第9章 习惯二：精简办公——细节让你的企业效率倍增(3)

会议后

首先让更多人清楚会议成果。

虽然要在会议上要减少PPT，但是会议后将成果简明扼要地落实到书面上却是很有必要的。因为一次会议的参与者有限，但一个项目的参与者却有可能很多，所以让没有参加会议但与会议成果执行有关的人员了解到各项具体的决议是不可以忽略的一个环节。而且它也是接下来开第二级细分会议必不可少的准备工作。

其次跟进和落实。

有句话说得好，坐而言不如起而行，会上计划得再好、设想得再完美，如果决议得不到执行，计划得不到实施，无异于竹篮打水一场空。会议能否取得效果最重要的是看与会者是否负起执行会议上做出的决定的责任。管理者在跟进会议中的每一个行动事项分配给了哪个人、每个行动事项的截止时间是什么，才算是达成了会议的最终目标

2.精简办公室——“时间设备”促效法

（1）将公司报表文件原稿与资料的纸张统一起来。

办公自动化设备，大多具备便捷的功能：复印机自动送稿（ADF），因此，我们不必再费事地一张张换稿，一次次按键。即使没有在一旁看着，也无所谓，所以可以大大节省人力与时间。

可是，这种精心设计出来的功能，却出人意料的并未受到广泛的应用，原因之一在于原稿的纸张大小不一。例如，公司内部报表的文件上经常发现，文章是用文书处理机打在A4纸上的，而图表资料纸是B4大小。即使只有一张纸大小不一，自动送稿功能（ADF）的威力也会大大减小。因此，我们必须首先统一资料等所有文件的纸张大小，这将会使各方面的效率都大大提高。

（2）利用百科全书的硬纸盒来收藏，可收获一举两得之效。

把百科全书排上书架时，你应该会先把硬纸盒取下来，让书“赤裸裸”地排在书架上。理由是，事先取下硬纸盒，可在需要时，迅速的抽取查阅所需的资料，而且取下的硬纸盒另有妙用。

百科全书或全集之类的大套书，一般都有数十册书，利用这些装书的硬纸盒做“整理盒”，分门别类地收藏明信片、书信等信件资料，会非常方便。

（3）将经常使用的工作用语记号化、简略化。

你在处理事务的过程中，在访客的名片上，简单地写上“人、住、印、档”，交给秘书，她就知道自己要登记客户的姓名、住址并复印名片，将之夹入名片簿存档。像这样将实用的工作用语记号化、简略化，可让你在交待工作的时候，省去口头上的指示或书面上的提醒，省去不少麻烦。

不只是一般的事务工作，连书信中经常使用的客套话也可以简略化。例如用“悉”表示“来函敬悉”，“祺”表示“敬祝商祺！”等等，如此即可大大提高拟稿的速度。

（4）将重要的剪贴资料印成B5大小。

很多人都有剪贴报纸、杂志的习惯，不过，如果以此来整理应用资料，未必是提高效率的方法。

例如，把资料贴在剪贴簿上或收集在信封中，在检索的过程中，会有很多的不便。

在管理者办公室中，剪下的报纸、杂志文章一律要复印，而且利用复印机放大缩小的功能，统一印成B5大小，这么一来，不但容易整理，而且能让检索工作变得轻松。

（5）采用高尔夫记分法，随时随地记下备忘事项。

喜欢打高尔夫的人大概都知道，高尔夫的记分卡上附有铅笔，可放在上衣口袋，这样在球赛进行中，无论打到哪，你都可立即记下分数。

除了一般的笔记外，你应备有可放在上衣口袋且附铅笔的备忘录，这么一来，即使身边没带公事包，你也能立即记下备忘事项。很多业务员都随身携带笔记簿。

（6）善用铅笔型橡皮擦。

我们在写稿的时候，都会使用一种改良式的橡皮擦。普通橡皮擦，都是长方体，这种橡皮擦却是圆筒状，被包在笔型的塑胶管内，可像铅笔一样一点一点地推出来使用。它和一般橡皮擦最大的不同在于，它可以让你不必再用另外一只手按住纸张，而能够像用铅笔一般单手使用。

一旦习惯了，你就可右手写左手擦双管齐下，大大提高工作效率。

（7）在抽屉中放置空名片盒，以收藏小东西。

大部分的办公桌，都会在抽屉中附上整理小东西用的塑胶盘，不过这种塑胶盘不怎么实用，还会把抽屉分成上下两部分，让下面的空间浪费掉。

对此，你可以利用空名片盒来装抽屉里的小东西。由于名片盒的盒盖与盒体大致是同样的规格，所以纵横排列在一起时，会形成井然有序的小格子。你分门别类放置邮票、回形针、零钱等小东西，会很方便。

（8）经常配备文具目录。

经常在办公室中配备文具目录，能够提高工作效率。由于文具的种类实在太多，即使到大型的文具专卖店，也不见得能够找到自己想要的东西，这时候如果手头上有一本目录，就能够马上找到自己想要的东西，并且知道正确的商品名称。

你若想要目录，可以向厂商索取，或是向附近的文具店索取一两年前的旧目录。

（9）事先决定文具的“购买库存量”。

要提高工作效率，从笔记簿到邮票、复印用纸等的文具用品就永远都不能缺少，所以彻底地实施文具库存管理，非常重要。你可以事先决定“购买库存量”，再根据这个标准加以补充。

（10）记下常用文具的商品号码。

前面讲过利用目录来选购文具的方便，对此，管理者可以将目录上常用的文具商品号码预先记录下来，就不必一张张地翻目录。所谓的商品号码，就是商品的正式名称。你只要告诉厂商这个号码，就能够正确且迅速的让对方了解到你所需要的是哪一类文具。

（11）将剪贴资料的印本直接存档。

前面说过，利用复印机放大缩小的功能，把剪贴资料一律印成B5大小，不仅能够统一纸张的大小，而且可以直接夹在26孔活页夹上，方便存档。如此，不但能省去粘贴的麻烦，也不会有日久剥落的现象发生，尤其是将资料夹成一册，整齐而不占空间，就好像一本书一样。

（12）日后还会使用的资料要收到“暂时档案”里。

你可以从笔记本抽出已处理完毕的活页纸，它或许不会马上用到，不过偶会有再度派上用场的可能。这样的资料，你都要交给秘书，像平日一样加以复印，并在判断后分类归档。但是，这并不是说让秘书将其马上收到最后分类的活页夹档案中，而是收到“暂时档案”里。

然后，你可以每隔一段时间，就翻阅检查一下秘书的分类有无错误，同时考证一下当初未判断定夺的资料内容，再将有保存必要的资料转移到最后分类的档案中。

（13）以不同颜色的活页夹来区别不同内容的档案。

保存资料的活页夹有红、蓝、绿、咖啡等等不同的颜色，多年以来我都使用这种活页夹，因此应想出了一套使用方法将之充分利用。

按颜色加以区别；……这么一来，不管活页夹放在哪里，你一眼就可看出档案的内容种类。

（14）呈送出去的书类文件要有标题和目录。

除了时间太过仓促的情况外，你在向订约的公司客户写报告时，一定要附上标题和目录，同时要要求下属，在呈送任何书类文件时，都必须规规矩矩地写上标题与目录。

因为标题和目录能够使人在阅读内容之前，对文件的整体观点与主题方向，有一个概括性的了解。

这乍听之下，似乎令人觉得很麻烦，不过它不但能缩短你与他人的工作时间，也能够缩短自己的工作时间。

（15）写报告时，先将问题列在纸上，事后再一并查阅。

你在写报告时，如果中途有疑问或不了解之处，只要不是个影响巨大的问题，都可不马上去翻查资料或文献，因为你可能会因解决问题导致思考中断，耽误工作进度。

所以一旦有必须查阅的事项，你可先将其列在纸上，最后再一并去查资料，或者将列在纸上的问题交待他人去查，如此自己就不必停下手上的工作了。

（16）写报告或书信时，要根据思路先打草稿，然后再加以修改。

在工作之中，写报告、写书信等会占用相当多的工作时间，不过毕竟是本行以外的副业，如果不讲求工作效率的话，一定会影响到业务的进度。

要提高写稿的工作效率，就必须放松心情，不要战战兢兢地“写千古文章”。如果一开始就想写出完美无缺的作品，终究只会写一字涂一字，写一张撕一张，所以不如先随着思路打个草稿，然后再加以修改。

（17）活页式手册既能插换页数，又能缩短找寻资料的时间。

不论你到哪里，请随身携带一本活页式手册，以便在下班回家的公车上、就寝之前，突然想到第二天要进行哪些工作时，可以马上记在手册上。活页式手册可随时增加页数，不要的页数可任意抽出作废。

（18）备忘录上要标明“主题”、“日期”、“出处”。

在看书或看电视时，一旦看到想记下的文句，你可立刻提笔写在B5的活页备忘录上。文句在备忘录上要分项写下来的，以一页一个项目为原则，标明“主题”“日期”、“出处”。如此，事后重读时，即使你记得不太完整，但只要回想一下当时的状况，就可以清楚地了解其内容。

3.推陈出新——办公好习惯节省时间

（1）站着开会能提高开会效率。

大家似乎都认定开会一定要坐着开，其实，偶而站着开会有利于效率的提高。站着说话，会产生尽快把话说完的心理作用，能让精神集中，所以可以很快获得结论，快速解决问题。相对而言，那种又臭又长的会议，只是浪费时间而已。目前已有相当多的企业采用站着开会的方法。

（2）除了通讯录，还要编制“人才录”。

任何人都有通讯录，不过除了通讯录之外，你最好再编制一本“人才录”，专门记载详细的个人资料。

在人才录上，要记录包括姓名在内的12个项目，以详细记录个人的专长、特征、学历背景等等。所以在求才的时候，使用人才录会非常方便。

“人才录”可用硬纸板做成，并用钉针外皮装订成册。

（3）与人会面选在书店最适合。

与人会面时，如果对方没有不便之处，你可在书店做为会面的地点，并且特别指定自己所喜欢的专柜做为会面处。这样，你便可以利用等人的时间来收集信息。

如果比约定的时间早到，你可以看看杂志或自己喜欢的书，以获得信息，如此，即使对方迟到，你也可有意义地打发时间。只要稍加用心，等人时间就可以变得充实、有意义。而且大书店很容易找，所以其是最适当的会面场所。

（4）名片的整理。

在整理通讯录时，你可采用一般的姓氏排列法。不过整理名片时，就不能用这个方法了，而要通过工作、公司等几个项目来整理。

如此，即使自己一下子想不起对方的姓名，只要知道对方是A公司的职员，再仔细找找A公司的那一份名片簿就可以找到对方。

此外，在整理名片时，不要把名片放在名片盒里，要放在名片簿中，这样比较容易翻阅找寻。

（5）在工作手册上详细记录零散信息。

出门办点小事，不巧赶上拥挤时间，白白等了半个多钟头的情况经常会发生。我们平常不太能感觉到，这些浪费掉的时间，累积起来是相当可观的。

为了防止这种无谓的浪费，你最好连乍看之下很可笑的琐碎信息，也要记在工作手册上，比如邮局在哪天哪个时间段人最少，或是哪个窗口办事速度最快……将这些具体的信息记在手册上，办事将更为方便、迅速。

（6）开会时间要加上尾数，以防止迟到。

召开会议时，如果把时间订在“一点”、“两点”，一定会有人迟到。这种“整”时刻，会令人感觉这只是个概括性的标准，所以很容易造成漫不经心、姗姗来迟。

你应尽可能地在开会时间上加上尾数，如“一点十五分”，这样一来，会令人心生疑惑：“这个时间是不是具有什么特别意义？”从而产生极高的兴致，让会议能准时开始。

（7）立刻在收到的名片上写“当事人”的资料。

对商界人士而言，交换名片是不可缺少的“仪式”。从初次见到的人手中接过的名片，不能随便乱放，应整理得有条不紊，使之成为宝贵的个人资料来源。

与人交换名片后，你可以马上在对方的名片上写上对方的专长、兴趣、资历等等，这样在需要时你能轻松找到他。为方便日后利用，在名片上多加几个字是非常有必要的。

（8）在与没有时间观念的人约会后，接着安排一个约会。

约会老是迟到，没有时间观念的人，大多在事情告一段落之后，仍喋喋不休地说个没完。即使是事情已谈完，他们也无意离开，会兴致勃勃地准备畅谈一番。在与这种没有时间观念的人约会后，你可接着安排另一个约会，并向其事前声明：“我两点十五分有约会，我早一点在一点四十分见面吧！”这么一来，几乎所有的人都会准时赴约，而且由于时间有限，会面会快速地进行。

（9）与公司主管会面时，在对方名片上书写秘书小姐的芳名。

与公司董事高级主管交换名片时，你可以请教对方专任秘书的芳名，并趁着记忆犹新，写在收到的名片上。

因为你与这种高阶层人物联络时，他们不可能会亲自接电话，通常都是由秘书转接，如果事先晓得秘书的芳名，联络起来会顺利很多，而且，借此博得秘书小姐的好印象，对你日后的工作大有益处。

（10）名片上除“个人资料外”，另记录其他资料以加深印象。

除了“个人资料”之外，你还可在收到的名片上书写种种资料，比如见面日期、见面场所、介绍人、会谈要事等等，此外还可以将出身地和外表特征写下来。这些都是人才录上的珍贵资料。你可以借此加深对对方的印象，即使是很久不见的人，只要见到其名片，你的脑海中就能够浮现出鲜明的印象。