Excel在人力资源管理中的高效应用

一般来讲，人力资源部门的工作主要包括以下几大模块：人力资源规划、招聘与面试、组织与岗位管理、培训管理、薪酬社保管理、绩效管理、员工的劳动关系和企业文化等。

在这几大模块中，除了最后一项——企业文化外，其他的模块都会涉及Excel表格的大量应用。俗话说：“工欲善其事，必先利其器。”如果我们在工作中有了Excel的帮助，工作效率就能够呈几何倍数的提高。

比如，我们在人力资源管理的日常工作中，会遇到下列问题：

（1）动态了解公司员工的流入与流出情况，以便随时掌握公司人力资源成本所发生的变化；

（2）分析员工在本年度的薪酬变化情况，以便于为明年的薪酬调控提供相应的依据；

（3）处理员工的考勤、计算员工的工资和奖金、制作员工的工资条，然后将每个员工的工资都准确无误地发放到他们的账户中，并及时通知他们；

（4）汇总整个公司多达数千员工的工资，然后制作一份所有员工五险一金汇总表以及相应的个税代扣代缴表；

（5）当员工的生日、合同或退休日期以及新员工的试用期快到时，如何设置Excel表格的提醒功能，以避免出现手忙脚乱的状况；

（6）对于销售部门来说，如何统计、核算每个销售人员的销售业绩，并根据他们的业绩提成计算奖金数额……

对任何一名HR来说，诸如此类的问题有很多，而且十分复杂、非常烦琐。要对人力资源进行科学、有效的管理，并提高相应的工作效率，我们就必须学习和掌握使用Excel的数据管理、处理和分析功能，其中包括常用函数、数据处理分析方法、数据透视表、图表的使用方法与技巧，并提升Excel的实际使用水平和能力。这样，我们才能在人力资源管理的日常工作中，大幅提高工作效率。

那么，Excel是如何帮助我们提高工作效率，让工作变得事半功倍的呢？下面举一个例子：

一家中型企业共有1000名生产员工，他们刚刚进行了一场晋级考核。目前，考核的结果已经揭晓。公司决定：综合成绩在90分以上者，即可加薪10%；成绩在80～89分和60～79分者，工资增长的比例分别为8%和5%；而60分以下者则不予加薪。

人力资源部门需要对参加考核的每一位员工的成绩和工资增长比例进行汇总，然后提交给公司领导。

第一种方法是按照传统的方法，根据每一位员工的考核成绩，然后逐个输入到10%、8%、5%和0这四个数据表中。如果是10个人的信息，则这种方法还容易操作；但如果是1000人，则可想而知，其工作量会有多大。显然，这种方法是不可取的。

第二种方法是利用Excel表格中的排序功能，将所有参加考核员工的成绩按照降序或升序进行排列，然后填写相应的数据，最后再恢复到原排序。

第三种方法是使用Excel函数公式，比如IF函数或VLOOKUP函数都可以实现这个功能，编辑好公式之后，直接下拉复制、粘贴即可完成。

我们比较一下这几种方法的操作时间。第一种方法显然要耗费大量的时间，甚至还存在把数据填错的风险；第二种方法虽然比第一种方法效率高，但仍然比较麻烦，即便操作熟练者也需要半小时左右才能完成；而第三种方法只需要编辑一个函数公式即可完成，时间最多不会超过五分钟。

由此可见，学好Excel对于提升HR的工作效率非常重要。从人力资源部门的专员到主管，再从主管到经理，随着职位的不断攀升，对于人员的要求也会越来越高，即从具体的事务性工作逐渐转变为战略性调控。

但无论是哪个职位，Excel都会起到非常重要的作用：人事专员需要利用Excel，建立公司的各种数据和信息表；人事主管需要将人事专员收集到的各种数据，利用Excel强大的功能进行汇总并深入分析，然后找出问题并提出相应的解决意见；而人事经理需要综合、汇总所有的数据、信息，进而找出公司在人力资源运行的过程中出现的各种问题，然后加以解决，并为公司的发展提供科学的人力资源战略决策。

因此，在当今大数据爆发的时代，Excel对于人力资源管理的作用变得越来越重要。我们只有熟练掌握Excel，并将其与人力资源的专业知识和实际工作结合起来，才能做到从之前的观念性管理，发展为更加科学、有效的数据性管理。