第6章 主持会议张嘴就来(2)

●防止会议离题

在会议活动中，常会出现一些发言者不着边际、没完没了的发言。对于这种情况，主持人出于对发言者的尊重，一般不应当面直说，而应寻找机会做出巧妙的暗示。如就他发言中提出的某个问题或某一句话，因势利导，并对他的发言作一定的肯定。对一些与议题关系不密切的问题，主持人可以通过表示留到以后有时间再作讨论而加以委婉的中止，并有意识地重新强调会议的议题。

有些会议，需要与会者事先准备，查阅相关的材料，列出发言的大致纲要来。

美国一家公司的经理曾采取这样的对策来防止出现偏题发言。这位经理创造了一种他自己称为“打腹稿”的会议主持技巧：在会议提出一个重大问题或主要问题之后，随即他便要求与会者进行沉默思考，会议室处于安静之中，然后到一定时间大家才开始发言。

●制止无谓争辩

在对某个问题进行讨论时，由于与会者的学识、素养、阅历、社会经验不同，看问题的角度也就不同，因而解决问题的方案也不同。与会者往往会各持己见，据理力争。这是会议深入讨论的表现，是好现象。但在观点已经趋向集中、明确时，主持人就应及时终止论辩。如果争辩双方都已偏离议题，主持人就应伺机加以阻止，或说时间有限，暂不深入讨论或先谈到这里而加以间接的制止。在遇到较为激烈的争辩时，主持人要随时注意有的争辩者会感情用事，进行影射、讥讽、旧事重提，在这时会议主持者应及时正面加以提醒、规劝，以免矛盾激化，引起争吵、冲突。如果已经发生争吵，主持者应从会议的组织性、纪律性出发，直接加以制止；对恶语伤人者，必要时进行严肃的批评，以平衡与会者的公正心理。

●控制会议进程

会议进程控制是一项重要的管理艺术，它需要依照会议规则进行，同时又要根据不断变化的情况，灵活采用各种措施和方法，有针对性地调整各种关系，解决各种随机性问题。为此，它又需要从事控制活动的人，特别是会议主持人掌握一定的控制技巧。这些技巧大体包括如下几种方法。

1.会议召开之前，主持人需认真研读有关文件材料，了解议题和议程，了解与会者的构成情况及基本意见倾向。

2.主持人必须严格守时，明确会议开始和结束的时间，准时开会和散会。

3.主持人在会议期间应避免同其他与会者发生争论，不能在决议形成之前发表倾向于某一方面的意见，更不能强迫他人接受自己的看法。不要炫耀自己，不要以与众不同的姿态和语调讲话，忌各种语病。批评要有建设性，应尽力避免同其他与会者产生直接冲突。

4.在组织讨论时，应规定讨论与不讨论的界限，给每位与会者以平等的发言机会和权利。应善于及时纠正脱离议题的发言倾向，并注意其方式，不能因此而挫伤与会者的发言积极性。

5.应善于对各种发言进行比较、鉴别和综合分析，正确集中大家的意见。用简明的语言说明讨论的要点和有关发言人发言的要点。

6.当时机成熟时，应适时终止讨论或辩论，及时确认结论形成决议，一个议题结束后应立即转换议题，以免延误时间或节外生枝。

7.多议题会议的议题安排次序应科学合理，一般情况下，需要大家开动脑筋、集中献计献策的议题应放在会议前半部分时间进行。

8.会议较长时，应安排暂短的休息并掌握好时机。休息不要安排在发言高潮，特别是某一问题或其中一个方面的讨论尚未结束时。

9.应以各种方法和措施，避免或减少与会者中途退席，特别是其中的主要人物应力争不出现中途退席现象。

10.除非必要，一般不宜随意变更议程。

11.主持者应声音洪亮、举止得体，有一定感染力，忌多余的动作（玩文具、搔头、抖腿等），忌语无伦次、缺乏自信。

12.当会场出现混乱时，应保持镇静，及时采取措施结束混乱状态。

13.注意创造与会议性质相适应的会议气氛，科学安排会议中的高潮与低潮，及时分发会议文件材料，监督工作人员及时认真地做好会议记录。

●引导会议讨论

主持人在引导会议讨论时应有较高的认识水平以及良好的思维能力。在会议上，要善于提问、积极引导，能够从不同角度、不同层面上发现问题和提出问题，进行辩证式思维、逆向思维、发散性思维，对问题的看法不仅能从质上去认识，而且还能从量上进行分析、界定。引导会议讨论的方法较多是采用发问，另外，如有必要可以进行分组讨论，每组指定1名小组长，到时集中小组的意见，由代表们代表小组进行发言。

美国管理学家卡尔森认为，主持会议讨论的技巧主要有以下几点：

1.为议事活动选择好恰当的题目，使与会者对要讨论的题目发生兴趣，有在众人面前表现自己的意见和观点的欲望。

2.布置好开会的场所，使每一个前来参加会议的人感到自在，不致因环境和座位不舒服而分散精力或产生焦躁情绪。

3.作为会议主持人的职责是推动会议的讨论，但要避免亲自解答与会者的问题，以便所有参加讨论的人都能积极思考并参与。

4.使大家的注意力集中在有价值的议题上，引导会议在尽可能短的时间内达到最终的一致意见，但又不使参加会议的人感到会议主持人是在强迫他们。

5.掌握和安排好时间，限定每次发言的时间，掌握好会议讨论的范围，随时警惕有人随意说出的一两句话将议题拉出会议讨论的范围之外。

6.为会议做出全面的总结、记录或报告，并贯彻执行，保证会议所确定的事项得以实现。

●灵活驾驭，提高会议效果

主持一个会议，重要的是引导与会者充分发表意见，积极参加讨论。怎样使与会者愿意说话，并且说得透彻、畅达？怎样提高会议效果？这就需要主持人灵活驾驭。

1.指名法

主持人讲完开场白，让大家发言。开始时容易出现冷场，主持人可适当指名：“老张，您对这个问题很有研究，今天一定有好主意，先讲讲吧！”“老王，您大概早就考虑好发言内容了，大家就等着听您的高见哩！怎么样？您带个头吧！”万事开头难，有人带了头，下面就会有人跟着讲。

2.激将法

好马也要扬鞭，强将还需激励。主持人有时要用反面的话“刺激”一些人，促使他们及时发言。例如可以说：“老黄，您今天一言不发，看来是想‘金杯漱口’了！”旁边很可能有人接口：“老黄向来能说会道，今天怎么会甘拜下风呢？”这样一激，老黄还能不一吐宏论吗？

3.点拨法

当人们对某个问题还似明非明时，常常难于发表看法。此时，主持人应抓住关键，适当点拨，与会者便会顿开茅塞、话如泉涌了。例如，可以说：“这个问题正面一时看不清，假如反过来看呢？从它究竟有多少弊端的角度看，是否应下决心解决呢？”

4.复述法

某人的发言十分精辟，主持人对此也有同感。为引导大家顺此深入讨论，可复述他发言的要点。如：“老郑认为，我校提高教学质量的关键，不在于严格考勤、考试上，而在于联系实际改进教学方法，说得很有道理。大家对此议论一下吧！”老郑听了非常高兴，大家讨论也有了方向，会议就会深入一步。

5.比较法

讨论会进行到一半，几种意见已经摆出，主持人便可简要归纳，引导大家从比较中判定优劣，从而顺理成章形成结论。例如，可以说：“对第四季度的工作安排，现在有三种方案：一是……二是……三是……大家可以比较一下，选定一种最佳方案。”

6.收束法

讨论会上，有时可能出现离题现象，一些人天南海北，把话题越扯越远。此时，主持人要及时收束，使其回到本题。运用收束法时，应注意不挫伤发言者的积极性。主持人要十分自然地收束圆场。例如，可以说：“老陈等同志说到的问题，确实是存在的，他们的看法也很有价值，今后可专门为此开讨论会。不过，今天的中心议题是如何制定超产奖金的发放规定，大家应集中对这个问题思考议论一番。”

7.谐趣法

会上大家争论过于激烈，发言者嗓音越来越大，调门越来越高时，主持人要用幽默的语言、诙谐风趣的插话，及时为之“降温”，使双方都冷静地分析对方的意见，达到求同存异。例如，可以说：“大家别激动！听说高分贝的声音会把耳鼓膜震破，为了不让我们都变成聋子，我建议大家发言时把嗓音降低20分贝好吗？”几句话引得哄堂大笑，会场上的气氛也得到了调节。

8.过渡法

用适当的连接词，把会议的一项内容过渡到另一项内容。例如可以说：“既然大家都认为搞联营是使我厂发展壮大的必由之路，那么，和哪些地区、哪些单位搞联营呢？请大家提供一些确切的信息。”这样承上启下的过渡，也能把讨论的内容引向深入。

9.劝说法

讨论会上，有人针对不同意见者言辞尖刻，刺伤了他人；有人则发言过多，垄断了会场。此时，主持人要以委婉的言词，作适当的劝说。如：“小李的发言也是一得之见，从正面理解，有其合理的部分，不应过多指责。再说，言者无罪！人人都可以讲话嘛！”“讨论会要各抒己见，让大家都发言，小蔡说了好几次了，算是一家之言。到会一二十人，就是一二十家，最好是百家争鸣。还有十多家没发言，请你们都说说吧！”

【主持会议的讲话误区】

有些人在具体主持会议时，都会自觉不自觉地进入某些误区。要想成功地主持一次会议也并非易事，因为会议的种类与情况各不相同，每一次会议的开头和结尾、会议的气氛等都各不相同。所以，我们在主持会议时，千万注意不要被某种思维及观点引向误区，结果造成所主持的会议归于失败。

●开头结尾无力

一篇好的文章，一定有个好的开头和结尾。自古以来，人们做文章都十分讲求开头和结尾，追求“龙头凤尾”。主持会议其实是一篇口头文章，也应该在开头和结尾上下一番工夫。因为好的开头可以先声夺人，给人以深刻印象，吸引人们继续听下去；而好的结尾，可以让听众回味无穷。大多数人在主持会议时，就不太注重开头和结尾，会议开始，三言两语，意不明，言已尽，给人以茫然之感，使与会者不明白会议的议题，失去对会议的兴趣，就像看一些较差的文章一样，看了第一句就没有兴趣继续读下去。而一个好的会议结尾能对本场会议有促进作用，甚至能将其升华，推向高潮。

●照本宣科

在会议上，会议主持者和与会人员同处在一个小环境之中，因此在语言上不能呆板拘谨，否则将影响会议气氛，不但不利于沟通与会人员的思想，而且也与会场气氛不大协调，不利于会议的成功。

有些上级在会议之前由自己的秘书写好稿子，会上拿着讲稿一字一句地读，照本宣科，就显得机械呆板。上级应尽量把讲稿上的内容变成自己的语言，即使庄重会议的重要报告，虽不宜擅自离稿、穿插、解释，也应带有丰富的感情色彩，读得有轻重缓急、抑扬顿挫，给人以鲜明、生动的感觉，而不至于使与会者听得味同嚼蜡、昏昏欲睡，看起来更像在念教科书，而不是在讲话。当然，有许多场合下必须照本宣科，比如庄重严肃的会议主题的发言、有法律效力的条文、敏感的政治决议等。

●大喊大叫

有些人主持会议时不太重视语言艺术，或者是机械的说教，或者是以势压人，总想把自己的观点强加给别人。这两种方法均来源于同一个错误：讲话者对听众不敏感，领导权威意识压倒了民主思想。请记住，你的任务是诱导而不是强迫。

其实，只要词语、技巧运用得当，完全不需大喊大叫就可以引导听众按你的意思做出决议，如果发现与会者的注意力有所分散，不必提高声音，相反有时候把声音压低更能吸引他们的注意力，运用巧妙的语言艺术，比任何方法都能更有效地吸引听众。

●呆板呆滞

会议主持者运用无声的语言艺术和与会者建立起融洽的关系往往至关重要。这无声的语言主要是指讲话人的表情和姿势，它们是会议讲话的重要组成部分。面对听众，讲话者传递给听众的不仅仅是话语，其脸上的表情、身体的姿势、手势也无不影响着听众。

懂得讲话艺术的人是善于以姿势辅助讲话的。将有深刻内容、有感染力的话语、丰富而得体的表情、灵活而适当的姿势融为一体，不但能给听众以思想上的启发，还能给其以审美的享受。同时，表情和姿态还有助于语气的表达。平时，我们在激昂时，常伴之以比较大的手势；在急切地呼唤时，常伴之以头部的动作。因此，当我们用声音再现这些情境时，如果身体直挺呆板地没有相应的动作，就会让人觉得别扭，发音也会受到影响。所以讲话者的表情和姿势，是随着讲话内容的变化而变化的，它们可以反映讲话者思想感情的发展变化，能够帮助听众理解并跟上讲话者的思路，也有利于沟通讲话人和听众的思想感情。如在上司布置工作时要表现出沉着、冷静、坚定的神态；在庆祝胜利的大会上讲话，要表现出喜悦而自豪的情绪；在追悼会上致悼词时，要表现出悲痛；在致欢迎词时要表现出热情，等等。只有这样，才能感染听众，使讲话人与听众处于融洽的气氛中。