第3章 “认账”交接

认账交接是每个财务工作者的必经过程，需要注意财务上岗与交接工作原则。上岗后的主要工作内容就是运用适当的会计方法编制会计凭证，正确记录经济业务的内容并反映业务信息情况。本章介绍学习会计记账方法和会计凭证的编制及会计账簿管理等内容。

3.1 上岗或办理财务交接工作

上岗或办理财务交接工作是财务人员的必经环节，做好交接环节是踏实工作的基础和起点。很多新朋友会急于做会计工作，往往对交接工作理不清头绪。的确，本着对自己和工作负责的态度，遵守财务规章制度的各项要求，如果财务交接不清，可能会涉及责任不清。

一般企业的财务人员都稳定，在确定有人离职之前都会招聘新人补充岗位，并要求原岗位人员对新人进行帮带工作，熟悉几天就要进行岗位交接工作。下面简要介绍一下财务人员交接中涉及的一些问题。账务交接清楚、明白，是会计数据延续性的责任连接。

3.1.1 财务人员的交接清单

财务人员的交接清单通常包括以下内容：

（1）总账一本，明细账若干本（总账科目与明细账科目金额相符）。

（2）按月装订好的凭证及交接当月已经入账未装订的凭证。

（3）财务印鉴。财务专用章、法人印、发票专用章。审核、记账等小方印。

（4）已经申报过的财务报表及相关资料，如资产负债表、利润表、增值税申报主表及附表等。

（5）其他相关工作的交接资料。

以上是手工账交接内容。软件记账的企业，总账、明细账只有年度会计账务处理都结束后才统一打印。软件账套交接时只涉及以前年度实物账本数量交接。

3.1.2 财务交接工作的对账

财务人员岗位特殊，涉及财与物等资产，相对比较敏感。企业和从业人员应小心谨慎，责任清晰明确。交接日期就是责任的开始。由签字确认时起，账目问题责任转移给接收人。例如，总账签字确认了固定资产100万元，盘点时只有90万元，那么就要进一步确认差异在哪里？是盘亏报废固定资产，还是发生了减值准备？财务有句行话叫：逢多必少。道理与有借必有贷，借贷必相等相同。同科目记账的方向，发生时一左一右，左右一定相等。如果最终的汇总出现不等，说明记账过程发生了错误。这个问题在生活中的理解就像自己开的工资，如果小王的月工资3000元，回家只交给父母2000元，出现的差额是买了800元衣服、吃饭花掉200元。差额的去向，或换成了等价物品或其他支出，总计还是3000元与工资金额相等。

3.1.3 避免盲目接管账务

财务软件交接清单与手工账相同。在交接过程中还有一项比较重要的内容就是监交人：通常离职人员要在移交人处签字，接手财务工作的人员在接交人处签字。还要有一个第三方监交人：一般为财务经理或总经理。因为移交人离职后就不再是当事人。有了第三方监交人，是交接工作的一个见证。对于一些特殊的账务也需要进行确认，例如，郑宏丽在接手新公司账务时发现会计科目“其他应收款”明细账中总经理李业迪借款200000元，数额较大需要和总经理进行核实确认。对于有异议的科目余额账务情况，要与移交人、监交人一一核实确认。

如果在交接账务时遇到总账与明细账不平，那么很可能这个问题会影响到以后的账务是否平衡。这样也涉及报表的申报，要查清楚是什么原因导致的明细账不平。盲目接管账务会导致责任不清，也会给自己的工作带来不必要的麻烦。

3.1.4 总账与明细账有出入，怎么办

郑宏丽在对账时发现采购员王丹在其他应收账款明细账挂账51000元，其他应付款明细账也存在挂账33000元，郑宏丽查明记账凭证均有原始单据，事由为借款。为避免重复挂账，找到王丹确认挂账情况是否属实。经核实确认其他应付款挂账是为公司做代办国外采购联系业务事项，无法确定挂账单位，相关业务发票会在近期返回。其他应收款挂账也均为各部门的生产经营维护零星业务借款，采购发票会在周期内报销。

最后通过下图来回顾一下交接工作的有关环节与关键点。

3.2 记账方法

记账方法是根据一定的原理、记账符号、记账规则，采用一定的计量单位，利用文字和数字在账簿中登记经济业务的方法。按照记账方式的不同可以分为单式记账法和复式记账法。

1.单式记账法

单式记账法指对发生的每一项经济业务，只在一个账户中加以登记的记账方法。

2.复式记账法

复式记账法是指对于每一笔经济业务，都必须用相等的金额在两个或两个以上相互联系的账户中进行登记，全面系统地反映会计要素增减变化的一种记账方法。现代会计普遍运用复式记账法。

复式记账法的特点是一方面能够全面反映经济业务内容和资金运动的来龙去脉。同时又能够进行试算平衡，便于查账和对账。也就是会计人员常讲的有借必有贷，借贷必相等。这一点我们可以从书中的实务案例分录中看到。借贷记账法是目前国际上通用的记账方法，我国《企业会计准则》规定企业应当采用借贷记账法记账。

3.3 会计凭证的编制

会计凭证的编制就是将企业发生的经济业务按照会计制度和准则的要求，运用适当的记账方法，以规定和统一的格式记录经济业务的过程。

编制流程和要求如下：

（1）审核取得的原始凭证是否符合入账要求。记账凭证必须附有经审核确认为真实、完整和合法的原始凭证为依据。除结账和更正错账的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。

（2）正确填制会计科目、子目和编制会计分录。填写会计科目时，应当填写会计科目的全称。为了便于登记日记账和明细账，还应填写子目甚至细目。记账凭证中所编制的会计分录一般情况下一借一贷、一借多贷、多借一贷，避免多借多贷的会计分录。多借多贷的会计分录在会计实务中并不常见。

（3）确认记账凭证的种类。前面介绍过记账凭证又分为收款凭证、付款凭证、转账凭证。凭证的种类会在右上角，现在普遍选择通用记账凭证。

（4）填写记账凭证的日期。一般为编制凭证的日期。

（5）摘要既要真实准确又要简明扼要。分录是将各项费用结转到本年利润科目。

（6）记账凭证中金额的填写。记账凭证的金额必须与原始凭证的金额相符；阿拉伯数字应书写规范，并填至分位；相应的数字应平行对准相应的借贷栏次和会计科目的栏次，防止错栏串行；合计行填写金额时，应在金额最高位值数前填写人民币“￥”字符号，以示金额封顶，防止窜改。软件编制凭证是自动生成合计金额。

（7）填写记账凭证的编号。为了根据记账凭证顺序登记账簿和日后核对账簿、凭证以及保证会计凭证的安全和完整，要对记账凭证进行编号。记账凭证的编号按月编写，从开始到结束所有业务以一种自然顺序流水编号，适用于采用通用记账凭证的单位使用。

（8）计算和填写所附原始凭证的张数。记账凭证一般应当附有原始凭证。附件张数用阿拉伯数字写在记账凭证的右侧“附件××张”行内。附件张数常用方式按所附原始凭证的自然张数计算。有原始凭证汇总表的附件，可将原始凭证汇总表张数作为记账凭证的附件张数，再把原始凭证作为原始凭证汇总表的张数处理。

（9）签名或盖章记账凭证的记账凭证填制完成后，一般应由填制人员、审核人员、会计主管人员、记账人员分别签名盖章，来证明和区分经济责任，并使会计人员互相制约，互相监督，防止错误和舞弊行为的发生。对于涉及现金收、付款凭证，还应由出纳人员签名盖章，以证明款项已收讫或付讫。

（10）实行会计电算化的单位，对于机制记账凭证，在审核无误后，上述人员也要加盖印章或签字。电子凭证处理中系统对以上各项的相关内容都做了限制和要求，如借、贷方金额不平时无法保存凭证。

3.4 会计账簿与管理

会计账簿是各单位重要的经济资料，必须建立管理制度，妥善保管。账簿管理分为平时管理和归档保管两部分。会计账簿的更换通常是在新会计年度建账的时候进行。总账、日记账以及多数明细账应该每年更换一次。备查账簿则可以连续使用。

1.账簿平时管理的具体要求

各种账簿要分工明确，指定专人管理，账簿经管人员既要负责记账、对账、结账等工作，又要负责保证账簿安全。会计账簿未经领导和会计负责人或者有关人员批准，非经管人员不能随意翻阅查看会计账簿。会计账簿除需要与外单位核对外，不能携带外出，对携带外出的账簿，一般应由经管人员或会计主管人指定专人负责。会计账簿不能随意交与其他人员管理，以保证账簿安全和防止任意涂改账簿等问题发生。

2.旧账归档保管

年度终了更换并启用新账后，对更换下来的旧账要整理装订，造册归档。归档前旧账的整理工作包括：检查和补齐应办的手续，如改错盖章、注销空行及空页、结转余额等。活页账应撤出未使用的空白账页，再装订成册，并注明各账页号数。

各种会计账簿同会计凭证和会计报表一样，都是非常重要的经济档案，都必须按照制度统一规定的保存年限妥善保管好，不得丢失以及任意销毁。根据《会计档案管理办法》规定，会计账簿和凭证的保管期限如下：

（一）会计凭证类

1.原始凭证　15年

2.记账凭证　15年

3.汇总凭证　15年

（二）会计账簿

4.总账15年包括日记总账

5.明细账　15年

6.日记账　15年　现金和银行存款日记账保管25年

7.固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年

8.辅助账簿　15年

（三）财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告

9.月、季度财务报告3年包括文字分析

10.年度财务报告（决算）永久包括文字分析

（四）其他类

11.会计移交清册　15年

12.会计档案保管清册　永久

13.会计档案销毁清册　永久

14.银行余额调节表　5年

15.银行对账单　5年