来得早的人要么升迁了，要么到更好的单位另谋高就了。约翰心想，以后再升迁也该轮到我了。说来也巧，半年以后公司又成立了一个新的部门。在约翰看来，这个部门经理的位置非自己莫属了。
约翰正在为自己即将到来的升迁兴奋时，公司却贴出了通知，决定由杰克担任该部门经理一职。理由是该员工工作认真负责，具有高度责任感和积极的创造力。
一切都让约翰始料未及。
在约翰的意识里，不是理想实现不了，而是时机未到。所以面对自己的理想，他把希望交给了等待。杰克和约翰有着同样的理想，但方法却截然不同。在杰克看来，如果只是等待肯定实现不了，只有主动进取才可能得到。结果，杰克如愿以偿了。
消极的人总会被动地让时间驱赶，而积极的人总是主动掌握时间。
对于那些时间的被动者，他们总是被动地等待命令之后再执行，尤其在工作中，老板不交代的事情很少积极地去做。有的时候即使把老板交代的事情完成了，也总是差强人意。在他们的意识里，工作无非就是为了获得一份收入，用时间混工资是他们内心的真实想法。
而有一些积极主动的人，他们总是能将眼前的工作和自己未来的职业发展紧密结合起来。因此他们工作的责任感与使命感很强，工作中碰到难题从来不敷衍了事。他们明白，自己工作远不是为了换那点工资，工资只是作为工作的多种回报方式中的一种而已。
其实他们心里很明白，积极克服工作中产生的难题，是对自己意志力的一种锻炼，在与客户交流、同事合作的过程中，能培养自己的涵养、品性。同时，他们还清楚，只有积极工作才能提升自己的能力。与工资相比，这是一笔能让自己受益终生的财富。所以他们努力掌握每一天的分分秒秒，让自己也在马不停蹄的时间中日新月异，快速成长。
努力去把握生命中的每一秒吧！如果想改变混乱、低效的工作，就应该学习怎样去有效地改进自己的时间治理方法。
我们通过具体清晰的规划，有能力去治理好自己的时间，可以让自己获得更多的闲暇。其实时间是能被创造出来的，当我们开始进行时间治理时，有效的时间统筹可以让我们的做事效率大大提高。
想一想：当我们感觉自己忙不过来的时候，是否料到自己的时间治理出了问题？一个花店老板常会面对这样的局面，当他去造访一个客户或去办一件事情，快到目的地时，常会被店里的一个紧急电话叫回去。尽管一整天疲于奔波，但他总感觉许多重要的事都没完成。也许造成这种状况的原因是来自多方面的，但最大的问题往往出在自己身上，是自己对时间治理上的不够合理。
其实花店老板可以对自己花费的时间做记录，如至少记录一周的时间日志，然后进行分析，看看是哪些时间段存在问题，要怎样制订和改进计划，然后采取怎样的步骤等。如果可以发现一个问题就解决一个问题，那么他就可以避免时间在重复中浪费。
知道怎样高效利用时间的人，就会获得时间的回报。高效率的工作往往会使我们一天的心情都保持愉快，让我们变得积极、主动，并时时刻刻享受着工作的快乐。因为我们已经能够自己驾驭时间，所以我们一点儿也不会感到时间的枯燥和乏味，反而还会和时间保持默契的关系。
有时工作就是这样的，一旦我们从时间中发现了乐趣，那么提高效率就会变得水到渠成。当我们发现自己每天面对的都是不一样的自己时，这证明我们正以良好的状态乘着时间的小舟踏浪前行。
管理好每天的24小时
如果你在做事情之前没有规划一番，何来高效？时间治理也一样，我们要事先规划好。时间是人生最宝贵的资源，如果用不同的方法去治理，时间的有效利用率也是完全不同的。有的人磨磨蹭蹭，一天也没有做什么有意义的事情，有的人则每日繁忙但安排有序。你的一天是怎么度过的，你的每一个24小时治理了吗？
时间——我们每个人都可以享有。但有所不同的是，有的人知道如何利用自己的时间，完成一般人难以完成的事情。而有些人则把大量的时间浪费在一些没有一点儿价值的琐事上，结果一生虚度光阴、碌碌无为。
澳大利亚一个名叫菲利斯·特纳的老太太，12岁辍学，在繁重的工作之余，她利用点点滴滴的时间去学习，终于在94岁时拿到了硕士学位，成为世界上年龄最大的研究生。由此可见，善于治理时间，幸福和成功就会唾手可得。
无论自己现在年龄多大了，处于怎样的人生状态，仔细算一算，自己走过的人生年华中我们的工作效率如何？有人曾粗略统计过，一个活到72岁的人，时间分配大致是这样的：睡觉21年、工作14年、个人卫生14年、吃饭6年、开会3年、打电话2年、找东西1年……
不要总是把事情推到明天去做，事实上，完全归自己掌握的时间并不如自己想象的那么多。人的一生用于工作的时间，其实还不到人生的五分之一。当我们开始感觉到时间很紧张时，时间治理才会提到日程上来。
如果不能把时间运用好，我们的内心就会倍感烦恼和紧张。我们要如何科学地分配时间，让轻松和愉悦代替烦恼和紧张呢？
一项研究表明，一个人在一个小时内集中所有精力只做一件事，比一天的效率还要高。所以，我们要想把时间规划好，就要让它花在有价值的事情上。
不过，在现实生活中，许多人经常缺乏明确的目标，一天从早忙到晚，却是徒劳；有些人习惯拖延，总喜欢把今天的事拖到明天做，结果许多事情老是做不完；还有些人性情随意散漫，从不会拒绝别人，无论什么事都有求必应，不管什么应酬都喜欢参加，结果许多时间耗费在繁杂的交际中，很多事情没办法完成。
不管是理所当然，还是盛情难却，如果我们不能把更多的时间放在那些一定要完成的事情上，那么我们就会耽误了许多重要事情的进度。时间治理得好与不好，会决定个人事业的成败、命运的走向。几乎没有人会在一无是处的人生状态中，感到快乐、幸福，充满成就感、满足感。
每个人每天都一秒不少地拥有24个小时，但是知道节约时间的人，会把一天的24小时变成48小时来用。马克思说：“一切的节约都是时间的节约。”
是的，节约也是一种治理时间的方法。
可是，节约时间不是一句说说就能实现的简单的事情，你需要掌握各种节约时间的技巧。如通过排定处理顺序、合理分派工作、科学分配时间、统筹时间等方法，提高自己在治理时间上的效能。
此外，许多时候我们可能会小看时间治理，认为那是小题大做。如果我们以为拿出一张纸，随意地列出一天的时间安排，就可以获得最佳的时间分配，拥有充实快乐的一天，那么，我们的想法很快就会被现实摧毁。由于人的一些各种各样的习惯，工作和学习的烦恼会大量地消耗我们的时间。
我们所生活的社会是高度现代化的，但是我们内心的幸福指数并没有因此而水涨船高。面对繁忙的工作、越来越大的生活压力，正常的生活规律好像完全被打破了。工作和生活的界限模糊了，时间也因繁忙而变得支离破碎。如今，“如何生活”仍旧令很多人困惑、矛盾，甚至对生活感到绝望。
在人一生中，可称得上适当、明智的生活状态，可能就在于他能在非同寻常的时刻喝上一杯清茶。我们不该把自己的所有精力和一天的大部分时间都放在日常工作中。如果我们觉得日常的工作真的把自己全部的精力都消耗殆尽，那么我们的生活已处于失衡状态，亟须调整。
我们应当在适当的时候反思一下：我打算过一种什么样的生活，想拥有一种怎样的生活状态？我认为自己一天24小时的每一分钟都能很充实吗？我是否把一天中更多的时间用在想象自己所期待的事情上了？
如果能够治理好自己每天24小时，那么每一天都是奇迹。下面是一个时间营养调剂处方，可以帮助我们更有效地掌握每一天的分分秒秒。
1.上午9:00～11:00是人精神状态的精髓期，此时注意力及记忆力最好，是工作与学习的最佳时段。
2.中午12:00～1:00是人体的午休期，这个时候最好静坐或闭目休息一下再进餐，正午不可喝酒。
3.下午2:00～3:00是人体状态的高峰期，这一时段人体的分析力和创造力都会得到极致的发挥！
4.下午4:00～5:00是人精神状态的低潮期，这个时候最好给自己补充些水果，以避免因饥饿而贪食导致的肥胖。
5.下午5:00～6:00是疏松期，此时血糖略增，嗅觉与味觉最敏感，不妨预备吃晚膳来提提精神。
6.晚上7:00～8:00是暂憩期，因此最好能在饭后30分钟去散个步或沐浴，放松一下，纾解一日的倦怠、困顿。
7.晚上8:00～10:00是夜修期，这是晚上工作和运动的巅峰时段。
8.晚上11:00～12:00是身体夜眠期，经由一天忙碌，此时应该放松心情进入梦乡。
9.午夜12:00～1:00是人的浅眠期，对于多梦而身体敏感、不适的人来说，易在此时痛醒。
10.凌晨1:00～2:00是身体排毒期，此时肝脏为排除毒素而流动旺盛，应让身体进入睡眠状态，让肝脏得以完成代谢废料。
11.凌晨3:00～4:00，人体处于休眠期，也是重症病人最易发病的时刻。对于常常熬夜的人来说，最好不要超过这个时间。
对于一般人来说，在不同时间会具有不同的精神状态，如果我们能让自己恰到好处地在不同时间做最合理的事情，那么我们才能更充分、合理地利用每天的24小时。
抓住即将逝去的分分秒秒
在足球比赛中，经常会用到“垃圾时间”一词。垃圾时间是指当比赛进入到下半场后，输球一方丧失了斗志，盼望早点结束比赛的那段时间。可是也会有例外，在2008年欧锦赛土耳其与德国的半决赛中，全场都是黄金看点，尤其是比赛结束前的十分钟，更是热潮不断。由于双方都有决心获胜，都在把握每分每秒的比赛时间。
无论是面对生活，还是面对工作，一旦自己没有了勇气，丧失了决心信念，时间就会成为我们的最大包袱，每一分钟都显得特别漫长，每一秒钟都会是一种煎熬。
可是，许多人之所以能创造奇迹，正是由于他们永不放弃的坚定决心，努力去抓住即将逝去的分分秒秒。
希望不灭，并抓住一丝一毫可能，分散的时间就会朝着一个方向聚拢，这时我们的潜能也将会被释放出来。尤其是在危急时刻，敢于驾驭时间的人一定会创造奇迹。可是，一旦我们脑海中有了想放弃的动机，可能性也就没有了。
一个有智慧的父亲，有一个愿望，就是想让自己的儿子成为世界银行的副总裁，他用了许多办法都没有成功，后来他终于想出了个万无一失的办法。
父亲对儿子说：我想给你找个媳妇。
儿子说：我的事儿，我自己办，你帮我找，还不如我自己找！
父亲说：我为你找的这个女孩子是比尔·盖茨的女儿！
儿子大惊，说：要是这样，可以。
然后，父亲找到了比尔·盖茨。
父亲对他说：我给你女儿找了一个老公。
比尔·盖茨说：不行，我的女儿还小！
父亲说：可是，这个小伙子是世界银行的副总裁！
比尔·盖茨惊喜，说：啊，这样，行！
最后，父亲找到了世界银行的总裁。
父亲说：我给你推荐一个副总裁！
总裁说：可是我有太多副总裁了，不用你推荐！
父亲说：可是，这个小伙子是比尔·盖茨的女婿！
总裁大喜，说：这样呀，行！
于是，父亲如愿以偿了。
这虽然是一个小笑话，但它主要是告诉人们，不要随意抛弃信念，办法总是有的，关键是我们用什么样的心态去面对。
积极的心态是掌控时间的关键因素，就像一群人在森林里迷了路，大家都不知道该往哪儿走，突然有人拿出一个罗盘说，北在这儿，于是大家都跟着他走，终于走出了原始森林。虽然罗盘是坏的，即使花掉了许多时间，但是大家只要努力就可以走出来，哪怕走的是一条最远的路。
关于掌握时间，使不可能转化为可能的案例，最有说服力的就是二战时莫斯科保卫战了。当时德国军队长驱直入，不仅俘虏了上百万苏军，而且还将战火烧到了苏联首都莫斯科城边。面对这样的毁灭性打击，苏联人有些恐慌了。
关键时刻，苏联领袖显示出了极其坚定的信念，斯大林决心留在莫斯科，各级将领和红军士兵也都做好了随时为莫斯科献身的准备。
但是苏联人知道，冬天是属于他们的。为了将德军的进攻拖延到严冬，苏军将士们奋力抵挡，用生命坚守着每一块土地。他们是在用生命换取时间。尽管天天都有大批红军战士倒下，但时间却紧紧掌控在了苏军手中。
要想掌握时间，就必须有所牺牲。这条铁的定律不仅适用于最伟大的战役，也同样适用于生活中的每一个人。
掌握时间，需要掌握两个要点，一是要提高做事效率，二是避免琐事干扰。精力集中是提高做事效率的保证，当一个人的注意力集中在某一件事情上时，其潜能更容易被激发出来。假如一心二用，不仅容易出差错，而且还不能圆满按时地完成任务。
琐事干扰是浪费时间的一个很重要的因素。很多时候，我们常不由自主地陷入琐事之中，当我们将琐事忙完，开始做正事时才发现时间已经不够用了。
一个擅长掌控时间的人懂得怎样将精力集中起来，也知道在什么情况下应该拒绝做一些不必要的事。同时，他也清楚什么时间是做事的黄金期，在这段时间内，他会全身心地投入到自己必须完成的事情中去。
什么是必须完成的事情呢？当然是在计划之中的事情了。一个没有计划的人，在出发之前就注定要迷失在时间之中。所以，凡事做计划并尽全力执行，是掌握时间的首要前提。
不过，需要注意的是，做事情之前列出计划并没有什么错，只是不要把自己的时间安排得太满了。因为每个人都会碰到一些意外的情况，所以在做计划时一定要留给自己足够的弹性时间。否则，就很可能无法按时完成预期的任务。
当我们掌握了时间治理的各种技巧之后，时间自然就会在你掌控之中了。一个可以掌握时间的人，注定是自信、快乐和幸福的。因为他不再为混乱、低效的工作而烦恼，也不再因为难以控制的局面而忧虑。
掌握时间可以让一个人的情绪变得积极主动，因为一切尽在自己的控制之中。他们知道怎样将一件复杂的事情简单化，怎样把一个艰巨的任务分解开。当一切都变得简单易行时，一切也都会变得有可能。
效率低的原因
让我们为所在公司的办公室做一下检查，你会发现每个办公室都存在着效率低下的现象：传真机无法正常工作、文件摆放杂乱无章或是丢失、办公室里人来人往使员工根本无法集中精力高效工作……这并不奇怪，而令人惊讶的却是，许多公司只是被动地适应这些情况而不积极地对它们加以改进。
检查一下你所在的办公室，看看是否存在造成工作效率低下的8种通病，然后再加以改进。
一、过时的技术设备
淘汰的计算机、打印机、软件和其他技术设备都会使工作效率大大降低。比如，一名图形设计员，他使用的电脑性能低下，每次打开或保存一幅图像都要等待20～30秒钟；用低速拨号上网的员工也面临同样的问题，网页可能打不开，甚至会造成电脑死机。
如何判断技术设备是否过时呢？一条通用的准则就是，如果你目前使用的计算机不能运行一套关键软件的最新版本，那么就需要进行升级了。你在新设备上的投资将会很快在提高的工作效率中收回来。
二、工作空间安排不合理
我们可以花上几天时间，对公司的工作方式进行仔细观察，找出由于工作空间安排不合理所导致的效率低下问题。例如，桌面面积不够大，每次需要找一些文件时，都得跑到别的房间去；电话离电脑太远，每次电话会议结束后你都要重新输入会议记录。
要使这些问题得到解决，通常只需要重新合理地安排一下工作空间，可能就是将乱堆的书本从桌面上移开或是多拉一根电话线这样简单。
三、效率低下的文件管理制度
文件管理杂乱无章所导致的直接问题就是无法及时查找信息，从而造成大量人力和时间的浪费。要解决这一问题，就要保证你和你的员工做事有条理，将必要的文件归档。看看是否需要增加文件柜，使所有的员工都能够容易地将文件归类，以便于查找。最后，可以将不常用的文件搬到储藏室去，使员工更加容易地找到那些常用的文件。
四、未加管制的信息流
随着社会的不断发展，电子邮件和移动电话等通信技术已在工作中被广泛使用，在为工作提供便利的同时，也使得工作环境中充斥着各类新闻、市场信息、垃圾邮件和私人联络等。这些外来因素将会分散员工的注意力，使工作效率降低。
要想将这些分散员工工作注意力的信息数量减少，你可将不读的电子邮件杂志退订，借助于电子邮件过滤工具，将私人电子邮件与工作电子邮件分开处理。在办公室时关掉移动电话，只将电子邮件地址或是移动电话号码告诉相关的人。
五、组织拙劣的会议
经常召开不必要、没有重点的会议将会大大降低工作效率，打击员工的士气。在工作中，经常会发生这样的情形：员工们被召集起来讨论某个主题，结果会议时间拖得过长，却未能做出决定，或者是偏离了会议的主旨，未能将问题解决。
开会之前，我们先要看看这一问题能否通过打电话或是其他方式得到解决。如果确实需要开会，则要限制会议时间，用议事日程使会议不要跑题。指定会议主持人，其责任是在有跑题迹象时采取行动，使会议回到正轨。
六、低于标准的研究资源
依靠那些不可靠或是过时的杂志、网站、白皮书，甚至是其他一些不必要的资源将会使你付出更多的劳动，从而大大地降低工作效率。
只需要订阅那些员工真正会去看的出版物，鼓励员工使用那些更有价值的搜索工具。换言之，我们没必要订那些没人看的报纸和杂志，而要向员工提供高质量的网上信息或资料。此外，寻找那些可打印出来的信息，向可搜索数据库进行转变。比如，你的公司需要通过姓名、地址等进行工作，那么你可以看一看能不能找到这类的光盘版，这样搜索起来就会非常方便快捷了。
七、干扰
许多小公司的办公环境比较小，不够宽敞，同事间的大声说话、电话铃声、键盘敲击声和开关门的声音都会使整个办公室的工作效率降低。
要对工作场所的噪声污染问题重视起来，并采取相应的措施。比如，将电话铃声调小，关掉音箱，提醒大声喧哗者降低嗓门。可以用屏风、植物等在开放的办公地点中营造私人空间，减少视觉干扰。
八、混乱
许多成功主管的桌面都具有“没有杂物，非常整齐”这一非常突出的特点。因为混乱会对我们的正常工作造成干扰，降低工作效率。
环顾一下你所在的办公室，看看造成混乱的根源在哪里。它可能是一条乱拉的电话线，也可能是一个放在过道上的盒子，或是办公桌上一台已经损坏了的设备。将那些用不着的东西移到视野之外，把不再使用的东西统统扔进垃圾桶。
创造高效环境，优化工作流程
办公桌上，书本堆得像金字塔一样高，不用的文件夹和办公用品到处都是，计算机插线经常绊倒人……如果你所在公司的办公室是这个样子，那么，你就有必要进行一下办公室的整理了。建议采取以下5个步骤，营造出高效率的办公环境。
一、将不常用的东西转移到其他的地方
只要你随便看看就不难发现，办公室内很少使用的东西数量惊人，例如过期的文件、不用的信笺、从来不开的台灯等等，不一而足。要将那些最常用的东西放在触手可及的范围内，通常用不到的东西则要移出视野。
二、将过期的文件加以清理存放
没有必要将办公室的文件柜都塞得满满的。我们不妨对过期的文件加以清理存放，给文件柜也来一次“瘦身”。比如，一个文件你在过去的12个月里从来都没有拿出来看过，那么它就应在清理之列了。这项工作虽然耗时多，但却是一举两得：既节约了时间又腾出了空间，何乐而不为呢？
三、注意你的电脑显示器
当电脑显示器占据你的桌面时，想释放出更多的空间是一件比较困难的事。对此，你可以有两个选择：首先，你可以选择使用显示器架，将文件和其他东西放到它下面；其次，你可以选择使用LCD显示器，它所占用的空间只有CRT显示器的三分之一。
四、充分利用办公空间
假如办公室不够宽敞，就要想办法充分利用每一寸空间。比如，可以将架子安到墙上，桌子下面用来摆放一些文件或电脑主机。如果桌上要摆传真机、复印机和打印机等多种办公设备，则应考虑购买一台多功能一体机。
五、扔掉旧的阅读材料
长久以来，你可能保存了一些不再需要的过期出版物，那么请在清理办公室杂物时将它们扔掉。假如你担心会丢掉重要的文章，那么你可以在扔掉它们之前浏览一下目录，将真正需要的文章剪下来保存。不要占用过多的空间来存放出版物，这样能够缩短你的阅读和清理周期。
除了高效率的工作环境之外，对工作流程的优化也显得至关重要。
现在是信息社会，从自动化表格处理到即时讯息，今天的科技能够帮助员工更快、更智能地进行工作。以下5种方法可以使公司的运作更为流畅：
一、管理职能自动化
当今，有许多公司将原来靠人工完成的管理职能交由网络来处理，例如给员工打考勤、管理支出表格等。这些举措可以使员工将更多的精力和时间用在更为重要的公司事务上，因为它大大减少了员工在搜集、处理和发布信息等所用的时间。另外，信息流的自动化还能减少人工操作所带来的不可避免的错误。
二、改进公司范围内的信息共享
电脑网络不仅可以看新闻，还可以用来向员工发布信息。与传统的打印通知和开会相比，网络更为快捷也更为经济。通过这种方法，公司可以快速地对市场变化做出第一反应，员工也能迅速地适应公司的政策和节支措施。此外，公司还可以通过创建电子数据档案，来减少文件归档和存放的负担。
三、共享信息资源
为了让员工更快、更高效地获取信息，公司可以通过内部网络或因特网将日程安排、合同经理和信息数据库等进行共享。比如，利用在线日程安排，项目经理可以很快看到团队中每位成员的时间表，找到合适的开会时间，然后利用在线日程安排程序将开会通知发给每位与会者。要是放在过去，他不得不与每位成员协商，从而找到合适的时间再逐个通知。
通过将合同经理和客户数据库进行共享，公司可以为客户提供更高标准的服务。公司的每位员工都可以了解客户的基本情况、订货历史记录和联系方式，使他们能够马上满足客户的需求。
四、快速、经济地沟通交流
即时通信工具，可以使员工通过因特网随时进行交流，既不受地域限制，又不会带来高额的费用。过去，如果不同部门之间要进行协作，就必须腾出专门的时间、打长途电话或是召开电话会议。
五、实施在线协作
通过网上会议室，驻外工作人员也能够对文件进行编辑或是进行演示。例如，利用微软公司“b Central”提供的“共享观点团队服务”（Share Point Team Services），员工可以在一个安全的网络会议室里对相同的文件进行讨论和修改，同时，还能够建立文件档案馆和召开讨论会。这样做不仅大大地提高了工作效率，还很好地避免了由于文件的不同打印版本所带来的麻烦。
好的工作习惯
一天的工作到底什么时候才算完成？对于许多小公司来说，答案是“永远没完”。
不光是员工，甚至许多管理人员手头也有一大堆等待处理的事情。为了在工作和私人生活之间保持一种健康的平衡，作为员工，要学会在工作时保持高效率，从而得以在合理的时间离开办公桌。如果不能做到这一点，就会造成精力不济、创造力低下，最终危及健康。
用以下10种方法，你可以认清每天必须完成的工作并找到完成任务的策略。
一、每天都以计划开始
当我们到达公司，在核对电子邮件或语音邮件之前，可以先空出15分钟用于写下今天的任务清单。列出清单后，你就会清楚地知道，哪些工作是今天必须做完的，哪些工作是今后几天内要完成的，哪些是长远的目标。这样，你就会合理地分配时间，精确地找到需要优先处理的问题，从而避免被那些不重要的事情浪费时间、分散精力。这样一来，即使你决定在某个合适的时间停止工作，也不会使工作进度受到影响，因为它尽在你的掌握之中。
二、分派任务
当你写出任务清单后，认真考虑一下，哪些任务是必须由自己完成的，哪些是可以分派给团队中其他成员的。如果我们每天早早地就找出了这些任务，就能够使团队成员尽早地开展工作，从而加快完成任务的速度。跟你一样，同事也希望对每天的事情早做安排，如果你在每天下班前的几个钟头才将任务分派到同事手中，同事自然会不高兴，因为你有可能打乱他们原有的计划。
三、控制干扰
不要让意想不到的电子邮件、电话和会议打乱你的工作计划，从而使你不得不加班。为控制干扰，可以这样做：每隔几个小时而不是每隔10分钟查看一次电子邮件；将电话转为语音邮件，只对那些确有急事的电话进行回复；要求将会议安排在方便的时候召开。
四、早工作早离开
通常情况下，如果我们经常加班加点工作到很晚，自然就会起得晚，如此反复，很可能会造成恶性循环。因此要在一个星期内强迫自己早点开始工作，早点离开。这样做，开始时会很困难，但时间久了你就会发现，早点开始工作能够使你每天有时间做出工作计划，从而提高你的工作效率。
五、不要在工作时间干私事
在工作中，一些员工不能对本职工作负责，放任自己，在工作时间为私人事务分心。因此，我们每天要对私人的影响工作效率的事情进行合理安排。这些事情看起来虽小，却会严重影响到你的正常工作，如果你将很多时间用于与工作无关的事情，那么晚上要加班就是理所当然的了。
六、下班一小时前才将电话铃声调响
当我们结束一天的正常工作后，可以将打进来的电话转到语音邮件系统中。这样做既可以保证你在正常工作时能够专心致志地处理紧急事务，又能够使你不必工作到很晚才回家。
七、依靠和信赖电子邮件
许多日常的交流不一定非要打电话，通过电子邮件就可以完成了。使用电子邮件可以使你避免打电话聊天。当然，也有一些公司是必须直接与人交谈才能有效开展工作。但是，绝大多数员工能够通过电子邮件来处理更多的沟通交流事务。
八、检查你的技术设备
常言道：“磨刀不误砍柴工。”及时地对电脑和办公设备进行升级与维护，不仅可以使你更有效地完成工作，同时还可让你按时下班。比如，一台性能强大的电脑可以使你更快地进行网页搜索或是同时运行多个应用程序。
九、利用自动化手段
为了减少手工操作，获得更多的时间，就要学会充分利用办公自动化设备和应用程序来完成工作任务。
十、今日事，今日毕
养成良好的工作习惯，做到“今日事，今日毕”。这样做，即可以提高工作效率，又对自己的身心健康有益。许多员工由于白天完成不了任务，养成了熬夜的习惯。熬夜不仅直接危害你的健康，而且会使你的工作效率降低。因此，员工要想方设法提高工作效率，避免上述情况的发生。
公司聘请你，并不是为了要你解决所有问题，记住：你不是超人。你只需做好自己的本职工作就可以了，不要终日忙着给其他部门提建议，搞策划。如果你手头有太多额外的事情，通常就不能很好地完成你自己的本职工作。
简化过程，提高进度
提高工作效率是缓解工作压力的最好办法，不管是出于主动还是被动，不论你是管理者还是一名技术员，都不能例外。现代人力资源管理以效率优先为导向，致使员工在完成工作指标的同时，不得不时刻将如何提高工作效率作为首要考虑。
而要提高效率，必须简化工作流程，提高工作进度。具体到每个员工来说，则需要在日常工作中做到以下几点：
一、制订适用的工作计划
对于从事技术与管理的员工，通常一个月制订一次工作计划。不过，在具体执行的时候，应该将工作计划分解为周计划与日计划，并在每天工作结束之前的半个小时，先总结一下当天计划的完成情况，然后制订出第二天的工作计划，整理好工作的思路与方法。聪明的管理者都会尽量在下班之前完成当天的工作任务，因为当天完不成的工作将不得不延迟到下一天完成。如此一来，就会影响到第二天乃至当月的整个工作计划，从而陷入明日复明日的被动局面。为了避免这种情况的发生，在制订每天的工作计划之时，应该照顾到计划的弹性，尽量制订在能力所能达到的80%。
二、将工作分类
对工作进行分类，主要包括以下几种原则：轻重缓急的原则，相关性的原则，工作属地相同的原则。
1.轻重缓急的主要内容包括时间和任务两个方面。在平常的工作中，管理者常常会忽略时间的要求，只看重任务的重要性，这样理解是片面的。
2.相关性的原则主要指不要将某一件任务孤立地看待。因为管理本身是一项连续性的工作，任务可能是过去某项工作的延续，或者是未来某项工作的基础。所以，任务开始以前，先向后看一看，再往前想一想，以避免前后矛盾造成的返工。
3.所谓工作属地相同原则，是指把工作地点相同的工作尽量归并到一块完成，这样可以减少因为不断变换工作场所造成的时间浪费。这一点对现场工作员工尤为重要。如果这一点处理得好，可避免在现场、自己的办公室、物资部、监理、业主及其他部门之间频繁接触。这既节约了时间，又少走了路程，还提高了工作效率，何乐而不为呢？
三、在规定的时间内完成规定的工作
管理人员在接收工作任务的同时，都会被要求在规定的时间内完成。因此，要时刻将时间与质量这两个要求贯穿于任务进行的过程当中，并尽最大努力提前安排。将任务完成的时间定在提交任务成果的最后一刻是很不明智的，这与计划的弹性是一脉相承的。因为，事情不可能总是按照个人的主观设定向前推进。当应该提交的任务与临时的事项相冲突时，就陷入了鱼与熊掌的被动状态。一个每次都能按时完成工作任务的员工，会让主管觉得你是一个让人放心的人，自然也不会天天追问你工作的进度如何了。
四、做个过程管理者
当我们接到某项工作时，往往会涉及多个部门或岗位，如果让你来组织这项工作，你会怎么办？因为这项特定的工作存在着许多中间环节，所以增加了协调的难度。大部分管理人员在组织某项工作时，常常只偏重于自己本身所应完成的职责，而将传达到相关工作部门与工作岗位的工作听之任之。这样做的结果就是，工作总是不能在规定时间内完成。在检查工作结果的时候，每个中间环节又都会抱怨给自己的时间太短了，或者是某个中间环节耽误的时间太久了等等。
无论工作过程有多么不同，但工作结果却只有一个，那就是你没有按时并且保质保量地完成工作，你的业绩等级被打了折扣。因此，作为一名管理者，要把握工作的完整性。在传达各个中间环节完成工作时间的同时，也要经常关注他们完成的质量与进度，以免其中的某个或是某些环节影响整体工作的进展。故而作为一名组织者，你的职责不仅仅是将工作分配下去，更重要的是敦促你的中间环节处理者按你的要求及时完成分管职责。
要想使工作效率大幅度提高，必须做到有效地管理时间，因此对于“时间管理方法”这一问题的研究是长远的，因为每个人只有做到有效地管理自己的时间，才能使自己的绩效得到有效的提高。关于如何管理好时间，我们将在下一节重点讨论。
管理好时间与效率
时间与工作效率是密不可分的。要想提高工作效率，那么掌握好时间、利用好时间、管理好时间这三项缺一不可。掌握时间的最好方法，就是先从避免时间的浪费做起。时间就是生命，我们一生中的每一件事情都与时间息息相关。对一名经理人而言，时间管理这个工具在他走向成功的道路中，扮演着非常重要的角色。
一谈到时间管理，大多数人首先想到的就是在工作中如何有效地利用时间。有很多关于这方面的书籍以及专家提出的建议，例如：写工作计划，用ABCD依照事情的优先次序列出每天要做的事，然后遵照执行；运用80:20原则；提高工作效率；等等。其次是如何更有效地利用业余时间学习或工作。
其实，这种对时间管理工具的理解是非常片面的。在进行时间管理时，应该涉及人生的八大领域，而不仅仅局限于某一两个领域。这八大领域是指：健康、工作、心智、人际关系、理财、家庭、心灵思考、休闲。
所谓时间管理，实际上是把有效的时间投资于你要成为的人或你想做成的事。因此，从本质上来说，时间管理就是耕耘你自己。种瓜得瓜，种豆得豆，你对什么进行投资最终就会收获什么，例如你投资于健康，就会在健康上有收获，你投资于人际关系，就会在人际关系上有收获。尽管我们总觉得时间管理应该主要与工作联系在一起，但你的时间分配只有涉及八大领域，才会真正对你产生好的结果。比如在休息日，你也许应该将更多的时间用在家庭、健康、休闲上，而非用于工作。对于在工作和学习这两大领域上如何进行时间管理，你可以很容易地找到非常有参照作用的原则和建议，你可以试着根据这些步骤执行或反思自己的时间管理，从中将会取得一定的成效。
经理人通常在时间管理上的最大误区就是目的性不够明确。时间是由过去、现在、未来组成的一条连续的线，构成时间的主要因素是事件，时间管理的目的是对事件的控制。所以，要想进行有效的时间管理，你首先必须有一套明确的远期、中期、近期目标；其次是有一个价值观和信念；第三是根据你的目标制订出长期计划和短期计划，然后分解为年计划、月计划、周计划、日计划；最后是相应的日结果、月结果、年结果，及每个结果的反馈和计划的修正。这实际上是一个循环的过程，即PDCA循环。
你在进行时间管理时，要特别注意以下4点：
1.时间与目标
时间管理和目标设定、目标执行三者之间是相辅相成的，同时时间管理与目标管理又是密不可分的。无论是在你的工作、事业还是生活的目标中，每完成一个小目标，都会让你更加清楚自己离大目标的远近，你每日设定的计划不仅是你的压力，同时对你也是一种激励，每日制订的行动计划都必须与你的目标紧密相结合。
当我们进行一项工作时，只有先做出合理的计划，才会使工作有效率，继而获得成功。因此可以说，评估时间管理的有效依据是看你的目标达成的程度。
2.80:20原则
80:20原则在时间管理中有着非常重要的地位，必须学会如何运用它，它指的是要让20%的投入产生80%的效益。从个人角度看，要将一天中20%的经典时间把握好并用于你关键时刻的思考和准备，你可以根据你的生活状态、生物钟来确定你的20%经典时间是哪个时间段。
3.心态
时间管理是一种心态，它不等同于把事情安排妥当或把事情做好就行，而应该是更长远和更系统地考虑你的时间分配和使用效率。
4.习惯
时间管理的关键技巧是习惯，当你把运用时间管理工具变成一种习惯，做起事来就会变得有序了，效率也就提高了。当然，时间管理最大的难题是习惯，一个人的习惯太难改变了！