第8章 习惯二：精简办公——细节让你的企业效率倍增(2)

（10）增加自己的耐性，并以开阔的心胸包容所有事物。你应与不同性格的人多接触，学习接受他人的本性，不要一味地要求他人照着自己的意思行事。

（11）你应当承认，“爱”是治疗生理和心理疾病的最佳药物，它会改变并且调适你体内的化学元素，促使你表现出成功的心态，扩展你的包容力。接受爱的最好方法就是付出自己的爱。

（12）参考别人的例子提醒自己：任何不利情况都是可以克服的。虽然爱迪生只接受过3个月的正规教育，但他还是成为了最伟大的发明家。虽然海伦·凯勒失去了视觉、听觉和说话能力，但她鼓舞了数万人。明确目标的力量胜过任何限制。

（13）对于善意的批评我们应采取接受的态度，而不应采取消极的反应。你要接受他人看待你的观点，利用适当机会做一番反省，并找出应该改善的地方。

（14）避免任何具有负面意义的说话状态，尤其应根除吹毛求疵、闲言碎语或中伤他人名誉的行为，因为这些行为会使你的思想向消极面发展。

（15）请随时随地地表现出真实的自己，因为没有人会相信骗子。

（16）相信无穷智慧的存在，它会使你产生为成功而奋斗所需要的所有力量。

（17）信任和你共事的人，并承认如果和你共事的人不值得你信任时，就说明你选错人了。

（18）以相同或更多的价值回报给你帮助的人。“报酬增加律”会给你带来成倍的好处，会为你带来所有你应得到的东西和能力。

（19）把你的全部思想用来做你想做的事，不要留半点思维空间给那些胡思乱想的念头。

（20）彻底“盘点”一次你的财产，你会发现自己所拥有的最有价值的财产是健全的思想。有了它，你就可以决定自己的命运。

【办公室时间保卫战】

每个办公室都存在效率低下的现象，并不奇怪。而令人惊讶的是，许多公司只是被动地适应这些情况而不对它们加以改进。

1.会议的真谛——提升团队执行力

开会一事，是办公室主要职能中最绕不不过去又最浪费时间的一道程序。

办公室里的职员喜欢召开会议吗？

身为一名办公室管理者，你是否热衷于开会？

你会把开会当作日常工作的一项内容，即便没有什么需要，也习惯性地召开会议吗？

在会议开始之前，你是否会对大家说“我们随便聊聊”？

绝大多数管理者都患有会议依赖症，虽然他们不愿意承认这一点。在职场上，管理者们很享受在台上夸夸其谈、发号施令的感觉。他们甚至认为开会可以增进自己对员工的了解，拉近彼此间的感情。

扪心自问，你患有会议依赖症吗？

为什么大多数管理者都不愿意问一问员工“你喜欢开会吗”？很多时候，人们都太自我，不会设身处地地考虑问题。当巴菲特勇敢地向员工们问出这个问题时，得到的回应却是长久的沉默。巴菲特明白了，员工们已经在心底大声回答了——“不喜欢！”因为如果他们喜欢，便会毫不犹豫地告诉管理者。

于是，巴菲特给自己制定了一项原则：不到万不得已，绝不召开会议。

热衷会议的人常召开会议，尤其是拥有着支配他人时间权力的办公室管理者。

厌恶会议的人则将会议看作是浪费时间与精力的一种活动。

会议本身并不具备被热衷或被厌恶的理由，我们有必要恢复会议的真面目。

身为办公室管理者，你会因为各种需要召集下属开会，也许是为了宣布一项重要决定，也许是为了共同商量某一问题的解决方法，也许是为了激励团队成员的士气，也许是为了明确分工情况，也许是为了解决两个对立部门的矛盾……

召开会议的真正目的

每一次会议的召开都有具体的目的，但归根结底，召开会议的目的是提升团队执行力，进而提升团队绩效。

有效的会议能促成组织的意见沟通，集思广益做出正确的决议，使执行者认同并行动，最终达成组织目标。具体而言，会议具有以下作用。

①开展有效的团队沟通。

会议是最有效的集体沟通方式。虽然现在可供人们选择的沟通方式越来越多，如电话、电子邮件、多媒体、即时聊天工具等，但当需要群体沟通时，人们还是会选择开会。因为这种方式最直接、最直观，也最符合人们的沟通习惯。通过开会，组织成员之间可以相互交换意见，增进彼此的了解和感情，形成团队默契。

某管理咨询公司发展迅速，在短短3个月时间内人员和规模扩大了一倍。公司新成立了两个部门，但由于缺乏沟通交流，新员工和老员工之间非常陌生，难以形成有效的协同。针对这种情况，公司安排了两天的封闭式会议，就如何有效协同进行交流、探讨。在会议期间，领导有意安排了互动和游戏环节。会议结束后，员工们不仅就如何协同形成了许多可行的方法，而且增进了彼此的了解，使交流一下子多了起来。

②采集众人的智慧。

通过开会集思广益，形成对某一问题的多方面、多角度的看法，可以让组织决策更科学。如果仅仅依靠一个人的智慧，考虑的问题难免有所疏漏。因此，通过开会采集众人的建议非常重要。

召集能够提供信息的人开会，是收集信息的一种有效方法。你可以请求信息提供者，将书面信息传递给你。如果有必要让其他的人了解这些信息，你可先将它复印然后分发出去。另外，你可通过约见个别有关人士，来当面收集信息。

所谓“术业有专攻”，每个人都有自己擅长的领域，而开会正是发挥个人专长的有效方式。某公司召开产品研发会时，市场部人员由于对客户的需求了解得非常透彻，所以能从客户需求的角度对新产品提出设想和要求；采购部人员对原材料情况了解得非常清楚，所以能从原材料和成本控制的角度提出自己的看法；设计部门人员非常了解产品功能，所以能从技术的角度对新产品做补充……综合各方面的意见，产品研发人员对新产品有了更深刻的认知，受益匪浅。

③分享成果，共享资源。

某电话销售公司每月都会召开成功经验分享会，邀请当月销售业绩最好的员工向大家分享自己的成功经验。通过分享者讲述自己的亲身案例，大家可以得到非常多的启示。

通过会议通报组织的新决策，管理者能使组织成员了解来自上级或其他部门的相关信息，同时让他们相互帮助，相互促进，共同进步。虽然我们可以凭便条、备忘录、书面报告……从事信息交流，但书面的东西人们不一定会看，看了也不一定能够完全理解。开会不失为一种提供信息的明智举措。在会议中，发言者不但能当面澄清与会者的疑问，还可以借助视听设备增进与会者对信息的了解与兴趣。

④激发组织成员的士气。

沃尔玛公司创始人山姆·沃尔顿总是尽可能地出席员工大会。他在大会上常通过幽默、生动的演讲，激励员工的工作热情，情绪高昂的时候，他甚至会带领员工们振臂高呼：“沃尔玛万岁！沃尔玛全体同仁万岁！”每次会议结束，员工们的士气都得到了极大地激发。

会议还是管理者对优秀员工进行表扬的最佳场所。对于被奖励者而言，当众表扬会为自己带来极大的荣誉感和成就感，对于其他人而言则会起到激励和督促作用。

⑤实现对组织成员的有效管控。

公司和部门召开例行会议的目的是了解组织成员的工作进展，实现对工作过程的有效监督和管控。在会议上，管理者可以通过询问、责任人汇报的形式，及时地了解员工的工作状况，以及时、合理地调整策略、方法和任务。

⑥协调矛盾，达成共识。

清代著名的红顶商人胡雪岩说：“有问题就摆到桌面上大家谈。”部门和部门之间、员工和领导之间，如果出现矛盾，没必要藏在心里，遮遮掩掩，否则问题将永远得不到很好的解决。召开会议是调节矛盾、达成共识、统一思想的有效方式。

⑦解决问题。

当管理者面临问题时，可当机立断地亲自加以解决，也可授权给别人代为解决。但若问题紧迫度不高，管理者希望获得集思广益的效果时，最好能邀请下属开会。邀请下属共商问题、解决方案，不但可让下属感受到尊重，而且能表现出自己对协商解决的热情。

⑧宣传政策。

当你准备将既定的政策传达给下属的时候，可以采取三种途径：第一、书面宣传；第二、面对面个别宣传；第三、开会宣传。书面宣传虽然最符合经济原则，但不如面对面个别宣传那样有说服力，因为面对面宣传时你可可根据每位员工的特点调整宣传方式，但这种方式的沟通成本太高。开会的方式则介于两者之间，既具有良好的互动性，成本也相对较低。如果交流有利于提高说服效果，就应当果断地采用开会宣传的方式；但如果开会可能会导致与会者产生矛盾，就应当采用面对面个别宣传或书面宣传的方式。

⑨培育训练。

由于人力开发重要性已被企业界所确认，所以员工的培育训练越来越普遍。

高效开会有诀窍

以一周为期，算算以下这几个问题：

①总共开了几次会？

②每次会议持续多长时间？

③因为与会者迟到、会上跑题、开玩笑而在会议室里浪费的时间有多长？

④因为开会达成了几个共识、提出了几项建议、解决了几个问题？

⑤因为开会而错过了多少时机、耽误了多少工作、多加了多久的班？

⑥因为开会而花多长时间去准备一个PPT，会后又花多长时间去整理会议记录、撰写报告？

通过以上问题可得出数据，能让管理者们会对会议在工作中起到的作用有一个直观的认识。

或许你召开的会议频率不低，效率却不高，甚至开几个会也得不出一个结果。

实际上，一些程序性的例会，通常会有相对规范的流程，按照流程一步步走下来，能让会议有不错的效率。因为一切都形成了习惯，所以进行起来就相对简单些，这和通常所说的用制度来保障效率是一个道理。因此程序是会议能否开得高效的核心因素。

要想做让开会变得更加高效，你可以在会前、会上及会后三个阶段规范流程。这看似麻烦，却是磨刀不误砍柴工的好方法。

会议前

①会议目的具体化。

很多人会觉得这是一句废话，开会前当然要知道会议想达成什么目的，比如，这次会议是为了下半年要推出的新产品而制定广告策略。

但，这个目的看似清楚，实际上太过笼统宽泛，因此在执行中很难做到有明确的针对性。

你不妨把这个目的具体化，细分为讨论预算、投放渠道、针对人群等等。更进一步的做法是给每一项具体的讨论分配15～20分钟的具体执行时间。这在无形之中做到了规范会议流程，能让每个参与者做到心中有数，发言有的放矢，避免了同一时间讨论多个问题，交叉讨论以及在一个问题上纠缠过多久的情况。

②邀请最合适的与会人员。

开会这件事并不是人多力量大，而是人多浪费的时间也多。7到8个人的会议是最有效率的，它能让彼此畅所欲言，充分沟通，同时保证所有人都集中注意力。人再多的话，要么会浪费人员的时间，要么会让意见没有足够的时间表达。

③严格遵守会议规则。

守时、不打电话、不在会上私下开小会……这些都是常识性的规定，虽然没必要每次都拿出来读一遍，但必须与会者非常严格地去执行。比如，迟到一次罚50块钱这样的规则执行与否，对开会效果会产生很大的影响。

会议中

①设立会议主持者（流程控制者），其对调动会议气氛、节奏有着相当重要的作用。

会议中经常出现的情况是：与会者讨论到兴致很高的时候会扯开话题，这时就需要有人设法将话题拉回来。另外，对于一些虽然与会议相关，但并不是与会者都关心的事情，或者利用会议这点时间根本讨论不清楚的事情，在不影响会议正常进行的情况下，都要及时打断。比如，主持人可以就其中几个人的问题在会后另开一个小型会议来探讨，而不要让其阻碍会议的进行。

②减少PPT。

很多外企都很喜欢在会议上使用精美漂亮的PPT，从而在制作上耗费大量人力。但其实，会议中有不少PPT都是形式大于内容的。不仅如此，PPT还会拉长发言时间，模糊焦点内容。凡事最重要的是适度，因此可以不用PPT的时候，就尽量放弃使用吧。

③相互尊重的发言规则。

最有效的交流须基于谈话者的互相信任和互相尊重，但这依赖于一些具体措施的保障。例如，不要在别人发言的时候打断他；认真听对方在讲什么并思考其所讲的内容，不要只是想自己下面要说什么；如果别人已经说了你想说的，不要再重复；给每一个人以同等的发言机会，观点没有绝对的对错，只要发言者能说出理由；就事论事，不要把同事之间的私人感情带到会议中，因为观点不同而借机在团队里攻击或伤害对方。

④及时做阶段性总结。

在一个小时以上的会议中，与会者出现注意力不集中、疲倦或厌倦的情况是很正常的，会议的主持者可以阶段性地做一些简要的总结，既拉回大家的注意力，又让会议的节奏感更加明确，同时强调会议的阶段性成效，以激励大家。

最后的总结也很有必要。如果得出了结论，结论是什么；如果没有得出结论，那么今天的讨论取得了哪些共识，还有哪些争议，接下来要做什么，将在多长的时间段内完成下一阶段的任务都需要去总结说明。

⑤议而不决的时候就不议。

既然制定了程序，就一定要保证其能够执行下去。企业给每一个议题规定的时间都是有限的，如果遇上很难达成共识的内容，不妨暂且搁置争议，按照流程先讨论其它的，以免耽误大家的时间。至于争议的内容，你可以请大家先各自做一些深入的思考，再另行开会。