3.1 轻松掌握会计凭证
如果老板们或财务总监最关心的财务报表是一栋栋大楼，那么会计凭证就是它的基石，只有保证它的正确无误，这些大楼才能屹立不倒。
3.1.1 会计凭证小分类
会计凭证是一种用来反映企业各项经济业务发生的一些书面证明，常分为两大类，原始凭证和记账凭证，两者具体的区别如图3-1所示。
图3-1 会计凭证的两大分类
在原始凭证和记账凭证下，有不同的分类，如表3-1所示。
表3-1 会计凭证分类
日常购物明细是不是原始凭证
只有正规的原始凭证才可入账，正规发票上都有税务局监制的椭圆红章，一般的购物清单，如超市购买日常用品后的货物明细单，不能作为单据进行入账，必须是正规的发票，如果需要入账，可以在柜台要求开发票。
3.1.2 如何装订会计凭证
对于企业来说，除了一套电脑账目外，还有一套手工账目，手工账目中的大量会计凭证需要进行一定的整理及汇总，并需要将会计凭证进行装订。那么该如何装订企业的会计凭证呢？
一般来说，装订就是将一札一札的会计凭证装订成册，从而方便保管和利用。装订之前，首先需要进行预估，看一个月的记账凭证究竟订成几册为好。要在装订中注意，不能把几张应属于一份记账凭证附件的原始凭证拆开装订在两册之中，同时还要注意保持每册的厚薄基本一致，做到不仅美观而且方便翻阅。
常用的装订凭证的方法，如图3-2所示。
图3-2 会计凭证装订的方法
在装订过程中一定要注意，凭证的厚度应以1.5～2.0厘米为宜。不能太薄，不利于戳立放置，也不能过厚，不便于翻阅核查。同时凭证装订成册，一般以月份为单位，每月订成一册。对于凭证较少的新公司来说，可以将若干个月份的凭证合并装订成一册，并在封皮注明本册所含的凭证月份。
在装订时还要注意，如果对于一些原始凭证体积过大的，为了账册的美观，需要进行一定的折叠，保持美观，同时方便以后查询，可以以三角形的样式进行折叠。
在装订之前，需要完成一系列的准备工作，如图3-3所示。
图3-3 装订凭证前的准备工作
装订凭证时需要的工具
装订凭证时，常用到的工具包括小铁锥、装订机或小手电钻、线绳、大头针、铁夹、胶水、凭证封皮、包角纸。
当凭证装订完成以后，最后一个步骤便是将装订好的凭证放入相应的档案柜里，便于以后进行查阅。
3.1.3 保管期限有多长
如同我们的档案具有一定的保管期限一样，企业的会计凭证同样具有一定的保管期限，那么企业的会计凭证到底能保管多长时间呢？
下面对于会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案的保管期限进行简单介绍。
根据《会计档案管理办法》规定，档案名称及保管期限备注如表3-2所示。
表3-2 会计档案的保管期限
从表3-2可以看出，会计档案的保管期限，根据其特点分为永久、定期两类。永久档案即长期保管，不可以销毁的档案；定期档案根据保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5种。而会计档案的保管期限，一般从会计年度终了后的第一天算起。
3.1.4 凭证销毁程序
我们知道，企业的会计凭证都有一定的保管期限，如15年。当保管期满，为了更好地节省空间及资源，就需要对保管期满的凭证进行销毁，但是财务人员不得私自销毁凭证，要遵循一定的程序。
凭证销毁的具体程序如图3-4所示。
图3-4 凭证销毁的程序
在凭证销毁过程中一定要注意，有两大类凭证不能进行销毁，具体如图3-5所示。
图3-5 不能销毁的两大类凭证
对于上述的第二类凭证，应当单独抽出立卷，并且保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中进行说明。