1.1 无纸化办公入门

1.1.1 无纸化办公的应用领域

无纸化办公是一个绿色的名称概念，主要是指利用电脑和相关技术来全部或部分代替办公人员的工作，从而优质高效地处理办公信息和事务。不同的企业对无纸化办公的要求各不相同，但其目的和电脑操作方式基本上是相同的。无纸化办公的应用领域大致有以下几个方面。

▪ 公文管理：公文管理是无纸化办公中非常重要的组成部分，主要包括公文流程的自动化和公文管理的自动化。公文流程自动化主要体现在公文的处理、收发、审批、请示及汇报等流程性工作上，从而规范各项工作，提高单位协同工作效率；公文管理自动化主要体现在按照权限保存、共享及发布各类公文，以及提供有效的查找和备份手段。

▪ 文档编辑：主要针对文职人员及办公用户自身的办公需求，该类工作主要使用Office办公软件来完成，包括制作公文、会议记录、日常安排、公司简介、产品宣传、招聘启事、工作计划和总结等。

▪ 报表制作：主要针对生产或销售型企业及财会人员的办公需求，包括制作生产记录表、销售情况分析表、员工工资表，以及公司的各种财务报表等。

▪ PPT演示：主要针对市场推广人员和培训人员的办公需求，包括制作员工培训PPT、产品介绍PPT、销售分析PPT等。

▪ 图片处理：主要针对办公室人员及相关产品负责人员的办公需求，工作内容主要是收集和处理各种产品图片、公司标记、公司宣传图片等，包括图片拍摄、导入到电脑、添加到文档、发布到网页等。

▪ 公共信息管理：主要针对文秘办公人员的办公需求，要求能及时快捷地编辑、打印、张贴，或在网络中发布各种通知、公告等公共信息。

▪ 部门事务管理：主要工作内容是对各个部门的事物进行统一分配和管理，包括工作安排、工作计划、工作总结及部门活动等。

▪ 人员权限管理：对无纸化办公项目的参与人员进行统一的管理，包括人员的权限、口令、任务安排及授权等，从而对企业内部的文档进行有序管理，提供强有力的检索功能和权限控制。

▪ 会议安排：主要体现在通知参会人员和会议日期，以及在网络环境中安排与协调会议事项。

▪ 联系客户：主要工作内容是收发和处理各种电子邮件，利用网络与客户实现即时交流，传送和接收文件，以及解决客户问题等。

1.1.2 无纸化办公的优势

无纸化办公是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者，有不同的功能表现。对于企业领导者而言，可以利用电脑结合企业内部和外部的信息，为企业的发展提供决策参考和依据；对于中层管理者而言，可以利用电脑对信息进行系统化管理，收集并提炼出有用的信息，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率；对于普通员工而言，可以利用电脑对事务和业务进行处理，使办公准确、高效。

无纸化办公的主要优势有以下几个方面。

▪ 节能降耗：减少了打印机“吱吱”吞吐纸张的声音，办公桌下方的废纸篓里也看不见揉成一团的废纸；无纸化办公可以节约公司耗材与办公成本。

▪ 整合资源：实现人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等的有效管理，防止信息资源的流失，并能使各种资源互相促进和增值。

▪ 加快信息流通：领导层下达的文件、通知、任务可以快速传达到相关人员，无任何中间环节；所有工作人员的意见和建议都可以畅通无阻地反馈到领导层；工作人员能够在网上轻松、直接、公平地发言、交流，有助于增加员工凝聚力。

▪ 规范办公流程：建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制，可以使工作流程井然有序，工作人员责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象；彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反应。

▪ 提高工作效率：用电脑进行办公，大家不必拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，这些都可在网络上进行，其工作效率上的提高是显而易见的。