2.1 Excel的基本操作
Excel的基本操作主要有以下内容：Excel的基本操作对象、创建工作表、编辑工作表和修饰工作表等内容，下面进行详细介绍。
2.1.1 Excel的操作对象
Excel的基本操作对象包括单元格、工作表、工作簿和工作范围。下面分别对它们进行介绍。
工作表由多个单元格基本元素构成，而这样的若干个工作表构成了一个工作簿。在利用Excel进行数据处理的过程中，经常需要对工作簿和工作表进行适当的处理，本章将对管理工作簿和工作表的部分方法进行介绍。
1．单元格
单元格可以说是工作簿的基本对象的核心，也是组成Excel工作簿的最小单位。如图2-1所示，图中的白色长方格即为单元格。单元格可以记录字符或者数据。在实际的操作中，单元格的长度、宽度以及单元格字符串的类型可以根据需要进行改变。
图2-1 单元格示例
单元格可以通过位置标识，每一个单元格都是通过它对应的列号（列标）和行号（行标）来命名，可以向上找到列号字母，向左找到行号数字，将它们合起来可以作为该单元格的标记，如图2-1所示。
2．工作表
使用工作表可以对数据进行组织和分析，可以同时在多张工作表上输入并编辑数据，并且可以对来自不同工作表的数据进行汇总计算。如图2-2所示，工作表由单元格组成，纵向为列，分别以字母命名（A, B, C……）；横向为行，分别以数字命名（1,2,3……）。
图2-2 工作表
工作表的名称显示于工作簿窗口底部的工作表标签上。要从一个工作表移到另一个工作表进行编辑，可以单击【工作表】标签。活动工作表的名称以单下划线显示。可以在同一个工作簿内或两个工作簿之间对工作表进行重命名、删除、插入、移动或复制等操作。
如图2-2所示的工作表，当前名字为Sheet1。每张工作表均有一个【工作表】标签与之对应，标签上的内容即为工作表的名字。一张工作表最多可以有65536行，256列数据。将鼠标移至工作表中的某一单元格上单击，该单元格边框将变为粗黑线，表示该单元格被选中，选中单元格为B2，即B列第二行。选定的单元格可以在其中输入文字、数字、公式和图标等内容。
3．工作簿
Excel工作簿是计算和储存数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此可在单个文件中管理各种类型的相关信息。如图2-2所示的工作簿有三个工作表，分别是Sheet1、Sheet2和Sheet3，当前的工作表是Sheet1。
在工作簿中，要切换到相应的工作表，只需单击【工作表】标签，相应的工作表就会自动成为当前工作表，而其他工作表自动隐藏。当然，Excel2007是一个支持多文档界面的标准应用软件，在其中可以打开多个工作簿，对于打开的每一个工作簿可以单独设置显示方式（最大化、最小化和正常窗口）。如果要在屏幕上同时看到一个工作簿的多个工作表（比如Sheet1和Sheet2），只需打开该工作簿并且显示其中一个工作表Sheet1，然后执行以下操作步骤：
（1）打开【视图】标签，选择【新建窗口】。如图2-3所示。
图2-3 新建窗口
（2）选择【全部重排】按钮，在弹出的【重排窗口】对话框中选择【水平并排】。如图2-4所示。
图2-4 重排窗口
（3）单击【确定】按钮。
（4）单击其中一个窗口的【Sheet2】标签，就可以使一个工作簿有多个工作表。如图2-5所示。
图2-5 一个工作簿有多个工作表
4．选取工作范围
一组选定的单元格，它们可以是连续的，也可以是离散的。选定一个范围以后再进行操作，则这些操作将作用于该范围内的所有单元格。例如，可以将一个范围内的单元格一起设置大小、注释和边框等。范围由用户选定，它可以是一个单元格，也可以是多个单元格，甚至是整个工作表和整个工作簿。如图2-6所示。
图2-6 工作范围
工作范围使一个单元格的操作很简单，只要单击该单元格即可选中该工作范围。但是一般情况都是选中若干个单元格，主要分以下几种情况。
（1）如果选中工作表中的一片连续区域，可以先单击要选区域一角的单元格，然后拖动鼠标，此时屏幕上会出现一片黑色区域，拖动鼠标，使这片黑色区域刚好包含要选中的区域，释放鼠标，此区域被选中为工作范围。
（2）如果要选定几片不相连的区域或单元格，可以按住Ctrl键，再选择单个或多个单元格就可以选出所需的工作范围。
（3）如果要选中一行或一列，可以单击列号区的字母或行号区的数字，则该列或者该行将被选中为工作范围。
2.1.2 创建工作表
本节主要通过输入文字、数字等数据建立一张张表格，并通过运用公式，使表格具有自动计算功能，最后学习如何快速输入及填充有规律的数据，提高创建工作表的效率。
1．命名和保存工作表
打开Excel后，首先命名文件。这里将工作表命名为【资料】。为新文件命名的步骤如下。
（1）点击【保存】按钮，如图2-7所示。
图2-7 执行【保存】命令
（2）打开【另存为】对话框。在【文件名】文本框中输入“资料”。如图2-8所示。
图2-8 保存文件
（3）单击【保存】按钮，完成操作。
当工作告一段落或者需要进行其他工作时，就需要对已经完成的工作进行保存。在数据输入过程中，为了防止电脑死机等原因意外丢失文件，可以按照以下方法，对文件设置“自动定时保护”。
（1）选择Excel左侧的图标，点击【Excel选项】按钮。如图2-9所示。
图2-9 打开【选项】设置
（2）单击【保存】选项卡，然后选取保存自动恢复信息的时间间隔。如图2-10所示。点击【确定】执行自动保存命令。
图2-10 文件自动定时保存
2．数据的输入
打开一个新的Excel 2007工作簿，选取一个工作表，即可在其中输入数据。输入数据前要选取单元格，而选取单元格包括选取单个单元格和选取单元格区域两种情况。输入数据的类型主要包括文本型数据、数值型数据、日期和时间型数据、公式数据、符号和特殊字符数据。
在Excel工作表的单元格中输入数据，可采用以下几种方法。
（1）单击要输入数据的单元格，直接在单元格中输入数据。
（2）单击要输入数据的单元格，在编辑栏中输入数据。
（3）双击要输入数据的单元格，此时单元格内出现光标，即可在单元格内的适当位置输入数据。
1）输入文本
在Excel中输入文字，只需选中单元格，直接输入，按Enter键即可。Excel会自动将文本设置为左对齐。但要注意的是如果输入的文字过多，超出了单元格的长度，通常会出现两种情形，如图2-11所示两种情形。一是：右边的单元格没有存放任何数据，则文本内容超过本单元格的范围显示；二是右边单元格存放了数据，则本单元格只显示部分文本内容，其余文字被隐藏。若想在一个单元格中全部显示可以调整列宽或者可以选择自动换行。
图2-11 文字输入过多会出现的两种情况
2）输入数字
（1）常规输入。要在一个单元格中输入数字，需先用鼠标选定该单元格，然后输入数字，最后按Enter键。
（2）输入以0开始的数据。英文状态下，先输入一个单引号，然后再输入开头为0的数据。如图2-12所示。或者，通过右击该单元格，选择【设置单元格格式】，在【数字】选项卡中选择【文本】。单击【确定】按钮。然后再输入数字。如图2-13所示。
图2-12 输入数据的第一种方法
图2-13 输入数据的第二种方法
（3）超宽度数值的处理。当输入的宽度超过单元格宽度，Excel将在单元格中显示### #号，只要加大该列的列宽，数值就能正确地显示出来。调整列宽有两种方式。一是，将鼠标移到列标题中列与列的边缘，当鼠标变为
符号时，可以通过拖拽改变列宽。另外一种方式是，点击【开始】选项卡中的【格式】按钮，在下拉菜单中选择【自动调整列宽】按钮。将单元格的宽度调整合适。如图2-14所示。
图2-14 自动调整列宽
（4）输入分数。如果直接输入“1/2”，系统会将其变为“1月2日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/2”。如图2-15所示。
图2-15 输入分数
（5）输入负数。有两种方法可以输入。一种方法是直接输入负号标识“-”，另一种方法是将数字放在圆括号（ ）内，比如，在单元格中输入（88），按下回车键，则会自动显示为-88。
3）输入日期和时间
（1）日期的输入。可以使用多种格式来输入一个日期，可以用【/】或【-】来分隔日期的年、月、日。例如：要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车键就行了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+; ”键，注意分号（;）必须是半角英文的。
如果要设置日期的其他显示格式，其具体步骤如下：
选定目标单元格。
右击选择【设置单元格格式】，打开【数字】选项卡，然后在【分类】列表框中选中【日期】选项，如图2-16所示。该列表框列出了日期的所有显示格式，选择所需的格式，单击【确定】按钮。
图2-16 选择日期格式
（2）输入时间。在单元格中输入时间的方式有两种，即按12小时制和24小时制输入。若按照12小时制输入，要在时间数字后加一空格，然后输入a（AM）或p（PM），字母a表示上午，p表示下午。例如，下午5点30分输入的格式是5∶30 p。如果按照24小时输入时间，则只输入17∶30即可。如果只输入时间数字，不输入a或p，则Excel将默认是上午时间。
4）输入公式
公式是Excel强大数据处理功能的基本助手，通过使用公式，你可以轻松地实现大批量数据的快速运算。
Excel中的公式必须具备两大要素：一是等号“=”；二是用运算符号，如“+、-、*、/”和函数等，把数据连接而成的计算表达式。
公式输入方式有两种：一是单击要输入公式的单元格，在“编辑栏”选择【插入函数】按钮
，选择对应的函数进行输入。二是在单元格中直接输入。具体的操作步骤如下：
（1）选定要输入公式的单元格。
（2）在单元格中输入一个“=”。
（3）输入公式的内容，如5-3, A2*A5等。
（4）按回车键。
5）输入符号和特殊字符
如果要输入键盘上没有的符号，其具体步骤如下：
（1）选定目标单元格。
（2）选择【插入】选项卡中的【符号】按钮。如图2-17所示。
图2-17 插入符号
（3）若要输入的符号在【符号】对话框中仍旧没有找到，可以点击【特殊符号】区域的符号下拉菜单。选择【更多】按钮。如图2-18所示。
图2-18 选择特殊符号
（4）在弹出的【插入特殊符号】对话框中选择符号，选好后，点击【确定】按钮。如图2-19所示。
图2-19 插入特殊符号
6）数据的自动填充
如果需要输入的数字和文字数据并不完全一样，而是遵循某种规律，如：需要输入1-100作为编号。显然，逐个手动输入很麻烦，此时就需要Excel的自动填充功能在连续的单位格内产生有规律的序列了。这时会使用到“填充柄”功能，这可提高录入速度。
首先，应建立一段有规律的数据，然后选取它们。这段有规律的数据既可以在同一列，也可以在同一行，但是必须在相邻的单元格中。
如在图2-20中建立了6～9的一个序列。
图2-20 自动填充前
单击按住填充控制点，向下拖动到合适的地方后释放鼠标，Excel就会按照已有数据的规律填充选中的单元格，如图2-21所示。
图2-21 自动填充后
自动填充还有另外一种方式。如果用鼠标右键拖动填充控制点，那么将会出现如图2-22中所示的一个菜单栏。在该菜单栏中，可以改变填充的方式或指定填充的规律。各选项含义如下：
图2-22 数字填充方式
●【复制单元格】指将选取的单元格中的内容复制到拖动范围内其他的单元格中。
●【填充序列】指按照选取的单元格内数据的规律填充。
●【仅填充格式】指仅仅填充格式而不会复制数据。
●【不带格式填充】指按照新单元格的格式填充数据。
使用Excel处理日常事务时，经常需要填充日期序列。Excel提供了十分方便的日期填充功能。
首先在单元格中输入一个日期，如“2014-01-20”。然后用鼠标右键拖动填充控制点，并选择日期的填充方式，结果将用日期填充拖动的区域。
如图2-23所示，一共有8种填充方式，除上面介绍的四种外还有：
图2-23 日期的填充方式
【以天数填充】指依次填入以输入日期开始的每一天；
【以工作日填充】指跳过周六和周日，只填充工作日；
【以月填充】指填充每月中和输入日期同处在一天的日期；
【以年填充】指填充每年中和输入日期处在同一月、同一天的日期（即仅改变年份）。
2.1.3 编辑工作表
建立工作表之后，用户需要根据实际需求，利用Excel提供的编辑功能，对工作表中的数据进行修改和调整，使其更符合实际需要，Excel提供了强大的编辑功能，用于工作表及其数据进行各种操作和处理。
本节将详细介绍工作表的基本操作，如工作表的拆分与冻结、工作表和工作簿的保护以及隐藏。通过本节内容的学习，用户可掌握工作表数据的编辑方法。
1．工作表的基本操作
下面将介绍如何对这些工作表进行具体的操作。
1）激活工作表
如果要激活一个工作表，可以使用以下的几种方法。
（1）单击工作簿底部的【工作表】标签。
（2）使用键盘，按Ctrl+Page Up快捷键激活当前页的前一页工作表。然后按Ctrl+Page Down快捷键激活当前页的后一页工作表。
（3）最常用的方法是：使用工作表【标签滚动】按钮，当在工作簿中显示不完过多的工作表标签时，可以单击【标签滚动】按钮对【工作表】标签进行翻页。【标签滚动】按钮在工作簿的左下方，如图2-24所示。
图2-24 【标签滚动】按钮
如果要滚动显示其他【工作表】标签，在所需方向上连续单击【标签滚动】按钮中的滚动箭头，直到所需【工作表】标签显示在屏幕上；如果要一次滚动多个工作表，可以按住Shift键，再单击【标签滚动】按钮中的标签滚动箭头；如果要显示最前或者最后一个工作表，则可以单击【标签滚动】按钮左侧或者右侧的标签滚动按钮。
如果右击【标签滚动】按钮，可以直接从弹出的当前工作簿的所有工作表列表中选择要切换到的【工作表】标签。
2）插入和删除工作表
在编辑过程中，经常要在一个已有的工作表中插入一个新的工作表，可以使用以下几种方法。
（1）选择【开始】选项卡，【单元格】工具栏下选择【插入】按钮，在下拉菜单中选择【插入工作表】即可。如图2-25所示。
图2-25 插入工作表
（2）右击要插入工作表后一个【工作表】标签，在弹出的快捷菜单中选择【插入】命令。如果要删除某个工作表，可以使用以下几种方法。
如果要删除某个工作表，可以使用以下几种方法。
（1）选择【开始】选项卡，【单元格】工具栏下选择【删除】按钮，在下拉菜单中选择【删除工作表】即可。如图2-26所示。
图2-26 删除工作表
（2）右击要删除的工作表标签，从弹出的快捷菜单中选择【删除】命令，在弹出的消息框中单击【删除】按钮。
3）移动和复制
Excel中的工作表可以在一个或者多个工作簿中移动。如果要将一个工作表移动或者复制到不同的工作簿时，两个工作簿必须是打开的。
（1）使用菜单。使用菜单移动和复制工作表的具体步骤如下。
●激活要移动的工作表。
●右击该工作表标签，选择【移动或复制工作表】命令，将弹出【移动或复制工作表】对话框，如图2-27所示。
图2-27 【移动或复制工作表】对话框
●在【移动或复制工作表】对话框中【工作簿】下拉表框中选择要一道的工作簿，然后在【下列选定工作表之前】列表框中选择要移至位置之后的工作表，如果是要移动，则取消选中【建立副本】复选框，如果要复制，则应选中【建立副本】复选框，单击【确定】按钮。
（2）使用鼠标。单击需要移动的【工作表】标签，将它拖动到所要放置的位置，然后释放鼠标，在拖动过程中鼠标变为一个小表和一个箭头。如果是复制操作，则需要在拖动鼠标时按住Ctrl键。
4）多个工作表同时操作
可以一次对多个工作表进行操作，先选定多个工作表，然后就能执行移动、复制和删除等操作。
选定多个工作表的方法有以下两种。
单击【工作表】标签的同时按住Ctrl键，则该工作表与以前选定的工作表同时被选定。
单击【工作表】标签的同时按住Shift键，则选定连续的工作表。
5）重命名工作表
对工作表进行命名，以便于辨认、查找和使用。为工作表命名有以下3种方法。
（1）单击【开始】选项卡，然后打开【格式】菜单，选择【重命名工作表】命令，此时，【工作表】标签处于编辑状态，如图2-28所示，输入工作表名称后如图2-29所示。
图2-28 重命名工作表
图2-29 重命名工作表后
（2）右击【工作表】标签，从弹出的快捷菜单中选择【重命名】命令，工作表标签处于编辑状态后输入新的工作表名称。
（3）双击【工作表】标签，工作表标签处于编辑状态后输入新的工作表名称。
6）隐藏工作表
如果不希望被他人查看某些工作表，可以使用Excel的隐藏工作表功能将工作表隐藏起来。隐藏工作表还可以减少屏幕上显示的窗口和工作表，并避免不必要的改动。当一个工作表被隐藏时，其标签也同时被隐藏，隐藏的工作表仍处于打开状态，其他文档仍可以利用其中的信息。
（1）右击要隐藏的工作表。
（2）在弹出的菜单中选择【隐藏】命令。
取消隐藏工作表的步骤如下：
（1）右击要取消隐藏的工作表。
（2）在弹出的菜单中选择【取消隐藏】命令。
（3）如图2-30所示，在【取消隐藏】对话框中选择要取消隐藏的工作表，然后单击【确定】按钮。
图2-30 【取消隐藏】对话框
2．拆分和冻结工作表
1）拆分工作表
如果要独立地显示并滚动工作表中的不同部分，可以使用拆分窗口功能。拆分窗口时，选定要拆分的某一单元格位置，然后在【视图】选项卡的【窗口】组中单击【拆分】按钮，这时Excel自动在选定单元格处将工作表拆分为4个独立的窗格。可以通过鼠标移动工作表上出现的拆分框，以调整各窗格的大小。如图2-31所示。
图2-31 拆分工作表
2）冻结工作表
如果要在工作表滚动时保持行列标志或其他数据可见，可以通过冻结窗口功能来固定显示窗口的顶部和左侧区域。若冻结顶部水平窗格，则选择待拆分处的下一行；若冻结左侧垂直窗格，则选择待拆分处右边一列；若同时生成顶部和左侧窗格，则单击待拆分处右下方单元格。然后单击【视图】选项卡下【窗口】分组里【冻结窗格】按钮，在弹出菜单中根据需要选择执行“冻结拆分窗格”、“冻结首列”、“冻结首行”。如图2-32所示。
图2-32 冻结工作表
3．保护工作表和工作簿
如果需要暂停对Excel的操作，但又不想退出Excel，此时可以为工作表和工作簿建立保护，从而防止因误操作而造成工作表数据的丢失。
1）保护工作表
单击【审阅】选项卡中的【保护工作表】按钮，可以执行对工作表的保护。弹出的【保护工作表】对话框中有很多选项，如图2-33所示。它们决定了当前工作表在进入保护状态后，除了禁止编辑锁定单元格以外，还可以进行其他哪些操作。表2-1列出了这些选项的含义：
图2-33 【保护工作表】选项
表2-1 【保护工作表】选项含义
凭密码或权限编辑工作表的不同区域：
Excel 2007的“保护工作表”功能默认情况下作用于整张工作表，如果希望对工作表中的不同区域设置独立的密码或权限来进行保护，可以按下面的方法来操作：
（1）单击【审阅】选项卡中的【允许用户编辑区域】按钮，弹出【允许用户编辑区域】对话框。
（2）在此对话框中单击【新建】按钮，弹出【新区域】对话框。可以在【标题】栏中输入区域名称（或使用系统默认名称），然后在【引用单元格】栏中输入或选择区域的范围，再输入区域密码。如果要针对指定计算机用户（组）设置权限，可以单击【权限】按钮，在弹出的【区域1的权限】对话框中进行设置。
（3）单击【新区域】对话框的【确定】按钮，在根据提示重复输入密码后，返回【允许用户编辑区域】对话框。今后，用户可凭此密码对上面所选定的单元格和区域进行编辑操作。此密码与工作表保护密码可以完全不同。
（4）如果需要，使用同样的方法可以创建多个使用不同密码访问的区域。
（5）在【允许用户编辑区域】对话框中单击【保护工作表】按钮，执行工作表保护。
上述过程如图2-34所示。
图2-34 设置【允许用户编辑区域】对话框
（6）完成以上单元格保护设置后，在试图对保护的单元格或区域内容进行编辑操作时，会弹出如图2-35所示的【取消锁定区域】对话框，要求用户提供针对该区域的保护密码。只有在输入正确密码后才能对其进行编辑。
图2-35 【取消锁定区域】对话框
（7）如果在步骤2中设置了指定用户（组）对某区域拥有“允许”的权限，则该用户或用户组成员可以直接编辑此区域，不会再弹出要求输入密码的提示。
2）保护工作簿
Excel允许对整个工作簿进行保护，这种保护分为两种方式。一种是保护工作簿的结构和窗口，另一种则是加密工作簿，设置打开密码。
保护工作簿结构和窗口：
在【审阅】选项卡上单击【保护工作簿】按钮，在下拉菜单中单击【保护结构和窗口】按钮，将弹出【保护工作簿】对话框，如图2-36所示。在此对话框中，用户可为当前工作簿设置两项保护内容：
图2-36 【保护工作簿】对话框
结构：勾选此复选框后，禁止在当前工作簿中插入、删除、移动、复制、隐藏或取消隐藏工作表，禁止重新命名工作表。
窗口：勾选此复选框后，当前工作簿的窗口按钮不再显示，禁止新建、放大、缩小、移动或分拆工作簿窗口，【全部重排】命令也对此工作簿不再有效。
根据需要勾选相应的复选框后，单击【确定】按钮即可。如有必要，可以设置密码，此密码与工作表保护密码和工作簿打开密码没有任何关系。
加密工作簿：
如果希望限定必须使用密码才能打开工作簿，除了在工作簿另存为操作时进行设置外，也可以在工作簿处于打开状态时进行设置。
单击【Office按钮】，在下拉列表中单击【信息】，然后在右侧依次单击【保护工作簿】→【用密码进行加密】，将弹出【加密文档】对话框。输入密码，单击确定后，Excel会要求再次输入密码进行确认。确认密码后，此工作簿下次被打开时将提示输入密码，如果不能输入正确的密码，Excel将无法打开此工作簿。如图2-37所示。
图2-37 设置工作簿打开密码
如果要解除工作簿的打开密码，可以按上述步骤再次打开【加密文档】对话框，删除现有密码即可。
2.1.4 修饰工作表
一个专业的电子表格不仅需要有详实的数据内容和公式分析、统计功能，而且还应配有庄重、漂亮的外观。本节将通过对表格的外观参数（文字大小、字体、颜色、对齐方式、单元格的边框线、底纹以及表格的行高和列宽等）进行设置来美化工作表，从而更有效地显示数据内容。
1．设置单元格格式
包括设置单元格中数字的类型、文本的对齐方式、字体、单元格的边框以及单元格保护等。通过打开“设置单元格格式”对话框，根据需要进行设置。
在Excel 2007中，通常在【开始】选项卡中“设置单元格的格式”。对于简单的格式化操作，可以直接通过【开始】选项卡中的按钮来进行，如设置字体、对齐方式、数字格式等。其操作比较简单，选定要设置格式的单元格或单元格区域，单击【开始】选项卡中的相应按钮即可。对于比较复杂的格式化操作，则需要在【开始】选项卡中【设置单元格格式】对话框中来完成。如图2-38、图2-39所示。
图2-38 设置单元格的格式
图2-39 具体设置单元格格式
1）设置数字格式
默认情况下，数字以常规格式显示。当用户在工作表中输入数字时，数字以整数、小数方式显示。此外，Excel还提供了多种数字显示格式，如数值、货币、会计专用、日期格式以及科学记数等。在【开始】选项卡的【数字】组中，可以设置这些数字格式。若要详细设置数字格式，则需要在【设置单元格格式】对话框的【数字】选项卡中操作。如图2-40所示。
图2-40 设置数字格式
2）设置字体
为了使工作表中的某些数据醒目和突出，也为了使整个版面更为丰富，通常需要对不同的单元格设置不同的字体。如图2-41所示。
图2-41 设置字体
3）设置对齐方式
所谓对齐，是指单元格中的内容在显示时相对单元格上下左右的位置。默认情况下，单元格中的文本靠左对齐，数字靠右对齐，逻辑值和错误值居中对齐。此外，Excel还允许用户为单元格中的内容设置其他对齐方式，如合并后居中、旋转单元格中的内容等。如图2-42所示。
图2-42 设置对齐方式
4）设置边框和底纹
默认情况下，Excel并不为单元格设置边框，工作表中的框线在打印时并不显示出来。但在一般情况下，用户在打印工作表或突出显示某些单元格时，都需要添加一些边框以使工作表更美观和容易阅读。应用底纹和应用边框一样，都是为了对工作表进行形象设计。使用底纹为特定的单元格加上色彩和图案，不仅可以突出显示重点内容，还可以美化工作表的外观。如图2-43所示。
图2-43 设置边框和底纹
2．使用条件格式
条件格式功能可以根据指定的公式或数值来确定搜索条件，然后将格式应用到符合搜索条件的选定单元格中，并突出显示要检查的动态数据。如图2-44所示。
图2-44 使用条件格式
3．格式化行和列
为了使工作表更加美观，有时需要适当地调整工作表的列宽和行高。适当的调整有助于在一页里存放更多的数据，还可以在一行或者一列中隐藏保密的数据。
1）调整行高和列宽
Excel中工作表默认行高为14.25，列宽为8.38．要改变行高和列宽可以使用鼠标直接在工作表中修改，也可以利用菜单修改。
（1）使用鼠标。将鼠标移到行号区数字上下边框或列号区字母的左右边框上，按住鼠标拖动调整行高和列宽至所需位置释放即可。
（2）使用菜单。使用菜单调整列宽的方法如下。
●选择【格式】 【列】 【列宽】命令，将弹出【列宽】对话框，如图2-49所示，在【列宽】文本框中输入所需要的列宽值，单击【确定】按钮。
图2-49 设置打印区域
●选择【格式】 【列】 【最合适的列宽】命令，则Excel会自动调整列宽使之适合列中最长的单元格的高度。
●选择【格式】 【列】 【标准列宽】命令，在弹出的【标准列宽】对话框中输入新的默认列宽，单击【确定】按钮，则所有默认列宽将改为输入的标准列宽。
调整行高和调整列宽的方法相似，指示在【格式】菜单中将选择【列】改为选择【行】命令，弹出的子菜单中的内容与【列】子菜单是对应的，但缺少了与【标准列宽】相对应的选项。
2）隐藏与取消隐藏
要将某些行和列隐藏起来，可以先选定要隐藏行的行号区数字或列号区字母，然后打开【格式】菜单，选择【行】或【列】命令，再在弹出的子菜单中选择【隐藏】命令。
要显示隐藏的行和列，先选定包含隐藏行或列的上下行行号区或上下列的列号区字母，然后打开【格式】菜单，选择【行】或【列】命令，再在弹出的子菜单中选择【取消隐藏】命令即可。
4．自动套用样式
样式就是字体、字号和缩进等格式设置特性的组合，将这一组合作为集合加以命名和存储。应用样式时，将同时应用该样式中所有的格式设置指令。
在Excel 2007中自带了多种单元格样式，可以对单元格方便地套用这些样式。套用样式给自己的工作表穿上一件Excel自带的【修饰外套】。同样，用户也可以自定义所需的单元格样式。
1）套用内置单元格样式
如果要使用Excel 2007的内置单元格样式，可以先选中需要设置样式的单元格或单元格区域，然后再对其应用内置的样式。如图2-45所示。
图2-45 套用内置单元格样式
2）自定义单元格样式
除了套用内置的单元格样式外，用户还可以创建自定义的单元格样式，并将其应用到指定的单元格或单元格区域中。如图2-46所示。
图2-46 自定义单元格样式
3）删除单元格样式
如果想要删除某个不再需要的单元格样式，可以在单元格样式菜单中右击要删除的单元格样式，在弹出的快捷菜单中选择【删除】命令即可。如图2-47所示。
图2-47 删除单元格样式
4）套用工作表样式
在Excel 2007中，除了可以套用单元格样式外，还可以整个套用工作表样式，节省格式化工作表的时间。在【样式】组中，单击【套用表格格式】按钮，弹出工作表样式菜单。如图2-48所示。
图2-48 套用工作表样式
2.1.5 打印工作表
1．打印预览
在打印之前，最好先预览一下未来的打印效果。如果不符合要求，可以及时进行打印设置的修改，避免因为打印效果不佳而出现重复打印、浪费纸张的问题。
进行打印预览时，单击【Office按钮】，选择【打印】选项中的【打印预览】，进入【打印预览】模式。
在【打印预览】窗口中可以进行以下操作。
（1）下一页、上一页，用于多页文档的翻页。
（2）显示边距：勾选后可显示页面的边距标记，包括页眉、页脚的边距，拖拽这些边距标记可调整页面边距，达到需要的效果。
（3）显示比例：单击可切换显示放大或缩小的预览页面，这里仅是预览效果的缩放，并不影响打印效果。
（4）打印：单击后退出打印预览，执行打印输出命令。
（5）页面设置：单击进入【页面设置】对话框，用户可进行打印页面设置。
2．设置打印内容
在打印前，用户经常需要对待打印的工作表进行一些页面设置，从而使打印的内容能够按照他们希望的范围和方式打印。
1）打印区域
用户可以通过选定工作表中的单元格区域，将其设置为打印区域，并可通过选择新的单元格区域，增加打印区域的范围。如图2-49所示，选定要打印的区域，单击【页面布局】选项卡，在【页面设置】选项组中单击【打印区域】下拉按钮，选择【设置打印区域】选项。
2）打印标题行/标题列
在日常使用的Excel工作表中，通常会有标题行或标题列。标题行位于表格最上方，用于说明每个字段的那内容，第二页的顶端仍需要打印标题行；同理，左边的一页打印完成后，右边的页面也需要打印标题列，选择【页面布局】选项卡，在【页面设置】组中单击【打印标题】按钮，弹出【页面设置】对话框，上面显示【工作表】选项卡，如图2-50所示，即可进行【顶端标题行】和【左端标题列】的设置。
图2-50 设置打印标题行/标题列
3）打印页眉/页脚
页眉和页脚是独立于工作表的字符或图片，这些字符或图片位于打印页面的顶端或底端，只有在打印或进行打印预览时才能看到。在Excel的功能区中，通过单击【插入】选项卡中的【页眉和页脚】按钮或【视图】选项卡中的【页面布局】按钮，可以进入页眉和页脚的设置界面及【设计】选项卡。
4）调整页面设置
Excel可以设定打印的范围和内容，同时还可以通过【页面设置】选项组中的页边距、纸张、背景等设置，对页面格式进行美化。
（1）调整页面。单击【页面设置】选项组中的对话框启动器按钮，弹出【页面设置】对话框，如图2-51所示。
图2-51 【页面设置】对话框
（2）调整页边距。单击【页边距】按钮，进入【页边距】选项卡，如图2-52所示。其中，“上”、“下”、“左”、“右”数据框用来设置工作表到页面边缘的距离；【页眉】、【页脚】数据框用来设置【页眉】和【页脚】区域的边缘距页面边缘的距离，该数据应小于对应边的页边框；勾选【水平】复选框，打印的工作表页面水平居中；勾选【垂直】复选框，打印的工作表页面垂直居中。
图2-52 【页边距】选项卡