第一部分 文书写作
第一章 文书的概述
第一节 文书的认知
一、文书的概念
文书是房地产企业在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范体式的文件。文书的基本含义如图1-1所示。
图1-1 文书的基本含义
二、文书的特点
文书的特点主要体现在图1-2所示的三个方面。
图1-2 文书的特点
三、文书的作用
文书的作用主要体现在图1-3所示的五个方面。
图1-3 文书的作用
四、文书的分类
房地产企业常用的规范性文书有通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。除规范性文书以外，常用的非规范性文书有调查报告、工作计划、工作总结、提案、建议、说明、讲话稿、书信、启事、条据、表格等。
第二节 文书的体式与稿本
一、文书的体式
文书的体式是指文书的文体、构成要素及书面格式。文书之所以要有一定的体式，主要是为了保证文书的完整性、正确性与有效性，提高办事效率，并为文书处理工作提供方便。
1. 文书的文体
文书的文体是指在文书写作过程中文书撰写人陈述事情、说明问题时所采取的具体方法和特点，即文书的表达方式和语体特征。文书属应用文体，它除具有应用文体的一般特点外，在表达方式和语言运用上还有它自身的特点。在表达方式上，文书兼用叙述、说明和议论三种表达方式；在语言运用方面，文书的写作应当做到准确、简明。
2. 文书的构成要素
一份完整的文书是由一些规定的数据项目构成的，这些数据项目就是文书的构成要素，或称文书的组成部分。
3. 文书的书面格式
文书的书面格式是指文书的数据项目在文书文面上所处的位置和书写样式。文书讲求书面格式，这是文书在形式上区别于一般文章的重要标志。文书的书面格式在文面上一般分为文头、行文和文尾三个部分，具体内容如图1-4所示。
图1-4 文书的书面格式
二、文书的质量
文书的质量直接关系到单位的工作效率及文书本身的效用问题。文书质量的要求主要体现在文书的思想内容与文字表达两个方面，具体内容如图1-5所示。
图1-5 文书质量的要求
三、文书的排版形式
文书的排版形式是指文书的数据项目在文件版面上的标印格式，即文书的外观形式。文书的排版形式主要包括文书版头设计、版面安排、字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。
四、文书的装订要求
文书大多数采用左侧装订的方式，可采用线装、钉装或胶粘等。装订时，文书页码要编排整齐，注意不可有错页和漏页，以保证文书的完整性。
五、文书的稿本
文书的稿本是指文书的文稿和文本。同一内容和形式的文件，在撰写和印刷的过程中，根据其使用时的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。文书的文稿是指文书在起草过程中经过多次修改形成的稿子，包括草稿和定稿两种。同一份文件根据它们的不同用途，可分为正本、副本、存本和修订本；一些法规性文件又有试行本、暂行本等形式；所以，同一内容的文件使用不同的文字产生的文字文本也不同。
（1）草稿。草稿是文书的原始文稿，包括讨论稿、送审稿、征求意见稿、草稿、修改稿等多种形式，是草拟成文的未定稿，均供讨论、征求意见和修改审核时使用。其不具备正式文书的效用。
草稿的外观特点是没有生效标志（如签发、用印等）；文面上常见“讨论稿”“征求意见稿”“送审稿”“草案”“初稿”“二稿”“三稿”等稿本标记。标记大都位于标题下方或在标题右侧加括号。
（2）定稿。定稿又称原稿，是已经履行法定生效程序的最后完成稿，即已经单位领导人审核并签发，在正式会议上讨论通过或经上级单位审核批准的文稿。其具备正式文书的法定效用，是制作文书正本的标准和依据。
（3）正本。定稿印制的正本是供受文者使用的具有法定效用的正式文本，其格式应规范并具备各种生效标志。
（4）副本。副本是再现正本内容及全部或部分外形特征的文书复制本或正本的复份。副本在内容上与正本并无区别，只是作用不同。
（5）试行本。试行本是法规文件正本的一种特殊形式，在试验推行期间具有法定效用。试行本主要适用于发文单位认为文书内容经实践检验后可能要进一步进行修订的情况。试行本的外形特征主要是在文书标题中加注稿本标记，一般是在文种后加括号注明“试行”字样。
（6）暂行本。暂行本是法规文件正本的一种特殊形式，在实施期间具有法定效用。这类文书在标题的文种前应加“暂行”二字。
（7）修订本。修订本是对已经发布生效并实行一段时间后的文件进行修改订正再行发布时使用的文本。修订本具有法定效用。修订本的外形特征除与其他正本相同之外，还需要作出稿本标记，稿本标记既可在标题结尾处标作“（修订本）”，也可在标题下做题注，在圆括号内注明“某年某月修订”。
（8）不同文字的稿本。同一文书需要用两种或两种以上文字撰写时，不同文字所形成的内容相同的文稿或文本在效用上相同。
第三节 文书写作
一、文书写作的定义
文书写作是指文书的起草与修改，是撰写者代房地产企业立言，体现公司领导意图和愿望的写作活动。
文书写作包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。在房地产企业起草文书的实践中，起草文书的任务可以由一人承担，也可以由多人承担，这主要取决于文书的重要程度和房地产企业文书人员队伍的素质。
二、文书写作的特点
文书写作的主要特点体现在图1-6所示的六个方面。
图1-6 文书写作的特点
三、文书写作的基本要求
文书写作的基本要求主要体现在图1-7所示的四个方面。
图1-7 文书写作的基本要求
四、文书写作的过程
文书写作一般分为三个阶段：准备阶段、撰写阶段和审核修改阶段。
1. 准备阶段
（1）明确发文的目的和主题
主题是指行文单位通过全部文章内容所表达的中心意思。在文书中，行文单位（也就是法定作者）的意图和目的都是通过主题得以传达和实现的。
明确发文的目的和主题，其意义就是弄清楚行文单位想采取什么方式发文、对谁发文、讲什么问题，以及具体要达到什么目的。主要内容如图1-8所示。
图1-8 明确发文的目的和主题
（2）调查研究和收集材料
调查研究和收集材料不仅能够帮助撰写者全面掌握大量的材料，了解问题的各个方面，而且可以通过分析、思考和筛选的方法，帮助撰写者对文书的写作产生理性的认识。调查研究的过程就是基本概念形成的过程，判断的形成过程和推理过程就是思路的构思过程。文书要写得符合情况以及客观事物的基本规律，就必须经过调查研究。调查研究和收集材料的途经有间接与直接两种。调查研究和收集材料主要有图1-9所示的三个方面的要求。
图1-9 调查研究和收集材料的三大要求
2. 撰写阶段
（1）拟制提纲和安排结构
篇幅不长的文书可以大致安排一下结构，比如先写什么，后写什么。篇幅较长的、比较重要的文书，则往往需要拟出较详细的提纲，比如整篇文书共分几个部分，每部分包含几个问题，各个问题又有多少题目、要点以及使用的具体材料说明等。拟写重要的领导、指导性文书，发文单位还需要召开一定的会议集体讨论、研究和修改文书内容，以使其更臻完善。
（2）文书结构安排的基本原则
原则一：结构应规范、合理。
原则二：结构要完整、和谐。其具体要求有两点：一是各局部要齐备，可有详有略，但不能无故缺少内容；二是总述与分述要互相对应。
（3）落笔起草，拟写正文
拟写正文要注意图1-10所示的两个要点。
图1-10 拟写正文的要点
3. 审核修改阶段
（1）反复检查和认真修改
文书的性质决定了文书必须经过多次修改才能签发。
审核人员在对文书内容进行审核修改时，应逐字逐句斟酌修改，表意不清或可有可无的语句和段落应及时删去，以使其观点鲜明、结构合理，表达准确得当。
（2）审核、签发
审核人员对文书进行检查和修改之后，便可交由领导审核，领导审核无误后签发。